Приложение. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми

Приложение

Типовая инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми
(утв. постановлением Правительства Республики Коми от 18 августа 2006 г. N 201)

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - Типовая инструкция), разработана с учетом Порядка внесения на рассмотрение Главе Республики Коми проектов законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, проектов договоров (соглашений), стороной которых выступает Республика Коми, утвержденного Указом Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. N 80, и Регламента Правительства Республики Коми, утвержденного постановлением Правительства Республики Коми от 23 мая 2002 г. N 63.

1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы).

1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в государственном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.4. Государственные органы организуют и ведут делопроизводство в соответствии с инструкциями по делопроизводству в государственных органах, разработанными на основании Типовой инструкции и утвержденными руководителями государственных органов.

Проект инструкции по делопроизводству в государственном органе в части вопросов в области архивного дела подлежит обязательному согласованию с государственным учреждением Республики Коми "Национальный архив Республики Коми".

1.5. Обеспечение организации, ведения и совершенствования системы документационного обеспечения управления, контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в государственном органе осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления государственного органа (далее - служба ДОУ).

II. Общие требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Документы (в том числе табличные материалы), подготавливаемые государственными органами, печатаются с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 межстрочный интервал (1,5 межстрочных интервала для проектов правовых актов, направляемых в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми) на стандартных листах бумаги формата А4.

2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке государственного органа, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - от 1,25 до 2,25 см;

верхнее - граница бланка документа или не менее 2,5 см для документов, оформляемых без бланков;

нижнее - не менее 2 см.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:

левое - от 1,25 до 2,25 см;

правое - от 2,75 до 3,5 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

Двустороннее печатание или копирование не допускается для документов, вносимых в установленном порядке на рассмотрение Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми, направляемых в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, а также в федеральные органы государственной власти.

2.3. Проекты правовых актов Республики Коми, вносимые на рассмотрение Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми, и приложения к ним должны быть завизированы инициатором проекта.

Виза включает в себя наименование должности, личную подпись руководителя государственного органа - инициатора проекта (с расшифровкой) и дату визирования. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта Республики Коми в нижней его части, на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к нему, а также на лицевой стороне последнего листа каждого документа, подлежащего представлению с проектом (пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование и т.д.).

2.4. Согласования по проектам правовых актов, вносимых на рассмотрение Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми, с заинтересованными лицами и органами оформляются с учетом требований, установленных Порядком внесения на рассмотрение Главе Республики Коми проектов законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, проектов договоров (соглашений), стороной которых выступает Республика Коми, утвержденным Указом Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. N 80, и Регламентом Правительства Республики Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 23 мая 2002 г. N 63.

2.5. Каждый проект правового акта Республики Коми, направляемый в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, должен быть представлен на бумажном и электронном носителях и помещен в папку или обложку для деловых бумаг.

Проект закона Республики Коми (проект постановления Государственного Совета Республики Коми) и каждый прилагаемый к нему в соответствии со статьей 62 Регламента Государственного Совета Республики Коми документ оформляются в самостоятельные файлы на магнитном носителе, именуемыми в следующем порядке:

проект закона Республики Коми (проект постановления Государственного Совета Республики Коми) - имя файла "проект";

пояснительная записка - имя файла "ПЗ";

справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования - имя файла "СЗ";

перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного законопроекта, - имя файла "перечень";

предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного законопроекта, - имя файла "предложения";

финансово-экономическое обоснование - имя файла "ФЭО".

2.6. Проекты правовых актов Главы Республики Коми, правовых актов Правительства Республики Коми, представляемые для подписания Главой Республики Коми, оформляются Администрацией Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми на соответствующих бланках.

Формы бланков правовых актов Главы Республики Коми, правовых актов Правительства Республики Коми, писем Главы Республики Коми, его заместителей утверждаются Администрацией Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми.

III. Подготовка и оформление проектов законов Республики Коми и проектов постановлений Государственного Совета Республики Коми

3.1. Проекты законов Республики Коми и проекты постановлений Государственного Совета Республики Коми (далее - законопроекты), направляемые в установленном порядке в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

3.2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка инициатора законопроекта: например, "Вносится Главой Республики Коми" или "Вносится Правительством Республики Коми". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по правой границе текстового поля.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида акта - Закон Республики Коми или Постановление Государственного Совета Республики Коми - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида акта выравнивается по центру.

В проектах законов Республики Коми слова "Закон Республики Коми", печатаются в одну строку без абзацного отступа от левой границы текстового поля.

В проектах постановлений Государственного Совета Республики Коми слова "Постановление" и "Государственного Совета Республики Коми" печатаются в две строки без абзацного отступа от левой границы текстового поля, при этом слова "Государственного Совета Республики Коми" центрируются относительно слова "Постановление".

Например:

"Закон Республики Коми"

или

"Постановление Государственного Совета Республики Коми";

2) заголовок законопроекта.

Этот реквизит отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы, оформляется полужирным шрифтом и отвечает на вопрос: "О чем?" (например: О бюджетной системе и бюджетном процессе в Республике Коми). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в законы Республики Коми могут указываться причины, послужившие основанием внесения изменений. Например:

"О внесении изменений в Закон Республики Коми "О местном самоуправлении в Республике Коми" и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Республики Коми в связи с принятием Федерального закона "О государственной регистрации уставов муниципальных образований".

В случае если изменения касаются одной статьи закона Республики Коми, одного пункта постановления Государственного Совета Республики Коми, заголовок законопроекта должен содержать сведения о статье или пункте, в которые вносятся изменения, например:

"О внесении изменений в статью 89 Конституции Республики Коми"

или

"О внесении изменения и дополнения в пункт 1 Постановления Государственного Совета Республики Коми "О создании временной комиссии Государственного Совета Республики Коми по подготовке предложений по организации деятельности и структуре Государственного Совета Республики Коми четвертого созыва";

3) указание на орган, принимающий закон Республики Коми, и дату принятия. Слова "Принят Государственным Советом Республики Коми" печатаются в две строки слева, справа дата (например, ____ 2006 год). Указанный реквизит печатается с прописной буквы и отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт;

4) текст.

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть законопроектов имеет следующие структурные подразделения:

а) текстовая часть проекта закона Республики Коми может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на разделы, главы и статьи. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставится точка, имеют название и печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка раздела не ставится. Например:

"Раздел II. Бюджетное устройство Республики Коми".

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка, имеют заголовки и печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка главы не ставится. Например:

"Глава 1. Общие положения".

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Статьи могут иметь заголовки и не иметь их.

Слово "Статья", соответствующий порядковый номер и заголовок статьи, если он имеется, печатаются полужирным шрифтом с абзацного отступа. Точка в конце заголовка статьи не ставится.

Например:

вариант 1:

"Статья 3. Структура бюджетной системы Республики Коми";

вариант 2:

"Статья 3. Полномочия Правительства Республики Коми в области водных отношений в Республике Коми";

вариант 3:

"Статья 3. Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.";

вариант 4:

"Статья 3 1. Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования. 2. Положения статьи 2 настоящего Закона применяются к правоотношениям, возникшим с 1 января 2005 года.".

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части статьи могут иметь нумерацию или не иметь. Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точкой. Часть, являющаяся единственной в статье закона, не нумеруется.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с круглой скобкой.

Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с круглой скобкой;

б) текстовая часть проекта постановления Государственного Совета Республики Коми, как правило, состоит из вводной и основной - постановочной частей. Допускается изложение проекта постановления Государственного Совета Республики Коми без вводной части.

Постановочная часть начинается со слов "Государственный Совет Республики Коми постановляет:". Постановочная часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

В зависимости от содержания пункты могут подразделяться на подпункты и (или) абзацы. Подпункты обозначаются арабскими цифрами с круглой скобкой;

5) подпись - Главы Республики Коми (для законов Республики Коми) или Председателя Государственного Совета Республики Коми (для постановлений Государственного Совета Республики Коми) - отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт.

В проектах законов Республики Коми слова "Глава Республики Коми", а также инициал имени и фамилия Главы Республики Коми печатаются в одну строку. Слова "Глава Республики Коми" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия Главы Республики Коми печатаются у правой границы текстового поля.

В проектах постановлений Государственного Совета Республики Коми слова "Председатель Государственного Совета" и "Республики Коми" печатаются в две строки без абзацного отступа от левой границы текстового поля, при этом слова "Республики Коми" центрируют относительно слов "Председатель Государственного Совета". Инициал имени и фамилия Председателя Государственного Совета Республики Коми печатаются в одну строку относительно слов "Республики Коми" у правой границы текстового поля,

6) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

3.4. Проект закона Республики Коми о республиканском бюджете Республики Коми на соответствующий финансовый год печатается с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

Тексты приложений к проекту закона Республики Коми о республиканском бюджете Республики Коми на соответствующий финансовый год могут оформляться размером шрифта не менее N 12.

3.5. Пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование и иные документы, подлежащие представлению с проектом закона Республики Коми в соответствии с Регламентом Государственного Совета Республики Коми, пояснительная записка к проекту постановления Государственного Совета Республики Коми оформляются с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции и имеют следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - "Пояснительная записка", или "Финансово-экономическое обоснование", или "Справка" - печатается прописными буквами полужирным шрифтом, отделяется от верхней границы текстового поля межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру;

2) заголовок.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлен соответствующий документ, например:

"к проекту Закона Республики Коми "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Коми "О должностных лицах и органах исполнительной власти Республики Коми";

или

"к проекту постановления Государственного Совета Республики Коми "О внесении изменений в Постановление Президиума Верховного Совета Республики Коми от 20 апреля 1993 года N 52-10 "Вопросы Фонда обязательного медицинского страхования Республики Коми";

3) текст документа.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается с абзацного отступа через межстрочный интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

IV. Подготовка и оформление проектов правовых актов Главы Республики Коми

4.1 Проекты правовых актов (указов и распоряжений) Главы Республики Коми, вносимые в установленном порядке на рассмотрение Главе Республики Коми, а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции. На проекте правового акта Главы Республики Коми на расстоянии межстрочного интервала 24 пт у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" прописными буквами полужирным шрифтом.

4.2. Проекты правовых актов Главы Республики Коми имеют следующие реквизиты:

1) наименование вида акта - Указ Главы Республики Коми или Распоряжение Главы Республики Коми - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом;

2) заголовок, который печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В распоряжениях Главы Республики Коми заголовок, как правило, отсутствует.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа;

3) текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть), которые печатаются с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Преамбула в указах Главы Республики Коми завершается словом "постановляю:".

Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение) Главы Республики Коми, должны соответствовать его структуре.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Главы Республики Коми в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Главы Республики Коми по вопросам награждения почетными грамотами, наградами, присвоения почетных званий Республики Коми (в других случаях не рекомендуется),

4) подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Глава Республики Коми", инициала имени и фамилии Главы Республики Коми. Слова "Глава Республики Коми" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия Главы Республики Коми печатаются у правой границы текстового поля;

5) место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого текстового поля: "г.Сыктывкар";

6) дата. Указанный реквизит проставляется после подписания Главой Республики Коми правового акта, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля;

7) номер проставляется после подписания Главой Республики Коми правового акта и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт. Номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами и печатается от левой границы текстового поля. К номеру распоряжения Главы Республики Коми через дефис добавляется строчная буква "р";

8) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

Между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта правового акта Главы Республики Коми на одной странице могут быть уменьшены интервалы, при этом размер шрифта, межстрочные интервалы по тексту проекта правового акта уменьшению не подлежат.

4.3. Каждое приложение к проекту правового акта Главы Республики Коми оформляется на отдельных листах бумаги.

Приложениями оформляются положения, регламенты, планы, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте имеется ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Главы Республики Коми, а также дату его принятия и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Приложение N 1

к Указу Главы Республики Коми

от ____________ N __".

4.4. При наличии в тексте проекта правового акта Главы Республики Коми формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения (например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, перечень - Утвержден), оформляется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал указываются:

1) наименование вида правового акта Главы Республики Коми (указ Главы Республики Коми или распоряжение Главы Республики Коми);

2) дата принятия соответственно указа или распоряжения Главы Республики Коми и его номер;

3) слово "приложение", которое печатается строчными буквами и заключается в круглые скобки.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Утверждено

Указом Главы Республики Коми

от _____________ N ___

(приложение N 2)".

4.5. В положении, плане, регламенте, списке и иных приложениях к проекту указа (распоряжения) Главы Республики Коми могут содержаться отсылочные нормы на приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению. В этом случае на первой странице приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" строчными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на соответствующее положение, план, регламент, список и иное приложение.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается арабскими цифрами без применения символа "N".

Например:

"Приложение 1

к Положению о порядке определения

стажа государственной службы, дающего

право на получение ежемесячной

доплаты к трудовой пенсии по старости,

назначения и выплаты ежемесячной

надбавки за выслугу лет, назначения,

выплаты, перерасчета, приостановления

и прекращения выплаты ежемесячной

доплаты к трудовой пенсии по старости".

4.6. Заголовок (наименование вида документа) к тексту приложения печатается центрированным способом.

Заголовок к тексту приложения отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами, от текста приложения - межстрочным интервалом 24 пт.

Первая строка заголовка, указывающая на вид документа (например, "Положение", "Перечень" или "Порядок и условия"), печатается прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатана вразрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

4.7. Текст приложения может подразделяться на разделы, пункты, подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки, имеют названия и печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки и нумерацию, если таблица печатается более чем на одной странице.

Заголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.

Таблица может иметь подзаголовки граф. Подзаголовки граф и содержание строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Подзаголовки граф и содержание строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

При размещении таблицы более чем на одной странице на второй и последующих страницах вместо заголовков граф таблицы печатаются только номера этих граф.

Например:

N п/п	Наименование мероприятий	Срок исполнения мероприятий	Объем финансирования мероприятий (в рублях)
N п/п	Наименование мероприятий	Срок исполнения мероприятий	Всего	2006	2007	2008
1	2	3	4	5	6	7

".

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется символом "*" или арабской цифрой с круглой скобкой. При оформлении сноски символом "*" после него ставится тире. Текст сноски печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал в конце страницы, в тексте которой имеется ссылка на сноску, или в целом после текста приложения. В конце текста сноски ставится точка или точка с запятой, если сносок две или более.

На одной странице, в тексте которой имеются ссылки на сноски, не должно проставляться более трех сносок.

Приложения заканчиваются чертой длиною 2-3 см, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.

4.8. Пояснительная записка к проекту правового акта Главы Республики Коми оформляется с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - "Пояснительная записка" - печатается прописными буквами полужирным шрифтом, отделяется от верхней границы текстового поля межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру;

2) заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал обычным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта правового акта Главы Республики Коми, к которому подготовлена пояснительная записка;

3) текст.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается с прописной буквы с абзацного отступа через 1 межстрочный интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

V. Подготовка и оформление проектов правовых актов Правительства Республики Коми

5.1 Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) Правительства Республики Коми, вносимые в установленном порядке на рассмотрение Правительству Республики Коми, а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции. На проекте правового акта Правительства Республики Коми на расстоянии межстрочного интервала 24 пт у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" прописными буквами полужирным шрифтом.

5.2. Проекты правовых актов Правительства Республики Коми (постановлений и распоряжений) имеют следующие реквизиты:

1) наименование органа, издавшего документ - Правительство Республики Коми - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом;

2) наименование вида правового акта Правительства Республики Коми - Постановление или Распоряжение - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом;

3) дата и номер правового акта. Указанный реквизит проставляется после подписания Главой Республики Коми правового акта, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом и отделяется от предыдущего реквизита, как правило, межстрочным интервалом 24 пт.

Номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами. К номеру распоряжения Правительства Республики Коми через дефис добавляется строчная буква "р";

5) место издания отделяется от реквизита "Дата и номер правового акта" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом: "г.Сыктывкар";

6) заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В распоряжениях Правительства Республики Коми заголовок, как правило, отсутствует.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правом границ листа;

7) текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула а проектах постановлений Правительства Республики Коми завершается словами "Правительство Республики Коми постановляет:".

Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение) Правительства Республики Коми, должны соответствовать его структуре.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Республики Коми в тексте на них обязательно делается ссылка;

8) подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 32 пт и состоит из слов "Глава Республики Коми", инициала имени и фамилии Главы Республики Коми. Слова "Глава Республики Коми" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия Главы Республики Коми печатаются у правой границы текстового поля;

9) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

5.3. Оформление приложений к проектам правовых актов Правительства Республики Коми осуществляется аналогично оформлению приложений к проектам правовых актов Главы Республики Коми, предусмотренному пунктами 4.3-4.7 раздела IV Типовой инструкции.

5.4. Пояснительная записка к проекту правового акта Правительства Республики Коми оформляется с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции, и имеет следующие реквизиты:

В заголовке указывается полное название проекта правового акта Правительства Республики Коми, к которому подготовлена пояснительная записка;

3) текст.

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

VI. Подготовка и оформление правовых актов государственных органов

6.1. Подготовка проектов правовых актов государственных органов осуществляется в пределах их компетенции, определенной в положениях о них.

6.2. Оформление правовых актов государственных органов в виде писем и телеграмм не допускается.

6.3. Порядок подготовки, оформления правовых актов государственными органами, а также формы бланков правовых актов государственных органов устанавливаются инструкциями по делопроизводству в государственном органе с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции и настоящим разделом.

6.4. Приказы (распоряжения) государственных органов по кадровым вопросам оформляются по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты".

6.5. Правовой акт государственного органа, за исключением приказов (распоряжений) государственных органов, указанных в пункте 6.4, имеет следующие обязательные реквизиты:

1) Государственный герб Республики Коми;

2) полное наименование государственного органа на коми и русском языках;

3) наименование вида правового акта - приказ, распоряжение, постановление. Указанный реквизит печатается прописными буквами размером шрифта N 17 на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида акта выравнивается по центру;

4) дата и номер правового акта государственного органа.

Дата и номер отделяются от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, располагаются в одну строку: справа - дата, слева - номер.

Дата и номер проставляются после подписания руководителем государственного органа правового акта машинописным способом или от руки ручкой с черной гелевой пастой.

Номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами. К номеру правового акта государственного органа через дефис могут добавляться одна или несколько строчных или прописных букв, обозначающих направление деятельности государственного органа.

Дата оформляется словесно-цифровым способом.

5) место издания правового акта государственного органа. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом;

6) заголовок, который отделяется от предыдущего реквизита дополнительным межстрочным интервалом 24 пт, печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа.

Например:

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Дорожном агентстве Республики Коми";

7) текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт.

Преамбула в приказах завершается словом "приказываю:".

Если правовой акт государственного органа издается на основании нормативного правового акта Российской, Федерации, нормативного правового акта Республики Коми, то в преамбуле указываются наименование вида этого документа и в родительном падеже наименование органа, его принявшего, дата, номер и заголовок. Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2004 г. N 109 "О ценообразовании в отношении электрической и тепловой энергии в Российской Федерации".

Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к правовому акту государственного органа в тексте на них обязательно делается ссылка;

5) подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

Правовые акты государственного органа подписывает руководитель государственного органа, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности.

6.6. Если правовым актом государственного органа вносятся изменения в ранее изданный им правовой акт или признается утратившим силу ранее изданный им правовой акт, то принимаемый правовой акт должен содержать пункт о внесении изменений и (или) признании утратившим силу ранее изданного правового акта государственного органа с указанием его даты, номера и заголовка. Например:

"2. Признать утратившим силу постановление Службы Республики Коми по тарифам от 28 ноября 2005 г. N 5/5 "О тарифах на тепловую энергию, поставляемую МУП "Коммунальник" на розничный (потребительский) рынок Республики Коми".".

Внесение изменений в приложение к правовому акту государственного органа оформляется в следующем порядке:

1) в названии правового акта указывается правовой акт государственного органа, в который вносятся изменения (вид правового акта, государственный орган, его принявший, дата и номер правового акта, оформленные словесно-цифровым способом, и его заголовок);

2) в постановляющей части указываются:

правовой акт государственного органа, в который вносятся изменения (вид правового акта, государственный орган, его принявший, дата, номер правового акта и его заголовок);

ниже с абзацного отступа со строчной буквы - наименование приложения, утвержденного правовым актом государственного органа, в который вносятся изменения, при этом вид правового акта, государственный орган, его принявший, дата, номер правового акта и его заголовок не воспроизводятся. Например:

"2. Внести в приказ Министерства экономического развития Республики Коми от 7 июня 2005 г. N 74 "О создании Временной комиссии по утверждению списков граждан, имеющих право на получение субсидии из республиканского бюджета Республики Коми на возмещение части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным ими в кредитных организациях на строительство или приобретение жилья" следующие изменения:

в составе Временной комиссии по утверждению списков граждан, имеющих право на получение субсидии из республиканского бюджета Республики Коми на возмещение части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным ими в кредитных организациях на строительство или приобретение жилья, утвержденном приказом (приложение N 1):".

6.7. Порядок расположения реквизитов правового акта, перечисленных в подпунктах 1 и 2 пункта 6.5 Типовой инструкции, устанавливается инструкцией по делопроизводству в государственном органе.

6.8. В правовые акты государственных органов не следует включать пункт о доведении приказа до сведения, а также поручения какому-либо лицу о доведении до сведения правового акта государственного органа.

6.9. В случаях, установленных законодательством, государственными органами могут приниматься совместные правовые акты, которые готовятся и оформляются с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции.

Совместные правовые акты имеют следующие обязательные реквизиты:

1) полные наименования государственных органов, которые располагаются на одном уровне (на коми и русском языках);

2) наименование вида документа. Указанный реквизит печатается прописными буквами размером шрифта N 17 на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, выделяется полужирным шрифтом и центрируется;

3) дата и номер совместного правового акта. Дата и номер отделяются от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, располагаются в одну строку, справа - дата, слева - номер.

Номер проставляется после подписания руководителями государственных органов совместного правового акта машинописным способом или от руки ручкой с черной гелевой пастой. Номер состоит из номеров документа каждого из государственных органов, обозначается символом "N" и арабскими цифрами, проставляемых через косую черту в порядке указания государственных органов (авторов) совместного правового акта.

Дата проставляется после подписания руководителями государственных органов совместного правового акта машинописным способом или от руки ручкой с черной гелевой пастой, оформляется словесно-цифровым способом, является единой для совместною правового акта и соответствует дате более поздней подписи;

4) место издания правового акта государственного органа. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом;

5) заголовок, оформление которого осуществляется аналогично оформлению реквизита "Заголовок" правового акта государственного органа, предусмотренному подпунктом 6 пункта 6.5 настоящего раздела;

6) текст, который отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт, его оформление осуществляется аналогично оформлению реквизита "Текст" правового акта государственного органа, предусмотренному подпунктом 7 пункта 6.5 настоящего раздела;

7) подписи отделяются от текста дополнительным интервалом 32 пт.

Подписи состоят из наименования должностей руководителей государственных органов, подписавших документ (включающих наименование государственных органов), личной их подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

6.10. Каждое приложение к проекту правового акта государственного органа оформляется на отдельных листах бумаги и печатается с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции.

Если в тексте имеется ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на правовой акт государственного органа, а также дату его принятия и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Приложение N 1

к приказу Министерства экономического

развития Республики Коми

от _____________ N ___".

6.11. При наличии в тексте проекта правового акта государственного органа формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения (например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, перечень - Утвержден), оформляется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал указываются:

1) наименование вида правового акта государственного органа, включающее наименование государственного органа;

2) дата принятия правового акта и его номер;

3) слово "приложение", которое печатается строчными буквами и заключается в круглые скобки.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Утверждено

приказом Министерства экономического

развития Республики Коми

от ___________________ N ____

(приложение N 2)".

6.12. В положении, плане, регламенте, списке и иных приложениях к проекту правового акта государственного органа могут содержаться отсылочные нормы на приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению. В этом случае на первой странице приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" строчными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на соответствующее положение, план, регламент, список и иное приложение с указанием его полного наименования.

Например:

"Приложение

к Порядку формирования сети

межмуниципальных регулярных

автобусных маршрутов

в Республике Коми".

6.13. Заголовок (наименование вида документа) к тексту приложения печатается центрированным способом.

Заголовок к тексту приложения отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами, от текста приложения - интервалом 24 пт.

Первая строка заголовка, указывающая на вид документа (например, "Положение", "Перечень" или "Порядок и условия"), выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатана вразрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

6.14 Текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приложения может подразделяться на разделы, пункты, подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки, имеют названия и печатаются с прописной буквы, допускается оформление полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Заголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.

Например:

N п/п	Наименование мероприятий	Срок исполнения мероприятий	Ответственные исполнители
1	2	3	4

".

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

На одной странице, в тексте которой имеются ссылки на сноски, не должно проставляться более трех сносок.

6.15. Процедура согласования проекта правового акта государственного органа, проводимая в государственном органе (внутреннее согласование), а также порядок визирования проекта правового акта государственного органа и приложений к нему устанавливаются инструкцией по делопроизводству в государственном органе.

6.16. Согласование проекта документа государственного органа в установленных законодательством случаях проводится с иными государственными органами, а также с организациями, интересы которых затрагиваются принимаемым документом государственного органа (внешнее согласование), которое может оформляться одним из следующих вариантов:

1) грифом согласования, который проставляется на самом документе и включает в себя слово "Согласовано", которое пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа, организации. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.

Место расположения грифа согласования определяется инструкцией по делопроизводству в государственном органе;

2) на листе согласования к проекту документа государственного органа.

Лист согласования имеет следующие обязательные реквизиты:

1) наименование вида проекта документа государственного органа и название проекта документа;

2) наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа, организации;

3) личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия),

4) дата согласования.

6.17. Нормативные правовые акты министерств и иных органов исполнительной власти Республики Коми, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежащие государственной регистрации в Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, представляются на бумажном и электронном носителях, помещенными в папку или обложку для деловых бумаг.

6.18. В случае отсутствия обязательных требований об утверждении правовым актом государственного органа инструкции, правил указанные правила, инструкции утверждаются руководителем государственного органа и оформляются без бланка государственного органа с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции и пунктом 6.14 настоящего раздела.

6.19. Указанные в пункте 6.18 настоящего раздела документы имеют следующие обязательные реквизиты:

1) гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя:

слово "Утверждаю", которое пишется прописными буквами,

ниже через 2 межстрочных интервала строчными буквами указывается в именительном падеже:

наименование должности лица, утвердившего документ (включающее наименование государственного органа);

ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, утвердившего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);

ниже через 1 межстрочный интервал располагается дата утверждения документа, которая проставляется после утверждения документа и оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. Например:

"14.03.2005 г." или "14 марта 2005 г.".

Допускается все строчки реквизита грифа утверждения центрировать относительно самой длинной строки;

2) наименование вида документа (инструкция, правила и т.п.) и заголовок.

Настоящий реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается полужирным шрифтом:

наименование вида акта - прописными буквами;

заголовок - со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопросы: "О чем (о ком)?" или "Кого (чего)?", отделяется от наименования вида акта 1,5-2 межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа.

Например:

"Должностная инструкция главного бухгалтера";

3) текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции и пунктом 6.14 настоящего раздела.

VII. Подготовка и оформление иных документов в государственных органах

7.1. При подготовке организационно-распорядительных документов государственных органов реквизиты документов оформляют с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

7.2. Порядок подготовки, оформления писем государственных органов (далее - служебные письма), а также формы бланков служебных писем государственных органов устанавливаются инструкциями по делопроизводству в государственном органе с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции и настоящим разделом.

В зависимости от расположения реквизитов могут устанавливаться два варианта бланков - угловой и продольный.

7.3. Реквизиты служебного письма и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированно (начало и конец каждой строки реквизитов должны быть равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

7.4. Служебные письма готовятся в виде:

1) ответов о выполнении поручений Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми и Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми;

2) сопроводительных писем:

к проектам законодательных актов Республики Коми;

к проектам правовых актов Главы Республики Коми;

к проектам правовых актов Правительства Республики Коми;

к направляемым в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми на государственную регистрацию правовым актам государственных органов;

3) ответов на письма федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и их территориальных органов;

4) ответов на письма иных органов и организаций, расположенных за пределами Республики Коми;

5) ответов на запросы различных организаций;

6) ответов на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции государственных органов;

7) как исходящие от государственного органа письма, содержащие запросы, предложения, обращения.

7.5 При подготовке и оформлении служебных писем на бланках установленной формы используются следующие обязательные реквизиты:

1) Государственный герб Республики Коми.

Государственный герб Республики Коми помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Коми "О Государственном гербе Республики Коми";

2) наименование государственного органа на коми и русском языках.

Наименование государственного органа должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденном положении об этом государственном органе.

При наличии сокращенного наименования государственного органа оно помещается в скобках ниже полного наименования;

3) справочные данные о государственном органе, включающие: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению государственного органа (номера факсов, телексов, адрес электронной почты);

4) дата и регистрационный номер документа.

Указанный реквизит располагается в одну строку.

Дата письма проставляется после подписания документа. При подготовке проекта письма печатается только обозначение месяца и года. Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".

Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Если регистрационный номер является исходящим номером, то регистрационный номер проставляется после подписания служебного письма. Если регистрационный номер является входящим номером, то регистрационный номер впечатывается в реквизиты бланка проекта письма;

5) регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

Указанный реквизит располагается в одну строку под предыдущим реквизитом;

6) адресат.

Реквизит "Адресат" располагается с правой стороны бланка письма.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

"Государственный Совет Республики

Коми Комитет по социальной политике"

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?").

Например:

"Министерство природных ресурсов

и охраны окружающей среды

Республики Коми

И.О. Фамилия".

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. В этом случае реквизит "Адресат" пишется в дательном падеже.

Например:

"Министру природных ресурсов и охраны

окружающей среды Республики Коми

И.О. Фамилия".

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в именительном падеже.

Например:

"Государственное учреждение

Республики Коми "Национальный

архив Республики Коми"

Первомайская ул., д.90, Сыктывкар,

Республика Коми, 167982".

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы имени и отчества получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?"), затем - почтовый адрес в именительном падеже.

Например:

"Фамилия И.О.

Октябрьский просп., д.___, кв.___,

Сыктывкар, Республика Коми, 167031";

7) текст.

Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Министерство считает...", "Агентство рассмотрело...".

Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст служебного письма может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Оформление текста в форме таблицы осуществляется аналогично оформлению, предусмотренному пунктом 6.14 раздела VI Типовой инструкции.

Если текст содержит несколько решений, выводов, просьб, поручений и т.д., то допускается разделение текста на разделы, пункты и подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

Разделы в тексте служебного письма, как правило, заголовков не имеют. Разделы нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Допускается оформление разделов пунктов и подпунктов полужирным шрифтом;

8) отметка о наличии приложений.

Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

"Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.".

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

"Приложение: письмо государственного учреждения Республики Коми

"Национальный архив Республики Коми" от 5 июня 2005 г.

N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.".

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

"Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес".

Слово "Приложение" может выделяться полужирным шрифтом;

9) подпись.

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности может не указываться.

Служебные письма государственного органа подписывает руководитель государственного органа, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности. Служебные письма от имени организации могут по поручению руководителя государственного органа подписываться его заместителем в соответствии с распределением обязанностей;

10) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа служебного письма, печатается шрифтом N 10 или N 11 и может выделяться полужирным шрифтом.

Отметка об исполнителе включает в себя сведения об исполнителе (инициалы имени и отчества, фамилию) и номер его телефона. Например:

"исп. И.О. Фамилия

тел. 00-00-00".

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

7.6. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более государственных органов, оформляются без бланка на стандартном листе бумаги формата А4 с учетом требований установленных подпунктами 6-8 пункта 7.5 настоящего раздела. Подписи состоят из наименования должностей руководителей государственных органов, подписавших документ (включающих наименование государственного органа), личной их подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

При подписании служебного письма несколькими должностными лицами, представляющими разные государственные органы, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Дата и регистрационный номер совместного служебного письма проставляются каждым государственным органом после подписания, могут располагаться ниже наименования должности соответствующего должностного лица.

Дату совместного служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".

Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.

7.7. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами, располагаемыми в правом верхнем углу страницы.

7.8. Служебные письма государственных органов, направляемые в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке.

Служебные письма, направляемые за пределы Российской Федерации, могут составляться на иностранном языке (языке страны - адресата или на английском языке) или на русском языке.

Текст служебного письма, направляемого за пределы Российской Федерации, подготавливается на русском языке, с которого осуществляется перевод на иностранный язык.

7.9. Если должностное лицо, которому подготовлен проект служебного письма для подписания, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Для этого в проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 1-4 пункта 7.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" машинописным способом до подписания служебного письма должны быть внесены соответствующие изменения. Исправления от руки в указанных служебных письмах не допускаются.

В проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 5-7 пункта 7.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" могут вноситься исправления от руки путем добавления соответствующих слов "И.о." или "Зам." и инициалов имени и отчества и фамилии лица, подписавшего служебное письмо. Не допускается подписывать служебные письма с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

7.10. Процедура согласования проекта служебного письма государственного органа, проводимая в государственном органе (внутреннее согласование), а также порядок визирования проекта правового акта государственного органа и приложений к нему устанавливаются инструкцией по делопроизводству в государственном органе.

7.11. В установленных законодательством случаях проводится согласование проекта служебного письма государственного органа с иными государственными органами, которое может оформляться одним из следующих вариантов:

1) грифом согласования, проставляемым на самом проекте служебного письма и включаемым в себя слово "Согласовано".

Слово "Согласовано" пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" через 1,5-2 межстрочных интервала;

2) на листе согласования к проекту служебного письма государственного органа.

Лист согласования имеет следующие обязательные реквизиты:

а) наименование вида проекта документа государственного органа и его название;

б) наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа;

в) личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);

г) дата согласования.

7.12. Подготовка проектов служебных писем - ответов осуществляется:

1) в сроки, установленные резолюцией Главы Республики Коми, его заместителей;

2) в сроки, установленные резолюцией руководителя государственного органа.

В случае, если срок рассмотрения не установлен законодательством и (или) соответствующей резолюцией, то подготовка проекта служебного письма осуществляется не позднее 30 дней со дня поступления в государственный орган соответствующего письма.

Сроки подготовки исходящих писем, указанных в подпункте 7 пункта 7.4 настоящего раздела, определяются руководителями структурных подразделений государственного органа.

7.13. Порядок подготовки, оформления иных документов государственного органа, порядок рассмотрения, согласования в государственном органе (внутреннее согласование) проектов иных документов и их визирование устанавливаются инструкцией по делопроизводству в государственном органе с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции и настоящим разделом.

7.14. Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером не менее N 12 и не более N 14 через 1 межстрочный интервал.

Форма бланков поручений, а также круг лиц государственного органа, имеющих бланки поручений, устанавливаются инструкцией по делопроизводству в государственном органе с учетом следующих требований:

1) верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Для поручений на бланках формата А6 левое и правое поля устанавливаются не менее 1 см, нижнее - не менее 0,8 см. Для поручений на бланках формата А5 допускается увеличивать левое и правое поля до 1,5-2 см.

На бланках поручений должностных лиц государственных органов должно содержаться наименование должности или наименование подразделения государственного органа на коми и русском языках;

2) дата поручения печатается от левой границы текстового поля и может оформляться словесно-цифровым способом (например: "17 июля 2006 г.") или цифровым способом арабскими цифрами (например: "14.03.2005 г.");

3) номер поручения.

Номер поручения проставляется в случаях, если документ, по которому дано поручение, подлежит регистрации в государственном органе, печатается от правой границы текстового поля или под реквизитом "Дата поручения" в зависимости от установленной формы бланка в государственном органе;

4) исполнители поручения.

Реквизит "Исполнители поручения" включает наименование государственного органа и инициалы имени и отчества и фамилию его руководителя, или наименование должности должностного лица государственного органа и инициалы имени и отчества и фамилию должностного лица, которому дано поручение, или инициалы имени и отчества и фамилии должностных лиц, которым даны поручения. Реквизит "Исполнители поручения" печатается в правом верхнем углу, инициалы имени и отчества указываются перед фамилией. При наличии нескольких исполнителей их фамилии печатаются одна под другой на расстоянии 1 межстрочного интервала.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, или напротив фамилии которого указано слово "свод". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы;

5) текст поручения.

Отделяется от реквизита "Исполнители поручения" 1-1,5 межстрочными интервалами, может начинаться с обращения к должностному лицу.

Текст поручения печатается от левой границы текстового поля. Первая строка начинается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте поручения при необходимости указывается дата исполнения поручения;

6) подпись.

Указанный реквизит отделяется от реквизита "Текст поручения" 1,5 межстрочным интервалом. Состоит из личной подписи, инициалов имени и отчества и фамилии должностного лица, давшего поручение;

7) штамп о возврате документа или о контроле за ходом исполнения поручения проставляется в случаях, установленных инструкциями по делопроизводству в государственных органах.

7.15. В документах коллегиальных органов (коллегий, комиссий, советов и т.п.) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

7.16. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

7.17. В государственных органах протоколы - могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

7.18. Протокол, оформляемый в полной форме, печатается с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции, и имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа - Протокол - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

2) вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из символа "N" и порядкового номера протокола.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание проводилось несколько дней, то в протоколе через тире указываются даты начала и окончания заседания. Например:

"11 июля 2006 г. - 12 июля 2006 г."

или

"11.07.2006 г. - 12.07.2006 г.";

5) текст печатается через 1,5 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной:

а) во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;

список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля;

6) основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помешается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);

6) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Протокол также подписывается секретарем.

7.19. Протокол, оформляемый в краткой форме, печатается с учетом требований, установленных разделом II Типовой инструкции, и имеет следующие реквизиты:

1) реквизиты аналогично установленным в подпунктах 1-4 пункта 7.18 настоящего раздела;

2) текст.

Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной:

а) во вводной части указываются: председатель или председательствующий;

секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;

"заместители министра культуры и национальной политики Республики Коми".

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой;

б) основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы имени и отчества должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение;

3) подпись. Указанный реквизит оформляется аналогично порядку, предусмотренному подпунктом 6 пункта 7.18 настоящего раздела.

7.20. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, принимавших участие в совместном заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в государственном органе.

7.21. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.

VIII. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Движение документов в государственном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.2. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

8.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в государственном органе, регламентируются инструкцией по делопроизводству в государственном органе.

Общие требования к организации документооборота и исполнения документов, установленные настоящим разделом, не распространяются на организацию работы с обращениями граждан.

8.4. Документы, поступающие в государственный орган на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

К документу прикладывается конверт:

1) при отсутствии на документе адреса отправителя;

2) при получении документов из судебных органов;

3) при получении документов, отправленных заказными письмами, в том числе с уведомлением о вручении письма.

8.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию в службу ДОУ.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются службой ДОУ.

8.6. Документы в электронном виде, поступающие в государственный орган, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде, и передаются на регистрацию в службу ДОУ.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству государственного органа с учетом функционирующих в государственном органе технических и программных средств.

8.7. Документы, указанные в пунктах 8.4-8.6 настоящего раздела, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование государственного органа, дату поступления документа и регистрационный номер.

В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа

8.8. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству государственного органа.

Рассмотренные руководством государственного органа документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции и документ передается на исполнение согласно резолюции.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

8.9. Документы для отправки передаются оформленными (с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку) и зарегистрированными.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка документов к ранее направленному документу осуществляется в том же порядке, что и направление основного документа.

8.10. Оттиск печати государственного органа ставится на документах государственных органов, их копиях в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в государственном органе. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

8.11. В случае необходимости представления копии заверенного документа государственного органа на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют подтверждающую соответствие копии документа подлиннику заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

     "Верно                                       Личная подпись

     Инспектор службы кадров                      И.О. Фамилия

     17.07.2006 г.".

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати государственного органа.

8.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

2) слова "В дело";

3) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8.13. Прохождение внутренних документов государственного органа на этапах их подготовки и оформления должно соответствовав прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

IX. Контроль исполнения документов

9.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в государственных органах определяются правовыми актами Правительства Республики Коми, а также инструкцией по делопроизводству в государственном органе.

9.2. Контроль исполнения документов в государственном органе включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

9.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

9.4. На документах, перечень которых утверждается руководителем государственного органа, в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К", или словом "Контроль", или штампом "Контроль".

9.5. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте государственного органа структурным подразделением.

9.6. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю государственного органа, заместителям руководителя государственного органа и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем государственного органа.

9.7. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных (контрольная картотека).

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

X. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив государственного органа (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными правовыми актами и иными методическими рекомендациями в области документационного обеспечения управления и архивного дела.

<< Назад
	Содержание Постановление Правительства Республики Коми от 18 августа 2006 г. N 201 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству...

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас