Приложение 1. Положение об архивном отделе администрации MP "Усть-Вымский"

Приложение 1

к постановлению главы

MP "Усть-Вымский" -

руководителя администрации района

от 30 апреля 2008 г. N 202

Положение
об архивном отделе администрации MP "Усть-Вымский"

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации муниципального района "Усть-Вымский" (далее - отдел) является структурным подразделением администрации MP "Усть-Вымский", созданный для осуществления деятельности в области архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский".

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Республики Коми, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Коми "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми", Уставом муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский", а также нормативными методическими документами Федерального Архивного агентства и Архивного агентства Республики Коми, настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется главе MP "Усть-Вымский" - руководителю администрации района.

1.4. Штатная численность отдела устанавливается главой MP "Усть- Вымский" - руководителем администрации района, в соответствии со структурой, утвержденной решением Совета MP "Усть-Вымский".

1.5. Отдел пользуется печатью администрации MP "Усть-Вымский" в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.

1.6. Отдел имеет угловой штамп и круглую печать с наименованием отдела, бланки с указанием своего наименования.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе;

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский";

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций по вопросам архивного дела и организация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, содействие организациям других форм собственности в сохранении и использовании их архивов;

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает сохранность и учет:

- документов, принятых в отдел;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский".

3.2. Представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное агентство Республики Коми.

3.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.4. Комплектование архивными документами:

- составление списков организаций - источников комплектования отдела, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в отдел, утвержденных руководителем администрации;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования.

3.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов включает:

- участие в проверках по состоянию делопроизводства и хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и в других организациях, находящихся на территории муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский";

- рассмотрение и согласование Положений об архивах организаций, экспертных комиссий, номенклатуры дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и утверждение поступивших от учреждений описи дел постоянного хранения, а также рассмотрение и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии Архивного агентства Республики Коми, поступившие от учреждений описи фотодокументов;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу, документы которых подлежат приему в отдел, в порядке, установленном действующим законодательством;

- изучение и обобщение практики работы архивов организаций и служб документационного обеспечения учреждений, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, внедрение государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию, в т.ч. на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

4. Права

Отдел имеет право:

4.1. Представлять по поручению главы MP "Усть-Вымский" - руководителя администрации района интересы муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский" по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации MP "Усть-Вымский" предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в отделе; совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

4.4. Принимать участие в выполнении организациями, расположенными на территории муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский", независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и республиканского законодательства в области архивного дела.

4.5. Давать, в пределах своей компетенции, организациям, находящимся на территории муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский", пояснения по вопросам работы архивов организаций документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в работе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией MP "Усть-Вымский", по вопросам работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий.

5. Организация работы

5.1. Отдел возглавляет заведующий, исполняющий в установленном порядке обязанности в соответствии с трудовым договором с муниципальным служащим и настоящей должностной инструкцией.

Заведующий отделом назначается и освобождается от должности главой MP "Усть-Вымский" - руководителем администрации района.

5.2. Деятельность отдела организуется в соответствии с Правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального Архивного агентства, на основе годового плана работы, утвержденного главой MP "Усть-Вымский" - руководителем администрации района.

5.3. Муниципальный архив состоит из:

- документов постоянного хранения управленческих документов;

- документов по личному составу.

5.4. При отделе для рассмотрения практических вопросов экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и комплектования ими муниципального архива, организации документов в делопроизводстве, осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб организаций - источников комплектования создается экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК).

Положение об ЭПК и ее персональный состав утверждается распоряжением главы MP "Усть-Вымский" - руководителя администрации района.

5.5. При смене заведующего отделом приемо-передача документов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители администрации MP "Усть-Вымский" и Архивного агентства Республики Коми (по согласованию).

Акт приемо-передачи утверждается главой MP "Усть-Вымский" - руководителем администрации района и направляется в Архивное агентство Республики Коми (при необходимости).

7. Ответственность

7.1. Отдел несет ответственность за выполнение задач и функций, утвержденных настоящим Положением.

7.2. Данное Положение может быть изменено, дополнено по мере дополнений и изменений функций отдела.