III. Организация работы с документами в подразделениях Министерства образования и высшей школы Республики Коми

III. Организация работы с документами в подразделениях Министерства образования и высшей школы Республики Коми

1. Общие требования к подготовке и оформлению документов

3.1.1. Документы (в том числе табличные материалы), подготавливаемые Министерством образования и высшей школы Республики Коми, печатаются с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 межстрочный интервал (1,5 межстрочных интервала для проектов правовых актов, направляемых в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми) на стандартных листах бумаги формата А 4.

3.1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке государственного органа, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - от 1,25 до 2,25 см;

верхнее - граница бланка документа или не менее 2,5 см для документов, оформляемых без бланков;

нижнее - не менее 2 см.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:

левое - от 1,25 до 2,25 см;

правое - от 2,75 до 3,5 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

Двустороннее печатание или копирование не допускается для документов, вносимых в установленном порядке на рассмотрение Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми, направляемых в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, а также в федеральные органы государственной власти.

3.1.3. Проекты правовых актов Республики Коми, вносимые на рассмотрение Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми, и приложения к ним должны быть завизированы инициатором проекта.

Виза включает в себя наименование должности, личную подпись руководителя государственного органа - инициатора проекта (с расшифровкой) и дату визирования. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта Республики Коми в нижней его части, на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к нему, а также на лицевой стороне последнего листа каждого документа, подлежащего представлению с проектом (пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование и т.д.).

3.1.4. Согласования по проектам правовых актов, вносимых на рассмотрение Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми, с заинтересованными лицами и органами оформляются с учетом требований, установленных Порядком внесения на рассмотрение Главе Республики Коми проектов законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, проектов договоров (соглашений), стороной которых выступает Республика Коми, утвержденным Указом Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. N 80, и Регламентом Правительства Республики Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 23 мая 2002 г. N 63.

3.1.5. Каждый проект правового акта Республики Коми, направляемый в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, должен быть представлен на бумажном и электронном носителях и помещен в папку или обложку для деловых бумаг.

Проект закона Республики Коми (проект постановления Государственного Совета Республики Коми) и каждый прилагаемый к нему в соответствии со статьей 62 Регламента Государственного Совета Республики Коми документ оформляются в самостоятельные файлы на магнитном носителе, именуемыми в следующем порядке:

проект закона Республики Коми (проект постановления Государственного Совета Республики Коми) - имя файла "проект";

пояснительная записка - имя файла "ПЗ";

справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования - имя файла "СЗ";

перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного законопроекта, - имя файла "перечень";

предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного законопроекта, - имя файла "предложения";

финансово-экономическое обоснование - имя файла "ФЭО".

2. Подготовка и оформление правовых актов

3.2.1. Документы, поступившие в адрес Министерства образования и высшей школы Республики Коми из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств и комитетов Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы, Федерального Собрания, Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми, Государственного Совета Республики Коми, министерств, ведомств, администраций муниципальных образований Республики Коми после изучения и регистрации отделом организационной, кадровой и аналитической работы Министерства направляются Министру или его заместителям.

3.2.2. Иная корреспонденция (поименованная в Приложении N 1 к инструкции) направляется отделом организационной, кадровой и аналитической работы Министерства непосредственно исполнителям, руководителям структурных подразделений Министерства образования и высшей школы, а также в республиканские учреждения.

3.2.3. Документы, рассмотренные министром образования и высшей школы Республики Коми, направляются для исполнения заместителям министра, в отделы, республиканские учреждения и другие организации только через отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

Передача зарегистрированного документа из одного отдела в другой производится через отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства по договоренности между руководителями отделов с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом отделом организационной, кадровой и аналитической работы Министерства производится переадресация документа.

Документы, поступившие непосредственно в отделы (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

3.2.4. Поступившие с визой министра или его заместителей в структурные подразделения Министерства образования и высшей школы документы принимаются руководителем структурного подразделения, который проверяет правильность их направления, проставляет дату получения этих документов и передает документы для исполнения соответствующим работникам структурного подразделения в день их получения, указывает дату и время передачи этих документов, ставит резолюцию, подпись и срок исполнения. Берет на контроль исполнение документов.

3.2.5. Сроки исполнения документов определяются министром и заместителями министра исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты, имеющие пометку "срочно" исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневый срок, остальные - в срок не более месяца;

- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; - по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и депутатов Госсовета РК и муниципальных образований городов и районов (депутатские запросы) - не позднее чем через 30 дней со дня получения.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов исполнитель своевременно информирует отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства для внесения изменений в документы по контролю (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или автор документа.

3.2.6. Оформление правовых актов Министерством образования и высшей школы Республики Коми в виде писем и телеграмм не допускается.

3.2.7. Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам оформляются по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты".

3.2.8. Правовые акты, за исключением приказов (распоряжений) Министерства, указанных в пункте 3.2.7, имеет следующие обязательные реквизиты:

1) Государственный герб Республики Коми;

2) полное наименование государственного органа на коми и русском языках;

3) наименование вида правового акта - приказ, распоряжение, постановление. Указанный реквизит печатается прописными буквами размером шрифта N 17 на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида акта выравнивается по центру;

4) дата и номер правового акта государственного органа.

Дата и номер отделяются от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, располагаются в одну строку: справа - дата, слева - номер.

Дата и номер проставляются после подписания руководителем государственного органа правового акта машинописным способом или от руки ручкой с черной гелевой пастой.

Номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами. К номеру правового акта государственного органа через дефис могут добавляться одна или несколько строчных или прописных букв, обозначающих направление деятельности государственного органа. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

5) место издания правового акта государственного органа. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом;

6) заголовок, который отделяется от предыдущего реквизита дополнительным межстрочным интервалом 24 пт, печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа.

Например:

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве
образования и высшей школы Республики Коми";

7) текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть), которые печатаются с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Преамбула в приказах завершается словом "приказываю:".

Если правовой акт Министерства образования и высшей школы Республики Коми издается на основании нормативного правового акта Российской Федерации, нормативного правового акта Республики Коми, то в преамбуле указываются наименование вида этого документа и в родительном падеже наименование органа, его принявшего, дата, номер и заголовок. Например:

"В соответствии с Законом Республики Коми от 04.12.2000 г. N 76-РЗ "Об управлении и распоряжении государственной собственностью Республики Коми".

Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

При наличии приложений к правовому акту Министерства в тексте на них обязательно делается ссылка;

8) подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

Правовые акты Министерства подписывает руководитель государственного органа, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности.

3.2.9. Если правовым актом Министерства образования и высшей школы Республики Коми вносятся изменения в ранее изданный им правовой акт или признается утратившим силу ранее изданный им правовой акт, то принимаемый правовой акт должен содержать пункт о внесении изменений и (или) признании утратившим силу ранее изданного правового акта государственного органа с указанием его даты, номера и заголовка. Например:

"2. Признать утратившим силу приказ Министерства образования и высшей школы Республики Коми от 23 декабря 2002 г. N 129 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и высшей школы Республики Коми"".

Внесение изменений в приложение к правовому акту государственного органа оформляется в следующем порядке:

1) в названии правового акта указывается правовой акт государственного органа, в который вносятся изменения (вид правового акта, государственный орган, его принявший, дата и номер правового акта, оформленные словесно-цифровым способом, и его заголовок);

2) в постановляющей части указываются:

правовой акт государственного органа, в который вносятся изменения (вид правового акта, государственный орган, его принявший, дата, номер правового акта и его заголовок);

ниже с абзацного отступа со строчной буквы - наименование приложения, утвержденного правовым актом государственного органа, в который вносятся изменения, при этом вид правового акта, государственный орган, его принявший, дата, номер правового акта и его заголовок не воспроизводятся. Например:

"2. Внести в приказ Министерства экономического развития Республики Коми от 7 июня 2005 г. N 74 "О создании Временной комиссии по утверждению списков граждан, имеющих право на получение субсидии из республиканского бюджета Республики Коми на возмещение части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным ими в кредитных организациях на строительство или приобретение жилья" следующие изменения:

в составе Временной комиссии по утверждению списков граждан, имеющих право на получение субсидии из республиканского бюджета Республики Коми на возмещение части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным ими в кредитных организациях на строительство или приобретение жилья, утвержденном приказом (приложение N 1):".

3.2.10. Совместные правовые акты имеют следующие обязательные реквизиты:

1) полные наименования государственных органов, которые располагаются на одном уровне (на коми и русском языках);

2) наименование вида документа. Указанный реквизит печатается прописными буквами размером шрифта N 17 на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, выделяется полужирным шрифтом и центрируется;

3) дата и номер совместного правового акта.

Дата и номер отделяются от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, располагаются в одну строку, справа - дата, слева - номер.

Номер проставляется после подписания руководителями государственных органов совместного правового акта машинописным способом или от руки ручкой с черной гелевой пастой. Номер состоит из номеров документа каждого из государственных органов, обозначается символом "N" и арабскими цифрами, проставляемых через косую черту в порядке указания государственных органов (авторов) совместного правового акта.

Дата проставляется после подписания руководителями государственных органов совместного правового акта машинописным способом или от руки ручкой с черной гелевой пастой, оформляется словесно-цифровым способом, является единой для совместного правового акта и соответствует дате более поздней подписи;

4) место издания правового акта государственного органа. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом;

5) заголовок, оформление которого осуществляется аналогично оформлению реквизита "Заголовок" правового акта Министерства, предусмотренному подпунктом 6 пункта 3.2.8 настоящего раздела;

6) текст, который отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт, его оформление осуществляется аналогично оформлению реквизита "Текст" правового акта Министерства, предусмотренному подпунктом 7 пункта 3.2.8 настоящего раздела;

7) подписи отделяются от текста дополнительным интервалом 32 пт.

Подписи состоят из наименования должностей руководителей государственных органов, подписавших документ (включающих наименование государственных органов), личной их подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

3.2.11. Каждое приложение к проекту правового акта Министерства оформляется на отдельных листах бумаги.

Приложениями оформляются положения, регламенты, планы, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте имеется ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на правовой акт государственного органа, а также дату его принятия и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Приложение N 1

к приказу Министерства

образования и высшей школы

Республики Коми

от ___________ N _____".

3.2.12. При наличии в тексте проекта правового акта министерства формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения (например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, перечень - Утвержден), оформляется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал указываются:

1) наименование вида правового акта Министерства, включающее наименование государственного органа;

2) дата принятия правового акта и его номер;

3) слово "приложение", которое печатается строчными буквами и заключается в круглые скобки.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Утверждено

приказом Министерства

образования и высшей школы

Республики Коми

от __________ N _______

(приложение N 2)".

3.2.13. В положении, плане, регламенте, списке и иных приложениях к проекту правового акта Министерства могут содержаться отсылочные нормы на приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению. В этом случае на первой странице приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" строчными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на соответствующее положение, план, регламент, список и иное приложение с указанием его полного наименования.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается арабскими цифрами без применения символа "N".

Например:

"Приложение

к приказу Министерства

образования и высшей школы

Республики Коми

от 08.09.2006 N 220".

3.2.14. Заголовок (наименование вида документа) к тексту приложения печатается центрированным способом.

Заголовок к тексту приложения отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами, от текста приложения - интервалом 24 пт.

Первая строка заголовка, указывающая на вид документа (например, "Положение", "Перечень" или "Порядок и Условия") выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатана в разрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

3.2.15. Текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приложения может подразделяться на разделы, пункты, подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки, имеют названия и печатаются с прописной буквы, допускается оформление полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки и нумерацию, если таблица печатается более чем на одной странице.

Заголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.

Таблица может иметь подзаголовки граф. Подзаголовки граф и содержание строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

При размещении таблицы более чем на одной странице на второй и последующих страницах вместо заголовков граф таблицы печатаются только номера этих граф.

Например:

"

N п/п	Наименование мероприятий	Срок исполнения мероприятий	Ответственные исполнители
1	2	3	4

                                                                        "

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется символом "*" или арабской цифрой с круглой скобкой. При оформлении сноски символом "*" после него ставится тире. Текст сноски печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал в конце страницы, в тексте которой имеется ссылка на сноску, или в целом после текста приложения. В конце текста сноски ставится точка или точка с запятой, если сносок две или более.

На одной странице, в тексте которой имеются ссылки на сноски, не должно проставляться более трех сносок.

Приложения заканчиваются чертой длиною 2-3 см, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.

3.2.16. Процедура согласования проекта правового акта, проводимая в Министерстве (внутреннее согласование), а также порядок визирования проекта правового акта Министерства и приложений к нему осуществляется аналогично оформлению, предусмотренному пунктами 3.1.3 и 3.1.4. настоящего раздела.

3.2.17. Согласование проекта документа Министерства в установленных законодательством случаях проводится с иными государственными органами, а также с организациями, интересы которых затрагиваются принимаемым документом Министерства (внешнее согласование), которое может оформляться одним из следующих вариантов:

1) грифом согласования, который проставляется на самом документе и включает в себя слово "Согласовано", которое пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа, организации. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.

2) на листе согласования к проекту документа государственного органа.

Лист согласования имеет следующие обязательные реквизиты:

1) наименование вида проекта документа Министерства и название проекта документа;

2) наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование Министерства, организации;

3) личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);

4) дата согласования.

3.2.18. Нормативные правовые акты Министерства, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежащие государственной регистрации в Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, представляются на бумажном и электронном носителях, помещенными в папку или обложку для деловых бумаг.

3.2.19. Во всех остальных случаях документы имеют следующие обязательные реквизиты:

1) гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя:

слово "Утверждаю", которое пишется прописными буквами,

ниже через 2 межстрочных интервала строчными буквами указывается в именительном падеже:

наименование должности лица, утвердившего документ (включающее наименование Министерства);

ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, утвердившего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);

ниже через 1 межстрочный интервал располагается дата утверждения документа, которая проставляется после утверждения документа и оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. Например:

"14.03.2005 г." или "14 марта 2005 г.".

Допускается все строчки реквизита грифа утверждения центрировать относительно самой длинной строки;

2) наименование вида документа (инструкция, правила и т.п.) и заголовок.

Настоящий реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается полужирным шрифтом:

наименование вида акта - прописными буквами;

заголовок - со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопросы: "О чем (о ком)?" или "Кого (чего)?", отделяется от наименования вида акта 1,5-2 межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа.

Например:

"Должностная инструкция
главного бухгалтера";

3) текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с учетом требований, установленных пунктами 3.1.1. и 3.1.2. раздела III данной инструкции и пунктом 3.2.15. настоящего раздела.

3. Подготовка и оформление иных документов

3.3.1. При подготовке организационно-распорядительных документов Министерства реквизиты документов оформляют с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.3.2. В зависимости от расположения реквизитов могут устанавливаться два варианта бланков - угловой и продольный.

3.3.3. Реквизиты служебного письма и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов должны быть равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

3.3.4. Служебные письма готовятся в виде:

1) ответов о выполнении поручений Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми и Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми;

2) сопроводительных писем:

к проектам законодательных актов Республики Коми;

к проектам правовых актов Главы Республики Коми;

к проектам правовых актов Правительства Республики Коми;

к направляемым в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми на государственную регистрацию правовым актам государственных органов;

3) ответов на письма федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и их территориальных органов;

4) ответов на письма иных органов и организаций, расположенных за пределами Республики Коми;

5) ответов на запросы различных организаций;

6) ответов на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

7) как исходящие от Министерства письма, содержащие запросы, предложения, обращения.

3.3.5. При подготовке и оформлении служебных писем на бланках установленной формы используются следующие обязательные реквизиты:

1) Государственный герб Республики Коми.

Государственный герб Республики Коми помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Коми "О Государственном гербе Республики Коми";

2) наименование Министерства на коми и русском языках.

Наименование Министерства должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденном положении о Министерстве образования и высшей школы Республики Коми.

При наличии сокращенного наименования государственного органа оно помещается в скобках ниже полного наименования;

3) справочные данные о государственном органе, включающие: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты;

4) дата и регистрационный номер документа.

Указанный реквизит располагается в одну строку.

Образец оформления углового бланка письма министерства:

"Образец оформления углового бланка письма министерства"

Дата письма проставляется после подписания документа. При подготовке проекта письма печатается только обозначение месяца и года. Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".

Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Если регистрационный номер является исходящим номером, то регистрационный номер проставляется после подписания служебного письма. Если регистрационный номер является входящим номером, то регистрационный номер впечатывается в реквизиты бланка проекта письма;

5) регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ. Указанный реквизит располагается в одну строку под предыдущим реквизитом;

6) адресат.

Реквизит "Адресат" располагается с правой стороны бланка письма. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

"Государственный Совет

Республики Коми

Комитет по социальной политике"

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?").

Например:

"Министерство природных ресурсов

и охраны окружающей среды

И.О. Фамилия".

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. В этом случае реквизит "Адресат" пишется в дательном падеже.

Например:

"Министру природных ресурсов

и охраны окружающей среды

Республики Коми

И.О.Фамилия".

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в именительном падеже.

Например:

"Государственное учреждение

Республики Коми

"Национальный архив

Республики Коми"

Первомайская ул., д.90, Сыктывкар,

Республика Коми, 167982".

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы имени и отчества получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?"), затем - почтовый адрес в именительном падеже.

Например:

"Фамилия И.О.

Октябрьский просп., д.___, кв.___,

Сыктывкар, Республика Коми, 167031";

7) текст.

Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Министерство считает...", "Агентство рассмотрело...".

Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст служебного письма может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Оформление текста в форме таблицы осуществляется аналогично оформлению, предусмотренному пунктом 3.2.15 настоящего раздела.

Если текст содержит несколько решений, выводов, просьб, поручений и т.д., то допускается разделение текста на разделы, пункты и подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

Разделы в тексте служебного письма, как правило, заголовков не имеют. Разделы нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Допускается оформление разделов пунктов и подпунктов полужирным шрифтом;

8) отметка о наличии приложений.

Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

"Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.".

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

"Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.".

Слово "Приложение" может выделяться полужирным шрифтом;

9) подпись.

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности может не указываться.

Служебные письма государственного органа подписывает руководитель государственного органа, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности. Служебные письма от имени организации могут по поручению руководителя государственного органа подписываться его заместителем в соответствии с распределением обязанностей;

10) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа служебного письма, печатается шрифтом N 10 или N 11 и может выделяться полужирным шрифтом.

Отметка об исполнителе включает в себя сведения об исполнителе (инициалы имени и отчества, фамилию) и номер его телефона. Например:

"исп. И.О. Фамилия

тел.00-00-00".

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.3.6. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более государственных органов, оформляются без бланка на стандартном листе бумаги формата А4 с учетом требований установленных подпунктами 6-8 пункта 3.3.5 настоящего раздела. Подписи состоят из наименования должностей руководителей государственных органов, подписавших документ (включающих наименование государственного органа), личной их подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

При подписании служебного письма несколькими должностными лицами, представляющими разные государственные органы, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Дата и регистрационный номер совместного служебного письма проставляются каждым государственным органом после подписания, могут располагаться ниже наименования должности соответствующего должностного лица.

Дату совместного служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".

Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.

3.3.7. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами, располагаемыми в правом верхнем углу страницы.

3.3.8. Служебные письма Министерства, направляемые в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке.

Служебные письма, направляемые за пределы Российской Федерации, могут составляться на иностранном языке (языке страны - адресата или на английском языке) или на русском языке.

Текст служебного письма, направляемого за пределы Российской Федерации, подготавливается на русском языке, с которого осуществляется перевод на иностранный язык.

3.3.9. Если должностное лицо, которому подготовлен проект служебного письма для подписания, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Для этого в проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 1-4 пункта 3.3.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" машинописным способом до подписания служебного письма должны быть внесены соответствующие изменения. Исправления от руки в указанных служебных письмах не допускаются.

В проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 5-7 пункта 3.3.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" могут вноситься исправления от руки путем добавления соответствующих слов "И.о." или "Зам." и инициалов имени и отчества и фамилии лица, подписавшего служебное письмо. Не допускается подписывать служебные письма с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.10. Проекты служебных писем представляются руководству Министерства образования и высшей школы Республики Коми руководителями отделов Министерства, республиканских учреждений образования тщательно отредактированными, напечатанными, согласованными и завизированными.

3.3.11. Проекты служебных писем подлежат обязательному согласованию с заинтересованными отделами министерства. После согласования проекты решений визируются заместителями министра.

Виза содержит личную подпись должностного лица, ее расшифровку и дату визирования. Виза на внутренних документах проставляется на первом экземпляре ниже реквизита "подпись", на исходящих - на копийном (остающемся) экземпляре.

Замечания и дополнения к служебным письмам излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

3.3.12. Проекты решений нормативного характера в обязательном порядке согласовываются с начальником отдела организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

3.3.13. Предложения, требующие решения вопросов о бюджетных ассигнованиях визируются заместителем министра по экономическим вопросам, а в случае его отсутствия - начальником планово-экономического отдела.

3.3.14. В установленных законодательством случаях проводится согласование проекта служебного письма Министерства с иными государственными органами, которое может оформляться одним из следующих вариантов:

1) грифом согласования, проставляемым на самом проекте служебного письма и включаемым в себя слово "Согласовано".

Слово "Согласовано" пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" через 1,5-2 межстрочных интервала;

2) на листе согласования к проекту служебного письма Министерства. Лист согласования имеет следующие обязательные реквизиты:

а) наименование вида проекта документа Министерства и его название;

б) наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование Министерства;

в) личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);

г) дата согласования.

3.3.15. Подготовка проектов служебных писем - ответов осуществляется:

1) в сроки, установленные резолюцией Главы Республики Коми, его заместителей;

2) в сроки, установленные резолюцией руководителя государственного органа.

В случае, если срок рассмотрения не установлен законодательством и (или) соответствующей резолюцией, то подготовка проекта служебного письма осуществляется не позднее 30 дней со дня поступления в Министерство соответствующего письма.

Сроки подготовки исходящих писем, указанных в подпункте 7 пункта 3.3.4 настоящего раздела, определяются руководителями структурных подразделений Министерства.

3.3.16. Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером не менее N 12 и не более N 14 через 1 межстрочный интервал.

Форма бланков поручений имеет следующие размеры:

1) верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Для поручений на бланках формата А6 левое и правое поля устанавливаются не менее 1 см, нижнее - не менее 0,8 см. Для поручений на бланках формата А5 допускается увеличивать левое и правое поля до 1,5-2 см.

На бланках поручений Министерства должно содержаться наименование должности или наименование подразделения Министерства на коми и русском языках;

2) дата поручения печатается от левой границы текстового поля и может оформляться словесно-цифровым способом (например: "17 июля 2006 г.") или цифровым способом арабскими цифрами (например: "14.03.2005 г.");

3) номер поручения.

Номер поручения проставляется в случаях, если документ, по которому дано поручение, подлежит регистрации в Министерстве, печатается от правой границы текстового поля или под реквизитом "Дата поручения" в зависимости от установленной формы бланка в государственном органе;

4) исполнители поручения.

Реквизит "Исполнители поручения" включает наименование Министерства и инициалы имени и отчества и фамилию его руководителя, или наименование должности должностного лица Министерства и инициалы имени и отчества и фамилию должностного лица, которому дано поручение, или инициалы имени и отчества и фамилии должностных лиц, которым даны поручения. Реквизит "Исполнители поручения" печатается в правом верхнем углу, инициалы имени и отчества указываются перед фамилией. При наличии нескольких исполнителей их фамилии печатаются одна под другой на расстоянии 1 межстрочного интервала.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, или напротив фамилии которого указано слово "свод". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы;

5) текст поручения.

Отделяется от реквизита "Исполнители поручения" 1-1,5 межстрочными интервалами, может начинаться с обращения к должностному лицу.

Текст поручения печатается от левой границы текстового поля. Первая строка начинается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте поручения при необходимости указывается дата исполнения поручения;

6) подпись.

Указанный реквизит отделяется от реквизита "Текст поручения" 1,5 межстрочным интервалом. Состоит из личной подписи, инициалов имени и отчества и фамилии должностного лица, давшего поручение;

4. Коллегия Министерства образования и высшей школы Республики Коми

3.4.1. Министерство образования и высшей школы Республики Коми принимает решения коллегии, протокольные решения.

3.4.2. К заседанию коллегии Министерства образования и высшей школы Республики Коми на основании плана основных организационных мероприятий Министерства секретарем коллегии составляется повестка, которая рассылается членами коллегии, начальникам отделов Министерства и лицам, приглашенным на заседание за 3 дня до заседания. Вместе с повесткой рассылаются проекты постановлений, приказов, внесенные для обсуждения.

После заседания проекты возвращаются секретарю коллегии и по миновании надобности уничтожаются. Ход обсуждения вопросов на заседании фиксируется в протоколах. К протоколу приобщаются принятые постановления в порядке присвоения номеров. Протокол составляется в пятидневный срок секретарем коллегии.

3.4.3. Постановления, приказы, принятые коллегией, подписываются Председателем коллегии - министром (в его отсутствие - исполняющим обязанности министра).

3.4.4. Проект решения, приказа, требующий доработки, после заседания коллегии возвращается автору проекта или руководителю образуемой (в случае необходимости) рабочей группы, который после его доработки представляется на подпись в десятидневный срок, если этот срок специально не оговаривался.

3.4.5. Подписанные решения и приказы в пятидневный срок размножаются автором согласно списку рассылки.

3.4.6. В документах коллегиальных органов (коллегий, комиссий, советов и т.п.) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

3.4.7. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.4.8. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.4.9. Протокол, оформляемый в полной форме имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа - Протокол - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

2) вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из символа "N" и порядкового номера протокола.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание проводилось несколько дней, то в протоколе через тире указываются даты начала и окончания заседания. Например:

"11 июля 2006 г. - 12 июля 2006 г."

или

"11.07.2006 г. - 12.07.2006 г.";

5) текст печатается через 1,5 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной:

а) во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;

список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля;

б) основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);

6) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Протокол также подписывается секретарем.

3.4.10. Протокол, оформляемый в краткой форме имеет следующие реквизиты:

1) реквизиты аналогично установленным в подпунктах 1-4 пункта 4.9. настоящего раздела;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду подпункты 1-4 пункта 3.4.9 настоящего раздела

2) текст.

Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной:

а) во вводной части указываются: председатель или председательствующий;

секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;

список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля. Наименования должностей присутствующих могут указываться обобщенно, например:

"заместители министра образования и высшей школы Республики Коми".

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой;

б) основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы имени и отчества должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение;

3) подпись.

Указанный реквизит оформляется аналогично порядку, предусмотренному подпунктом 6 пункта 3.4.9. настоящего раздела.

3.4.11. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, принимавших участие в совместном заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в государственном органе.

3.4.12. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.