Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и высшей школы Республики Коми

Приложение

к приказу МО и ВШ РК

от 28 сентября 2006 г. N 223

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве образования и высшей школы Республики Коми

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве образования и высшей школы Республики Коми.

1.2. Документы Министерства являются собственностью государства, включаются в имущество Министерства, вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации и Республики Коми.

1.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

Работники Министерства образования и высшей школы Республики Коми несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководству Министерства или начальнику отдела организационной, кадровой и аналитической работы. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.

1.4. Передача документов, их копий работникам других организаций допускается с разрешения министра или его заместителей.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию начальника отдела (в особых случаях - министра, его заместителей) передаются другому работнику.

1.5. Вновь принятые работники в недельный срок должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в отделах Министерства возлагается на отдел организационной, кадровой и аналитической работы.

Отдел организационной, кадровой и аналитической работы систематически проверяет состояние делопроизводства в отделах, о результатах проверок информирует их руководителей и докладывает руководству Министерства.

1.7. На работников отдела организационной, кадровой и аналитической работы Министерства возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступивших) документов;

- учет (регистрация) внутренних документов;

- учет исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

- организация работы по ведению и формированию дел в соответствии с номенклатурой дел, передаче их в Архивное управление Республики Коми;

- проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

- анализ состояния делопроизводства и контроля за исполнением документов, информирование руководства Министерства о результатах обобщения и анализа данных об исполнении документов и поручений;

- подготовка предложений по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом;

- ознакомление работников аппарата с нормативными и иными правовыми актами, распределительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящихся# к документационному обеспечению (делопроизводству);

- подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции.

II. Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции

2.1. Документы, поступающие в Министерство образования и высшей школы Республики Коми на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденцией производится в отделе организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

К документу прикладывается конверт:

1) при отсутствии на документе адреса отправителя;

2) при получении документов из судебных органов;

3) при получении документов, отправленных заказными письмами, в том числе с уведомлением о вручении письма.

2.2. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию в отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в отделе организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

2.3. Документы в электронном виде, поступающие в Министерство образования и высшей школы Республики Коми, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде, и регистрируются в отделе организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

2.4. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Обязательной регистрации подлежат все входящие документы и письма граждан, кроме перечисленных в Приложении N 1 к инструкции.

2.5. На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование государственного органа, дату поступления документа и регистрационный номер.

В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа.

Регистрация поступивших документов производится в журнале, а также в электронном виде.

2.6. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа (кроме постановлений и приказов) состоит из индексов структурного подразделения, дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, разделенными черточками.

Индексами приказов Министерства образования являются их порядковые регистрационные номера. Регистрационному номеру приказов по кадрам добавляется через черточку "к".

2.7. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству Министерства образования и высшей школы Республики Коми.

2.8. Рассмотренные руководством министерства документы возвращаются в отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства, где в журнал вносится содержание резолюции и документ передается на исполнение согласно резолюции.

2.9. Резолюция накладывается на любой свободной площади первого листа, кроме полей. В резолюции указываются фамилии исполнителей и срок исполнения. Фамилия ответственного за исполнение указывается первой. Лицо, наложившее резолюцию, расписывается и ставит дату. Документы должны рассматриваться в суточный срок со дня поступления в Министерство образования и высшей школы Республики Коми.

2.10. Отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства после получения резолюции министра на указах, постановлениях и распоряжениях вышестоящих органов доводит ее содержание до исполнителей в суточный срок.

2.11. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

2.12. До передачи подготовленного на подпись министру или заместителю министра документа исполнитель обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие виз, приложений.

2.13. Подписанный документ вместе с материалами, на основании которых исполнен, передается в отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства для снятия с учета и отправки.

2.14. Подписанные документы отправляются в день их поступления по разносной книге.

2.15. Исполненные документы подшиваются в соответствующих отделах согласно номенклатуре.

IV. Подготовка и оформление проектов законов Республики Коми и проектов постановлений Государственного Совета Республики Коми

4.1. Проекты законов Республики Коми и проекты постановлений Государственного Совета Республики Коми (далее - законопроекты), направляемые в установленном порядке в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции.

4.2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка инициатора законопроекта: например, "Вносится министром образования и высшей школы Республики Коми". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по правой границе текстового поля.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

4.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида акта - Закон Республики Коми или Постановление Государственного Совета Республики Коми - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида акта выравнивается по центру.

В проектах законов Республики Коми слова "Закон Республики Коми" печатаются в одну строку без абзацного отступа от левой границы текстового поля.

В проектах постановлений Государственного Совета Республики Коми слова "Постановление" и "Государственного Совета Республики Коми" печатаются в две строки без абзацного отступа от левой границы текстового поля, при этом слова "Государственного Совета Республики Коми" центрируются относительно слова "Постановление".

Например:

"Закон Республики Коми"

или

"Постановление
Государственного Совета Республики Коми";

2) заголовок законопроекта.

Этот реквизит отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы, оформляется полужирным шрифтом и отвечает на вопрос: "О чем?" (например: О бюджетной системе и бюджетном процессе в Республике Коми). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в законы Республики Коми могут указываться причины, послужившие основанием внесения изменений. Например:

"О внесении изменений в Закон Республики Коми
"О местном самоуправлении в Республике Коми" и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Республики Коми в связи с принятием Федерального закона "О государственной регистрации уставов муниципальных образований".

В случае если изменения касаются одной статьи закона Республики Коми, одного пункта постановления Государственного Совета Республики Коми, заголовок законопроекта должен содержать сведения о статье или пункте, в которые вносятся изменения, например:

"О внесении изменений в статью 89 Конституции Республики Коми"

или

"О внесении изменения и дополнения в пункт 1 Постановления Государственного Совета Республики Коми "О создании временной комиссии Государственного Совета Республики Коми по подготовке предложений по организации деятельности и структуре Государственного Совета Республики Коми четвертого созыва";

3) указание на орган, принимающий закон Республики Коми, и дату принятия. Слова "Принят Государственным Советом Республики Коми" печатаются в две строки слева, справа дата (например, _____ 2006 год). Указанный реквизит печатается с прописной буквы и отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт;

4) текст.

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть законопроектов имеет следующие структурные подразделения:

а) текстовая часть проекта закона Республики Коми может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на разделы, главы и статьи. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставится точка, имеют название и печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка раздела не ставится. Например:

"Раздел II. Бюджетное устройство Республики Коми".

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка, имеют заголовки и печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка главы не ставится. Например:

"Глава 1. Общие положения".

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Статьи могут иметь заголовки и не иметь их.

Слово "Статья", соответствующий порядковый номер и заголовок статьи, если он имеется, печатаются полужирным шрифтом с абзацного отступа. Точка в конце заголовка статьи не ставится.

Например:

вариант 1:

"Статья 3. Организация деятельности Министерства";

вариант 2:

"Статья 3. Полномочия Министерства образования и высшей школы Республики Коми в области образовательного процесса";

вариант 3:

"Статья 3. Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.";

вариант 4:

"Статья 3

1. Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

2. Положения статьи 2 настоящего Закона применяются к правоотношениям, возникшим с 1 января 2006 года.".

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части статьи могут иметь нумерацию или не иметь. Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точкой. Часть, являющаяся единственной в статье закона, не нумеруется.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с круглой скобкой.

Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с круглой скобкой;

б) текстовая часть проекта постановления Государственного Совета Республики Коми, как правило, состоит из вводной и основной - постановочной частей. Допускается изложение проекта постановления Государственного Совета Республики Коми без вводной части.

Постановочная часть начинается со слов "Государственный Совет Республики Коми постановляет:". Постановочная часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

В зависимости от содержания пункты могут подразделяться на подпункты и (или) абзацы. Подпункты обозначаются арабскими цифрами с круглой скобкой;

5) подпись - Главы Республики Коми (для законов Республики Коми) или Председателя Государственного Совета Республики Коми (для постановлений Государственного Совета Республики Коми) - отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт.

В проектах законов Республики Коми слова "Глава Республики Коми", а также инициал имени и фамилия Главы Республики Коми печатаются в одну строку. Слова "Глава Республики Коми" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля. Инициалы имени и фамилии Главы Республики Коми печатаются у правой границы текстового поля.

В проектах постановлений Государственного Совета Республики Коми слова "Председатель Государственного Совета" и "Республики Коми" печатаются в две строки без абзацного отступа от левой границы текстового поля, при этом слова "Республики Коми" центрируются относительно слов "Председатель Государственного Совета". Инициалы имени и фамилии Председателя Государственного Совета Республики Коми печатаются в одну строку относительно слов "Республики Коми" у правой границы текстового поля;

6) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции.

4.4. Пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование и иные документы, подлежащие представлению с проектом закона Республики Коми в соответствии с Регламентом Государственного Совета Республики Коми, пояснительная записка к проекту постановления Государственного Совета Республики Коми оформляются с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции и имеют следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - "Пояснительная записка", или "Финансово-экономическое обоснование", или "Справка - печатается прописными буквами полужирным шрифтом, отделяется от верхней границы текстового поля межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру;

2) заголовок.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлен соответствующий документ, например:

"к проекту Закона Республики Коми "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Коми "О местном самоуправлении";

3) текст документа.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается с абзацного отступа через межстрочный интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции.

V. Подготовка и оформление проектов правовых актов Главы Республики Коми

5.1. Проекты правовых актов (указов и распоряжений) Главы Республики Коми, вносимые в установленном порядке на рассмотрение Главе Республики Коми, а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции. На проекте правового акта Главы Республики Коми на расстоянии межстрочного интервала 24 пт у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" прописными буквами полужирным шрифтом.

5.2. Проекты правовых актов Главы Республики Коми имеют следующие реквизиты:

1) наименование вида акта - Указ Главы Республики Коми или Распоряжение Главы Республики Коми - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом;

2) заголовок, который печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В распоряжениях Главы Республики Коми заголовок, как правило, отсутствует.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа;

3) текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть), которые печатаются с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Преамбула в указах Главы Республики Коми завершается словом "постановляю:".

Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение) Главы Республики Коми, должны соответствовать его структуре.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Главы Республики Коми в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Главы Республики Коми по вопросам награждения почетными грамотами, наградами, присвоения почетных званий Республики Коми (в других случаях не рекомендуется);

4) подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Глава Республики Коми", инициала имени и фамилии Главы Республики Коми. Слова "Глава Республики Коми" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия Главы Республики Коми печатаются у правой границы текстового поля;

5) место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого текстового поля: "г.Сыктывкар";

6) дата. Указанный реквизит проставляется после подписания Главой Республики Коми правового акта, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля;

7) номер проставляется после подписания Главой Республики Коми правового акта и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт. Номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами и печатается от левой границы текстового поля. К номеру распоряжения Главы Республики Коми через дефис добавляется строчная буква "р";

8) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции.

Между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта правового акта Главы Республики Коми на одной странице могут быть уменьшены интервалы, при этом размер шрифта, межстрочные интервалы по тексту проекта правового акта уменьшению не подлежат.

5.3. Каждое приложение к проекту правового акта Главы Республики Коми оформляется на отдельных листах бумаги.

Приложениями оформляются положения, регламенты, планы, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте имеется ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Главы Республики Коми, а также дату его принятия и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Приложение N 1

к Указу Главы Республики Коми

от __________ N _____".

5.4. При наличии в тексте проекта правового акта Главы Республики Коми формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения (например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, перечень - Утвержден), оформляется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал указываются:

1) наименование вида правового акта Главы Республики Коми (указ Главы Республики Коми или распоряжение Главы Республики Коми);

2) дата принятия соответственно указа или распоряжения Главы Республики Коми и его номер;

3) слово "приложение", которое печатается строчными буквами и заключается в круглые скобки.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"Утверждено

Указом Главы Республики Коми

от ______________ N _____

(приложение N 2)".

5.5. В положении, плане, регламенте, списке и иных приложениях к проекту указа (распоряжения) Главы Республики Коми могут содержаться отсылочные нормы на приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению. В этом случае на первой странице приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" строчными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на соответствующее положение, план, регламент, список и иное приложение.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается арабскими цифрами без применения символа "N".

Например:

"Приложение 1

к Положению о порядке определения

стажа государственной службы,

дающего право на получение

ежемесячной доплаты к трудовой

пенсии по старости, назначения и

выплаты ежемесячной надбавки за

выслугу лет, назначения, выплаты,

перерасчета, приостановления и

прекращения выплаты ежемесячной

доплаты к трудовой пенсии

по старости".

5.6. Заголовок (наименование вида документа) к тексту приложения печатается центрированным способом.

Заголовок к тексту приложения отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами, от текста приложения - межстрочным интервалом 24 пт.

Первая строка заголовка, указывающая на вид документа (например, "Положение", "Перечень" или "Порядок и Условия") печатается прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатана в разрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

5.7. Текст приложения может подразделяться на разделы, пункты, подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки, имеют названия и печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки и нумерацию, если таблица печатается более чем на одной странице.

Заголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.

Таблица может иметь подзаголовки граф. Подзаголовки граф и содержание строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

При размещении таблицы более чем на одной странице на второй и последующих страницах вместо заголовков граф таблицы печатаются только номера этих граф.

Например:

"

N п/п	Наименование мероприятий	Срок исполнения мероприятий	Объем финансирования мероприятий (в рублях)
			всего	в том числе по годам
				2006	2007	2008
1	2	3	4	5	6	7

                                                                       ".

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется символом "*" или арабской цифрой с круглой скобкой. При оформлении сноски символом "*" после него ставится тире. Текст сноски печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал в конце страницы, в тексте которой имеется ссылка на сноску, или в целом после текста приложения. В конце текста сноски ставится точка или точка с запятой, если сносок две или более.

На одной странице, в тексте которой имеются ссылки на сноски, не должно проставляться более трех сносок.

Приложения заканчиваются чертой длиною 2-3 см, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.

5.8. Пояснительная записка к проекту правового акта Главы Республики Коми оформляется с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - "Пояснительная записка" - печатается прописными буквами полужирным шрифтом, отделяется от верхней границы текстового поля межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру;

2) заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал обычным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта правового акта Главы Республики Коми, к которому подготовлена пояснительная записка;

3) текст.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается с прописной буквы с абзацного отступа через 1 межстрочный интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции.

VI. Подготовка и оформление проектов правовых актов Правительства Республики Коми

6.1. Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) Правительства Республики Коми, вносимые в установленном порядке на рассмотрение Правительству Республики Коми, а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции. На проекте правового акта Правительства Республики Коми на расстоянии межстрочного интервала 24 пт у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" прописными буквами полужирным шрифтом.

6.2. Проекты правовых актов Правительства Республики Коми (постановлений и распоряжений) имеют следующие реквизиты:

1) наименование органа, издавшего документ - Правительство Республики Коми - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом;

2) наименование вида правового акта Правительства Республики Коми - Постановление или Распоряжение - печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом;

3) дата и номер правового акта. Указанный реквизит проставляется после подписания Главой Республики Коми правового акта, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом и отделяется от предыдущего реквизита, как правило межстрочным интервалом 24 пт.

4) Номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами. К номеру распоряжения Правительства Республики Коми через дефис добавляется строчная буква "р";

5) место издания отделяется от реквизита "Дата и номер правового акта" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом: "г.Сыктывкар";

6) заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В распоряжениях Правительства Республики Коми заголовок, как правило, отсутствует.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа;

7) текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Республики Коми завершается словами "Правительство Республики Коми постановляет:".

Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение) Правительства Республики Коми, должны соответствовать его структуре.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Республики Коми в тексте на них обязательно делается ссылка;

8) подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 32 пт и состоит из слов "Глава Республики Коми", инициала имени и фамилии Главы Республики Коми. Слова "Глава Республики Коми" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия Главы Республики Коми печатаются у правой границы текстового поля;

9) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции.

6.3. Оформление приложений к проектам правовых актов Правительства Республики Коми осуществляется аналогично оформлению приложений к проектам правовых актов Главы Республики Коми, предусмотренному пунктами 5.3-5.7 раздела V настоящей инструкции.

6.4. Пояснительная записка к проекту правового акта Правительства Республики Коми оформляется с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции, и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - "Пояснительная записка" - печатается прописными буквами полужирным шрифтом, отделяется от верхней границы текстового поля межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру;

2) заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал обычным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта правового акта Правительства Республики Коми, к которому подготовлена пояснительная записка;

3) текст.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается с прописной буквы с абзацного отступа через 1 межстрочный интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом III настоящей инструкции.

VII. Контроль за исполнением документов

7.1. Контроль за исполнением документов в аппарате Министерства образования и высшей школы РК включает:

- непосредственную проверку хода исполнения;

- проверку качества и сроков, учет и анализ результатов исполнения.

7.2. Контроль за исполнением распорядительных документов в аппарате Министерства образования и высшей школы осуществляется Министром, по его поручению - заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей и по их поручению руководителями структурных подразделений, аппаратом Министерства образования и высшей школы Республики Коми.

7.3. Контролю за исполнением подлежат законы, указы, постановления и распоряжения законодательных и исполнительных органов Российской Федерации и Республики Коми, предложения, заявления и жалобы граждан, инициативные поручения руководителей Министерства (в дальнейшем - документы), в которых указаны задания, сроки исполнения, исполнители, дата представления информации, ответственный за контроль.

7.4. Вопрос о взятии на контроль документов решается Министром или лицом, его замещающим, или устанавливается самим документом.

Если в самом постановлении, распоряжении, приказе подлежащем контролю, не указано, на кого конкретно возлагается контроль, то он осуществляется министром, по его указанию - заместителем министра согласно распределению обязанностей.

7.5. Организация контроля за исполнением распорядительных документов в отделах Министерства образования и высшей школы Республики Коми:

7.5.1. Необходимость контроля за исполнением приказов, решений коллегий, писем определяется при подготовке проектов документов. Поручения о контроле даются в тексте документов с указанием сроков представления информации, отчетов, докладов исполнителей.

7.5.2. Повседневный контроль за исполнением приказов, решений коллегий министерства, писем возлагается на руководителей отделов Министерства.

7.5.3. Организационно-техническая работа, контроль за сроками исполнения поступающих в Министерство документов, критических замечаний, поручений министра, писем, жалоб, предложений граждан возлагаются на отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

7.6. Обобщение и анализ состояния работы по контролю за исполнением постановлений коллегии, приказов и поручений руководства Министерства осуществляет отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

7.6.1. Отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства регулярно представляет министру информацию об исполнении документов. На основании этой информации состояние работы по контролю исполнения рассматривается на планерках у министра или совещаниях заместителей министра, при необходимости - на совещании аппарата министерства.

VI. Машинописные и копировально-множительные работы

8.1. В аппарате Министерства образования и высшей школы Республики Коми печатаются только материалы служебного характера.

8.2. Срочные документы печатаются немедленно.

Срочность печатания документов определяется министром, исполняющим обязанности министра, заместителями министра или отделом организационной, кадровой и аналитической работы Министерства. Документы, сданные в работу после 16 час, печатаются, как правило, на следующий день (в случае срочного указания - в тот же день).

8.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документы на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Документы на 2 и более листах должны быть обязательно пронумерованы.

8.4. В министерстве производится копировально-множительная работа. Основанием для выполнения копировальных работ является разрешение, подписанное начальником соответствующего отдела министерства.

8.5. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера.

8.6. Регистрация выполняемых копировальных работ ведется в специальных журналах. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несут ответственные за работу множительной техники.

8.7. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата A3, А4 или А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

IХ. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

9.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в отделах, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Государственного Учреждения Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" и утверждается министром.

Номенклатура дел подлежит пересоставлению и согласованию в случае изменения структуры и функций аппарата Министерства образования и высшей школы РК, а также не реже одного раза в 5 лет.

9.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работ структурных подразделений.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс, который состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Например: 10-05, где:

10 - обозначение структурного подразделения

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Документ в номенклатуре дел располагается согласно схеме (Приложение N 2).

9.3. При составлении номенклатуры дел используется "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", М., 2002 г.

9.4. В течение года по согласованию с ЭПМК ГУРК "Национальный архив РК" и с разрешения Министра в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством.

9.5. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела формируются в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

9.6. При формировании дел необходимо соблюдать общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы текущего года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

9.7. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными документами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Систематизация документов внутри дела.

9.8. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

9.9. Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях и т.д. согласно номенклатуре дел), формируются в отдельные дела.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита.

Предложения, заявления и жалобы граждан по производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.10. В случае выхода приказов Министра во исполнение, изменение, дополнение приказов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом сотрудником делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти решения.

9.11. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению решений Главы Республики Коми, Правительства РК, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это решение дело. Если на решение дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело за текущий год.

Справка о снятии с контроля решения Главы Республики Коми, Правительства РК подшивается в заведенное на данное решение дело. При включении в справку о снятии с контроля нескольких решений следует сделать необходимое количество копий и подшить их в соответствующие дела.

9.12. Если в переписке или в материалах, послуживших основанием для выпуска указа, распоряжения Главы Республики Коми, постановления или распоряжения Правительства РК, имеются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в отдел секретного делопроизводства для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого решения.

9.13. Включение в дело документов по решениям, принятым в разные годы, а также черновиков, вариантов, копий документов и документов, подлежащих возврату, как правило, не допускается.

9.14. Для дел постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме. В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, который подписывается руководителем подразделения.

Хранение документов и дел

9.15. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помешается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Оформление обложки дела.

9.16. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, Министерство образования и высшей школы Республики Коми, наименование подразделения, номер дела, заголовок, крайние даты дела, количество листов в нем. На корешке обложки дела указываются номер дела и год (Приложение N 3).

Номер дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

9.17. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку указа или распоряжения Главы Республики Коми, постановления или распоряжения Правительства РК, приказа или решения коллегии министерства. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.

За основу заголовка дела переписки берется формулировка, данная в номенклатуре дел, при этом не рекомендуется использовать вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных и республиканских органов исполнительной власти, учреждений.

9.18. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечна дата - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты: регистрации входящего и исходящего документов, дата справки подразделения, дата соответствующего решения Министра.

При написании крайних дат на обложках постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

9.19. Обложка дела заполняется черными чернилами.

Нумерация листов

9.20. Листы в деле нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруется отдельно.

9.21. После нумерации листов в конце каждого дела на внутренней стороне обложки делается заверительная надпись, в которой прописью указывается фактическое количество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и дата, ставится разборчиво подпись сотрудника, сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

9.22. Листы в делах временного хранения не нумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этих делах на прокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых в данном разделе.

Передача дел в архив

9.23. Для обеспечения сохранности документов в министерстве создан архив.

9.24. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

9.25. Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по описям или номенклатурам дел.

9.26. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному министром.

Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, подписи работника архива и сотрудника, передавшего дела.

Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Составление описей дел

9.27. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.28. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно, они служат основой для подготовки сводной описи, которую готовят работник архива и по которой сдаются дела на государственное хранение.

9.29. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.30. Описи дел составляются в установленной форме в 4 экземплярах (Приложение 4).

Описи дел структурных подразделений составляются в установленной форме в двух экземплярах.

Х. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати"

10.1. Настоящий раздел определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями*1 информации (далее по тексту - документами), содержащими информацию ограниченного распространения. Данный раздел не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

10.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан в целом, а также производственных объектов;

- описания структур органов государственной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об использовании бюджетов и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

10.3. На документах (и необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометки "Для служебного пользования", "Не для печати" и номер экземпляра.

10.4. Необходимость проставления указанных пометок на документах и изданиях определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанные пометки и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой странницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой страннице сопроводительного письма к таким документам.

10.5. Должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения об отнесении к разряду ограниченного распространения и за соблюдение требований п.п.1 и 2 данного раздела.

10.6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению). За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

10.7. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурными подразделениями Министерства образования и высшей школы Республики Коми, которым поручен прием и учет несекретной документации.

10.8. Служебные документы ограниченного распространения:

- печатаются в непосредственно в структурных подразделениях Министерства;

- в левом нижнем углу или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных и размноженных экземпляров, фамилию и телефон исполнителя, фамилию машинистки и дату печатания документа, например:

отп. 1 экз. и разм. 55 экз.

исп. Петров (тел.42-16-35)

печ. Саенко

10.10.95.

10.9. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации в отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства или другие структурные подразделения. Черновики уничтожаются исполнителем документа с отражением факта уничтожения в учетных формах; документы для служебного пользования учитываются как правило, отдельно от несекретной документации, но при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами. К регистрационному индексу документов "Для служебного пользования" добавляется пометка "ДСП", например: 03-05/5013 дсп, вх.N 113 дсп. Передаются данные документы работникам отделов под расписку.

10.10. Размножаются или снимаются копии, в том числе с распорядительных документов Президента и Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми и Правительства РК только в определенном количестве согласно списку рассылки, резолюций министра, а также с разрешения руководителя подразделения, ответственного за исполнение или хранение документов. Хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах и ящиках.

10.11. Отправка документов осуществляется через отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства и сектор специальной связи.

При необходимости направления документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

10.12. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены документы с пометкой "ДСП", также проставляется пометка "ДСП".

10.13. Уничтожение дел, документов, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в подразделениях, где они хранятся. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах, магнитных носителях) об уничтожении делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

10.14. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", составляется акт приема передачи, который утверждается министром.

10.15. Проверка наличия документов, дел и изданий проводится не реже одного раза в год комиссионно, результаты проверки оформляются актом.

В случае обнаружения утраты документов, дел и изданий, содержащих сведения ограниченного распространения, либо разглашения этих сведений руководитель подразделения Министерства проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает министру. На утраченные документы, дела и издания составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

10.16. Ознакомление сотрудников подразделений Министерства и сторонних организаций с документами и делами ограниченного распространения, находящимися в архиве Министерства, осуществляется по разрешению министра, его заместителей, а также руководителей подразделений, готовивших документы или сформировавших дела. При этом документы и дела могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

10.17. При снятии пометок "Для служебного пользования" и "Не для печати" на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. При этом информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

ХI. Рассмотрение писем и организация приема граждан в Министерстве образования и высшей школы Республики Коми

11.1. Работа с письмами граждан в Министерстве ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами по делопроизводству Администрации Главы Республики Коми и Правительства РК.

11.2. Поступившие в Министерство письма граждан регистрируются в отделе организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

Ответы на обращения граждан и иная информация о рассмотрении обращений граждан, поступившие из отделов и управлений городов и районов Республики Коми, регистрируются в отделе организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

11.3. Зарегистрированные в отделе письма передаются министру для рассмотрения. Письма с поручением (резолюцией) министра передаются исполнителям.

11.4. Если поручение по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым.

Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

11.5. Письма граждан могут направляться с сопроводительным письмом на рассмотрение в орган исполнительной власти, к компетенции которого отнесены поставленные в письме вопросы. В отдельных случаях на исполнение направляются копии писем или требуется возврат подлинников вместе с ответом о результатах рассмотрения. Сопроводительные письма подписываются министром, а в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности министра.

11.6. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма, а при необходимости и Министерству.

11.7. Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

Письма граждан, поступившие с сопроводительными письмами из вышестоящих органов по спецсвязи, регистрируются сектором специальной связи и передаются в отделы исполнителям под роспись.

Письма граждан, поступившие из других органов, общественных организаций и движений, средств массовой информации, регистрируются отделом организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

11.8. Письма рассматриваются в подразделениях Министерства в срок до одного месяца со дня регистрации в отделе; а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не более 15 дней.

В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшем поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору.

11.9. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

11.10. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, поступивших в Министерство образования и высшей школы Республики Коми, осуществляет отдел организационной, кадровой и аналитической работы Министерства.

Письма граждан, по которым были даны поручения с требованием доложить о результатах рассмотрения, снимаются с контроля и списываются "в дело" тем должностным лицом, которое давало поручение, на основании информации или иного документального подтверждения их исполнения.

11.11. Прием посетителей в Министерстве образования и высшей школы Республики Коми организуется отделом организационной, кадровой и аналитической работы. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на электронных носителях и на карточках установленной формы.

Переданное на приеме письменное заявление посетителя учитывается и рассматривается в установленном порядке.

------------------------------

1 - Фото-, кино-, видео- и аудио пленки, магнитные дискеты и другие машинные носители информации

------------------------------

1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

2 При наличии ЭК структурного подразделения

3 Передаются вместе с делами канцелярии.

Образец оформления углового бланка письма министерства:

"Образец оформления углового бланка письма министерства"

Образец оформления продольного бланка письма министерства:

"Образец оформления продольного бланка письма министерства"