Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных документов по запросам граждан

Приложение

Административный регламент
предоставления государственной услуги по выдаче архивных документов по запросам граждан
(утв. приказом Службы Республики Коми по тарифам от 24 сентября 2010 г. N 61-ОД)

С изменениями и дополнениями от:

14 марта 2011 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных документов по запросам граждан (далее - Административный регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Службы Республики Коми по тарифам при предоставлении государственной услуги по выдаче архивных документов по запросам граждан (далее - государственная услуга).

2. Заявителями на предоставление государственной услуги являются граждане (физические лица), осуществляющие поиск информации, затрагивающей их права и свободы, в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - заявители).

2.1. От имени заявителей могут выступать физические лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.

3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, справочном телефоне Службы Республики Коми по тарифам и адресе электронной почты Службы Республики Коми по тарифам:

1) место нахождения Службы Республики Коми по тарифам: Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Ленина, д. 73, 5 этаж;

2) график (режим) работы Службы Республики Коми по тарифам:

понедельник - пятница: с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут;

обеденный перерыв: с 13 часов 00 минут до 14 часов 00 минут;

выходные дни: суббота и воскресенье;

3) справочный телефон Службы Республики Коми по тарифам - (8212) 29-12-32 (информационно-аналитический отдел Службы Республики Коми по тарифам);

4) адрес электронной почты Службы Республики Коми по тарифам: post@komirec.ru.

3.2. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги может быть получена заявителями:

1) непосредственно в Службе Республики Коми по тарифам;

2) по почте (по письменным запросам заявителей);

3) с использованием средств телефонной связи, электронной почты.

3.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на Интернет-сайте Службы Республики Коми по тарифам http://www.komirec.ru, Портале государственных услуг Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и Портале государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru).

Информация об изменениях:

Приказом Службы Республики Коми по тарифам от 14 марта 2011 г. N 18-ОД пункт 3 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.4

3.4. Для получения информации в помещении предоставления государственной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

текст Административного регламента;

график приема граждан;

фамилии, имена, отчества должностных лиц, участвующих в предоставлении государственной услуги;

адреса (почтовый, электронный), телефоны и режим работы Службы Республики Коми по тарифам;

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

образец заполнения письменного запроса (заявления).

4. В настоящем Административном регламенте используются следующие основные понятия:

1) запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;

3) архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

4) архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

5) архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги.

5.1. Предоставление государственной услуги по выдаче архивных документов по запросам граждан.

6. Государственная услуга предоставляется Службой Республики Коми по тарифам (далее - Служба).

7. Описание результатов предоставления государственной услуги.

7.1. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) выдача архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Службе;

2) уведомление о переадресации запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

3) оставление запроса без ответа.

8. Сроки предоставления государственной услуги.

Информация об изменениях:

Приказом Службы Республики Коми по тарифам от 14 марта 2011 г. N 18-ОД пункт 8.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.1. По письменным запросам, в том числе в форме электронного документа, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации запроса.

8.2. В случаях, предусмотренных законодательством, руководитель Службы вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

О продлении сроков рассмотрения запроса заявители уведомляются письменно по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса заявителя).

8.3. В случае отсутствия в Службе архивных документов или если в запросе содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Службы, заявитель в семидневный срок со дня регистрации запроса уведомляется о переадресации запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.

8.4. Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления государственной услуги, указаны в разделе III настоящего Административного регламента.

Информация об изменениях:

Приказом Службы Республики Коми по тарифам от 14 марта 2011 г. N 18-ОД в пункт 9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9. Государственная услуга предоставляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);

Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 14.05.2010, N 17, ст. 387).

10. Предоставление государственной услуги является бесплатным и осуществляется за счет средств республиканского бюджета Республики Коми.

11. Основанием для предоставления государственной услуги является запрос от заявителей.

11.1. В письменном запросе указываются следующие обязательные реквизиты:

1) наименование Службы либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица либо должность соответствующего лица;

2) фамилия, имя, отчество заявителя;

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации запроса;

4) изложение сути запроса;

5) дата написания запроса;

6) личная подпись заявителя.

11.2. В запросе, поступившем в Службу по информационным системам общего пользования в электронной форме, заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество, адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме). Заявитель вправе приложить к такому запросу необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

11.3. Ответ на запрос, поступивший в Службу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в запросе.

12. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

13. Ответ на запрос не дается, если в запросе не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение в органы или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, запрос может быть оставлен без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления правом.

Если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (два и более раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в нем не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Службы вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. Обязательным условием для прекращения переписки является то, что указанный запрос неоднократно направлялся в Службу. О принятом решении заявитель уведомляется письменно.

14. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

14.1. Запросы граждан подлежат обязательной регистрации в течение рабочего дня с даты поступления в Службу или уполномоченному должностному лицу.

15. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

15.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги составляет не более 10 минут.

15.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 20 минут.

16. Требования к местам предоставления государственной услуги.

16.1. Места предоставления государственной услуги должны обеспечивать возможность реализации прав инвалидов на предоставление по их запросу государственной услуги.

16.2. Вход в здание по месту нахождения Службы оборудуется табличкой с названием Службы на государственных языках Республики Коми.

16.3. Прием заявителей осуществляется в специально отведенных помещениях Службы, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов, названий структурных подразделений Службы, ответственных за предоставление государственной услуги, оборудуются стульями, столами (стойками). На столах (стойках) находятся писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки).

16.4. Для ожидания заявителям отводятся места, оборудованные стульями, скамьями, кресельными секциями. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.

16.5. Для получения информации и возможности оформления документов заявителям отводятся места, которые оборудуются стульями, столами (стойками). На столах (стойках) находятся писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки).

16.6. Каждое рабочее место должностного лица Службы должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

16.7. Показатели доступности и качества государственной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения государственной услуги в электронной форме (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронной форме)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление государственной услуги в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	0

Информация об изменениях:

Приказом Службы Республики Коми по тарифам от 14 марта 2011 г. N 18-ОД в раздел III настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

III. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

17. Предоставление государственной услуги включает следующие административные процедуры:

1) прием, регистрация запроса и прилагаемых к нему материалов (в том числе в электронной форме), их направление на предварительное рассмотрение в информационно-аналитический отдел Службы (далее - отдел Службы);

2) предварительное рассмотрение запроса;

3) выдача архивной справки, архивной копии или архивной выписки; уведомление о переадресации запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов; оставление запроса без ответа.

Блок-схема последовательности административных процедур предоставления государственной услуги по выдаче архивных документов по запросам граждан приведена в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

18. Описание административной процедуры по приему, регистрации, запроса и прилагаемых к нему материалов (в том числе в электронной форме), их направлении на предварительное рассмотрение в отдел Службы.

18.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в Службу.

18.2. Прием запроса в Службу осуществляется следующими способами:

1) через почтовые отделения;

2) лично от заявителя;

3) по электронной почте.

18.3. Запрос и прилагаемые к нему материалы в день их поступления в Службу регистрируются в приемной Службы должностным лицом, ответственным за прием документов в Службе, с присвоением регистрационного номера, указанием даты поступления документов и направляются для предварительного рассмотрения в отдел Службы.

18.4. Запрос, поступивший в Службу по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

18.5. Регистрации и учету подлежат все поступившие запросы, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным для письменных запросов пунктом 11.1 настоящего Административного регламента.

18.6. Результатом указанных административных действий является регистрация поступившего запроса и прилагаемых к нему материалов с присвоением регистрационного номера, указанием даты поступления документов и их направление для предварительного рассмотрения в отдел Службы. Данный результат фиксируется в материалах переписки Службы и в системе электронного документооборота Службы.

19. Описание административной процедуры по предварительному рассмотрению запроса.

19.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного запроса с прилагаемыми к нему материалами в отдел Службы.

19.2. Должностное лицо, ответственное за осуществление предварительного рассмотрения запроса (далее - ответственное должностное лицо), определяется начальником отдела Службы в день поступления запроса в отдел Службы.

19.3. Ответственное должностное лицо осуществляет предварительное рассмотрение запроса для установления:

1) соответствия запроса требованиям, указанным в пунктах 11.1, 11.2 настоящего Административного регламента;

2) отсутствия оснований для оставления запроса без ответа, предусмотренных в пункте 13 настоящего Административного регламента;

3) исключен;

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 3 пункта 19.3

4) местонахождения архивных документов и необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса.

19.4. В случае наличия оснований для оставления запроса без ответа, предусмотренных в пункте 13 настоящего Административного регламента, ответственным должностным лицом запрос оставляется без ответа.

19.5. В случае соответствия запроса требованиям, установленным настоящим Административным регламентом, ответственное должностное лицо в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления запроса в отдел Службы, готовит проект архивной справки, архивной копии или архивной выписки.

19.6. В случае соответствия запроса требованиям, установленным настоящим Административным регламентом, ответственное должностное лицо готовит проект архивной справки, архивной копии или архивной выписки.

19.7. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы должностного лица, ответственного за исполнение запроса по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.

Архивная справка составляется по установленной форме (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту) на бланке Службы.

19.8. Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

19.9. Архивные копии и архивные выписки готовятся на бланке Службы с обозначением названия документа "Архивная копия" и "Архивная выписка".

19.10. Результатом выполнения указанных административных действий является подготовленный проект архивной справки, архивной копии или архивной выписки либо проект уведомления об оставлении запроса без ответа, проект уведомления о переадресации запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов. Данный результат фиксируется в материалах переписки Службы и в системе электронного документооборота Службы.

20. Описание административной процедуры по выдаче архивной справки, архивной копии или архивной выписки.

20.1. Основанием для начала административной процедуры является подготовленный проект архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Проект архивной справки, архивной копии и архивной выписки в срок, не превышающий 25 дней с даты регистрации запроса, представляется на подпись руководителю Службы с согласованием данного проекта с начальником отдела Службы и заместителем руководителя Службы, осуществляющего координацию и контроль работы отдела Службы.

20.2. Подписанные руководителем Службы архивные справки, архивные копии, архивные выписки в срок, не превышающий 30 дней с даты регистрации запроса, выдаются:

1) заявителям на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

2) посредством почтовой связи с уведомлением о вручении;

3) третьим лицам при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности.

20.3. Результатом выполнения указанных административных действий является выдача архивной справки, архивной копии или архивной выписки заявителю. Данный результат фиксируется в материалах переписки Службы и в системе электронного документооборота Службы.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

21. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Службы положений настоящего Административного регламента, а также за принятием решений должностными лицами Службы в ходе предоставления государственной услуги осуществляет их непосредственный руководитель.

22. Плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги.

22.1. Плановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются путем проведения руководителем Службы анализа ежеквартальных отчетов, подготавливаемых начальником отдела Службы и подлежащих согласованию у заместителя руководителя Службы, осуществляющего координацию и контроль работы отдела Службы подразделения Службы.

22.2. Внеплановая проверка за полнотой и качеством предоставления государственной услуги осуществляется путем проведения руководителем Службы анализа подготовленного по его поручению начальником отдела Службы отчета о текущем предоставлении государственной услуги, согласованного у заместителя руководителя Службы, осуществляющего координацию и контроль работы отдела Службы.

Указанная проверка проводится руководителем Службы, в том числе в случае поступления в Службу соответствующих жалоб и запросов.

22.3. Ответственные должностные лица Службы несут ответственность за соблюдение требований настоящего Административного регламента, за осуществляемые действия (бездействие) и принимаемые решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством.

V. Досудебный порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

23. Заявители имеют право обжаловать в досудебном порядке действия (бездействие) должностных лиц Службы и принятые ими решения в ходе предоставления государственной услуги руководителю Службы.

23.1. Предметом досудебного обжалования могут являться нарушения положений настоящего Регламента.

23.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является направление заинтересованным лицом письменной жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Службы руководителю Службы.

23.3. Должностным лицом, ответственным за прием жалоб, является сотрудник Службы, на которого руководителем Службы возложено исполнение соответствующих обязанностей. Прием жалоб осуществляется по адресу, указанному в пункте 3.1 настоящего Административного регламента.

23.4. В случае если в жалобе не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ по жалобе руководитель Службы, а в случае его отсутствия - заместитель руководителя Службы вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

Если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией незамедлительно.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу государственного органа, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица Службы, а также членов его семьи, руководитель Службы, а в случае его отсутствия - заместитель руководителя Службы вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заинтересованному лицу, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заинтересованному лицу, направившему жалобу, в течение 7 дней с момента регистрации жалобы, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в жалобе содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Службы либо по его поручению заместитель руководителя Службы, курирующий вопросы исполнения государственной функции, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заинтересованным лицом по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется заинтересованное лицо, направившее жалобу.

Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заинтересованному лицу, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

23.5. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заинтересованное лицо вправе вновь направить жалобу в Службу.

23.6. Заинтересованное лицо может получить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения письменной жалобы, в Службе.

23.7. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации письменного запроса. В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен по решению руководителя Службы, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением заинтересованного лица.

23.8. Запросы заинтересованного лица, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

23.9. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о выполнении действий по предоставлению государственной услуги в полном объеме и применении мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего административного регламента, которые повлекли за собой жалобу заинтересованного лица.

23.10. Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобах вопросов, принятие необходимых мер и направление письменных ответов (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобах вопросов.