Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация запроса и приложенных к нему документов, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;

2) исполнение запроса;

3) выдача (направление) заявителю результата предоставления государственной услуги.

Государственная услуга в МФЦ не предоставляется.

3.2. Последовательность выполнения административных процедур при предоставлении государственной услуги

Блок-схема последовательности административных процедур при предоставлении государственной услуги приводится в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.

3.3. Прием и регистрация запроса и приложенных к нему документов, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Министерство письменного запроса, указанного в пункте 2.7 настоящего Административного регламента.

3.3.2. Сотрудник Общего отдела, ответственный за прием и регистрацию документов, регистрирует запрос в системе электронного документооборота в течение 1 календарного дня с даты поступления запроса в Министерство. В случае поступления запроса в выходной или праздничный день регистрация производится в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

Прием письменного запроса в Министерство осуществляется следующими способами:

через почтовое отделение;

лично от заявителя;

по факсимильной связи;

по электронной почте.

3.3.3. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.3.4. При поступлении запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Административным регламентом. Если в таком запросе указан адрес электронной почты и (или) почтовый адрес, то заявителю направляется уведомление о приеме электронного запроса к рассмотрению.

3.3.5. При приеме запроса лично от заявителя по его просьбе изготавливается копия запроса, на котором ставится штамп, дата, регистрационный номер, подпись должностного лица, принявшего запрос.

3.3.6. При вскрытии конверта проверяется наличие прилагаемых документов, правильность и целостность документов, в том числе приложенных к запросу. Конверт от поступившего письма не уничтожается в случае, когда только по конверту можно определить адрес заявителя, дату отправки и получения запроса.

3.3.7. Запрос после регистрации направляется министру (заместителю министра), который рассматривает запрос в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Запрос с резолюцией министра (заместителя министра) передается исполнителю в течение одного рабочего дня после рассмотрения.

3.3.8. Критерием принятия решения является соответствие запроса требованиям Регламента.

3.3.9. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 календарных дня с даты поступления запроса в Министерство.

3.3.10. Результатом административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией министра (заместителя министра) на исполнение в общий отдел должностному лицу, предоставляющему государственную услугу.

Способ фиксации результата административной процедуры регистрация запроса в электронной системе документооборота Министерства.

3.4. Исполнение запроса

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в Общий отдел.

Сотрудник Общего отдела, ответственный за исполнение запроса (далее - ответственное должностное лицо), осуществляет анализ тематики запроса для определения:

местонахождения архивных документов или необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса;

степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.4.2. В случае отсутствия в Министерстве указанных в запросе заявителя архивных документов и при наличии в Министерстве информации о местонахождении запрашиваемых сведений ответственное должностное лицо в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса направляет его в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в запросе вопросов, с письменным уведомлением заявителя о переадресации запроса.

3.4.3. При наличии оснований, указанных в пп. 1 - 3 п. 2.12.2 настоящего Административного Регламента, заявителю в течение 7 рабочих дней с даты регистрации запроса направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.

3.4.4. В случае неполноты информации (требуются дополнительные сведения и уточнения), содержащейся в запросе, ответственное должностное лицо в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса направляет заявителю письменное уведомление о необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.4.5. При отсутствии оснований, указанных в п. 2.12 настоящего Административного Регламента, и наличии в Министерстве запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Министерстве.

3.4.6. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.

3.4.7. Архивная справка составляется по установленной форме (приложение N 4 к настоящему Регламенту) на бланке Министерства, подписывается министром (заместителем министра), а также ответственным должностным лицом, подготовившим архивную справку, и заверяется печатью Министерства.

3.4.8. Ответственное должностное лицо оформляет архивную справку в соответствии с пунктами 3.4.6, 3.4.7 настоящего Регламента в 2-х экземплярах.

3.4.9. Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

3.4.10. Архивные выписки готовятся на бланке письма Министерства с обозначением названия документа "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется. На копиях, сделанных с оригинальных документов, ставится печать "Копия верна". Архивные копии и архивные выписки заверяются Исполнителем, подготовившего архивную копию или архивную выписку, а также печатью Министерства.

3.4.11. Ответственное должностное лицо оформляет архивную копию или архивную выписку в соответствии с пунктами 3.4.9 - 3.4.11 настоящего Регламента в 2-х экземплярах.

3.4.12. К архивной справке, архивной копии и архивной выписке Исполнителем запросов прилагается сопроводительное письмо. Первый экземпляр сопроводительного письма с приложенными документами направляется в адрес заявителя, второй экземпляр сопроводительного письма помещается в дело.

3.4.13. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут выдаваться:

заявителю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

третьим лицам при предъявлении оформленного в соответствии с законодательством документа, подтверждающего полномочия заявителя.

3.4.14. Административные действия, указанные в п. 3.4.5 - 3.4.13 настоящего Административного регламента, осуществляются в пределах срока, указанного в п. 2.5 настоящего Административного регламента.

3.4.15. Критерием принятия решения является соответствие запроса требованиям настоящего Регламента.

3.4.16. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 26 календарных дней со дня поступления документов Исполнителю.

3.4.17. Результатом административной процедуры является:

1) принятие решения о направлении заявителю запрашиваемых архивных документов;

2) принятие решения об отказе в предоставлении государственной услуги и направление уведомления заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа;

3) принятие решения о переадресации заявления в соответствующий орган и направление письменного уведомления заявителю о переадресации заявления.

Способ фиксации результата административной процедуры проставление в электронной системе документооборота Министерства пометки "Исполнено".

3.5. Выдача (направление) заявителю результата предоставления государственной услуги

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры являются оформленные в установленном порядке:

- уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги,

- архивная справка, архивная копия, архивная выписка.

3.5.2. Лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является должностное лицо Общего отдела (далее - Исполнитель).

3.5.3 Исполнитель в течение 1 календарного дня после подписания министром (заместителем министра) регистрирует архивные справки, архивные копии, архивные выписки либо уведомление об отказе в их выдаче в системе электронного документооборота с указанием даты выдачи и реквизитов документа.

3.5.4 Исполнитель первый экземпляр уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки в течение 1 календарного дня со дня их регистрации в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги, указанного в запросе:

1) направляет заявителю уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги, архивную справку, архивную копию, архивную выписку (далее - результат предоставления государственной услуги) с сопроводительным письмом, подписанным министром (заместителем министра), по адресу, указанному в запросе;

2) сообщает заявителю (представителю заявителя) посредством телефонной связи, а также в письменной форме о готовности результата предоставления государственной услуги, приглашает заявителя (представителя заявителя) для получения результата предоставления государственной услуги и информирует заявителя (представителя заявителя) о дате явки для получения результата предоставления государственной услуги, но не позднее 2 календарных дней со дня регистрации запроса (в пределах срока, установленного пунктом 2.5 настоящего Административного регламента).

3.5.5. В случае неявки заявителя (представителя заявителя) для получения результата государственной услуги в пределах срока, установленного в соответствии с частью 2 пункта 3.5.4 настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо в день окончания указанного срока направляет заявителю результат предоставления государственной услуги с сопроводительным письмом, подписанным министром (заместителем министра), по адресу, указанному в запросе посредством почтовой связи.

3.5.6. Критерием принятия решения является наличие подписанных министром (заместителем министра) уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки.

3.5.7. Максимальный срок выполнения административной процедуры в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги составляет:

1 календарный день со дня подписания министром (заместителем министра) результата предоставления государственной услуги - в случае направления посредством почтовой, электронной связи;

2 календарных дня со дня подписания руководителем министром (заместителем министра) результата предоставления государственной услуги - в случае получения лично заявителем (представителем заявителя).

3.5.8. Результатом административной процедуры является выдача заявителю (представителю заявителя):

1) архивной справки, архивной копии или архивной выписки на основании архивных документов, хранящихся в Министерстве, с сопроводительным письмом;

2) письменного уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

Способ фиксации результата административной процедуры регистрация документа, являющегося результатом административной процедуры, в системе электронного документооборота Министерства.

3.6. Исправление допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах

В случае выявления заявителем опечаток, ошибок в полученном заявителем документе, являющемся результатом предоставления государственной услуги, заявитель вправе обратиться в Министерство с заявлением об исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах.

3.6.1. Основанием для начала процедуры по исправлению опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги (далее - процедура), является поступление в Министерство заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги (далее - заявление об исправлении опечаток и (или) ошибок).

3.6.2. Заявление об исправлении опечаток и (или) ошибок с указанием способа информирования о результатах его рассмотрения и документы, в которых содержатся опечатки и (или) ошибки, представляются следующими способами:

- лично (заявителем представляются оригиналы документов с опечатками и (или) ошибками, специалистом Министерства делаются копии этих документов);

- через организацию почтовой связи (заявителем направляются копии документов с опечатками и (или) ошибками).

Прием и регистрация заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 настоящего Административного регламента, за исключением положений, касающихся возможности представлять документы в электронном виде.

3.6.3. Заявление об исправлении опечаток и (или) ошибок после регистрации направляется министру (заместителю министра), который рассматривает указанное заявление в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Запрос с резолюцией министра (заместителя министра) передается исполнителю в течение одного рабочего дня после рассмотрения.

По результатам рассмотрения заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок сотруднику Общего отдела в течение двух рабочих дней:

- принимает решение об исправлении опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги, и уведомляет заявителя о принятом решении способом, указанным в заявлении об исправлении опечаток и (или) ошибок (с указанием срока исправления допущенных опечаток и (или) ошибок);

- принимает решение об отсутствии необходимости исправления опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги, и готовит мотивированный отказ в исправлении опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги.

Исправление опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги, осуществляется сотрудником Общего отдела в течение трех рабочих дней.

При исправлении опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги, не допускается:

- изменение содержания документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги;

- внесение новой информации, сведений из вновь полученных документов, которые не были представлены при подаче заявления о предоставлении государственной услуги.

3.6.4. Критерием принятия решения об исправлении опечаток и (или) ошибок является наличие опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, являющихся результатом предоставления государственной услуги.

3.6.5. Максимальный срок исполнения административной процедуры составляет не более семи рабочих дней со дня поступления в Министерство заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок.

3.6.6. Результатом процедуры является:

- исправленные документы, являющиеся результатом предоставления государственной услуги;

- мотивированный отказ в исправлении опечаток и (или) ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги.

Выдача заявителю исправленного документа производится в порядке, установленном пунктом 3.5 настоящего Регламента.

3.6.7. Способом фиксации результата процедуры является регистрация исправленного документа или принятого решения в журнале исходящей документации.

Документ, содержащий опечатки и (или) ошибки, после замены подлежит уничтожению, факт которого фиксируется в деле по рассмотрению обращения заявителя.

Информация об изменениях:

Пункт 3.6 дополнен подпунктом 3.6.8 с 6 августа 2018 г. - Приказ Министерства строительства и дорожного хозяйства Республики Коми от 24 июля 2018 г. N 325-ОД

3.6.8. Плата с заявителя в случае внесения изменений, направленных на исправление ошибок, допущенных по вине Министерства и (или) должностного лица, в выданный по результатам предоставления государственной услуги документ, не взимается.