Приложение. Положение об отделе муниципального архива организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский"

Приложение

Положение
об отделе муниципального архива организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский"
(утв. постановлением администрации муниципального района "Прилузский" от 10 марта 2015 г. N 291)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом муниципального образования муниципального района "Прилузский".

1.2. Отдел муниципального архива организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский" (далее - Отдел муниципального архива) является структурным подразделением организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский" (далее - Администрация).

1.3. Отдел муниципального архива осуществляет свою деятельность под общим руководством руководителя Администрации и находится в непосредственном подчинении начальника организационно-правового управления - заведующего отделом правовой, кадровой и организационной работы Администрации.

1.4. Отдел муниципального архива в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, законами Республики Коми и иными нормативными правовыми актами Республики Коми, Уставом муниципального образования муниципального района "Прилузский" и иными муниципальными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.5. Отдел муниципального архива осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации, а также в установленном порядке с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Республики Коми, государственными органами Республики Коми, иными органами местного самоуправления и организациями.

1.6. Отдел муниципального архива не является юридическим лицом.

2. Основные задачи отдела муниципального архива

2.1. Основными задачами являются:

2.1.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Республики Коми, хранящихся в Отделе муниципального архива.

2.1.2. Комплектование архивных фондов документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

2.1.3. Информационное обеспечение, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

2.1.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

2.1.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Республики Коми, органов местного самоуправления в области архивного дела.

3. Функции отдела муниципального архива

3.1. Функциями Отдела муниципального архива являются:

3.1.1. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов - хранение и учет:

- документов Архивного фонда Республики Коми, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский";

- документов юридических и физических лиц, в том числе документов личного происхождения, семейных архивов, документальных коллекций, воспоминаний лиц, деятельность которых связана с историей района, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;

- документов на нетрадиционных носителях (фото-, фоно-, видеодокументов), отображающих прошлое и настоящее района;

- документов по личному составу ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемника;

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих архивные фонды;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых в практической работе.

3.1.2. Представление в установленном порядке учетных данных в Архивное агентство Республики Коми.

3.1.3. Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.

3.1.4. Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе муниципального архива.

3.1.5. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности.

3.1.6. Хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения.

3.1.7. Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский".

3.1.8. Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела муниципального архива.

3.1.9. Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

3.2. В сфере комплектования: комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для поселения, в том числе:

3.2.1. отбор и прием документов постоянного хранения;

3.2.2. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе муниципального архива.

3.3. Руководство организационно-методической деятельностью ведомственных архивов, муниципальных организаций и содействие организациям других форм собственности.

3.3.1. Осуществление методического руководства по архивному делопроизводству и ведомственному хранению документов, в том числе по личному составу.

3.3.2. Контроль за ведением в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования Отдела муниципального архива.

3.3.3. Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций.

3.3.4. Рассмотрение и представление в Архивное агентство Республики Коми поступивших от организации описей дел постоянного хранения.

3.3.5. Рассмотрение и согласование описей дел по личному составу.

3.3.6. Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по организации и методике работы с документами.

3.4. В сфере использования архивных документов: информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

3.4.1. информирование органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений о составе и содержании документов Отдела муниципального архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

3.4.2. организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

3.4.3. исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, в том числе в электронном виде; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан специалистами по вопросам их компетенции;

3.4.4. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

4. Права

4.1. Отделу муниципального архива для выполнения возложенных на него задач предоставляется право:

- представлять администрацию муниципального района по вопросам, входящим в компетенцию Отдела муниципального архива;

- вносить на рассмотрение Администрации и Архивного агентства Республики Коми предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе муниципального архива; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документооборота в делопроизводстве организаций;

- участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов развития архивного дела и документационного обеспечения управления, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.3. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский", независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, соблюдения федерального и регионального архивного законодательства.

4.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский", обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях по архивному делу, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Взаимодействовать в своей деятельности с организациями муниципального образования муниципального района "Прилузский", Архивным управлением Республики Коми, общественными организациями; создавать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

5. Организация деятельности отдела муниципального архива

5.1. Отдел муниципального архива возглавляет заведующий Отделом муниципального архива, действующий на основании настоящего положения и должностной инструкции.

Заведующий Отделом муниципального архива назначается на должность и освобождается от должности руководителем Администрации по представлению начальника организационно-правового управления - заведующего отдела правовой, кадровой и организационной работы администрации муниципального района "Прилузский".

5.2. Заведующий Отделом муниципального архива:

- осуществляет руководство деятельностью Отдела муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел муниципального архива;

- осуществляет планирование деятельности Отдела муниципального архива, утверждает план работы, а также отчеты о его выполнении;

- распределяет обязанности между работниками Отдела муниципального архива, разрабатывает должностные инструкции работников Отдела муниципального архива, а также дает поручения работникам Отдела муниципального архива;

- подписывает заключения, письма и иные документы в пределах своей компетенции;

- выполняет иные поручения руководителя Администрации.

5.3. В период временного отсутствия заведующего отделом муниципального архива его обязанности исполняет главный специалист Отдела муниципального архива.

6. Ответственность

Сотрудники Отдела муниципального архива несут ответственность за невыполнение и (или) ненадлежащее выполнение своих обязанностей в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Коми, муниципальными правовыми актами и их должностными инструкциями.