Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;

2) исполнение запроса.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.2. Прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Агентство письменного запроса в соответствии с п. 2.6.1 настоящего Регламента.

3.2.2. Прием документов осуществляется следующими способами:

1) посредством почтового отправления;

2) лично от заявителя.

3.2.3. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист Агентства, ответственный за прием и регистрацию входящей корреспонденции.

3.2.4. Критерием принятия решения при выполнении административной процедуры является соответствие письменного запроса требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом.

3.2.5. При приеме запроса лично от заявителя на втором экземпляре принятого запроса делается отметка с указанием даты приема запроса, фамилии и инициалов лица, принявшего запрос, и сообщается контактный телефон Агентства для справок по запросу.

3.2.6. На запросе проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

3.2.7. Запрос в течение 1 календарного дня со дня регистрации запроса направляется руководителю Агентства, который рассматривает запрос в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Запрос с резолюцией руководителя Агентства в день написания резолюции руководителем Агентства передается на исполнение сотруднику, указанному в резолюции. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 календарных дня со дня поступления в Агентство документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента.

3.2.8. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией руководителя Агентства на исполнение сотруднику, указанному в резолюции.

Результат административной процедуры фиксируется в системе электронного документооборота.

3.3. Исполнение запроса

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией руководителя Агентства на исполнение сотруднику, указанному в резолюции.

3.3.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является сотрудник, указанный в резолюции руководителя Агентства (далее - ответственное должностное лицо).

Ответственными должностными лицами являются:

специалист по кадровым вопросам - по запросам о подтверждении стажа работы, о подтверждении награждения;

специалист по финансово-экономическим вопросам - по запросам о подтверждении размеров заработной платы;

специалист, ответственный за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Агентства, - по непрофильным запросам.

3.3.3. Ответственное должностное лицо в течение 5 календарных дней со дня поступления зарегистрированного запроса на исполнение осуществляет анализ тематики запроса для определения:

1) местонахождения архивных документов или необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса;

2) степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.3.4. При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.11.2. Регламента, заявителю в течение 17 календарных дней с даты регистрации запроса ответственным должностным лицом направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.

3.3.5. При отсутствии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги и наличии в Агентстве запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо после изучения тематики зарегистрированного запроса в течение 17 календарных дней осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Агентстве.

3.3.6. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.

3.3.7. Архивная справка оформляется ответственным должностным лицом в 2-х экземплярах по установленной форме согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту на бланке Агентства, подписывается ответственным должностным лицом, подготовившим архивную справку, и в течение 1 календарного дня со дня ее составления направляется ответственным должностным лицом на подпись руководителю Агентства.

3.3.8. Руководитель Агентства в течение 2 календарных дней со дня поступления архивной справки на подпись подписывает архивную справку, заверяет гербовой печатью Агентства.

Первый экземпляр архивной справки в течение 2 календарных дней со дня подписания руководителем Агентства направляется (выдается) заявителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Агентства. Второй экземпляр архивной справки в течение 2 календарных дней со дня подписания руководителем Агентства помещается в дело.

3.3.9. Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

3.3.10. Архивные копии и архивные выписки готовятся ответственным должностным лицом в течение 17 календарных дней со дня поступления на исполнение зарегистрированного запроса на бланке письма Агентства с обозначением названия документа "Архивная копия" и "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

3.3.11. Архивные копии и архивные выписки оформляются ответственным должностным лицом в 2-х экземплярах и в течение 1 календарного дня со дня ее оформления направляются ответственным должностным лицом на подпись руководителю Агентства.

Первый экземпляр архивной копии или архивной выписки направляется (выдается) заявителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Агентства.

Второй экземпляр сопроводительного письма, архивной копии или архивной выписки помещается в дело.

3.3.12. Архивные копии и архивные выписки в течение 2 календарных дней со дня поступления архивной копии или архивной выписки на подпись заверяются подписью руководителя Агентства, а также гербовой печатью Агентства.

3.3.13. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут выдаваться:

заявителю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

третьим лицам при предъявлении оформленного в соответствии с законодательством документа, подтверждающего полномочия заявителя.

3.3.14. Критерием принятия решения при выполнении административной процедуры является соответствие запроса требованиям настоящего Регламента.

3.3.15. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 27 календарных дней со дня поступления зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией руководителя Агентства на исполнение сотруднику, указанному в резолюции.

3.3.16. Результатом административной процедуры является:

1) выдача заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Агентстве;

2) выдача заявителю письменного мотивированного ответа об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

Результат административной процедуры фиксируется в системе электронного документооборота с пометкой "исполнено" как ответственным должностным лицом, так и специалистом, ответственным за прием и регистрацию входящей корреспонденции.

3.3.17. Государственная услуга через МФЦ не предоставляется.