Приложение N 4. Инструкция по замещению отсутствующих пользователей в системе электронного документооборота

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 Регламент дополнен приложением N 4

Приложение N 4

к Регламенту работы администрации

муниципального образования

городского округа "Ухта"

Инструкция
по замещению отсутствующих пользователей в системе электронного документооборота

1. Уведомление заведующего отделом кадров

1.1. Настройка замещения пользователей в СЭД "Directum" осуществляется в случае, если предполагается отсутствие работника на рабочем месте в течение 2 (двух) и более дней.

1.2. При возникновении отклонений рабочего времени в связи с командировкой, отпуском и т.д. на основании документа, который изначально оформляется сотрудником отдела кадров, дополнительного уведомления от руководителя структурного подразделения не требуется. Оформление замещения отсутствующего работника инициируется заведующим отделом кадров самостоятельно, но с последующим уведомлением замещающего в соответствии с р. 3 настоящей Инструкции.

1.3. При возникновении отклонений рабочего времени, изначально не подтвержденных документом, оформление замещения отсутствующего работника производится в соответствии с п.п. 1.4 - 1.5 данной Инструкции.

1.4. В день поступления информации об отсутствии сотрудника подразделения и предполагаемом периоде его отсутствия руководитель структурного подразделения обязан уведомить об этом заведующего отделом кадров.

1.5. Уведомление заведующего отделом кадров осуществляется путем создания в СЭД "Directum" новой задачи. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

- открыть папку "Исходящие" и на панели инструментов нажать кнопку "Создать новую задачу";

- в открывшейся карточке задачи необходимо заполнить поля:

- Тема: "Замещение (Ф.И.О. замещаемого) с (дата начала замещения) по (дата окончания замещения)";

- Маршрут: указать Ф.И.О. заведующей отделом кадров;

- Тип заданий: "Задание";

- Срок по этапам: указать дату создания задачи и время (+2 часа от момента создания задачи);

- в поле ввода текста указать Ф.И.О. замещаемого (отсутствующего), Ф.И.О. замещающего, предполагаемый период замещения, причину отсутствия;

- стартовать задачу.

2. Настройка замещения

2.1. Настройка замещения пользователей в СЭД "Directum" осуществляется заведующим отделом кадров.

2.2. После получения задания на оформление замещения работника заведующий отделом кадров в СЭД "Directum" открывает справочник "Замещение пользователей" в папке "Компоненты"/"Утилиты администратора"/"Пользователи", добавляет новую запись, заполняет необходимые поля, сохраняет запись.

3. Уведомление замещающего пользователя

3.1. После настройки замещения заведующий отделом кадров уведомляет об этом замещающего, выполнив следующие действия:

- из карточки полученного задания на оформление замещения нажатием кнопки "Создать подзадачу" открывает карточку создаваемой подзадачи;

- в открывшейся карточке заполняет поля:

- Тема: "Замещение (Ф.И.О. замещаемого) с (дата начала замещения) по (дата окончания замещения)". Данное поле заполняется автоматически;

- Маршрут: указать Ф.И.О. замещающего;

- Тип заданий: "Уведомление";

- Срок по этапам: указать дату создания уведомления;

- В поле ввода текста: "Вы назначены замещающим (Ф.И.О. замещаемого (отсутствующего), на период с ____ (дата начала замещения) по _____ (дата окончания замещения).

(Дата начала замещения) проверьте в СЭД "Directum" доступ к папкам "Входящие" и "Исходящие" замещаемого пользователя. В случае его отсутствия обратитесь к заведующему отделом муниципальных информационных систем (МИС);

- стартует созданную подзадачу.

3.2. После старта созданной подзадачи заведующий отделом кадров выполняет полученное задание по настройке замещения с результатом "Выполнено".

4. Техническое сопровождение замещения

4.1. В первый день замещения, после получения уведомления о назначении замещающим отсутствующего работника, замещающий проверяет наличие папок "Входящие" и "Исходящие" замещаемого пользователя в своей папке "Входящие". В случае их отсутствия сообщает об этом заведующему отделом МИС.

Для этого из полученного уведомления создает подзадачу, заполняет поля карточки:

- Тема: "Замещение (Ф.И.О. замещаемого) с (дата начала замещения) по (дата окончания замещения)". Данное поле заполняется автоматически;

- Маршрут: указывает Ф.И.О. заведующего отделом МИС;

- Тип заданий: "Задание";

- Срок по этапам: указывает дату создания подзадачи и время (+2 часа от момента создания подзадачи);

- В поле ввода текста: "В моих папках "Входящие" и "Исходящие" СЭД "DIRECTUM" НЕТ папок "Входящие" и "Исходящие" замещаемого пользователя" и стартует задачу.

4.2. Заведующий отделом МИС после получения задания совершает необходимые действия для обеспечения доступа замещающему к папкам "Входящие" и "Исходящие" замещаемого работника (через создание подзадачи ведущему программисту и приемку задания-контроль) и выполняет полученное задание с результатом "Выполнено".

4.3. После получения задания-контроль от заведующего отделом МИС замещающий пользователь проверяет наличие доступа к папкам "Входящие" и "Исходящие" замещаемого пользователя. Если доступ к папкам обеспечен, принимает задание-контроль. Если доступ не обеспечен, отправляет задание на доработку.

5. Продление периода замещения

5.1. Если период замещения отсутствующего работника необходимо продлить, руководитель структурного подразделения извещает об этом заведующего отделом кадров в порядке, предусмотренном п. 1.5 р. 1 настоящей Инструкции.

5.2. После получения задания на продление периода замещения отсутствующего работника заведующий отделом кадров в СЭД "Directum" открывает справочник "Замещение пользователей" в папке "Компоненты"/"Утилиты администратора"/"Пользователи", вносит изменения в уже существующую запись - меняет дату окончания замещения, сохраняет запись.

5.3. Уведомление замещающего о продлении срока замещения осуществляется в порядке, предусмотренном р. 3 настоящей Инструкции.

6. Замещение административно-управленческого персонала

6.1. Настройка замещения отсутствующих работников административно-управленческого персонала осуществляется в порядке, предусмотренном р.р. 2-5 настоящей Инструкции.