Приложение N 3. Инструкция по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим письмам с использованием типового маршрута 1 РИК

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 Регламент дополнен приложением N 3

Приложение N 3

к Регламенту работы администрации

муниципального образования

городского округа "Ухта"

Инструкция
по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим письмам с использованием типового маршрута 1 РИК
(Резолюция, Исполнение, Контроль)

1. Вынесение резолюции и направление документа на исполнение (заместители руководителя администрации)

1.1. После регистрации входящего документа специалист общего отдела направляет его по маршруту 1 РИК "Резолюция, Исполнение, Контроль". В папку "Входящие" заместителя руководителя администрации поступает задание "На резолюцию" с возможными вариантами выполнения:

- "Отправить в работу";

- "Вернуть отправителю";

- "Закрыть задание без направления исполнителю".

1.2. Для отправки документа в работу заместителю руководителя администрации необходимо выполнить следующие действия:

- в области ввода текста карточки задания написать резолюцию в формате Ф.И.О. сотрудника - резолюция. Если в резолюции указано несколько исполнителей - то необходимо также указать Ф.И.О. ответственного лица;

- нажать на кнопку "Выполнить"/вариант "Отправить в работу" и подтвердить выполнение задания;

- заполнить поля в открывшемся окне "Параметры маршрута":

- в поле "Уведомление (направить уведомление по текущей задаче)" - указать Ф.И.О. сотрудника, которому должно прийти уведомление о начале работ по исполнению входящего документа. При этом от него не требуется обязательных действий по исполнению документа. При необходимости пользователь может путем создания подзадачи из полученного уведомления направить любому участнику процесса свои замечания или указания;

- в поле "Исполнители" - указать Ф.И.О. соответствующего исполнителя, если документ не требует дополнительной резолюции и направляется напрямую исполнителю. В этом поле можно указать нескольких исполнителей.

Примечание: в данном поле указываются также и неавтоматизированные руководители МУ и МУПов МОГО "Ухта" - согласно списку пользователей СЭД DIRECTUM. Поручения, адресованные неавтоматизированным руководителям, будут распечатаны и переданы им на исполнение специалистом общего отдела.

Примечание: В случае если при заполнении полей "Уведомление ...", "Исполнители" и "На дополнительную резолюцию" необходимо указать несколько пользователей, выбор следует производить только из встроенного списка "Все пользователи".

Для этого необходимо:

- нажать на кнопку в правом краю поля;

- в открывшемся окне раскрыть список "Все пользователи";

- двойным щелчком мыши выбрать нужных пользователей;

- нажать кнопку ОК.

Если же указать Ф.И.О. исполнителей непосредственно в поле, "вручную", то задание по маршруту получит только тот исполнитель, который был указан последним.

- в поле "На дополнительную резолюцию" - указать Ф.И.О. заместителя руководителя администрации МОГО "Ухта", которому надо направить документ для вынесения резолюции. В этом поле можно указать несколько заместителей руководителя администрации - также путем выбора из встроенного списка "Все пользователи".

Примечание: при необходимости могут быть заполнены оба поля - "Исполнители" и "На дополнительную резолюцию";

Примечание: в поле "На дополнительную резолюцию" указываются Ф.И.О. только заместителей руководителя администрации (автоматизированных). Все остальные исполнители (руководители управлений и отделов, рядовые пользователи Directum администрации МОГО "Ухта", руководители МУ и МУПов МОГО "Ухта") указываются в поле "Исполнители";

- в поле "Контролер" - указать ответственное лицо (себя или другого сотрудника), которое будет принимать результаты работ по исполнению данного документа - если в дальнейшем требуется контроль выполнения задания по документу. После направления документа в работу контролер получит уведомление о начале работ по данному документу, а по окончании работ - задание "Контроль ..." по данному документу;

- в поле "Задание по расписанию?" - указать "Да" - если необходимо создать исполнителю задание с определенной периодичностью выполнения (по умолчанию указано "Нет"). Задание по расписанию можно назначить только для исполнителей;

- в поле "Срок" - указать срок (при необходимости - и время) выполнения задания - из встроенного календаря;

- в поле "Важность" по умолчанию указан вариант "обычная", можно также установить высокую или низкую важность задачи;

- в случае необходимости - назначить индивидуальные сроки выполнения задания для разных исполнителей путем выбора из встроенного календаря (если в поле "Исполнители" или "На дополнительную резолюцию" указано несколько пользователей, или если заполнено оба этих поля, при нажатии кнопки ОК дополнительно открывается окно "Назначение индивидуальных сроков");

- если в поле "Задание по расписанию" указано "Да" - открывается окно "Настройки расписания", в котором следует указать периодичность выполнения назначенного задания (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально). Далее:

- при выборе варианта "Ежедневно" указать период выполнения данного задания (с ... по ...) и нажать кнопку ОК;

- при выборе варианта "Еженедельно" указать период выполнения данного задания (с ... по ...), в окне "Ввод значения" указать необходимый день недели и нажать кнопку ОК;

- при выборе варианта "Ежемесячно" указать период выполнения данного задания (с ... по ...), необходимое число месяца и нажать кнопку ОК;

- при выборе варианта "Ежеквартально" указать период выполнения данного задания (с ... по ...), необходимый месяц квартала, затем - необходимое число месяца и нажать кнопку ОК;

После настройки периодичности выполнения задания необходимо в открывшемся окне "Параметры задания по расписанию" заполнить поле "Дней на исполнение", указав, за сколько дней до назначенного срока выполнения исполнителю должно прийти задание, и нажать кнопку ОК;

После вынесения резолюции в папке "Входящие" заместителя руководителя администрации задание на вынесение резолюции зачеркивается, и ссылка на задачу автоматически помещается в папку "Исходящие".

Если документ был направлен на дополнительную резолюцию, в папку "Входящие" указанного заместителя руководителя администрации поступает задание на вынесение дополнительной резолюции.

Примечание: порядок вынесения дополнительной резолюции такой же, как и ведущей резолюции.

Если документ был направлен исполнителю, в папку "Входящие" указанного исполнителя поступает задание на исполнение.

В папки "Входящие" контролера и пользователя, указанного в поле "Уведомление (направить уведомление по текущей задаче)" поступают ссылки на уведомления о начале работ по исполнению входящего документа.

При назначении задания по расписанию в папку "Входящие" исполнителя поступает уведомление о назначении ему задания по расписанию.

После выполнения задания по расписанию в папку "Входящие" назначенного контролера поступает задание-контроль, а если контролер не назначен - в папку "Входящие" заместителя руководителя администрации - автора резолюции поступает уведомление об окончании работ по назначенному заданию.

1.3. Для возврата отправителю (только в случае, если заместитель руководителя администрации считает, что документ направлен ему не по адресу) следует выполнить следующие действия:

- в области ввода текста карточки задания указать причину возврата и предполагаемого получателя документа (неавтоматизированного руководителя администрации; другого заместителя руководителя администрации; другую организацию, например, Совет МОГО "Ухта");

- нажать на кнопку "Выполнить"/вариант "Вернуть отправителю" и подтвердить выполнение задания.

После этого в папку "Входящие" инициатора задачи - специалиста общего отдела поступает задание "Перенаправление ...", после выполнения которого документ будет перенаправлен другому адресату.

1.4. Вариант "Закрыть задание без направления исполнителю" при вынесении резолюции выбирается в случаях, если выполнение задания не требует создания поручений исполнителям: заместитель руководителя администрации рассматривает входящий документ и закрывает задание.

2. Выполнение задания по документу

2.1. При получении задания "Исполнение ... .", направленного по маршруту 1 РИК, исполнитель выполняет его с одним из следующих вариантов:

- "Выполнено";

- "Перенесение сроков";

- "Отказ от выполнения".

2.2. Для выполнения задания исполнитель может привлечь других сотрудников - пользователей СЭД DIRECTUM, создав им подзадачи из карточки полученного задания.

Примечание: в своем задании исполнитель нажимает кнопку "Выполнить"/вариант "Выполнено" только после того, когда все работы по заданию (в т. ч. созданные им подзадачи) будут завершены.

Перед нажатием кнопки "Выполнено" в области ввода текста карточки задания исполнитель кратко описывает результат выполненной работы и, в случае необходимости, добавляет в область вложений ссылку на необходимый документ.

После нажатия кнопки "Выполнено" в папку "Входящие" назначенного контролера поступает задание "Контроль ...", а в папку "Входящие" заместителя руководителя администрации - автора резолюции (в случае, если он не является контролером) - уведомление о завершении работ по входящему документу.

2.3. Для перенесения сроков по выполнению задания исполнитель в области ввода текста карточки задания обосновывает необходимость перенесения сроков и нажимает кнопку "Выполнить"/вариант "Перенесение сроков". После этого в папку "Входящие" заместителя руководителя администрации - автора резолюции поступает задание "Перенесение сроков ...".

Заместитель руководителя администрации выполняет задание с одним из вариантов:

- "Сроки перенесены" - указывается новый срок исполнения;

- "Отказ" - срок исполнения оставляется без изменения.

2.4. Для отказа от выполнения задания исполнитель в области ввода текста карточки задания обосновывает причину отказа и нажимает кнопку "Выполнить"/вариант "Отказ от выполнения".

После этого в папке "Входящие" заместителя руководителя - автора резолюции появляется ссылка на задание "Согласование отказа от выполнения задания по документу ...".

Заместитель руководителя администрации выполняет задание с одним из вариантов:

- "Принять отказ" - все действия по исполнению документа прекращаются;

- "Вернуть на исполнение" - задание снова возвращается исполнителю на исполнение;

- "Перенаправить" - задание направляется другому исполнителю.

2.5. Если исполнитель получил задание по созданной подзадаче (в начало темы задания добавляется префикс ">>"), он выполняет его в соответствии с п. 2.2 данного раздела. При этом после выполнения задания в папку "Входящие" инициатора поступает задание-контроль с возможными вариантами выполнения: принять или отправить на доработку (соответствующие кнопки на панели инструментов карточки задания).

В случае если исполнителю надо обратиться к инициатору подзадачи с запросом о перенесении сроков или с отказом от выполнения задания, ему необходимо выполнить следующие действия:

- открыть карточку полученного задания;

- по кнопке "Создать подзадачу" создать для инициатора задачу в виде уведомления, в области ввода текста обосновать причину перенесения сроков/отказа и стартовать задачу;

- после старта задачи вернуться в карточку полученного задания и нажать кнопку "Выполнить".

Получив уведомление от исполнителя, инициатор, в случае необходимости, направит ему задание с новым сроком или оставит старый срок выполнения, или прекратит выполнение задачи.

2.6. Если для выполнения задания требуется вложение документа, в область вложений карточки задания (до нажатия на кнопку "Выполнить") исполнитель помещает ссылку на необходимый документ.

Для этого сначала документ вводится в систему Directum следующим образом:

- выделив нужный файл, правой кнопкой мыши вызвать пункт контекстного меню "Отправить в Directum";

- в открывшемся окне "Создание электронного документа из файла" заполнить поля "Вид документа" (выбрать из справочника пункт "Прочее") и "Сохранить в ..." (указать имя личной папки - "Избранное"), затем нажать кнопку ОК;

- в открывшемся окне "Документы произвольной формы" откорректировать, если необходимо, поле "Наименование" - с учетом того, что другие пользователи увидят вложенный документ именно с этим названием;

- нажать кнопку "Сохранить" - "Продолжить сохранение".

Документ сохранен в личной папке инициатора "Избранное" в Directum.

Для добавления документа в область вложений карточки задания необходимо:

- скопировать ссылку на документ;

- открыть карточку задания и перейти в область вложений;

- вставить ссылку на документ в область вложений (можно также "перетащить" ссылку в область вложений мышью);

- выделив ссылку, правой кнопкой мыши выбрать пункт контекстного меню "Настроить права доступа" и в открывшемся окне назначить необходимые права доступа на документ.

3. Контроль выполнения заданий (контролеры заданий по исполнению документа и инициаторы созданных подзадач)

3.1. После выполнения исполнителем задания в рамках маршрута назначенный контролер получает задание "Контроль ...". Возможные варианты выполнения:

- "Принято" - если замечаний по выполнению задания нет;

- "На доработку" - если к данному исполнителю есть замечания/указания по выполнению задания и после доработки необходим последующий контроль выполнения (перед выполнением задания контролер в поле ввода текста указывает свои замечания/указания, а затем нажимает кнопку "Выполнить");

- "Отмена"/"Прекращение" - если задание еще не выполнено, но все действия по данной задаче необходимо прекратить;

- "Принято. Далее в работу" - если к данному исполнителю есть замечания/указания по дальнейшему выполнению или завершению работ по исполнению документа, и нет необходимости в последующем контроле (перед выполнением задания контролер пишет свои замечания/указания в поле ввода текста карточки, а затем нажимает кнопку "Выполнить");

- "Перенаправить" - если задание необходимо отправить на доработку другому исполнителю (перед выполнением задания контролер пишет свои указания в поле ввода текста, а затем нажимает кнопку "Выполнить", и в открывшемся окне указывает Ф.И.О. нового исполнителя).

3.2. Если задание было направлено исполнителю в виде созданной подзадачи, после его выполнения инициатор получает задание-контроль (ссылка - с зеленой галочкой) и выполняет его с одним из вариантов: "Принять" или "На доработку".

При отправке на доработку сначала в области ввода текста карточки задания инициатор пишет свои замечания, а затем нажимает кнопку "На доработку".

3.3. Если исполнитель выполнил задание, и при этом направил инициатору подзадачи уведомление с просьбой о перенесении срока или уведомление об отказе от выполнения задания, инициатор выполняет полученное задание-контроль следующим образом:

- когда исполнитель просит перенести срок выполнения задания - в карточке задания-контроль нажимает кнопку "На доработку", в поле "Срок по этапам" открывшейся карточки указывает новый срок, или оставляет старый срок выполнения задания, и стартует задачу;

- когда исполнитель отказывается от выполнения задания, инициатор выбирает один из вариантов действий:

- вернуть задание тому же исполнителю (кнопка "На доработку" в карточке полученного задания-контроль; в области ввода текста необходимо написать свои указания и стартовать задачу);

- направить задание другому исполнителю (сначала необходимо принять задание-контроль у данного исполнителя, а затем создать подзадачу другому исполнителю);

- прекратить выполнение задачи (принять задание-контроль без дальнейшего направления задания другому исполнителю).