Приложение. Регламент работы администрации муниципального образования городского округа "Ухта"

Приложение

к постановлению руководителя

администрации МОГО "Ухта"

от 24 мая 2007 г. N 1481

Регламент
работы администрации муниципального образования городского округа "Ухта"

С изменениями и дополнениями от:

13 апреля 2009 г., 19 января 2010 г., 2 июня 2011 г.

I. Общие положения

1. Регламент работы администрации муниципального образования городского округа "Ухта" (далее - Регламент администрации МОГО "Ухта") - нормативный правовой акт, определяющий на основе Конституции РФ, федеральных законов, Конституции Республики Коми, законов Республики Коми, Устава муниципального образования городского округа "Ухта", решений Совета МОГО "Ухта", постановлений и распоряжений руководителя администрации МОГО "Ухта" внутреннюю организационную и функциональную структуру и порядок деятельности администрации муниципального образования городского округа "Ухта" (далее - администрация МОГО "Ухта", администрация городского округа).

2. Администрация городского округа является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского округа "Ухта", обладает правами юридического лица и самостоятельно решает вопросы местного значения, отнесенные к своей компетенции, вопросы организационного, правового, информационного, материально-технического и финансового обеспечения своей деятельности.

3. В соответствии с решением 3 заседания 3-го созыва от 24.04.2007 N 12 Совета МОГО "Ухта" в структуру администрации входят: руководитель администрации МОГО "Ухта", первый заместитель, заместители, отраслевые и функциональные структурные подразделения: управления, комитеты, отделы, бюро, АХЧ.

II. Организация работы руководителя администрации и заместителей руководителя администрации

II.1. Руководитель администрации муниципального образования городского округа "Ухта"

1. Руководитель администрации МОГО "Ухта" осуществляет свои полномочия в соответствии с Уставом МОГО "Ухта", определяет основные направления деятельности администрации и организует ее работу.

2. Руководитель администрации МОГО "Ухта" в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения, заключает договоры (соглашения), обязательные к исполнению на всей территории МОГО "Ухта", обладает правом внесения в Совет городского округа проектов решений Совета МОГО "Ухта", представляет на рассмотрение и утверждение Совета городского округа проект бюджета городского округа, отчет об его исполнении и иные вопросы.

3. Руководитель администрации МОГО "Ухта" определяет должностные регламенты своих заместителей и подчиненность структурных подразделений администрации.

4. Руководитель администрации МОГО "Ухта" возглавляет Коллегию администрации МОГО "Ухта" - коллегиальный совещательный орган администрации.

Ежемесячно (3-й четверг месяца) проводит заседания Коллегии с приглашением всех заинтересованных лиц по обсуждаемым вопросам в 10 час. 00 мин.

5. Руководитель администрации МОГО "Ухта" в целях координации деятельности администрации проводит совещания:

- планерки с заместителями руководителя администрации: еженедельно по понедельникам с 9 час. 00 мин;

- Дни контроля за исполнением решений Совета, постановлений и распоряжений руководителя администрации ежемесячно (2-й понедельник месяца) с 10 час. 00 мин.

- планерки со всеми структурными подразделениями администрации - ежемесячно, четвертый четверг месяца, с 10 час. 00 мин.

В ходе совещаний руководитель администрации определяет поручения своим заместителям, руководителям структурных подразделений администрации, руководителям муниципальных предприятий и учреждений.

Поручения подлежат исполнению и контролю в указанные руководителем администрации сроки, служат основанием для подготовки соответствующих документов с целью принятия управленческих решений.

6. Руководитель администрации МОГО "Ухта" участвует в заседаниях Совета МОГО "Ухта", заседаниях Президиума и депутатских комиссиях Совета по плану Совета МОГО "Ухта".

7. В целях осуществления контроля за исполнением решений социально-экономических и иных вопросов, отнесенных к компетенции администрации МОГО "Ухта", руководитель администрации МОГО "Ухта" не реже одного раза в квартал проводит совещания и встречи с руководителями предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории муниципального образования. Подготовка и организационное обеспечение встреч возлагается на организационный отдел администрации.

8. Заседания комиссий, советов и иных рабочих органов, созданных при руководителе администрации МОГО "Ухта", проводятся в сроки, определенные их положениями (регламентами). Подготовка заседаний возлагается на лиц, назначенных руководителем администрации МОГО "Ухта".

В работе совещаний управлений и отделов администрации, муниципальных учреждений и предприятий, иных организаций, расположенных на территории МОГО "Ухта", руководитель администрации МОГО участвует по своему усмотрению.

9. В соответствии с планом работы администрации руководитель администрации МОГО совершает рабочие поездки на территории сел и поселков с целью решения вопросов жителей отдаленных населенных пунктов городского округа. Подготовка и организационное обеспечение встреч возлагается на управление по работе с территориями администрации.

10. Ежемесячно, каждый 3-й четверг, руководитель администрации МОГО проводит прием граждан по личным вопросам по предварительной записи и с участием (по необходимости) должностных лиц администрации.

11. Еженедельно, по пятницам, с 15 час. 00 мин., руководитель администрации проводит встречи с депутатами Государственного Совета Республики Коми и депутатами Совета МОГО "Ухта".

12. Руководитель администрации МОГО "Ухта" ежемесячно проводит встречи с руководителями средств массовой информации в определенные им сроки. Подготовка и организация встреч возлагается на отдел информации администрации МОГО "Ухта".

13. Ежедневно, в 12 час. 00 мин. и в 16 час. 00 мин. руководитель администрации МОГО "Ухта" рассматривает и подписывает поступившую корреспонденцию, телефонную и иную информацию, представленную общим отделом администрации МОГО "Ухта".

14. Руководитель администрации МОГО "Ухта" ежедневно проводит дополнительный прием первого заместителя руководителя администрации, заместителей руководителя администрации, руководителей структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и предприятий во время, определенное руководителем администрации.

15. Прием представителей политических партий и общественных объединений руководитель администрации МОГО "Ухта" проводит по мере необходимости в день и время, определенные руководителем администрации МОГО "Ухта". Организация таких приемов возлагается на отдел информации администрации МОГО "Ухта".

16. Руководитель администрации МОГО "Ухта" принимает участие в проведении общероссийских, региональных и республиканских мероприятий.

Документальное обеспечение участия руководителя администрации в этих мероприятиях возлагается на заместителей руководителя МОГО "Ухта" и в соответствии с поручением руководителя администрации.

II.2. Заместители руководителя администрации

1. Заместители руководителя администрации (в соответствии с распределением обязанностей и должностными регламентами) рассматривают конкретные вопросы деятельности администрации, координируют и контролируют деятельность курируемых ими структурных подразделений, а также иных служб городского округа.

ГАРАНТ:

О распределении служебных обязанностей в администрации муниципального образования городского округа "Ухта" между первым заместителем и заместителями руководителя администрации МОГО "Ухта" см. постановление Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 28 февраля 2012 г. N 329

2. Первый заместитель руководителя администрации организует работу по выполнению стратегических задач и программ развития МОГО "Ухта", исполняет обязанности руководителя администрации МОГО "Ухта" в его отсутствие.

3. Первый заместитель ежемесячно, по согласованному с руководителем администрации плану, организует рабочие поездки на территории сел и поселков.

4. Заместители руководителя МОГО "Ухта" являются членами Коллегии администрации, обладают правом внесения проектов постановлений и распоряжений, договоров (соглашений) на рассмотрение руководителя администрации МОГО "Ухта", обеспечивают и несут ответственность за их исполнение и не могут действовать вопреки официальной позиции руководителя администрации МОГО "Ухта".

5. Заместители руководителя администрации МОГО "Ухта" осуществляют прием граждан, рассмотрение их обращений, предложений, заявлений и жалоб в соответствии с действующим законодательством и настоящим регламентом.

6. Заместители руководителя администрации МОГО "Ухта" осуществляют взаимодействие с министерствами, департаментами, агентствами, комитетами Республики Коми, в ведении которых находятся вопросы, соответствующие должностным регламентам заместителей.

7. На время отпуска, командировки или болезни заместители руководителя администрации осуществляют замещение по решению плановых или безотлагательных вопросов в соответствии с распоряжением руководителя администрации МОГО "Ухта".

ГАРАНТ:

См. Порядок замещения по решению вопросов в соответствии с обязанностями руководителя администрации МОГО "Ухта", первого заместителя руководителя, заместителей руководителя, на время их отсутствия, утвержденный постановлением Руководителя администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 6 июля 2007 г. N 1999

III. Планирование работы администрации

1. Деятельность администрации МОГО "Ухта" осуществляется по годовому и месячным планам работы администрации МОГО "Ухта".

2. Годовой и месячные планы работы администрации МОГО "Ухта" составляются на текущий год и на каждый месяц на основе годовых и месячных планов работы управлений, комитета, отделов, включает основные направления, формы и методы её деятельности.

В ходе подготовки проекта плана учитываются документы вышестоящих органов, материалы средств массовой информации, решений Совета МОГО "Ухта", предложения общественных объединений граждан.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 пункт 3 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Управления, комитет, отделы администрации, муниципальные учреждения до 20 числа каждого месяца и до 10 декабря ежегодно представляют в организационный отдел администрации, утвержденные курирующими заместителями руководителя администрации ежемесячные планы работы и годовой план соответственно по следующей структуре:

- подготовка вопросов на заседания Совета МОГО "Ухта";

- подготовка нормативно-правовых актов администрации города для рассмотрения на Коллегии администрации;

- вопросы для рассмотрения на дне контроля;

- заседания комиссий;

- общегородские и республиканские мероприятия;

- работа с населением, предприятиями и средствами массовой информации;

- организационно-кадровая работа.

Отчет о работе за месяц предоставляется до 3 числа месяца, следующего за отчетным. Отчет за год предоставляется до 1 февраля года, следующего за отчетным. Структура отчета должна соответствовать структуре плана.

4. На основе представленных планов отделов, управлений, учреждений и документов вышестоящих органов заместитель руководителя администрации, ответственный за работу аппарата администрации, в дальнейшем руководитель аппарата администрации, в течение 5 дней до начала очередного месяца и до 25 декабря ежегодно формирует проект плана работы на месяц и на год и представляет на утверждение руководителю администрации МОГО "Ухта".

5. Ежегодно до 25 декабря руководитель администрации МОГО "Ухта" знакомится с проектом перспективного плана работы, вносит в него необходимые коррективы и передаёт руководителю аппарата на доработку.

Не позднее 30 декабря проект плана представляется руководителю администрации МОГО "Ухта" на утверждение.

6. Руководитель администрации МОГО "Ухта" вправе принять решение об изменении в утвержденном плане работы в части содержания вопросов, сроков их рассмотрения. Заместители руководителя администрации МОГО "Ухта" вносят коррективы в утвержденный план работы только по согласованию с руководителем администрации МОГО "Ухта".

7. Утвержденный руководителем администрации МОГО "Ухта" месячный и годовой план работы рассылается общим отделом заместителям руководителя, начальникам управлений, заведующим отделами администрации, заинтересованным предприятиям и организациям, в Управление по работе с территориями Администрации Главы РК и Правительства РК, в Совет МОГО "Ухта".

8. По поручению руководителя администрации МОГО "Ухта", заместителями руководителя, начальниками управлений, заведующими отделами могут составляться в установленные сроки тематические, графические, еженедельные и другие планы, направленные на решение задач в определенных областях деятельности администрации МОГО "Ухта".

9. Контроль за выполнением годового и месячных планов работы администрации МОГО "Ухта" осуществляет руководитель аппарата администрации МОГО "Ухта".

IV. Взаимодействие администрации МОГО "Ухта" с Советом МОГО "Ухта"

IV.1. Взаимные отношения и обязанности администрации МОГО "Ухта" с Советом МОГО "Ухта"

1. В соответствии со статьей 36 Устава МОГО "Ухта" администрация городского округа является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления, осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством, в том числе в соответствии с решениями Совета городского округа, подотчетна главе городского округа и Совету городского округа за выполнение исполнительно-распорядительных функций.

2. Согласно статье 38 Устава МОГО "Ухта" руководитель администрации городского округа вправе вносить на рассмотрение Совета МОГО "Ухта" проекты решений Совета, которые по поручению руководителя администрации разрабатываются работниками администрации в соответствии с годовыми и месячными планами работы.

3. Взаимодействие между администрацией и Советом городского округа осуществляет руководитель администрации.

4. Приглашения должностных лиц администрации на заседания Совета городского округа, на заседания комиссий и президиума осуществляются в письменной форме. Список приглашенных указывается в сформированной повестке дня заседания Совета.

5. Приглашения главы - Председателя Совета МОГО "Ухта", его заместителя, депутатов Совета для участия в мероприятиях, проводимых администрацией МОГО "Ухта", осуществляется в письменной форме организационным отделом администрации. По взаимной договоренности главы МОГО "Ухта" и руководителя администрации может быть применен иной порядок приглашения (устное, по телефону и др.).

6. Порядок встречи официальных зарубежных и государственных делегаций определяется и регламентируется отдельным протоколом.

7. Общегородские мероприятия (торжественные собрания, заседания, шествия), как правило, проводятся совместно Советом и администрацией МОГО "Ухта" по согласованному плану.

IV.2. Порядок внесения проектов решений на заседания Совета МОГО "Ухта"

1. Должностные лица, ответственные за подготовку проекта решения Совета МОГО "Ухта", в обязательном порядке представляют проект курирующему заместителю руководителя администрации МОГО "Ухта" для определения круга должностных лиц, с которыми необходимо провести согласование.

2. Необходимыми условиями для рассмотрения на заседаниях Совета МОГО "Ухта" выносимых проектов решений являются предоставление:

- проекта решения Совета;

- пояснительной записки, указывающей необходимость, причины, основания принятия решения, состояние законодательства в данной сфере правового регулирования;

- финансово-экономического обоснования (в случае внесения проекта решения, реализация которого потребует дополнительных материальных, финансовых средств, и иных затрат);

- сопроводительного письма.

3. При оформлении проекта решения Совета должны соблюдаться следующие требования:

- текст проекта решения должен быть четким и логически последовательным, используемые термины должны быть общепризнанными и исключать возможность двоякого толкования;

- проект решения, подготовленный на основании или во исполнение федеральных законов, законов Республики Коми, решений Совета, должен содержать ссылку на их название, дату и номер;

- содержать пункт об отмене, изменениях и (или) дополнениях ранее принятых решений в связи с принятием настоящего проекта решения;

- в проекте решения определяются намеченные меры, исполнители, сроки исполнения, лица и органы, на которые возлагается контроль за исполнением решения.

4. В случае внесения проекта решения о внесении изменений и дополнений в решение Совета к нему прилагается сопоставительная таблица частей текста решения, в которые вносятся изменения и дополнения.

Информация об изменениях:

Постановлением Руководителя администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 19 января 2010 г. N 86 в пункт 5 статьи IV.2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления и распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 1 января 2010 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Проекты решений Совета перед внесением их на заседание Совета согласовываются с заинтересованными предприятиями и организациями муниципального образования, структурными подразделениями администрации МОГО, заместителями руководителя, курирующими вопросы, указанные в проекте решения Совета.

К проектам решений Совета прилагается заключение юридического отдела администрации МОГО, а к проектам решений Совета, связанным с бюджетным финансированием, - заключение Финансового управления администрации муниципального образования городского округа "Ухта".

6. Срок согласования с каждым должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта, срок согласования с юридическим отделом - не должен превышать трех рабочих дней.

7. Согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату согласования.

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части или в листе согласования.

8. При отказе в согласовании проекта должностные лица в сроки, установленные для согласования, направляют разработчику мотивированные возражения с указанием замечаний и предложений. При получении отказа в согласовании проекта, а также замечаний и предложений, имеющих существенный характер, исполнитель в течение двух рабочих дней дорабатывает проект или проводит обсуждение с органами, от которых получен отказ, с целью выработки взаимоприемлемого решения.

9. При внесении существенных изменений проект в течение двух рабочих дней подлежит повторному согласованию с лицами, органами и организациями, указанными в пункте 5 настоящего Порядка.

10. Если в ходе согласования взаимоприемлемое решение не найдено, проект с разногласиями направляется заместителю руководителя администрации в соответствии с его компетенцией, который в течение трех рабочих дней принимает окончательное решение по согласованию с руководителем администрации.

11. Проекты, прошедшие установленную настоящим Порядком процедуру согласования, направляются руководителю аппарата, который по согласованию с руководителем администрации выносит представленный проект на обсуждение Коллегии администрации, рабочей группы или передает в организационный отдел для регистрации.

12. Если представленный проект решения Совета не отвечает вышеперечисленным требованиям, он возвращается руководителем администрации его инициатору для выполнения установленных требований.

13. После приведения проекта решения Совета в соответствие с требованиями настоящего Регламента он может быть внесен повторно.

14. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов и согласования их с заинтересованными органами, отделами, управлениями администрации, а также за их своевременное представление несут должностные лица, подготовившие проект решения Совета МОГО "Ухта", а также заместители руководителя администрации МОГО "Ухта", в ведении которых находится данное структурное подразделение.

15. В сопроводительном письме на имя председателя Совета МОГО "Ухта" за подписью руководителя администрации МОГО "Ухта" указываются:

- просьба о внесении проекта решения на рассмотрение Совета и включении данного вопроса в повестку дня очередного заседания Совета МОГО "Ухта";

- фамилия, имя, отчество и должность представителя администрации МОГО "Ухта" при рассмотрении проекта решения на заседании Совета, президиума, в постоянных комиссиях.

16. Материалы, указанные в пункте 2 настоящего Порядка, должны быть представлены в организационный отдел Совета МОГО "Ухта" для регистрации в сроки, предусмотренные регламентом работы Совета МОГО "Ухта".

17. Инициатор проекта решения вправе отозвать проект в любое время по письменному заявлению, с указанием мотива отзыва, а также в период заседания Совета по устному заявлению.

18. После рассмотрения проекта решения на заседании Совета и в случае его принятия, разработчик проекта решения представляет в Совет МОГО "Ухта" электронную версию проекта решения, в том числе все приложения (в формате *doc), не позднее следующего рабочего дня после принятия решения.

IV.3. Порядок работы с обращениями депутатов Совета МОГО "Ухта"

1. В соответствии с Законом N 59-ФЗ от 2.05.2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом МОГО "Ухта" депутаты Совета МОГО "Ухта" праве обращаться устно или письменно с целью получения информации от органов местного самоуправления и их должностных лиц.

2. Должностные лица администрации МОГО "Ухта", в рамках своей компетенции, обязаны обеспечить каждому обратившемуся депутату возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими права и свободы граждан.

3. Должностное лицо администрации обязано принять депутата Совета в течение суток с момента его обращения. В течение одного месяца или в сроки, оговоренные заранее во время личной встречи, представить необходимую для депутата информацию, в письменном виде. Предоставление письменной информации, передача документов осуществляется с обязательной регистрацией в общем отделе и подготовкой сопроводительного письма от имени руководителя администрации МОГО, или, по его поручению, одного из заместителей руководителя администрации.

4. Письменные обращения депутата, группы депутатов с предложением, заявлением или жалобой регистрируются в общем отделе администрации МОГО "Ухта", на которые дается ответ в срок не более одного месяца. На заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверок, - в течение 15 дней со дня поступления обращения.

В случаях, когда необходимо для принятия решения по обращению проведения специальной проверки и истребование дополнительных материалов, в порядке исключения, продлеваются сроки, но не более чем на один месяц, с соответствующим извещением об этом автора или авторов обращения.

5. Учет, регистрацию обращений депутатов, регистрацию ответов на обращения ведет общий отдел администрации МОГО "Ухта".

6. Депутатские обращения, включенные в повестку дня заседания Совета МОГО "Ухта" и признанные депутатскими запросами, рассматриваются руководителем администрации МОГО "Ухта" в порядке, установленном Регламентом Совета МОГО "Ухта".

V. Порядок работы с обращениями граждан, организация приема граждан по личным вопросам

1. Все поступившие в администрацию города письменные обращения граждан регистрируются в общем отделе (в том числе в базах данных) и передаются на рассмотрение руководителю администрации МОГО "Ухта" в соответствии с Законом РФ от 2.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2. Общий отдел осуществляет контроль за ходом рассмотрения обращений граждан и их результатам и ежемесячно представляет информацию руководителю аппарата о состоянии работы с обращениями граждан.

3. Письменные обращения, поставленные на контроль, рассматриваются и разрешаются в срок, определенный резолюцией руководителя администрации МОГО "Ухта" или лицом, его замещающим, но не более одного месяца со дня их регистрации. Продление сроков рассмотрения определяется руководителем администрации МОГО "Ухта" при письменном обращении исполнителя с мотивированием переноса срока, но не более чем на один месяц с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно, но не позднее 3 дней.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 в пункт 4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. Рассмотрение письменных обращений, поставленных на контроль, признаются оконченными и снимаются с контроля после разрешения всех поставленных заявителями вопросов и сообщении им результатов рассмотрения в письменной форме в установленные законом сроки.

Письменные ответы на обращения, поставленные на контроль, подписываются руководителем администрации МОГО "Ухта" или лицом, его замещающим.

Ответ на обращение, поступившее в администрацию МОГО "Ухта" в форме электронного документа, направляется исполнителем обращения в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Копии ответа с подписью исполнителя представляются в общий отдел администрации.

5. В случае устного ответа на обращение, исполнителем составляется справка на имя руководителя администрации, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан ответ.

6. Приём граждан по личным вопросам осуществляется руководителем администрации МОГО "Ухта", его заместителями, начальниками управлений, заведующими отделов, согласно графику, утвержденному руководителем администрации МОГО "Ухта".

7. Время приёма устанавливается и утверждается графиком, предварительная запись граждан на прием к руководителю администрации и заместителям ведется в общем отделе.

8. Приём руководителем администрации МОГО "Ухта", его заместителями, как правило, ведётся в рабочих кабинетах в администрации МОГО "Ухта".

Начальники управлений, председатель комитета, заведующие отделами приём ведут в своих рабочих кабинетах.

9. Личный приём у руководителя администрации МОГО "Ухта", заместителей руководителя, организуется общим отделом.

10. Регистрация посетителей ведется общим отделом.

11. Должностное лицо, ведущее приём, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

12. В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении органа, его местонахождении, телефонах.

3. Контроль за своевременным ответом на обращения граждан возлагается на общий отдел администрации МОГО "Ухта". Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, обязано обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем, исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

14. Ответ на обращение граждан даёт руководитель администрации МОГО "Ухта" и другие уполномоченные им должностные лица. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

15. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления.

16. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

17. Документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.

18. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

19. Регистрационно-контрольные карточки всех обращений граждан должны быть обязательно введены специалистами общего отдела в автоматизированную муниципальную информационную систему и соответствующую базу данных.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 раздел VI изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

VI. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации МОГО "Ухта", проектов договоров (соглашений), стороной которых выступает администрация МОГО "Ухта"

1. Проекты постановлений и распоряжений администрации МОГО "Ухта" (далее - постановления (распоряжения) администрации или правовые акты администрации) готовятся структурными подразделениями администрации по поручению руководителя администрации, заместителей руководителя администрации, по предложениям руководителей структурных подразделений администрации, руководителей муниципальных предприятий и учреждений исходя из планов работы и графиков мероприятий администрации.

2. Постановления (распоряжения) администрации подписываются руководителем администрации (первым заместителем руководителя администрации, исполняющим его обязанности). Организацию подготовки и контроль за подготовкой проектов постановлений и распоряжений, договоров (соглашений) осуществляют заместители руководителя администрации.

3. Правовые акты администрации, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений администрации. Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам издаются в форме распоряжений администрации.

4. Начальники управлений администрации, председатель комитета, руководители муниципальных предприятий и учреждений издают приказы и распоряжения.

5. В правовых актах администрации указываются конкретные меры, исполнение которых обеспечивает решение поставленных задач, сроки исполнения, должностные лица, заместители руководителя администрации или руководители органов администрации, на которые возложен контроль за исполнением правового акта.

Организация исполнения отдельных пунктов может поручаться различным должностным лицам администрации, руководителям структурных подразделений администрации или руководителям муниципальных предприятий и учреждений.

6. Правовые акты администрации вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самих правовых актах. Постановления администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

7. Постановления (распоряжения) администрации должны иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей.

8. Констатирующая часть (преамбула) правового акта администрации служит для обоснования принятия документа. Она должна быть лаконичной и содержательной. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также должны содержаться ссылки на законы или иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования нормативного правового акта, его даты и номера.

9. Постановляющая или распорядительная часть постановления (распоряжения) администрации должна содержать четкие, корректно сформулированные задачи с указанием сроков и лиц, ответственных за исполнение данного правового акта.

В тексте проектов постановлений и распоряжений администрации употребляются только общепринятые сокращения слов и сокращенные наименования. В написании терминов, учреждений, должностей, имен, географических названий и так далее должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

Если в проекте правового акта многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) либо то или другое понятие, то при первом упоминании такого объекта (круга объектов) или понятии оно приводится полностью, а в скобках дается сокращенное наименование по форме: (далее - ...). В дальнейшем в тексте акта употребляется только сокращенное наименование. При этом нужно иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется лишь в рамках конкретного текста. Наименование упоминаемых в правовом акте органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в законах, уставах, положениях о них, решениях об их создании или о переименовании и т.п.

10. Преамбула постановления завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку строчными буквами. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.д.).

11. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не находящиеся в подчинении администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

12. При ссылке в проектах постановлений и распоряжений администрации на правовые акты указываются дата издания, номер и точное наименование акта и органа, его издавшего.

13. К правовым актам администрации могут прилагаться перечни, положения, уставы, инструкции, таблицы, графики, сметы, карты, схемы и прочие материалы, необходимые для надлежащего применения и исполнения документа.

Приложения к проектам правовых актов печатаются структурным подразделением, представляющим данный проект, визируются его руководителем, непосредственным исполнителем на оборотной стороне каждого приложения с четким указанием даты, фамилии, инициалов, должности.

14. В случае необходимости отмены ранее принятых документов или их изменения или дополнения указываются дата, номер и наименование документа, подлежащего отмене, изменению или дополнению, а также прикладываются копии указанных документов.

15. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений, договоров (соглашений), их согласование с заинтересованными сторонами несут заместители руководителя администрации, заведующие отделами и начальники управлений администрации, руководители учреждений и организаций, а также иные должностные лица администрации, которые вносят и визируют эти документы.

16. Проекты постановлений и распоряжений администрации, договоров (соглашений) с подписью должностного лица, ответственного за подготовку проекта, визами (согласованиями) заинтересованных сторон и заместителя руководителя администрации, курирующего данное направление деятельности, с приложением соответствующих обоснований и расчетов, справочных и аналитических материалов, с обязательным указанием рассылки передаются в юридический отдел для юридической экспертизы.

Проекты документов, подготовленные с нарушением действующего законодательства Российской Федерации, Республики Коми и настоящего Регламента, возвращаются в 3-дневный срок юридическим отделом на его доработку с указанием конкретных нормативных актов, статей, пунктов, подпунктов этих актов, с которыми проект вступает в противоречие.

Рассылку постановления, распоряжения определяет должностное лицо, ответственное за подготовку проекта.

17. Проекты постановлений и распоряжений администрации, договоров (соглашений) по кадровым вопросам подготавливаются отделом кадров администрации МОГО "Ухта" на основании соответствующих представлений.

18. Согласование проектов правовых актов администрации оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой, наименование его должности и дату согласования. Виза проставляется на бланке согласования, либо на последней странице первого экземпляра текста проекта. При необходимости согласующее лицо может поставить визы на всех листах проекта.

В случае несогласия с содержанием проекта, согласующее лицо делает отметку на бланке согласования и прилагает обоснованное мнение в отдельной справке. При наличии разногласий по проекту документа исполнитель, готовящий проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к письму прилагаются протокол разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями, для окончательного решения вопроса руководителем администрации.

Представленные на подпись руководителю администрации проекты правовых актов признаются неподготовленными в случаях:

- низкого качества проекта (небрежно оформленного);

- отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц;

- не устраненных принципиальных разногласий по содержанию проекта;

- наличия отрицательных заключений (экспертиз);

- отсутствия фамилии и рабочего телефона исполнителя проекта.

19. Предложения, требующие решения вопросов о бюджетных ассигнованиях, кредитных ресурсах, могут рассматриваться при указании источников финансирования и согласовании с Финансовым управлением администрации МОГО "Ухта" и отделом экономического развития администрации.

20. После прохождения юридической экспертизы заведующий юридическим отделом передает проекты документов руководителю аппарата для последующего подписания руководителем администрации, если документ принимается в рабочем порядке, или для включения в повестку дня заседания Коллегии администрации.

21. Проекты нормативных правовых актов направляются в органы прокуратуры для заключения на предмет их соответствия федеральному законодательству.

22. Подписанные руководителем администрации документы передаются руководителем аппарата в общий отдел для оформления и направления адресатам согласно рассылке.

23. Если по документам в процессе их подписания руководителем администрации были высказаны замечания, то они возвращаются исполнителю на доработку.

24. Проекты постановлений и распоряжений администрации в необходимых случаях должны содержать пункты о возложении контроля за их выполнением и опубликованием.

25. Схема движения и согласования проектов документов администрации следующая:

- руководитель, ответственный за подготовку проектов, заинтересованные должностные лица (срок согласования - не более 2 дней);

- курирующий заместитель руководителя администрации (срок согласования - не более 3 дней);

- юридический отдел (срок согласования - не более 3 дней);

- руководитель аппарата (срок согласования - не более 2 дней);

- руководитель, ответственный за подготовку проектов (при доработке документов, на повторное согласование - не более 5 дней);

- руководитель администрации МОГО "Ухта";

- общий отдел (рассылка документов - не более 3 дней)

Срок прохождения документов не должен превышать 1-го месяца.

Процедура согласования проекта, по инициативе руководителя структурного подразделения администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта, может проводиться с использованием средств электронного документооборота, в соответствии с инструкцией по согласованию проекта постановления (распоряжения) с использованием типового маршрута "Подготовка и согласование проекта постановления".

26. Подписанные правовые акты регистрируются общим отделом администрации.

27. Общий отдел администрации обеспечивает выпуск, тиражирование и отправку правовых актов руководителя администрации заинтересованным организациям и исполнителям согласно рассылки, представленной исполнителем, подготовившим проект не позднее, чем в пятидневный срок после подписания, а срочные - незамедлительно.

Каждый экземпляр рассылаемых правовых актов заверяется печатью общего отдела.

28. Подлинные экземпляры правовых актов руководителя администрации с визами заинтересованных лиц в течение 5 лет хранятся в общем отделе администрации, затем - в архивном отделе администрации.

29. Копии постановлений руководителя администрации направляются в заинтересованные структурные подразделения администрации для работы с ними сотрудников указанных структурных подразделений.

30. Руководитель администрации вправе отменить постановления, распоряжения и приказы руководителей структурных подразделений администрации.

31. Постановления, распоряжения, имеющие персональный характер (опека, попечительство, усыновление, сокращение брачного возраста и т.д.) выдаются заявителем под роспись, с регистрацией в специальном журнале, при предъявлении паспорта или доверенности на получение. Выдача копий данных постановлений, распоряжений производится только после подачи заявителем заявления на имя руководителя администрации.

32. Полные тексты зарегистрированных постановлений и распоряжений администрации должны быть введены специалистами общего отдела в электронную автоматизированную муниципальную информационную систему и базу данных "Постановления и распоряжения администрации".

33. Постановления, распоряжения администрации, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, гражданам, которым ранее рассылались принятые документы.

Работа по доведению правовых актов администрации, затрагивающих интересы отдельных физических и юридических лиц, до адресатов осуществляется структурными подразделениями администрации в установленном порядке.

34. Постановления, распоряжения с грифом секретности или ограниченного доступа (ДСП) оформляются специалистом по защите государственной тайны. Работа с документами администрации, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

VII. Подготовка вопросов для рассмотрения на коллегии администрации МОГО "Ухта"

1. Для обсуждения наиболее актуальных вопросов социально-экономического развития, функционирования городского округа и жизнеобеспечения населения руководителем администрации образуется коллегия, которая в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, законами и иными нормативными правовыми актами Республики Коми, Уставом МОГО "Ухта", нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

ГАРАНТ:

См. Положение о совещательном органе (коллегии) при руководителе администрации МОГО "Ухта", утвержденное постановлением Руководителя администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 13 июня 2007 г. N 1626

Заседания Коллегии администрации проводятся, как правило, один раз в месяц в третий четверг каждого месяца.

В состав коллегии администрации по должности входят: руководитель администрации, его первый заместитель, заместители руководителя администрации. В состав коллегии также могут входить руководители структурных подразделений администрации и иные должностные лица по согласованию.

Председателем коллегии администрации является руководитель администрации, в его отсутствие работой коллегии руководит первый заместитель руководителя администрации.

2. Для рассмотрения на Коллегии администрации вносятся, как правило, 3-5 плановых вопроса, кроме того, могут вноситься текущие вопросы. Решение о вынесении вопроса на Коллегию администрации принимает руководитель администрации МОГО "Ухта", при утверждении плана работы на текущий месяц.

3. Вопросы для рассмотрения готовят согласно утвержденному плану соответствующие управления, комитет, отделы администрации с привлечением представителей заинтересованных организаций. Ответственность за качественную и своевременную подготовку вопросов для рассмотрения руководителем администрации МОГО "Ухта" возлагается на заместителей руководителя администрации, начальников управлений, заведующих отделами.

4. Представленные на рассмотрение руководителя администрации МОГО "Ухта" проекты постановлений должны быть четко и конкретно изложенными с указанием исполнителей, необходимых мероприятий, сроков исполнения, согласованы со всеми организациями, задействованными в реализации постановления, управлениями, комитетом, отделами администрации, завизированы их руководителями и заместителем руководителя администрации (согласно распределению обязанностей между ними) и юридическим отделом администрации.

5. К проекту постановления прилагается список приглашенных на заседание Коллегии администрации (при необходимости).

6. Проекты постановлений за три дня до рассмотрения сдаются руководителю аппарата для последующего включения их в повестку дня Коллегии администрации и представления их руководителю администрации МОГО "Ухта".

7. После рассмотрения на Коллегии администрации должностное лицо, подготовившее постановление, обязано отредактировать его в соответствии с внесенными при рассмотрении дополнениями и изменениями и предоставить его руководителю аппарата не позднее 3-х дней после рассмотрения для последующего рассмотрения руководителем администрации МОГО "Ухта".

8. Общий отдел обеспечивает качественное копирование материалов и своевременное, не позднее чем в пятидневный срок с момента принятия, доведение до заинтересованных сторон.

9. Контроль осуществляется должностным лицом, определенным постановлением.

10. При рассмотрении вопросов на Коллегии администрации время для доклада предоставляется в пределах до 15 минут, для содоклада и выступлений - до 5 минут.

11. Постановления, затрагивающие интересы неопределенного круга лиц, подлежат обязательному опубликованию (обнародованию), вступают в силу с момента опубликования (обнародования), если постановлением не предусмотрена иная дата вступления в силу.

Постановления и распоряжения, не затрагивающие интересы неопределенного круга лиц, вступают в силу с момента их принятия, если в правовом акте не указана иная дата вступления с силу.

VIII. Организация контроля исполнения документов

1. Основной целью системы контроля является обеспечение высокой эффективности управления муниципальным образованием на основе систематической проверки хода исполнения распорядительных документов вышестоящих органов, постановлений, распоряжений и поручений руководителя администрации МОГО "Ухта" и принятие своевременных мер по безусловному их выполнению в установленные сроки.

2. Контроль за исполнением осуществляется руководителем администрации МОГО "Ухта", его заместителями, а также руководителями структурных подразделений администрации по поручению руководителя администрации и его заместителей.

3. Контроль поступивших в администрацию МОГО распорядительных документов вышестоящих органов, определяет руководитель администрации МОГО "Ухта" или лицо, его замещающее. Необходимость контроля за собственными постановлениями и распоряжениями определяется в этих постановлениях и распоряжениях. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением правовых актов и других документов, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководителя администрации

4. Учёт исполнения распорядительных документов вышестоящих государственных органов, собственных постановлений и распоряжений ведётся общим отделом администрации.

5. Руководитель администрации, заместители руководителя администрации, руководители структурных подразделений определяют конкретных исполнителей заданий, сроки отчетов об исполнении заданий, утверждают планы организационных мероприятий по выполнению решений, постановлений, реализация которых рассчитана на длительный период.

6. Оперативный контроль за сроками исполнения правовых актов руководителя администрации, других документов, поставленных на контроль, осуществляет общий отдел администрации.

Общий отдел через систему еженедельных письменных и ежедневных устных напоминаний организует своевременное представление исполнителями отчетов о выполнении контрольных документов, вносит необходимые сведения в базу данных.

Общий отдел администрации ежемесячно составляет справку о невыполненных документах к установленному сроку, которая рассматривается на аппаратных совещаниях.

Общий отдел осуществляет регистрацию документов, адресованных руководителю администрации, осуществляет учет дальнейшего прохождения этих документов с резолюциями в адрес исполнителей.

Документы с контрольными резолюциями руководства обозначаются грифом "Контроль" и передаются в тот же день исполнителям.

Документы без грифа "Контроль" направляются непосредственно исполнителям не позднее следующего дня после поступления в общий отдел.

7. Контроль исполнения постановлений и распоряжений руководителя администрации осуществляется в соответствии со следующим порядком:

- указываются контрольные сроки представления информации в соответствии со сроками, обозначенными в решении руководителя администрации. Для решений длительного действия устанавливаются сроки представления информации либо поквартально, либо по итогам полугодия или года, до полной реализации решения;

- исполнителями в установленные сроки представляется на имя руководителя администрации или его заместителей информация о ходе выполнения решений;

- решение о снятии с контроля или продлении срока исполнения постановления (распоряжения) руководителя администрации принимается руководителем администрации при представлении исполнителем информации с соответствующим предложением;

- общим отделом ежемесячно представляется справка по исполнению нормативных актов.

8. Контроль исполнения поручений руководителя администрации (документов с грифом "Контроль") осуществляется в соответствии со следующим порядком:

- при резолюции "Срочно" - в течение 3 дней;

- "Оперативно", "Безотлагательно" в течение 10 дней;

если сроки исполнений поручения не указаны, оно должно быть исполнено в течение 30 дней;

- исполнителями в установленные сроки представляется информация о выполнении поручения или предложение о продлении срока его исполнения;

- продление срока исполнения поручения производится по соответствующей резолюции руководства;

- общим отделом ежемесячно по установленной форме представляются руководителю аппарата сведения об исполнении контрольных поручений руководителя администрации (по каждому исполнителю).

9. Руководитель администрации, его заместители, руководители структурных подразделений еженедельно рассматривают ход выполнения нормативных документов администрации, поручений руководителя администрации, его заместителей.

10. Информация о выполнении контрольных поручений направляется на имя руководителя, давшего поручение. Если документ адресован нескольким исполнителям, то требуется представление обобщенного ответа за подписью лица, указанного в списке исполнителей первым.

11. Общий отдел администрации периодически проводит проверки состояния работы по контролю и организации исполнения документов в отделах, управлениях администрации, муниципальных предприятиях и учреждениях.

12. При невыполнении в указанный срок резолюции, документа в целом или его отдельных пунктов, исполнители обязаны доложить об этом руководителю аппарата администрации, в исключительных случаях - получить разрешение на продление срока исполнения руководителем администрации МОГО "Ухта".

13. Документы после их выполнения снимаются с контроля руководителем администрации МОГО "Ухта".

14. Контроль за исполнением документов, для которых существуют и сопровождаются соответствующие базы данных в общем отделе, может осуществляться с использованием муниципальных автоматизированных информационных систем по делопроизводству и документообороту.

IX. Информационное обеспечение работы администрации

1. В целях широкого информирования населения о работе администрации регулярно проводятся освещения в средствах массовой информации (СМИ), а так же на сайте администрации, о принятых руководителем администрации МОГО "Ухта" постановлениях и распоряжениях по важнейшим вопросам социально-экономического развития муниципального образования.

2. Постановления (распоряжения) руководителя администрации МОГО подлежат публикации при наличии в тексте документа, указания на обязательность публикации. Данные нормативные документы публикуются в 10-дневный срок с момента поступления их в отдел информации. Персональную ответственность за передачу в отдел информации документов, подлежащих обязательной публикации, несут должностные лица, подготовившие данные документы.

3. Информационные сообщения о совещаниях, семинарах, конференциях и других мероприятиях, объявления администрации, предназначенные для публикации, подписываются руководителем администрации МОГО "Ухта" и передаются для размещения в средствах массовой информации в отдел информации.

4. Информационное обеспечение деятельности администрации производится в соответствии с принимаемым Планом, который включает в себя:

- выпуск информационного бюллетеня "Город";

- публикацию отчетов (материалов) структурных подразделений администрации;

- графики проведения пресс-конференций;

- публикацию обзоров (полных текстов) принятых руководителем администрации МОГО нормативных документов;

- подготовка "сообщений для средств массовой информации";

- графики выступления должностных лиц администрации в средствах массовой информации;

- схему взаимодействия структурных подразделений администрации со средствами массовой информации;

- графики проведения "прямых линий";

- информационный сайт администрации МОГО "Ухта".

Контроль за исполнением плана возлагается на отдел информации.

5. Начальник самостоятельного управления (комитета) администрации определяет уполномоченное должностное лицо, на которое возлагаются обязанности по обеспечению взаимодействия со средствами массовой информации по вопросам предоставления информации о деятельности управления (комитета).

6. Информационно-техническое обеспечение деятельности администрации осуществляется отделом муниципальных информационных систем в соответствии с правилами утвержденными руководителем администрации МОГО "Ухта".

7. Формирование информационного ресурса администрации производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Коми и на основании решений Совета МОГО "Ухта", постановлений руководителя администрации МОГО "Ухта". Хранение и копирование электронных служебных документов и баз данных, должно осуществляться в соответствии правилами эксплуатации ПЭВМ и локальных сетей администрации МОГО "Ухта".

ГАРАНТ:

См. Положение о муниципальных информационных ресурсах МОГО "Ухта", утвержденное решением Совета муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми
от 27 декабря 2006 г. N 7

Информация об изменениях:

Постановлением Руководителя администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 13 апреля 2009 г. N 704 статья X настоящего приложения изложена в новой редакции

См. текст статьи в предыдущей редакции

X. Работа со служебными документами

1. Служебные документы, адресованные администрации, поступают в общий отдел. Полученная корреспонденция вскрывается (за исключением адресованной лично), проверяется целостность вложений.

Корреспонденция, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.

2. Работники общего отдела осуществляют регистрацию документов и в соответствии с резолюциями руководителя администрации, заместителей руководителя администрации рассылку структурным подразделениям администрации.

3. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие в администрацию, требующие по своему характеру решения или ответа, а также иные документы, кроме адресованных лично, рекламных проспектов и т.п. Работники общего отдела регистрируют корреспонденцию в день поступления. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления и входящий номер документа.

4. После регистрации в общем отделе в тот же день документы представляются на рассмотрение руководителю администрации, заместителям руководителя администрации согласно постановлению руководителя администрации МОГО "Ухта" от 06 июля 2007 г. "О распределении служебных обязанностей в администрации МОГО "Ухта" между заместителями руководителя администрации МОГО "Ухта".

Документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми, Председателя Государственного Совета Республики Коми, заместителей Главы Республики Коми, Прокуратуры Российской Федерации и Республики Коми рассматриваются руководителем администрации или лицом его замещающим.

Передача зарегистрированных в общем отделе документов из одного структурного подразделения администрации в другое производится через общий отдел администрации.

5. О поступлении телеграмм незамедлительно извещаются руководитель администрации и заместители руководителя администрации, курирующие направления согласно содержанию телеграммы.

6. Руководители структурных подразделений администрации рассматривают переданные им на исполнение документы в день получения или не позднее трех дней со дня получения.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату. Если резолюция не содержит срок исполнения, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

7. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

8. Ответы на документы, адресованные руководителю администрации, подписываются руководителем администрации или лицом его замещающим. Рассмотренные документы возвращаются в общий отдел.

9. Заместители руководителя администрации имеют право подписывать запросы, справки, ответы на запросы агентств, департаментов отделов, министерств Республики Коми по вопросам курируемых ими отраслей, учреждений и предприятий, согласовывать и утверждать отчеты и иные служебные документы, кроме бухгалтерских и финансовых.

10. Документы, поступающие в администрацию из структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и предприятий направляются на рассмотрение курирующим заместителям руководителя администрации.

11. Документы, требующие ответа, ставятся на учет в общем отделе. Работники общего отдела контролируют своевременность подготовки ответа и в случае нарушения сроков информируют заместителя руководителя администрации - руководителя аппарата администрации.

12. Постоянное хранение входящих и исходящих документов осуществляется общим отделом.

XI. Выполнение машинописных и множительных работ

1. Проекты правовых актов, правовые акты, служебные документы с визами руководителей администрации и подписью ответственных исполнителей печатаются в машинописном бюро. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи должны иметь реквизиты: подписи исполнителя и руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, наименование бланка документа, указание о требуемом количестве экземпляров.

Рукопись визируется заведующим общим отделом и сдается в машинописное бюро.

2. Текст документа должен быть подготовлен ответственным исполнителем и передан в общий отдел администрации в электронном виде совместно с оригиналом, исполненным и подписанным на бумаге. Для печати принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Работник машинописного бюро обязан проверить переданный магнитный носитель на вирусы, сверить машинный текст с оригиналом, привести вид документа в соответствие с требованиями инструкции и лишь после этого печатать на бланке Администрации.

3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется общим отделом по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Документы с резолюцией "Срочно" обрабатываются в первую очередь.

4. Определять срочность обработки документа имеет право заведующий общим отделом.

5. Работники машинописного бюро несут ответственность за качественное оформление документа и соответствие его оригиналу.

6. Выполнение машинописных работ для самостоятельных структурных подразделений администрации МОГО (юридических лиц) осуществляют работники указанных подразделений, используя имеющиеся технические средства.

7. Копировально-множительные работы.

1. Копировально-множительные работы (копирование документов) в администрации города осуществляются общим отделом. Копированию подлежат только служебные документы и материалы. Копирование объемом более 10 печатных листов производится по заказу, подписанному заведующим общим отделом. Самостоятельные структурные подразделения (юридические лица) копировально-множительные работы выполняют самостоятельно.

2. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

3. Не допускается необоснованное копирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

В общем, отделе ведется учет произведенных работ по размножению документов.

ХII. Правовое обеспечение деятельности администрации

1. Законность правовых актов, принимаемых администрацией, обеспечивается юридическим отделом Администрации.

Юридический отдел оказывает структурным подразделениям администрации юридическую помощь, принимает непосредственное участие в подготовке нормативных правовых актов, подготавливает заключения по проектам разрабатываемых документов и предложения об отмене, приостановлении действия или внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты администрации при выявлении их несоответствия действующему законодательству.

2. Юридический отдел осуществляет контроль за соответствием правовых актов, подготавливаемых структурными подразделениями администрации, Конституции Российской Федерации, федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, Конституции Республики Коми, законам и иным нормативным правовым актам Республики Коми, Уставом городского округа.

3. Юридический отдел представляет интересы администрации в судах различных инстанций, в правоохранительных и других органах.

4. Юридический отдел вправе запрашивать в любом структурном подразделении администрации необходимые для осуществления его функций документы. Структурные подразделения администрации обязаны представлять по требованию юридического отдела необходимые материалы.

XIII. Порядок взаимоотношений администрации с судебными органами

1. Представительство в судебных органах осуществляют представители администрации. Полномочия представителей администрации в судах общей юрисдикции, арбитражных судах выражаются в доверенностях, выданных и оформленных в соответствии с законодательством, подписанных руководителем администрации.

XIV. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых руководителем администрации

1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч и других мероприятий (далее - мероприятия) проводится в соответствии с поручениями руководителя администрации. В этих целях ответственное должностное лицо:

- готовит проект решения руководителя администрации о проведении мероприятия, план-график организационно-технического его обеспечения;

- обеспечивает звукозапись и ведение протокола мероприятия, подготовку помещения;

- готовит списки приглашенных на мероприятия и список работников аппарата администрации, обеспечивающих его проведение;

- оповещает приглашениями участников мероприятия о дате, времена и месте проведения;

- при необходимости готовит совместно с заинтересованными лицами протокол (решение) проведенного мероприятия, документы, рассматриваемые на мероприятии;

- осуществляет размещение участников мероприятия;

- организует работу с представителями средств массовой информации.

2. Мероприятия, проводимые структурными подразделениями администрации, организуются, как правило, своими силами, с обязательным уведомлением об этом курирующего заместителя руководителя администрации и руководителя аппарата администрации.

3. Протоколирование, оформление поручений руководителя администрации при проведении им плановых совещаний, встреч осуществляется организационным отделом администрации, который ведет контроль за выполнением данных на этих мероприятиях поручений.

XV. Порядок внесения дополнений и изменений в Регламент администрации

1. Дополнения и изменения в Регламент администрации вносятся постановлением руководителя администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 приложение дополнено разделом XVI

XVI. Электронный документооборот в администрации МОГО "Ухта"

1. Учету и обработке средствами электронного документооборота (далее - электронный документооборот, ЭД) в администрации подлежат входящие, исходящие служебные документы, правовые акты, внутренние документы, поручения, резолюции, протоколы, обращения граждан.

2. Взаимодействие между структурными подразделениями построено на принципах внутреннего документооборота, что подразумевает однократную регистрацию документа по месту его создания, получения, отправки.

3. Служебная документация администрации делится на следующие категории:

- переписка со сторонними организациями;

- переписка между структурными подразделениями администрации, переписка внутри структурного подразделения;

4. ЭД позволяет выполнять следующие функции:

1) прием и учет поступивших документов;

2) подготовку и согласование проектов документов;

3) учет и регистрацию отправляемых документов, проверку правильности их оформления и передачу на отправку;

4) передачу документов руководителям структурных подразделений вместе с выданными руководителем администрации и заместителями руководителя резолюциями;

5) формирование отчетов об исполнении поручений и резолюций;

6) централизованный контроль сроков исполнения поручений руководителя администрации, заместителей руководителя администрации;

7) контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях;

8) справочно-информационная работу по вопросам прохождения и исполнения документов;

9) формирование для руководителей и сотрудников структурных подразделений индивидуальных системных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях;

10) подготовку для руководителя администрации, заместителей руководителя администрации, руководителей структурных подразделений сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

11) контроль над своевременным списанием в дело исполненных документов;

12) ознакомление сотрудников администрации с информационными и методическими документами;

13) коллективную работу с документами (совместная подготовка, версионирование).

5. Регистрация документов в ЭД.

1) После первичной обработки документов (вскрытие конвертов, просмотр документов на полное наличие приложений, составление актов на отсутствие приложенных документов или получение поврежденных конвертов) специалисты общего отдела приступают к регистрации документов.

2) Ввод документов в систему ЭД производится путем сканирования документов.

3) Специалисты общего отдела производят регистрацию электронного документа, заполняя необходимые поля регистрационной контрольной карточки. Документу автоматически присваивается входящий номер, а индекс выбирается в соответствии с номенклатурой дел общего отдела и в соответствии с инструкцией по работе с входящими документами вышестоящих органов власти и предприятий, организаций, учреждений города, поступивших в администрацию МОГО "Ухта" и подлежащих регистрации с использованием системы ЭД.

4) Обращения граждан обрабатываются в системе ЭД в соответствии с инструкцией по работе с обращениями граждан, поступивших в администрацию МОГО "Ухта" и подлежащих регистрации и использованием системы ЭД.

6. Вынесение резолюции руководителем администрации и заместителями руководителя администрации.

1) После регистрации специалисты общего отдела направляют документ по системе ЭД руководителю администрации или его заместителям в соответствии с распределениями обязанностей между заместителями руководителя администрации по типовым маршрутам системы для вынесения резолюции, выдаче задания, установления срока рассмотрения документа, определения исполнителя документа в соответствии с инструкцией по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим документам с использованием типового маршрута 1 РИК (резолюция, исполнение, контроль).

2) При отсутствии основного пользователя документ направляется по системе ЭД лицу, его замещающему, для обеспечения бесперебойной и своевременной обработки информации в соответствии с инструкцией по замещению отсутствующих пользователей в системе ЭД.

7. Выполнение задания по документу.

1) Ответственный исполнитель получает документ по системе ЭД и начинает с ним работать согласно полученного задания в соответствии с инструкцией по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим документам с использованием типового маршрута 1 РИК (резолюция, исполнение, контроль).

2) После согласования окончательного варианта электронного документа с курирующим заместителем руководителя администрации, ответственный исполнитель распечатывает его и всю переписку (из карточки задания) по исполнению задания, и передает документ в общий отдел для подписания.

8. Контроль исполнения документа.

1) Сроки прохождения документов, обрабатываемых в системе ЭД, соответствуют срокам обработки данных документов на бумажных носителях. Начальной датой обработки является дата занесения его в систему ЭД.

2) Контроль за результатами исполнения документа осуществляет "контролер" документа, назначенный руководителем администрации или его заместителями при вынесении резолюции, или руководителями структурных подразделений, создавших подзадачу по исполнению документов для сотрудника структурного подразделения в соответствии с инструкцией по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим документам с использованием типового маршрута 1 РИК (резолюция, исполнение, контроль).

3) Контроль за сроками исполнения документов осуществляют специалисты общего отдела в соответствии с инструкцией по работе с входящими документами вышестоящих органов власти и предприятий, организаций, учреждений города, поступивших в администрацию и подлежащих регистрации с использованием системы ЭД.

9. Регистрация исходящей корреспонденции.

После подписания документа на бумажном носителе специалисты общего отдела производят регистрацию в системе ЭД в соответствии с инструкцией по работе с исходящими письмами, отправляемыми из администрации и подлежащими регистрации с использованием системы ЭД.

10. Электронный документооборот в администрации осуществляется в соответствии с инструкциями согласно приложениям N 1-5 к настоящему регламенту.