Приложение N 1. Инструкция по работе с входящими документами от вышестоящих органов власти, предприятий, организаций, учреждений города, поступающих в администрацию МОГО "Ухта" и подлежащих регистрации с использованием системы электронного документооборота

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 Регламент дополнен приложением N 1

Приложение N 1

к Регламенту работы администрации

муниципального образования

городского округа "Ухта"

Инструкция
по работе с входящими документами от вышестоящих органов власти, предприятий, организаций, учреждений города, поступающих в администрацию МОГО "Ухта" и подлежащих регистрации с использованием системы электронного документооборота

1. Ввод документа в систему DIRECTUM

1.1. Специалист общего отдела вводит входящие письма от вышестоящих органов власти в систему DIRECTUM, для этого:

- сканирует документ в папку "Общая"/"Ввод документов - вышестоящие", "Общая"/"Ввод документов - переписка" системы DIRECTUM;

- обновляет данные в папке "Ввод документов - вышестоящие", "Общая"/"Ввод документов - переписка" нажатием клавиши <F5>;

- перемещает появившийся документ в "Общую папку"/ "Делопроизводство"/"Поступившие документы от вышестоящих органов власти", "Общую папку"/"Делопроизводство"/"Поступившие письма от предприятий";

- в папке "Поступившие документы" в списке документов выделяет этот документ текущей записью (цветом) и, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню, выбирает пункт "Состояние документа";

- в открывшейся карточке "Состояние электронного документа" заполняет поле "Вид электронного документа" путем выбора из справочника "Виды электронных документов" соответствующей записи и сохраняет карточку;

- в появившейся на экране карточке электронного документа "Обращения вышестоящих организаций и предприятий" заполняет поля "N документа", "Дата документа", "Организация", "Содержание" и сохраняет карточку. Документ перенесен в электронное хранилище системы.

2. Регистрация документа

2.1. Специалист общего отдела регистрирует документ, для этого:

- после сохранения карточки электронного документа "Обращения вышестоящих организаций и предприятий" по кнопке "Вышестоящие о/в" на закладке "Регистрация" создает регистрационно-контрольную карточку (РКК) "Переписка с организациями и вышестоящими органами власти", заполняет в РКК поля "Тематика", "Способ получения", проставляет отметку о внутреннем контроле, указывает дату внутреннего контроля в поле "Дата" и сохраняет РКК;

- в случае если бумажный документ передается для вынесения резолюции неавтоматизированному руководителю администрации (или если весь пакет документов - например, договорные документы - передается на резолюцию руководителю администрации или заместителю руководителя) - специалист общего отдела перед сохранением РКК заполняет также необходимые поля на закладке "Местонахождение";

- после сохранения РКК документу автоматически присваивается входящий номер. На бумажном экземпляре документа специалист общего отдела проставляет штамп о поступлении и указывает дату поступления и регистрационный номер из РКК.

2.2. При возврате бумажного документа с резолюции руководителя администрации или его заместителя специалист общего отдела на закладке "Местонахождение" указывает дату возврата документа и, в случае дальнейшей передачи бумажного документа исполнителю - Ф.И.О. и подразделение исполнителя.

2.3. Если в организацию поступил оригинал документа, который раньше приходил по электронной почте или факсом, специалист общего отдела выполняет следующие действия:

- находит РКК, созданную при регистрации первоначального экземпляра документа;

- в РКК в поле Примечание записывает, что поступил оригинал документа;

- оригинал документа подшивает к первоначальному экземпляру.

3. Отправка документа в работу

3.1. После регистрации документа специалист общего отдела выполняет следующие действия:

- создает в РКК задачу по одной из кнопок направления входящего документа по типовому маршруту ("Отправить по 1 РИК", "Отправить по 2 ИК", "Отправить по 3 И"), при этом в открывшейся карточке задачи происходит автоматическое заполнение параметров данными из РКК;

- в открывшемся окне заполняет параметры соответствующего маршрута:

- по маршруту 1 РИК:

- "Руководитель по документу" - выбирается Ф.И.О. неавтоматизированного руководителя администрации или автоматизированного заместителя руководителя администрации - из встроенного списка "Все пользователи, поле обязательно для заполнения;

- "Отправлять уведомления руководителю - о завершении и контролеру - о начале работ?" - по умолчанию указана отметка "Да"; поле обязательно для заполнения;

- "Важность задачи" - по умолчанию указана обычная важность, можно выбрать также вариант "высокая" или "низкая".

- по маршруту 2 ИК:

- "Исполнители" - выбираются из встроенного списка "Все пользователи, поле обязательно для заполнения;

- "Контролер" - выбирается из встроенного списка "Все пользователи", поле обязательно для заполнения;

- "Сроки" - из встроенного календаря выбирается плановый срок выполнения задания, поле обязательно для заполнения;

- "Отправлять уведомления руководителю - о завершении и контролеру - о начале работ?" - по умолчанию указана отметка "Да"; поле обязательно для заполнения;

- "Важность задачи" - по умолчанию указана обычная важность, можно выбрать также вариант "высокая" или "низкая".

- по маршруту 3 И:

- "Исполнители" - выбираются из встроенного списка "Все пользователи, поле обязательно для заполнения;

- "Сроки" - из встроенного календаря выбирается плановый срок выполнения задания, поле обязательно для заполнения;

- "Важность задачи" - по умолчанию указана обычная важность, можно выбрать также вариант "высокая" или "низкая".

- после заполнения параметров маршрута нажимает кнопку ОК и стартует задачу.

3.2. Специалист общего отдела помещает поступивший бумажный документ в папку соответствующего дела. В случае если оригинал документа передается на хранение в одно из подразделений организации, специалист общего отдела заполняет соответствующие поля на закладке "Местонахождение" РКК.

3.3. При поступлении дополнения к входящему письму специалист общего отдела вводит документ в систему DIRECTUM согласно п. 1.1 настоящей Инструкции, копирует ссылку на документ и по кнопке "Эл. Документы" РКК вставляет ее в список связанных документов.

Затем специалист общего отдела по кнопке "Связанные задачи" из карточки задачи создает для ее участников подзадачу по дополнению к письму в виде задания.

4. Работа с документом во время вынесения резолюции и выполнения заданий по исполнению входящих писем

4.1. Если руководителем по документу был указан неавтоматизированный руководитель администрации, ссылка на задание по вынесению резолюции поступает в папку "Входящие", созданную для него.

При возврате бумажного экземпляра входящего письма с резолюции руководителя администрации специалист общего отдела выполняет задание по вынесению резолюции в его папке "Входящие" в соответствии с р. 1 Инструкции по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим письмам с использованием типового маршрута 1 РИК (Резолюция, Исполнение, Контроль).

4.2. Если заместитель руководителя администрации выполнил задание по вынесению резолюции с вариантом "Вернуть отправителю" (документ был направлен не по адресу), в папке "Входящие" у инициатора задачи - специалиста общего отдела появится ссылка на задание "Перенаправление ...".

Для выполнения задания необходимо:

- нажать кнопку "Выполнить" и подтвердить выполнение задания;

- в открывшемся окне "Параметры маршрута" указать Ф.И.О. другого руководителя, которому будет перенаправлен документ для вынесения резолюции;

- нажать кнопку ОК.

4.3. В случае если при вынесении резолюции заместитель руководителя назначил исполнителями по документу неавтоматизированных руководителей МУ/МУПов МОГО "Ухта", задания, адресованные им, поступают в папки "Входящие", созданные для этих неавтоматизированных руководителей.

При получении заданий специалист общего отдела распечатывает поручения для неавтоматизированных руководителей и вместе с входящим письмом передает им на исполнение.

После выполнения задания неавтоматизированными руководителями, при предоставлении исходящего ответа в бумажном виде, специалист общего отдела открывает карточку задания, в поле ввода текста кратко описывает результат исполнения (указывает номер и дату исходящего письма) и нажимает кнопку "Выполнить".

5. Закрытие входящих документов

5.1. При получении подписанного ответа на входящий документ специалист общего отдела на закладке "Решение" в РКК заполняет поля "Дата ответа" и "Номер ответа" - при этом происходит автоматическое заполнение полей "Дата закрытия" и "Состояние" (меняется на "Закрыто").

6. Мониторинг исполнения документа

6.1. Для получения информации по выполнению задач и заданий можно воспользоваться любым из перечисленных способов:

- с помощью отчетов модуля "Обращения граждан и организаций":

- "Контроль исполнения заданий по обращениям от вышестоящих органов и предприятий";

- "Контроль исполнения заданий по обращениям от вышестоящих органов и предприятий (по исполнителю) (л)";

- с помощью справочника DIRECTUM "Поручения по обращениям";

- с помощью поисков задач/заданий по параметрам с указанием "Инициатора", "Исполнителя" и других параметров;

- с помощью специального поиска "Исходящие незавершенные задачи";

- по РКК - в справочнике "Входящие РКК" с использованием фильтров и поисков.