Приложение N 1. Положение о межведомственном электронном документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми

Приложение N 1

Положение
о межведомственном электронном документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми
(утв. постановлением Правительства Республики Коми от 23 апреля 2010 г. N 114)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет организацию информационного взаимодействия систем электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Коми, а также иных государственных органов, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы Республики Коми).

1.2. Требования настоящего Положения применяются при организации подключения к системе межведомственного электронного документооборота в системе исполнительной власти Республики Коми (далее - межведомственный электронный документооборот) территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и организаций, финансируемых из республиканского бюджета Республики Коми, заинтересованных в организации обмена электронными документами с использованием средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи.

1.3. Организатором межведомственного электронного документооборота является уполномоченная организация, определяемая Правительством Республики Коми (далее - уполномоченная организация).

2. Основные определения, используемые в Положении

2.1. В настоящем Положении используются понятия, установленные федеральными законами "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и "Об электронной цифровой подписи".

2.2. Для целей реализации настоящего Положения устанавливаются также следующие определения:

1) участник системы электронного документооборота (далее - Участник СЭД) - организация, подключенная к системе электронного документооборота государственных органов Республики Коми. В качестве Участников СЭД могут выступать органы государственной власти Республики Коми, иные государственные органы Республики Коми, органы местного самоуправления в Республике Коми, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, а также организации, финансируемые из республиканского бюджета Республики Коми, изъявившие желание участвовать в межведомственном электронном документообороте в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Положением и Правилами организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи в системе исполнительной власти Республики Коми;

2) автоматизированное рабочее место обмена электронными документами (далее - АРМ обмена электронными документами) - комплекс программно-аппаратных средств, а также сертифицированных средств криптографической защиты информации, используемых Участниками СЭД для обмена электронными документами;

3) администраторы обмена электронными документами - уполномоченные сотрудники Участников СЭД, совершающие действия в рамках своих должностных обязанностей для обеспечения эксплуатации программно-аппаратных средств АРМ обмена электронными документами, взаимодействия с уполномоченной организацией в области использования электронной цифровой подписи по вопросам обмена электронными документами, организации защиты информации;

4) операторы АРМ обмена электронными документами - уполномоченные сотрудники Участников СЭД, совершающие действия в рамках своих должностных обязанностей по организации обмена электронными документами с использованием АРМ обмена электронными документами;

5) удостоверяющий центр - юридическое лицо, определенное Правительством Республики Коми, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".

3. Основные понятия и принципы межведомственного электронного документооборота

3.1. Под информационным взаимодействием систем электронного документооборота государственных органов Республики Коми понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота.

Обмен электронными сообщениями, используемыми для служебной переписки в электронной форме с электронной цифровой подписью, осуществляется в рамках перечня видов информации (электронных сообщений, документов), используемых в электронном делопроизводстве и документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми, определяемого Правительством Республики Коми.

3.2. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну.

3.3. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

1) обеспечение технологической возможности использования системы межведомственного электронного документооборота в зависимости от переменного числа ее участников;

2) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

3) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

4) обеспечение целостности передаваемой информации;

5) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

6) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

4. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота

4.1. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

1) головного узла межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

2) узлов участников межведомственного электронного документооборота;

3) защищенных каналов связи.

4.2. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

4.3. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

1) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

2) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

4.4. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

4.5. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

1) обеспечение информационной безопасности, в том числе защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

2) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в системы электронного документооборота Участников СЭД (адресатам);

3) отправка электронных сообщений из систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;

4) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в систему электронного документооборота адресата.

4.6. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют операторы АРМ обмена электронными документами.

4.7. Уполномоченная организация осуществляет следующие функции:

1) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

2) формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

3) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

4) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.8. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляет уполномоченная организация путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота и создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи уполномоченной организации и (или) каналы связи, арендуемые уполномоченной организацией у операторов связи.

4.9. Технические средства узлов участника межведомственного электронного документооборота (включая приобретение оборудования и программного обеспечения, и выполнение специальных работ в помещении) осуществляются за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Технические средства должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств, сохранность и конфиденциальность закрытых ключей электронной цифровой подписи.

4.10. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется уполномоченной организацией и участниками межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

1) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

2) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

3) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

4) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

5. Электронное сообщение

5.1. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

5.2. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

5.3. Регистрация (учет) электронных сообщений в системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

5.4. Система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником.

6. Информационная безопасность

6.1. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий, реализуемых участниками межведомственного электронного документооборота и уполномоченной организацией.

6.2. К техническим мероприятиям относятся:

1) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

2) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

3) обеспечение антивирусной защиты информации.

6.3. К организационным мероприятиям относятся:

1) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

2) определение лиц участников межведомственного электронного документооборота и уполномоченной организации, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

3) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

4) установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

5) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.