Постановление Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми от 2 июня 2011 г. N 1182 "О внесении изменений в постановление руководителя администрации МОГО "Ухта" от 24 мая 2007 г. N 1481 "О регламенте работы администрации муниципального образования городского округа "Ухта"

Постановление Администрации муниципального образования городского округа "Ухта" Республики Коми
от 2 июня 2011 г. N 1182
"О внесении изменений в постановление руководителя администрации МОГО "Ухта" от 24 мая 2007 г. N 1481 "О регламенте работы администрации муниципального образования городского округа "Ухта"

В соответствии со статьей 36 Устава МОГО "Ухта", в целях повышения эффективности работы администрации МОГО "Ухта", постановляю:

1. Внести следующие изменения в Регламент работы администрации муниципального образования городского округа "Ухта", утвержденный постановлением руководителя администрации МОГО "Ухта" от 24.05.2007 г. N 1481 "О Регламенте работы администрации муниципального образования городского округа "Ухта":

1) пункт 3 статьи III изложить в следующей редакции: "3. Управления, комитет, отделы администрации, муниципальные учреждения до 20 числа каждого месяца и до 10 декабря ежегодно представляют в организационный отдел администрации, утвержденные курирующими заместителями руководителя администрации ежемесячные планы работы и годовой план соответственно по следующей структуре:

- подготовка вопросов на заседания Совета МОГО "Ухта";

- подготовка нормативно-правовых актов администрации города для рассмотрения на Коллегии администрации;

- вопросы для рассмотрения на дне контроля;

- заседания комиссий;

- общегородские и республиканские мероприятия;

- работа с населением, предприятиями и средствами массовой информации;

- организационно-кадровая работа.

Отчет о работе за месяц предоставляется до 3 числа месяца, следующего за отчетным. Отчет за год предоставляется до 1 февраля года, следующего за отчетным. Структура отчета должна соответствовать структуре плана".

2) пункт 4 статьи V дополнить абзацем следующего содержания: "Ответ на обращение, поступившее в администрацию МОГО "Ухта" в форме электронного документа, направляется исполнителем обращения в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Копии ответа с подписью исполнителя представляются в общий отдел администрации.";

3) статью VI изложить в следующей редакции:

"VI. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации МОГО "Ухта", проектов договоров (соглашений), стороной которых выступает администрация МОГО "Ухта"

1. Проекты постановлений и распоряжений администрации МОГО "Ухта" (далее - постановления (распоряжения) администрации или правовые акты администрации) готовятся структурными подразделениями администрации по поручению руководителя администрации, заместителей руководителя администрации, по предложениям руководителей структурных подразделений администрации, руководителей муниципальных предприятий и учреждений исходя из планов работы и графиков мероприятий администрации.

2. Постановления (распоряжения) администрации подписываются руководителем администрации (первым заместителем руководителя администрации, исполняющим его обязанности). Организацию подготовки и контроль за подготовкой проектов постановлений и распоряжений, договоров (соглашений) осуществляют заместители руководителя администрации.

3. Правовые акты администрации, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений администрации. Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам издаются в форме распоряжений администрации.

4. Начальники управлений администрации, председатель комитета, руководители муниципальных предприятий и учреждений издают приказы и распоряжения.

5. В правовых актах администрации указываются конкретные меры, исполнение которых обеспечивает решение поставленных задач, сроки исполнения, должностные лица, заместители руководителя администрации или руководители органов администрации, на которые возложен контроль за исполнением правового акта.

Организация исполнения отдельных пунктов может поручаться различным должностным лицам администрации, руководителям структурных подразделений администрации или руководителям муниципальных предприятий и учреждений.

6. Правовые акты администрации вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самих правовых актах. Постановления администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

7. Постановления (распоряжения) администрации должны иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей.

8. Констатирующая часть (преамбула) правового акта администрации служит для обоснования принятия документа. Она должна быть лаконичной и содержательной. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также должны содержаться ссылки на законы или иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования нормативного правового акта, его даты и номера.

9. Постановляющая или распорядительная часть постановления (распоряжения) администрации должна содержать четкие, корректно сформулированные задачи с указанием сроков и лиц, ответственных за исполнение данного правового акта.

В тексте проектов постановлений и распоряжений администрации употребляются только общепринятые сокращения слов и сокращенные наименования. В написании терминов, учреждений, должностей, имен, географических названий и так далее должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

Если в проекте правового акта многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) либо то или другое понятие, то при первом упоминании такого объекта (круга объектов) или понятии оно приводится полностью, а в скобках дается сокращенное наименование по форме: (далее - ...). В дальнейшем в тексте акта употребляется только сокращенное наименование. При этом нужно иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется лишь в рамках конкретного текста. Наименование упоминаемых в правовом акте органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в законах, уставах, положениях о них, решениях об их создании или о переименовании и т.п.

10. Преамбула постановления завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку строчными буквами. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.д.).

11. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не находящиеся в подчинении администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

12. При ссылке в проектах постановлений и распоряжений администрации на правовые акты указываются дата издания, номер и точное наименование акта и органа, его издавшего.

13. К правовым актам администрации могут прилагаться перечни, положения, уставы, инструкции, таблицы, графики, сметы, карты, схемы и прочие материалы, необходимые для надлежащего применения и исполнения документа.

Приложения к проектам правовых актов печатаются структурным подразделением, представляющим данный проект, визируются его руководителем, непосредственным исполнителем на оборотной стороне каждого приложения с четким указанием даты, фамилии, инициалов, должности.

14. В случае необходимости отмены ранее принятых документов или их изменения или дополнения указываются дата, номер и наименование документа, подлежащего отмене, изменению или дополнению, а также прикладываются копии указанных документов.

15. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений, договоров (соглашений), их согласование с заинтересованными сторонами несут заместители руководителя администрации, заведующие отделами и начальники управлений администрации, руководители учреждений и организаций, а также иные должностные лица администрации, которые вносят и визируют эти документы.

16. Проекты постановлений и распоряжений администрации, договоров (соглашений) с подписью должностного лица, ответственного за подготовку проекта, визами (согласованиями) заинтересованных сторон и заместителя руководителя администрации, курирующего данное направление деятельности, с приложением соответствующих обоснований и расчетов, справочных и аналитических материалов, с обязательным указанием рассылки передаются в юридический отдел для юридической экспертизы.

Проекты документов, подготовленные с нарушением действующего законодательства Российской Федерации, Республики Коми и настоящего Регламента, возвращаются в 3-дневный срок юридическим отделом на его доработку с указанием конкретных нормативных актов, статей, пунктов, подпунктов этих актов, с которыми проект вступает в противоречие.

Рассылку постановления, распоряжения определяет должностное лицо, ответственное за подготовку проекта.

17. Проекты постановлений и распоряжений администрации, договоров (соглашений) по кадровым вопросам подготавливаются отделом кадров администрации МОГО "Ухта" на основании соответствующих представлений.

18. Согласование проектов правовых актов администрации оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой, наименование его должности и дату согласования. Виза проставляется на бланке согласования, либо на последней странице первого экземпляра текста проекта. При необходимости согласующее лицо может поставить визы на всех листах проекта.

В случае несогласия с содержанием проекта, согласующее лицо делает отметку на бланке согласования и прилагает обоснованное мнение в отдельной справке. При наличии разногласий по проекту документа исполнитель, готовящий проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к письму прилагаются протокол разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями, для окончательного решения вопроса руководителем администрации.

Представленные на подпись руководителю администрации проекты правовых актов признаются неподготовленными в случаях:

- низкого качества проекта (небрежно оформленного);

- отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц;

- не устраненных принципиальных разногласий по содержанию проекта;

- наличия отрицательных заключений (экспертиз);

- отсутствия фамилии и рабочего телефона исполнителя проекта.

19. Предложения, требующие решения вопросов о бюджетных ассигнованиях, кредитных ресурсах, могут рассматриваться при указании источников финансирования и согласовании с Финансовым управлением администрации МОГО "Ухта" и отделом экономического развития администрации.

20. После прохождения юридической экспертизы заведующий юридическим отделом передает проекты документов руководителю аппарата для последующего подписания руководителем администрации, если документ принимается в рабочем порядке, или для включения в повестку дня заседания Коллегии администрации.

21. Проекты нормативных правовых актов направляются в органы прокуратуры для заключения на предмет их соответствия федеральному законодательству.

22. Подписанные руководителем администрации документы передаются руководителем аппарата в общий отдел для оформления и направления адресатам согласно рассылке.

23. Если по документам в процессе их подписания руководителем администрации были высказаны замечания, то они возвращаются исполнителю на доработку.

24. Проекты постановлений и распоряжений администрации в необходимых случаях должны содержать пункты о возложении контроля за их выполнением и опубликованием.

25. Схема движения и согласования проектов документов администрации следующая:

- руководитель, ответственный за подготовку проектов, заинтересованные должностные лица (срок согласования - не более 2 дней);

- курирующий заместитель руководителя администрации (срок согласования - не более 3 дней);

- юридический отдел (срок согласования - не более 3 дней);

- руководитель аппарата (срок согласования - не более 2 дней);

- руководитель, ответственный за подготовку проектов (при доработке документов, на повторное согласование - не более 5 дней);

- руководитель администрации МОГО "Ухта";

- общий отдел (рассылка документов - не более 3 дней)

Срок прохождения документов не должен превышать 1-го месяца.

Процедура согласования проекта, по инициативе руководителя структурного подразделения администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта, может проводиться с использованием средств электронного документооборота, в соответствии с инструкцией по согласованию проекта постановления (распоряжения) с использованием типового маршрута "Подготовка и согласование проекта постановления".

26. Подписанные правовые акты регистрируются общим отделом администрации.

27. Общий отдел администрации обеспечивает выпуск, тиражирование и отправку правовых актов руководителя администрации заинтересованным организациям и исполнителям согласно рассылки, представленной исполнителем, подготовившим проект не позднее, чем в пятидневный срок после подписания, а срочные - незамедлительно.

Каждый экземпляр рассылаемых правовых актов заверяется печатью общего отдела.

28. Подлинные экземпляры правовых актов руководителя администрации с визами заинтересованных лиц в течение 5 лет хранятся в общем отделе администрации, затем - в архивном отделе администрации.

29. Копии постановлений руководителя администрации направляются в заинтересованные структурные подразделения администрации для работы с ними сотрудников указанных структурных подразделений.

30. Руководитель администрации вправе отменить постановления, распоряжения и приказы руководителей структурных подразделений администрации.

31. Постановления, распоряжения, имеющие персональный характер (опека, попечительство, усыновление, сокращение брачного возраста и т.д.) выдаются заявителем под роспись, с регистрацией в специальном журнале, при предъявлении паспорта или доверенности на получение. Выдача копий данных постановлений, распоряжений производится только после подачи заявителем заявления на имя руководителя администрации.

32. Полные тексты зарегистрированных постановлений и распоряжений администрации должны быть введены специалистами общего отдела в электронную автоматизированную муниципальную информационную систему и базу данных "Постановления и распоряжения администрации".

33. Постановления, распоряжения администрации, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, гражданам, которым ранее рассылались принятые документы.

Работа по доведению правовых актов администрации, затрагивающих интересы отдельных физических и юридических лиц, до адресатов осуществляется структурными подразделениями администрации в установленном порядке.

34. Постановления, распоряжения с грифом секретности или ограниченного доступа (ДСП) оформляются специалистом по защите государственной тайны. Работа с документами администрации, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.";

4) дополнить статьей XVI. "Электронный документооборот в администрации МОГО "Ухта" следующего содержания:

"XVI. Электронный документооборот в администрации МОГО "Ухта"

1. Учету и обработке средствами электронного документооборота (далее - электронный документооборот, ЭД) в администрации подлежат входящие, исходящие служебные документы, правовые акты, внутренние документы, поручения, резолюции, протоколы, обращения граждан.

2. Взаимодействие между структурными подразделениями построено на принципах внутреннего документооборота, что подразумевает однократную регистрацию документа по месту его создания, получения, отправки.

3. Служебная документация администрации делится на следующие категории:

- переписка со сторонними организациями;

- переписка между структурными подразделениями администрации, переписка внутри структурного подразделения;

4. ЭД позволяет выполнять следующие функции:

1) прием и учет поступивших документов;

2) подготовку и согласование проектов документов;

3) учет и регистрацию отправляемых документов, проверку правильности их оформления и передачу на отправку;

4) передачу документов руководителям структурных подразделений вместе с выданными руководителем администрации и заместителями руководителя резолюциями;

5) формирование отчетов об исполнении поручений и резолюций;

6) централизованный контроль сроков исполнения поручений руководителя администрации, заместителей руководителя администрации;

7) контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях;

8) справочно-информационная работу по вопросам прохождения и исполнения документов;

9) формирование для руководителей и сотрудников структурных подразделений индивидуальных системных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях;

10) подготовку для руководителя администрации, заместителей руководителя администрации, руководителей структурных подразделений сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

11) контроль над своевременным списанием в дело исполненных документов;

12) ознакомление сотрудников администрации с информационными и методическими документами;

13) коллективную работу с документами (совместная подготовка, версионирование).

5. Регистрация документов в ЭД.

1) После первичной обработки документов (вскрытие конвертов, просмотр документов на полное наличие приложений, составление актов на отсутствие приложенных документов или получение поврежденных конвертов) специалисты общего отдела приступают к регистрации документов.

2) Ввод документов в систему ЭД производится путем сканирования документов.

3) Специалисты общего отдела производят регистрацию электронного документа, заполняя необходимые поля регистрационной контрольной карточки. Документу автоматически присваивается входящий номер, а индекс выбирается в соответствии с номенклатурой дел общего отдела и в соответствии с инструкцией по работе с входящими документами вышестоящих органов власти и предприятий, организаций, учреждений города, поступивших в администрацию МОГО "Ухта" и подлежащих регистрации с использованием системы ЭД.

4) Обращения граждан обрабатываются в системе ЭД в соответствии с инструкцией по работе с обращениями граждан, поступивших в администрацию МОГО "Ухта" и подлежащих регистрации и использованием системы ЭД.

6. Вынесение резолюции руководителем администрации и заместителями руководителя администрации.

1) После регистрации специалисты общего отдела направляют документ по системе ЭД руководителю администрации или его заместителям в соответствии с распределениями обязанностей между заместителями руководителя администрации по типовым маршрутам системы для вынесения резолюции, выдаче задания, установления срока рассмотрения документа, определения исполнителя документа в соответствии с инструкцией по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим документам с использованием типового маршрута 1 РИК (резолюция, исполнение, контроль).

2) При отсутствии основного пользователя документ направляется по системе ЭД лицу, его замещающему, для обеспечения бесперебойной и своевременной обработки информации в соответствии с инструкцией по замещению отсутствующих пользователей в системе ЭД.

7. Выполнение задания по документу.

1) Ответственный исполнитель получает документ по системе ЭД и начинает с ним работать согласно полученного задания в соответствии с инструкцией по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим документам с использованием типового маршрута 1 РИК (резолюция, исполнение, контроль).

2) После согласования окончательного варианта электронного документа с курирующим заместителем руководителя администрации, ответственный исполнитель распечатывает его и всю переписку (из карточки задания) по исполнению задания, и передает документ в общий отдел для подписания.

8. Контроль исполнения документа.

1) Сроки прохождения документов, обрабатываемых в системе ЭД, соответствуют срокам обработки данных документов на бумажных носителях. Начальной датой обработки является дата занесения его в систему ЭД.

2) Контроль за результатами исполнения документа осуществляет "контролер" документа, назначенный руководителем администрации или его заместителями при вынесении резолюции, или руководителями структурных подразделений, создавших подзадачу по исполнению документов для сотрудника структурного подразделения в соответствии с инструкцией по вынесению резолюций и выполнению заданий по входящим документам с использованием типового маршрута 1 РИК (резолюция, исполнение, контроль).

3) Контроль за сроками исполнения документов осуществляют специалисты общего отдела в соответствии с инструкцией по работе с входящими документами вышестоящих органов власти и предприятий, организаций, учреждений города, поступивших в администрацию и подлежащих регистрации с использованием системы ЭД.

9. Регистрация исходящей корреспонденции.

После подписания документа на бумажном носителе специалисты общего отдела производят регистрацию в системе ЭД в соответствии с инструкцией по работе с исходящими письмами, отправляемыми из администрации и подлежащими регистрации с использованием системы ЭД.

10. Электронный документооборот в администрации осуществляется в соответствии с инструкциями согласно приложениям N 1-5 к настоящему регламенту";

5) дополнить приложением N 1 в редакции приложения N 1 к настоящему постановлению;

6) дополнить приложением N 2 в редакции приложения N 2 к настоящему постановлению;

7) дополнить приложением N 3 в редакции приложения N 3 к настоящему постановлению;

8) дополнить приложением N 4 в редакции приложения N 4 к настоящему постановлению;

9) дополнить приложением N 5 в редакции приложения N 5 к настоящему постановлению;

10) дополнить приложением N 6 в редакции приложения N 6 к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя руководителя администрации МОГО "Ухта" Мосеева В.И.

И.о. руководителя администрации

Т.А. Филиппова