Приложение N 6

Приложение N 6

к постановлению

администрации МОГО "Ухта"

от 02 июня 2011 г. N 1182

"Приложение N 6

к Регламенту работы администрации

муниципального образования

городского округа "Ухта"

Инструкция
по согласованию проекта постановления (распоряжения) с использованием типового маршрута "Подготовка и согласование проекта постановления"

Инициатором задачи по согласованию проекта постановления/распоряжения может быть как руководитель отдела/структурного подразделения, так и рядовой пользователь СЭД Directum. Обязательным требованием для рядового пользователя является согласование проекта документа с непосредственным руководителем инициатора.

1. Ввод документа в систему DIRECTUM и направление его на согласование по типовому маршруту (инициатор)

1.1. Чтобы отправить подготовленный документ (проект постановления или распоряжения) на согласование по типовому маршруту, инициатор сначала помещает документ в систему Directum. Для этого необходимо:

- выделив нужный файл, правой кнопкой мыши вызвать пункт контекстного меню "Отправить в DIRECTUM";

- в открывшемся окне "Создание электронного документа из файла" заполнить поля "Вид документа" (выбрать из справочника "проект постановления" или "проект распоряжения") и "Сохранить в ..." (указать имя личной папки - "Избранное"), затем нажать кнопку ОК;

- в открывшемся окне "Проект постановления (распоряжения)" откорректировать, если необходимо, поле "Наименование".

Далее заполнить обязательное поле "Содержание" в формате "Постановление ... (о чем)" или "Распоряжение ... (о чем)" и нажать кнопку "Сохранить" - "Продолжить сохранение".

Документ сохранен в личной папке инициатора "Избранное" в Directum.

1.2. Перед отправкой документа на согласование инициатор подписывает документ электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для этого, выделив ссылку на документ, правой кнопкой мыши он выбирает пункт контекстного меню "Подписать". Инициатор - рядовой пользователь Directum не подписывает документ ЭЦП (за исключением случаев, когда его непосредственный руководитель не автоматизирован).

1.3. Для отправки документа на согласование инициатор заходит в папку "Избранное", выделяет ссылку на документ и правой кнопкой мыши вызывает пункт контекстного меню "Отправить" - "Вложением в задачу".

1.4. В открывшейся карточке задачи необходимо нажать на кнопку "Типовой маршрут" на панели инструментов и выбрать маршрут "01 Подготовка и согласование проекта постановления".

1.5. При заполнении параметров маршрута необходимо учесть, что маршрутом предусмотрены следующие обязательные согласующие стороны:

- курирующий заместитель руководителя администрации - в случае, если куратором договора не является руководитель администрации. Курирующих заместителей может быть несколько;

- начальник финансового управления - в случае если постановление/распоряжение касается финансовых вопросов;

- заведующий юридическим отделом;

- заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата администрации.

1.6. В открывшемся окне "Параметры маршрута" инициатор заполняет поля:

- "Это финансовый вопрос?" - выбирается значение "Да" или "Нет" (поле обязательно для заполнения);

- "Список курирующих" - указывается один или несколько заместителей руководителя администрации (поле не обязательно для заполнения в том случае, когда куратором документа является неавтоматизированный руководитель администрации);

- "Список дополнительных согласующих" - указываются Ф.И.О. нужных пользователей Directum (поле не обязательно для заполнения);

- "Руководитель инициатора" - Ф.И.О. непосредственного руководителя инициатора - пользователя Directum (данное поле заполняется только инициатором - рядовым пользователем Directum).

Если руководитель инициатора - рядового пользователя Directum не автоматизирован, инициатор должен согласовать проект документа со своим руководителем в бумажном виде, и только после этого направить проект документа по типовому маршруту - не заполняя поле "Руководитель инициатора" в параметрах маршрута;

- "Список рассылки" - указывается список пользователей для рассылки подписанного постановления/распоряжения (поле обязательно для заполнения);

- "Пояснительная записка" - если необходимо добавить пояснительную записку в область вложения карточки задачи, необходимо нажать на кнопку (...), и в открывшемся окне "Поиск документов" указать критерии поиска (например, Содержание, Дата создания, Автор и т.д.). Затем нажать кнопку "Поиск", и из открывшегося списка поиска двойным щелчком мыши выбрать ссылку на нужный документ. Поле "Пояснительная записка" заполнится наименованием документа. Данное поле не обязательно для заполнения;

- "Проект документа" - данное поле заполняется автоматически (обязательное).

Примечание: в случае если при заполнении полей "Список курирующих", "Список дополнительных согласующих" или "Список рассылки" необходимо указать несколько пользователей, выбор следует производить только из встроенного списка "Все пользователи".

Для этого необходимо:

- нажать на кнопку (...) в правом краю поля;

- в открывшемся окне раскрыть список "Все пользователи";

- двойным щелчком мыши выбрать нужных пользователей;

- нажать кнопку ОК.

Если же указать Ф.И.О. исполнителей непосредственно в поле, "вручную", то задание по маршруту получит только тот исполнитель, который был указан последним.

Примечание: при заполнении данных в окне "Параметры маршрута" необходимо учесть, что в полях "Список курирующих" и "Список дополнительных согласующих" не надо указывать Ф.И.О. должностных лиц, которые входят в список обязательных согласующих сторон и перечислены в п. 1.5 Памятки, а именно:

- начальник финансового управления;

- заведующий юридическим отделом;

- заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата администрации.

Этим должностным лицам задания на согласование будут направлены автоматически (предусмотрено маршрутом):

- начальнику финансового управления - одновременно с курирующими заместителями и другими дополнительными согласующими - если в поле "Это финансовый вопрос?" указано "Да";

- заведующему юридическим отделом - после согласования проекта курирующими заместителями, начальником финансового управления (если документ касается финансовых вопросов) и дополнительными согласующими сторонами;

- заместителю руководителя администрации - руководителю аппарата - после согласования проекта заведующим юридическим отделом.

1.7. После заполнения полей в окне "Параметры маршрута" инициатор нажимает кнопку ОК, затем кнопку "Старт" в карточке задачи и подтверждает выполнение старта.

Начался I этап согласования - проект постановления/распоряжения направлен параллельно на согласование курирующему заместителю/заместителям руководителя администрации, начальнику финансового управления (если документ касается финансовых вопросов) и дополнительным согласующим сторонам.

Ссылка на задачу автоматически помещается в папку "Исходящие" инициатора, а в папках "Входящие" у указанных согласующих сторон появляется ссылка на задание "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Согласование".

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

1. I этап согласования проекта постановления (распоряжения) (курирующие заместители руководителя администрации, начальник финансового управления, дополнительные согласующие стороны)

2.1. При получении в папку "Входящие" задания "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Согласование", указанные согласующие стороны выполняют его с одним из вариантов:

- "Согласовано" - если замечаний к документу нет. Согласующий подписывает документ ЭЦП, и затем выполняет задание, выбрав вариант "Согласовано".

- "Согласовано с замечаниями" - если к документу есть несущественные замечания, и после доработки документа инициатором маршрут можно продолжить без полного пересогласования документа.

Согласующий подписывает документ ЭЦП и выполняет задание с вариантом "Согласовано с изменениями".

- "Не согласовано" - если замечания к документу - принципиального характера, т.е. существенные. В области ввода текста карточки задания сначала следует обосновать причину своего несогласования документа (можно также в область вложения добавить ссылку на необходимый документ, обосновывающий факт несогласования), а затем выполнить задание, выбрав вариант "Не согласовано".

Примечание: перед подписанием документа руководителем администрации инициатор будет собирать "живые" подписи на согласованном бумажном экземпляре проекта постановления/распоряжения, и тогда каждая согласующая сторона, которая выполнила задание с вариантом "Согласовано с изменениями" сможет убедиться, что ее замечания учтены в тексте документа.

2.2. При получении в папку "Входящие" задания "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Пересогласование", согласующие выполняют его аналогично, согласно п. 2.1 данной Инструкции.

2.3. Для выполнения задания по согласованию/пересогласованию документа согласующие могут привлечь других сотрудников (согласно списку пользователей СЭД DIRECTUM), создав им подзадачи из карточки полученного задания. При этом свое задание по согласованию/пересогласованию документа согласующий выполняет только после того, как все созданные им подзадачи будут завершены и приняты им (выполнено задание-контроль).

2.4. Если для выполнения задания требуется вложение документа, в область вложений карточки задания (до нажатия на кнопку "Выполнить") согласующий помещает ссылку на необходимый документ. Для этого документ сначала вводится в систему Directum и помещается в папку "Избранное" в соответствии с п. 1.1 настоящей Инструкции. Далее необходимо выполнить следующие действия:

- скопировать ссылку на документ;

- открыть карточку задания и перейти в область вложений;

- вставить ссылку на документ в область вложений (можно также "перетащить" ссылку в область вложений мышью);

- выделив ссылку, правой кнопкой мыши выбрать пункт контекстного меню "Настроить права доступа" и в открывшемся окне назначить необходимые права доступа на документ.

Если все согласующие стороны выполнили задание по согласованию/пересогласованию документа с вариантом "Согласовано", документ будет направлен далее по маршруту - на согласование заведующему юридическим отделом.

Если же хотя бы одна из согласующих сторон выполнила задание с вариантом "Согласовано с замечаниями" или "Не согласовано", документ будет возвращен инициатору на доработку.

3. Выполнение заданий, направленных на доработку (инициатор)

3.1. В случае если хотя бы одна из согласующих сторон не согласовала документ или согласовала документ с замечаниями или изменениями, по окончании каждого этапа согласования в папку "Входящие" инициатора поступает ссылка на задание "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". На доработку".

Инициатор корректирует текст документа с учетом замечаний согласующих сторон - в соответствии с п. 3.3 данной Инструкции, кратко описывает результат выполнения задания в области ввода текста и принимает решение о дальнейшем направлении документа или о прекращении работ по согласованию документа, и выполняет задание с одним из следующих вариантов:

- "Полное пересогласование" - документ повторно отправляется на согласование всем согласующим сторонам;

- "Продолжить согласование" - документ следует далее по маршруту - к заведующему юридическим отделом (после I этапа согласования) или к заместителю руководителя администрации - руководителю аппарата (после II этапа согласования) - без пересогласования согласующими сторонами.

При получении документа на доработку от заведующего юридическим отделом данный вариант инициатор может выбрать в том случае, если его замечания были редакционного характера, т.е. несущественными. Во всех остальных случаях - после доработки документа необходимо выполнить задание с вариантом "Пересогласовать с юристом";

- "Пересогласовать с юристом" - документ повторно направляется на согласование заведующему юридическим отделом - с учетом его замечаний после доработки документа;

- "Процедура отказа" - в этом случае работа по согласованию проекта постановления/распоряжения прекращается, согласующим сторонам автоматически направляется уведомление о прекращении работ.

3.2. В случае, когда из прокуратуры получен запрещающий ответ по документу, или руководитель администрации не подписал согласованный документ, инициатор также получает задание "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". На доработку". Возможные варианты выполнения задания:

- "Полное пересогласование" - инициатор дорабатывает документ в соответствии с п. 3.3 данной Инструкции, и он повторно направляется на согласование всем согласующим сторонам;

- "Процедура отказа" - в этом случае работа по согласованию проекта постановления/распоряжения прекращается, согласующим сторонам автоматически направляется уведомление о прекращении работ;

- "Подписано" - данный вариант выполнения задания существует для случая, когда руководитель администрации первоначально не подписал документ.

3.3. Если при получении задания на доработку документа необходимо откорректировать документ с учетом замечаний согласующих сторон, инициатор создает новую версию документа. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

- выделить ссылку на документ и правой кнопкой мыши в контекстном меню выбрать пункт "Создать версию";

- в открывшемся окне "Создание версии электронного документа" заполнить поля:

- * На основе версии - указывается версия, текст которой будет помещен в новую версию;

- Примечание - указывается номер или наименование своей версии - его будут видеть все пользователи при открытии документа.

- Состояние - указывается состояние документа - "В разработке".

- Открыть версию - если флажок установлен, то сразу после создания версии ее текст откроется для изменения.

- нажать кнопку ОК. В результате будет создана новая версия документа.

После создания и редактирования новой версии документа состояние старой версии необходимо установить "Устаревшая" (правой кнопкой мыши вызвать пункт контекстного меню "Состояние").

Примечание: возможность выполнять те или иные действия над версией документа от состояния версии не зависит.

4. II этап согласования проекта постановления/распоряжения (заведующий юридическим отделом)

4.1. При получении в папку "Входящие" задания "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Согласование" заведующий юридическим отделом выполняет его с одним из следующих вариантов:

- "Согласовано" - перед выполнением задания заведующий юридическим отделом подписывает документ ЭЦП. Документ будет направлен далее по маршруту - на согласование к заместителю руководителя - руководителю аппарата;

- "Согласовано с изменениями" - перед выбором этого варианта выполнения задания заведующий юридическим отделом корректирует документ путем составления новой версии документа с изменениями, соответствующими требованиями законодательства (согласно п. 3.3 настоящей Инструкции), или указывает свои замечания в области ввода текста карточки задания.

После выбора данного варианта документ будет направлен инициатору на доработку.

- "Отказ" - перед выбором этого варианта необходимо составить заключение об отказе (при этом ссылку на него добавить в область вложения карточки задания - в соответствии с п. 2.4 данной Инструкции), или обосновать причину несогласования в области ввода текста карточки задания.

После выбора данного варианта документ также будет направлен инициатору на доработку

4.2. При выполнении задания с вариантом "Согласовано" в открывшемся окне "Параметры маршрута" заведующий юридическим отделом должен заполнить поле "Это нормативно-правовой акт?" ответом "Да" или "Нет" и подтвердить свой выбор. После нажатия на кнопку ОК задание будет выполнено.

4.3. При получении в папку "Входящие" задания "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Пересогласование", заведующий юридическим отделом выполняет его аналогично, согласно п. 4.1 данной Памятки.

4.4. Для выполнения задания по согласованию/пересогласованию документа заведующий юридическим отделом может привлечь других сотрудников (согласно списку пользователей СЭД DIRECTUM), создав им подзадачи из карточки полученного задания. Свое задание по согласованию/пересогласованию документа заведующий юридическим отделом выполняет только после того, как все созданные им подзадачи будут завершены и принято задание-контроль.

4.5. Если для выполнения задания требуется вложение документа, в область вложений карточки задания помещается ссылка на необходимый документ - в соответствии с п. 2.4 данной Инструкции.

5. III этап согласования проекта постановления/распоряжения (заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата)

5.1. При получении в папку "Входящие" задания "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Согласование" заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата выполняет его с одним из следующих вариантов:

- "Согласовано" - перед выполнением задания заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата подписывает документ ЭЦП. Документ будет направлен далее по маршруту - инициатору - для подготовки к подписанию руководителем администрации и сбора подписей согласующих сторон;

- "Согласовано с изменениями" - перед выбором этого варианта выполнения задания необходимо указать замечания в области ввода текста карточки задания или составить новую версию документа - в соответствии с п. 3.3 настоящей Инструкции.

После выбора данного варианта документ будет направлен инициатору на доработку.

- "Отказ" - перед выбором этого варианта заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата составляет заключение об отказе (при этом ссылку на него добавляет в область вложений карточки задания - в соответствии с п. 2.4 данной Инструкции), или обосновывает причину несогласования в области ввода текста карточки задания.

После выбора данного варианта документ также будет направлен инициатору на доработку.

5.2. При выполнении задания с вариантом "Согласовано" или "Согласовано с изменениями" в открывшемся окне "Параметры маршрута" заместителю руководителя администрации - руководителю аппарата предоставляется возможность откорректировать, в случае необходимости, обязательные поля "Это нормативно-правовой акт?" и "Список рассылки". После нажатия на кнопку ОК задание будет выполнено.

5.3. При получении в папку "Входящие" задания "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Пересогласование", заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата выполняет его аналогично, согласно п. 5.1 данной Памятки.

5.4. Для выполнения задания по согласованию/пересогласованию документа заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата может привлечь других сотрудников (согласно списку пользователей СЭД DIRECTUM), создав им подзадачи из карточки полученного задания. При этом свое задание по согласованию/пересогласованию документа заместитель руководителя администрации - руководитель аппарата выполняет только после того, как все созданные им подзадачи будут завершены и принято задание-контроль.

5.5. Если для выполнения задания требуется вложение документа, в область вложений карточки задания помещается ссылка на необходимый документ - в соответствии с п. 2.4 данной Инструкции.

6. Подготовка проекта постановления/распоряжения к подписанию, сбор подписей согласующих сторон (инициатор)

6.1. После согласования/пересогласования проекта постановления/распоряжения всеми согласующими сторонами - обязательными и дополнительными - в папку "Входящие" инициатора поступит ссылка на задание "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Подготовка к подписанию и сбор подписей согласующих сторон".

Инициатор распечатывает согласованную и подписанную версию документа и текст переписки по его согласованию, собирает "живые" подписи согласующих сторон на бумажном экземпляре документа и передает документ в общий отдел для подписания руководителем администрации.

Затем в поле ввода текста карточки задания инициатор описывает результат выполнения задания (при необходимости), нажимает на кнопку "Выполнить" и подтверждает выполнение задания.

После выполнения инициатором задания в папке "Входящие" заведующего общим отделом появится ссылка на задание по подписанию документа руководителем администрации.

7. Подписание документа руководителем администрации, регистрация и рассылка документа (заведующий общим отделом)

7.1. После подготовки инициатором согласованного документа к подписанию в бумажном виде и выполнения им задания в системе Directum, в папку "Входящие" заведующего общим отделом поступит ссылка на новое задание.

В случае если документ является нормативно-правовым актом, заведующий общим отделом получит задание "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". НПА: в прокуратуру, в регистр", которое необходимо выполнить:

- с вариантом "Нет ответа от прокуратуры" - в случае непоступления ответа по истечении срока ожидания;

- с вариантом "Запрещающий ответ прокуратуры" - в случае получения запрещающего ответа. При этом инициатор получит задание "Проект документа "Постановление/распоряжении о ...". На доработку".

В случае если документ не является нормативно-правовым актом, заведующий общим отделом получит задание "Проект документа "Постановление/распоряжение о ...". Подписание руководителем администрации и регистрация". Такое же задание будет получено и в случае непоступления ответа из прокуратуры по истечении срока ожидания.

Варианты выполнения данного задания:

- "Не подписан" - в этом случае документ будет направлен инициатору на доработку;

- "Подписан и зарегистрирован" - в этом случае перед выполнением задания заведующий общим отделом указывает в области ввода текста карточки задания регистрационный номер подписанного постановления/распоряжения и дату регистрации, затем нажимает кнопку "Выполнить" и подтверждает выполнение задания.

7.2. После выполнения задания с вариантом "Подписан и зарегистрирован" автоматически будет произведена рассылка документа.

В папке "Входящие" каждого из пользователей, указанных в списке рассылки, появится ссылка на задание "Рассылка документа "Постановление/распоряжение о ...". Поскольку задание будет направлено в виде уведомления, оно не требует выполнения его в Directum; постановление/распоряжения направлено для использования в работе.

_____________________________