Приложение N 5

Приложение N 5

к постановлению

администрации МОГО "Ухта"

от 2 июня 2011 г. N 1182

"Приложение N 5

к Регламенту работы администрации

муниципального образования

городского округа "Ухта"

Инструкция
по работе с исходящими письмами, отправляемыми из администрации МОГО "Ухта" и подлежащими регистрации с использованием системы электронного документооборота

1. Ввод документа в систему DIRECTUM

1.1. Старший инспектор общего отдела вводит исходящее письмо в систему DIRECTUM, выполняя следующие действия:

- сканирует документ в папку "Общая"/"Ввод документов - Исходящие по предприятиям" системы DIRECTUM;

- обновляет данные в папке "Ввод документов - Исходящие по предприятиям" нажатием клавиши <F5>;

- в данной папке в списке документов выделяет этот документ текущей записью (цветом) и, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню, выбирает пункт "Состояние документа";

- в открывшейся карточке "Состояние электронного документа" заполняет поле "Вид электронного документа" путем выбора из справочника записи "Письмо исходящее" и сохраняет карточку;

- в открывшейся карточке электронного документа "Письма исходящие (официальные)" заполняет поля "N документа", "Дата документа", "Адресат", "Контактное лицо", "Тема" и сохраняет карточку. Документ перенесен в электронное хранилище системы.

2. Регистрация

2.1. Старший инспектор общего отдела регистрирует исходящий документ, для этого:

- после сохранения карточки "Письма исходящие (официальные)" нажимает в ней кнопку "РКК";

- в открывшейся регистрационно-контрольной карточке заполняет поля "Подписал", "Исполнитель док." на закладке "Регистрация" (остальные поля заполнены значениями одноименных полей из карточки электронного документа или по умолчанию, в соответствии с настройками) и сохраняет карточку;

- на бумажном экземпляре документа проставляет штамп и указывает дату регистрации и регистрационный номер из РКК;

- зарегистрированный исходящий документ передает специалисту общего отдела.

_____________________________