Приложение. Инструкция о приобретении, учете и хранении бланков лицензий, свидетельств о государственной аккредитации и приложений к ним, а также их оформления и выдачи образовательным учреждениям и организациям, расположенным на территории Республики Коми

Приложение

Инструкция
о приобретении, учете и хранении бланков лицензий, свидетельств о государственной аккредитации и приложений к ним, а также их оформления и выдачи образовательным учреждениям и организациям, расположенным на территории Республики Коми
(утв. приказом Министерства образования Республики Коми от 20 января 2012 г. N 14)

1. Настоящая Инструкция о приобретении, учете и хранении бланков лицензий, свидетельств о государственной аккредитации и приложений к ним, а также их оформления и выдачи образовательным учреждениям и организациям, расположенным на территории Республики Коми (далее - Инструкция) регулирует действия должностных лиц Министерства образования Республики Коми и Управления по надзору и контролю в сфере образования по вопросам приобретения, учета и хранения бланков лицензий, свидетельств о государственной аккредитации и приложений к ним (далее - бланки).

2. Бланки являются защищенной полиграфической продукцией уровня "А" и документами строгой отчетности.

3. Должностные лица Управления по надзору и контролю в сфере образования (далее - Управление) определяют количественный заказ и заявку на приобретение бланков у организаций, имеющих право на их изготовление в установленном законодательством порядке.

4. Министерство образования Республики Коми (далее - Министерство) централизованно оплачивает и приобретает бланки, у организаций, имеющих право на их изготовление или реализацию.

5. Министерством определяются лица, ответственные за приобретение бланков, их учет, хранение, заполнение и выдачу.

6. Министерство осуществляет бухгалтерский и оперативный учет бланков.

7. Бухгалтерский учет бланков осуществляется бухгалтерией Министерства в соответствии с Единым планом счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти и инструкцией по его применению, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. N 157н, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 декабря 2010 г., регистрационный N 19452.

8. Оперативный учет бланков осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией в специальных журналах: журнал учета поступивших бланков, журнал учета выданных бланков, журнал учета испорченных бланков (приложение 1, 2 и 3 к настоящей Инструкции).

9. В журнал учета поступивших бланков вносятся следующие сведения:

дата поступления бланков;

вид бланков;

количество бланков;

реквизиты бланков (серия, номер (интервал номеров));

данные о лице, получившем бланки (должность, фамилия, имя, отчество).

10. Записи в журнал учета поступивших бланков вносятся по каждому виду бланков отдельной строкой и заверяются подписью лица, получившего бланки. В случае поступления бланков одного вида и одной серии с последовательными номерами указывается интервал номеров поступивших бланков (номер первого и последнего бланка через тире).

11. Специалист Министерства, ответственный за получение и хранение бланков, получив от отправителя посылки или бандероли с бланками, немедленно сверяет их с прилагаемой к посылке или бандероли накладной и производит соответствующую запись в журнале (приложение 1 к настоящей Инструкции). Если общее количество бланков, а также серия и номера бланков не соответствуют накладной, составляется Акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а второй - хранится в Министерстве. В этом случае отправитель досылает Министерству недостающие бланки.

12. Поступившие бланки подлежат хранению в спецчасти Министерства в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данной категории документов. Бланки и журналы учета бланков хранятся в сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками, которые опечатываются ответственным лицом, на которое возложено получение, учет и хранение бланков. Доступ посторонних лиц к бланкам и журналам их учета категорически запрещен.

13. При назначении новых работников, ведающих вопросами получения, учета и хранения бланков, неиспользованные бланки, а также журналы учета передаются по Актам как документы строгой отчетности.

14. Специалист Министерства, ответственный за получение и хранение бланков, выдает должностному лицу Управления, назначенному приказом Министерства на их получение, и производит соответствующую запись в журнале учета поступивших бланков.

15. Должностное лицо Управления выдает бланки специалистам отдела лицензирования, государственной аккредитации и подтверждения документов об образовании, осуществляющим их оформление и выдачу образовательным учреждениям и организациям, прошедшим лицензирование и государственную аккредитацию, и производит соответствующую запись в журнале учета выданных бланков (приложение 2 к настоящей Инструкции).

16. Специалисты отдела лицензирования, государственной аккредитации и подтверждения документов об образовании Управления в соответствии с приказами Министерства о предоставлении или переоформлении лицензии или свидетельства о государственной аккредитации, вносят соответствующие записи в журнал учета выданных бланков.

17. В журнал учета выданных бланков вносятся следующие сведения:

дата выдачи бланка;

наименование и место нахождения образовательного учреждения (организации, филиала);

реквизиты бланка (серия, номер);

регистрационный номер, дата;

номер приложения;

вид, дата и номер распорядительного документа Министерства, на основании которого осуществляется выдача бланка;

данные о лице, выдавшем бланк или приложение к бланку (должность, фамилия, имя, отчество);

данные о лице, получившем бланк или приложение к бланку (должность, фамилия, имя, отчество).

18. Записи в журнал учета выданных бланков вносятся по каждому бланку или приложению к бланку отдельной строкой и заверяются подписями лица, выдавшего бланк, и лица, получившего бланк.

19. Персональная ответственность за правильность заполнения бланков и приложений к ним и выдачу их руководителям (уполномоченным ими лицам) возлагается на специалистов Управления, осуществляющих лицензирование и государственную аккредитацию образовательных учреждений (организаций).

20. Оформление бланков и приложений к ним осуществляется специалистами Управления на основании приказов Министерства.

21. Бланки и приложения к ним оформляются в печатном виде.

22. Бланки оформляются в целом на образовательное учреждение или организацию, являющиеся юридическими лицами. На образовательное учреждение (организацию) и на каждый филиал оформляется отдельное приложение.

23. После заполнения бланка он должен быть проверен на безошибочность внесения в него записей. Бланк, заполненный с ошибками, считается испорченным и подлежит замене.

24. Оформленная лицензия и приложение к ней и оформленное свидетельство государственной аккредитации и приложение к нему подписываются министром образования и заверяются печатью Министерства. В случае отсутствия министра лицензия и приложение к ней и (или) свидетельство государственной аккредитации и приложение к нему подписываются должностным лицом, исполняющим обязанности министра. При этом перед словами "руководитель лицензирующего органа" или "руководитель аккредитационного органа" слово "И.о." или вертикальная черта не пишется.

Если приложение к бланку состоит из нескольких листов, то листы приложения сшиваются, приложение заверяется штампом и печатью Управления с указанием количества листов

25. Начальник отдела лицензирования, государственной аккредитации и подтверждения документов об образовании Управления обеспечивает постоянный контроль за наличием оснований для выдачи бланков, за их заполнением, а также за качественное их оформление, своевременную выдачу их специалистами руководителям (уполномоченным ими лицам) образовательных учреждений и организаций.

26. Оформленная лицензия и приложение (приложения) к ней и оформленное свидетельство государственной аккредитации и приложение (приложения) к нему выдаются руководителю образовательного учреждения, организации или его доверенному лицу при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение (при необходимости).

При переоформлении лицензии или при получении свидетельства о государственной аккредитации на новый срок, если срок действия ранее выданной лицензии или свидетельства о государственной аккредитации не истек, в Министерство предоставляются ранее выданные лицензия и приложение (приложения) к ней или свидетельство о государственной аккредитации и приложение (приложения) к нему. На указанных бланках проставляется штамп Министерства об утрате силы с указанием даты.

27. Копии выданных лицензий и приложений к ним хранятся в лицензионном деле постоянно.

Копии выданных свидетельств о государственной аккредитации и приложений к ним хранятся в аккредитационных делах для образовательных учреждений и организаций профессионального образования - 6 лет, для общеобразовательных учреждений - 12 лет.

28. Испорченные при заполнении бланки учитываются в специальном журнале учета испорченных бланков (приложение 3 к настоящей Инструкции).

29. В журнал учета испорченных бланков вносятся следующие сведения:

дата порчи бланка;

количество бланков;

реквизиты бланка (серия, номер (интервал номеров));

данные о лице, внесшем запись (должность, фамилия, имя, отчество).

30. Записи в журнал учета испорченных бланков вносятся по каждому испорченному бланку отдельной строкой и заверяются подписью лица, внесшего запись. В случае порчи бланков одного вида и одной серии с последовательными номерами указывается интервал номеров испорченных бланков (номер первого и последнего бланка через тире).

31. По итогам календарного года испорченные при оформлении и заполнении бланки, а также неиспользованные бланки при изменении форм бланков подлежат списанию по акту и уничтожаются в присутствии членов комиссии, состав которой определяется начальником Управления.

32. Комиссия составляет по прилагаемой форме к настоящей инструкции Акт списания бланков в одном экземпляре, который утверждается министром образования (лицом, его замещающим). В Акте указывается количество (прописью) и номера уничтожаемых бланков. Номера испорченных бланков вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к экземпляру акта. Акт хранится в Министерстве в соответствии со сроками хранения документов строгой отчетности, утвержденными номенклатурой дел Министерства.

33. Записи во всех журналах ведутся в хронологическом порядке. Все журналы ведутся на бумажных носителях и заполняются шариковой ручкой. Листы журналов нумеруются и прошиваются, на последнем листе делается запись о количестве листов, которая заверяется подписью министра (заместителя министра или начальника Управления) и печатью Министерства.

34. Сроки хранения журналов испорченных бланков составляют десять лет, остальных журналов - бессрочно.

35. Должностные лица и специалисты Министерства и Управления, осуществляющие приобретение, учет, хранение, заполнение и выдачу бланков, несут ответственность за их сохранность.

36. О каждом случае пропажи бланков лица, ответственные за приобретение, учет и хранение бланков, немедленно сообщают начальнику Управления или руководству Министерства, которое уведомляет соответствующие органы внутренних дел, с указанием номеров пропавших бланков и изложением обстоятельств, при которых произошла пропажа.

37. При возложении обязанностей по учету, хранению и выдаче бланков на иных лиц Министерства, при выявлении фактов злоупотребления, хищения или порчи бланков, в случае стихийного бедствия, пожара, при других чрезвычайных ситуациях, при реорганизации или ликвидации Министерства, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется инвентаризация бланков.