Приложение. Порядок работы с обращениями граждан в Управлении Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей

Приложение

Порядок
работы с обращениями граждан в Управлении Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей
(утв. приказом Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 26 марта 2013 г. N 47)

I. Общие положения

1. Настоящий порядок определяет работу с обращениями граждан в Управлении Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей (далее - Управление), поступившими в письменной и электронной формах, а также на личном приеме.

2. Обращение, в том числе в форме электронного документа, поступившее в Управление, регистрируется и рассматривается в порядке и сроки, установленными Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3. Личный прием в Управлении проводится в соответствии с требованиями к порядку личного приема, установленными Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

4. Информация о графиках работы Управления и приема граждан, справочных телефонах, адресах электронной почты и официального сайта Управления размещена на информационном стенде в фойе здания Управления и в сети Интернет на официальном сайте Управления.

II. Прием и регистрация обращения

5. Письменные обращения, доставленные лично или почтовым отправлением, принимает лицо, ответственное за прием, регистрацию и учет входящей (исходящей) корреспонденции (далее - ответственное лицо), и регистрирует их в системе электронного документооборота. На обращении проставляет штамп, в котором указывает входящий номер и дату регистрации.

6. Ответственное лицо ежедневно проверяет электронную почту Управления на наличие поступивших обращений в соответствии с графиком работы Управления.

7. Поступившее обращение в электронной форме ответственное лицо распечатывает на бумажном носителе в день его поступления и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

8. В день регистрации обращения ответственное лицо передает его начальнику Управления (лицу, его замещающему) для наложения резолюции по дальнейшему его движению.

9. В день получения обращения от начальника Управления (лица, его замещающего) ответственное лицо передает его ведущему специалисту-эксперту организационно-правового отдела Управления для регистрации в журнале учета обращений граждан.

10. В тот же день после регистрации обращения ведущий специалист-эксперт передает обращение под роспись в журнале учета обращений граждан лицу, указанному в резолюции начальника Управления (далее - ответственный исполнитель), для принятия мер по рассмотрению обращения.

В случае если в резолюции начальника Управления о рассмотрении обращения определены несколько исполнителей, подлинник обращения направляется исполнителю, указанному в поручении первым, копии направляются соисполнителям, которые в 10-дневный срок со дня получения копии обращения направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения в соответствии с компетенцией, если иной срок не указан в резолюции.

III. Рассмотрение, подготовка и отправка ответа на обращение

11. Ответственный исполнитель в день получения обращения принимает организационное решение о рассмотрении и подготовке ответа на обращение и дает соответствующее поручение.

12. В случае необходимости продления срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель не позднее, чем за 5 дней до истечения установленного срока представляет на имя начальника Управления служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения.

В случае продления срока рассмотрения обращения в течение одного дня в адрес гражданина направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

13. По итогам рассмотрения обращения лицо, получившее поручение ответственного исполнителя о подготовке ответа, представляет ему проект письма, который в течение одного рабочего дня рассматривает, визирует и направляет проект письма начальнику Управления для подписания.

14. Начальник Управления в трехдневный срок подписывает ответ (письмо) на обращение и передает его ответственному лицу для регистрации в системе электронного документооборота либо возвращает проект ответа (письма) на доработку ответственному исполнителю.

15. Ответственный исполнитель дорабатывает ответ (письмо) в течение одного рабочего дня.

16. Ответ на обращение, поступившее в Управление в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа ответственным лицом по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме экспедитором по почтовому адресу, указанному в обращении.

17. Ответственное лицо передает ответ (письмо) в день подписания его начальником Управления экспедитору для отправки гражданину. Экспедитор не позднее следующего рабочего дня с момента получения ответа направляет его адресату.

IV. Личный прием граждан

18. При организации личного приема применяются требования к порядку личного приема, установленные Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

19. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется руководством Управления в часы личного приема граждан в соответствии с утвержденным графиком.

20. Личный прием граждан проводится начальником или заместителем начальника Управления в своих рабочих кабинетах, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми - в общественных приемных Главы Республики Коми.

21. Ответственное лицо осуществляет запись граждан на личный прием на основании обращений граждан в журнале предварительной записи граждан на личный прием (форма журнала в приложении 1 к настоящему Порядку). Одновременно заполняет карточку личного приема гражданина (форма карточки в приложении 2 к настоящему Порядку). Содержание устного обращения гражданина заносит в карточку личного приема гражданина в день личного приема.

В случае если ответ на обращение дан устно в ходе личного приема, запись делается в карточке личного приема гражданина.

V. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений

22. Текущий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан осуществляется ответственными исполнителями на основании сведений, регулярно получаемых от исполнителей, а также анализа соответствующих данных учетных карточек (карточек личного приема граждан) и данных системы электронного документооборота.

23. Текущий контроль проводится путем оперативного выяснения хода рассмотрения обращений, напоминаний о подготовке ответов, истребования от исполнителей объяснений причин задержки ответов с последующим докладом начальнику Управления.

24. Организационно-правовым отделом по результатам анализа содержания поступающих обращений ежеквартально составляется обобщение, вносятся предложения по принятию мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.