Приложение. Положение о системе управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми

Приложение

Положение
о системе управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми
(утв. распоряжением Правительства Республики Коми от 15 апреля 2016 г. N 167-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о системе управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми (далее - Положение) определяет условия и порядок управления проектной деятельностью, реализуемой органами в системе исполнительной власти Республики Коми, в том числе с участием организаций, в отношении которых органы исполнительной власти Республики Коми осуществляют функции и полномочия учредителей, за счет средств республиканского бюджета Республики Коми и (или) привлекаемых средств федерального бюджета.

1.2. Система управления проектной деятельностью внедряется в органах в системе исполнительной власти Республики Коми в целях:

соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

эффективного использования ресурсов проектов;

прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений;

повышения эффективности взаимодействия органов в системе исполнительной власти Республики Коми, в том числе с участием органов местного самоуправления в Республике Коми, граждан и организаций.

2. Основные понятия

Для целей создания системы управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми используются следующие основные понятия:

1) проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений;

2) продукт проекта - измеримый уникальный результат, получаемый по итогам реализации проекта, который должен соответствовать требованиям заказчика проекта;

3) портфель проектов - совокупность проектов, объединенных в целях эффективного управления достижением целей органа в системе исполнительной власти Республики Коми;

4) система управления проектной деятельностью - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для определения целей проектной деятельности и обеспечения эффективной реализации процессов управления, необходимых для достижения поставленных целей;

5) управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта на всех стадиях жизненного цикла, направленные на эффективное достижение целей проекта;

6) объекты управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми - проект и портфель проектов;

7) управление портфелем проектов - деятельность, направленная на достижение стратегических целей проектного управления в органах в системе исполнительной власти Республики Коми путем формирования, оптимизации, мониторинга и контроля, управления изменениями портфеля проектов в условиях ресурсных ограничений;

8) информационная система управления проектами - информационная система, обеспечивающая поддержку проектной деятельности органов в системе исполнительной власти Республики Коми;

9) инструмент проектного управления - средство практической реализации управленческого решения при реализации проекта;

10) управленческие документы по проекту - инструменты проектного управления в органах в системе исполнительной власти Республики Коми, документы, сопровождающие управление проектной деятельностью, принимаемые в целях практической реализации управленческого решения;

11) методология проектного управления в Республике Коми - правовые акты, методическая и распорядительная документация, разработанные и утвержденные в целях регулирования и организационно-методического сопровождения проектной деятельности органов в системе исполнительной власти Республики Коми;

12) ключевые параметры проекта - информация о бюджете, сроках (периоде реализации) и качестве продукта проекта;

13) управленческий профиль проекта - набор стандартных методов, подходов и решений по организации управления проектом, ориентированных на достижение результатов проекта и получение продукта проекта, определяемый на этапе предварительной оценки в соответствии с классификационными признаками;

14) паспорт проекта - документ, в котором утверждаются ключевые параметры проекта и основная информация по проекту: наименование проекта, участники проекта, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий проекта;

15) цель проекта - запланированный общественно значимый полезный эффект от реализации проекта, имеющий сроки достижения, измеримый и достижимый в реальных условиях, в которых осуществляется проект;

16) команда проекта - должностные лица органов в системе исполнительной власти Республики Коми, сотрудник органа исполнительной власти Республики Коми, уполномоченный руководителем органа исполнительной власти Республики Коми, представители организаций, в отношении которых органы исполнительной власти Республики Коми осуществляют функции и полномочия учредителей, а также представители внешних организаций, объединенные во временную организационную структуру и участвующие в реализации и управлении проектом в соответствии с закрепленными за ними проектными ролями;

17) заказчик проекта - руководитель органа в системе исполнительной власти Республики Коми, к установленной сфере деятельности которого относится реализация проекта, ответственный за принятие результатов и продукта проекта;

18) инициатор проекта - орган в системе исполнительной власти Республики Коми, направляющий предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта;

19) руководитель проекта - должностное лицо органа в системе исполнительной власти Республики Коми, сотрудник органа исполнительной власти Республики Коми, уполномоченный руководителем органа исполнительной власти Республики Коми, представитель организации, в отношении которой орган исполнительной власти Республики Коми осуществляет функции и полномочия учредителя, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения и оперативное управление проектом;

20) руководитель портфеля проектов - лицо, замещающее государственную должность Республики Коми в системе исполнительной власти Республики Коми, отвечающее за достижение целей реализации портфеля проектов и осуществляющий управление портфелем проектов;

21) куратор проекта - лицо, замещающее государственную должность Республики Коми в системе исполнительной власти Республики Коми, должностное лицо органа в системе исполнительной власти Республики Коми, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта;

22) администратор проекта - должностное лицо органа в системе исполнительной власти Республики Коми, сотрудник органа исполнительной власти Республики Коми, уполномоченный руководителем органа исполнительной власти Республики Коми, представитель организации, в отношении которой орган исполнительной власти Республики Коми осуществляет функции и полномочия учредителя, отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проекта;

23) исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта;

24) рабочая группа - функциональная группа отраслевых специалистов в составе команды проекта, которая может быть создана в случае, если проект имеет несколько направлений по реализации либо затрагивает несколько отраслей. Цели создания рабочей группы - более качественное, с учетом отраслевых особенностей, обеспечение достижения запланированных результатов по проекту, получение продукта проекта, достижение критериев успеха проекта, обеспечение соблюдения и сокращения сроков достижения результатов проекта, обеспечение эффективного использования ресурсов проекта;

25) Проектный комитет - высший координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью органов в системе исполнительной власти Республики Коми;

26) Центральный проектный офис - координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью, организующий планирование, реализацию и контроль проектной деятельности органов в системе исполнительной власти Республики Коми;

27) функциональный проектный офис - структурное подразделение органа в системе исполнительной власти Республики Коми или временная ролевая структура, обеспечивающая организационно-методическое сопровождение и развитие проектной деятельности в определенной сфере государственного управления;

28) жизненный цикл проекта - последовательность логически взаимосвязанных выделяемых стадий (этапов) проекта: инициация, планирование, реализация, закрытие проекта, постпроектный мониторинг;

29) процесс - структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на реализацию определенных функций и достижение целей;

30) контрольное событие (веха) - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания;

31) календарный план - управленческий документ по проекту, включающий в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий;

32) результат проекта - измеримые итоги и эффекты, получаемые по итогам реализации проекта, которые четко соответствуют задачам проекта;

33) риски проекта - вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на ключевые параметры проекта;

34) статус-отчет - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о текущем состоянии проекта, в том числе о достижении промежуточных результатов и контрольных событий (вех) проекта, рисках проекта и способах их минимизации;

35) итоговый отчет - управленческий документ по проекту, содержащий оценку успешности проекта (в том числе о соответствии продукта проекта требованиям заказчика проекта и достижении целей проекта, соблюдение сроков выполнения и бюджета проекта), обобщенный опыт, рекомендации по итогам реализации проекта, оценку качества работы и взаимодействия участников команды проекта.

3. Система управления проектной деятельностью

3.1. Система управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми представляет собой набор процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенных для достижения целей реализации проектов и получения продуктов и результатов по проектам.

3.2. Настоящее Положение определяет следующие инструменты управления ресурсами в органах в системе исполнительной власти Республики Коми:

участники проектной деятельности;

информационная система управления проектами;

управленческие документы по проекту.

3.3. Настоящее Положение определяет и формализует следующие процессы управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми:

управление проектами;

управление портфелями проектов;

управление мотивацией участников проектов;

управление компетенциями участников проектной деятельности;

организационная поддержка проектной деятельности;

технологическая поддержка проектной деятельности.

4. Инструменты управления ресурсами

4.1. Участники проектной деятельности

4.1.1. Целью организационной поддержки проектной деятельности в органах в системе исполнительной власти Республики Коми является административное обеспечение функционирования системы управления проектной деятельностью путем создания специализированных структурных подразделений и коллегиальных органов, проектных ролей участников проектной деятельности в рамках организационной структуры органов в системе исполнительной власти Республики Коми.

4.1.2. Административное обеспечение проектного управления в качестве инструмента организационной поддержки в Республике Коми осуществляют Проектный комитет в отношении проектов, имеющих профиль "Приоритетный", Центральный проектный офис, функциональные проектные офисы в отношении проектов, имеющих профиль "Стандартный".

4.1.3. Участниками проектной деятельности являются органы в системе исполнительной власти Республики Коми, организации, в отношении которых органы исполнительной власти Республики Коми осуществляют функции и полномочия учредителей, их должностные лица, государственные гражданские служащие Республики Коми и работники, которые участвуют в управлении проектной деятельностью и ее реализации.

4.1.4. Участники проектной деятельности выполняют следующие проектные роли:

а) заказчик проекта (определение требований к продукту проекта, согласование управленческих документов по проекту);

б) куратор проекта (обеспечение проекта ресурсами; утверждение управленческих документов по проекту);

в) проектный офис (функции проектного офиса выполняют Центральный проектный офис и функциональный проектный офис);

г) Проектный комитет (рассмотрение инициативы по проектам, имеющим профиль "Приоритетный"; утверждение управленческих документов, принятие управленческих решений, в том числе о внесении изменений в паспорт проекта и (или) календарный план проекта на основании запроса на изменения по проекту, направленного руководителем проекта, мониторинг и контроль реализации, анализ результатов и показателей по проектам, имеющим профиль "Приоритетный", и портфелям проектов);

д) руководитель проекта (планирование реализации проекта, в том числе подготовка управленческих документов по проекту; организация и контроль выполнения командой проекта работ по проекту, включая подготовку статус-отчетов и итоговых отчетов, планирование постпроектного мониторинга);

е) руководитель портфеля проектов (организация работ в рамках портфеля проектов для достижения целей, определенных для портфеля проектов; контроль достижения целей портфеля проектов);

ж) администратор проекта (содействие руководителю проекта в подготовке управленческих документов по проекту, в организации и контроле выполнения командой проекта запланированных работ и исполнении поручений, включая формирование отчетности по проекту (в том числе сбор фактических данных о статусе (ходе) выполнения работ); организация совещаний по проекту; ведение архива управленческих документов по проекту);

з) исполнитель (своевременное и качественное выполнение работ проекта, предусмотренных календарным планом, поручений; представление информации о статусе (ходе) выполнения работ и о достигнутых результатах).

4.1.5. Координацию и контроль в сфере управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми осуществляет Центральный проектный офис. Цели, задачи, полномочия, порядок формирования и организация деятельности проектных офисов определяются Положением о проектных офисах (Центральном и функциональном), которое утверждается Правительством Республики Коми.

4.1.6. Основными целями деятельности Центрального проектного офиса является подготовка предложений по нормативному правовому регулированию в сфере управления проектной деятельностью, обеспечение организационно-методического сопровождения проектной деятельностью, координация и контроль управления проектной деятельностью в органах в системе исполнительной власти Республики Коми.

4.1.7. Основной целью деятельности функционального проектного офиса является организация проектной деятельности в соответствующей отрасли государственного управления, координация данной проектной деятельности, ее методическое сопровождение и реализация отраслевых проектов.

4.1.8. Орган в системе исполнительной власти Республики Коми принимает решение о создании функционального проектного офиса и утверждает положение о нем. Проект положения согласовывается с Центральным проектным офисом.

4.1.9. Участники проектной деятельности в органах в системе исполнительной власти Республики Коми составляют организационную структуру системы управления проектной деятельностью. Организационная структура системы управления проектной деятельностью определена в приложении N 1 к настоящему Положению.

4.2. Информационная система управления проектами

4.2.1. Одним из инструментов технологической поддержки проектной деятельности в органах в системе исполнительной власти Республики Коми является информационная система управления проектами (далее - ИСУП).

4.2.2. Целями использования ИСУП являются:

повышение эффективности участников проектной деятельности при работе над проектами (автоматизация рутинных процессов, сокращение трудозатрат, минимизация ошибок и повышение скорости выполнения процессов);

улучшение качества управления проектами;

повышение эффективности управления портфелями проектов;

накопление, хранение и обработка информации и знаний в области проектного управления.

4.2.3. ИСУП предназначена для решения следующих задач:

обеспечение участников проектной деятельности инструментарием для работы с управленческими документами по проекту;

обеспечение участников проектной деятельности инструментами для качественного планирования проекта и контроля хода его реализации;

предоставление участникам проектной деятельности инструмента для выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации;

предоставление участникам проектной деятельности инструмента автоматизации рутинных операций в части проектного управления;

предоставление участникам проектной деятельности инструмента контроля за состоянием проектов и портфелей проектов и качеством работы участников команды проекта;

предоставление участникам проектной деятельности инструмента оперативного сбора информации для принятия управленческих решений в рамках проектной деятельности.

4.2.4. Координацию и контроль внедрения и сопровождения ИСУП осуществляет Центральный проектный офис.

4.3. Управленческие документы по проекту

4.3.1. Управленческие документы по проекту, принимаемые в целях практической реализации управленческих решений, как инструмент управления ресурсами, сопровождают процессы управления проектной деятельностью.

4.3.2. К управленческим документам по проекту относятся:

проектная инициатива;

решение о принятии проектной инициативы и утверждении запуска проекта;

паспорт проекта;

календарный план проекта;

статус-отчет и итоговый отчет по проекту;

запрос на изменения по проекту;

план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта.

4.3.3. Формы управленческих документов по проекту, являющиеся неотъемлемой частью (приложением) регламента управления проектами в органах в системе исполнительной власти Республики Коми, утверждаются Правительством Республики Коми.

4.3.4. Управленческие документы по проекту могут разрабатываться, согласовываться и утверждаться посредством ИСУП.

5. Процессы управления проектной деятельностью

5.1. Управление проектами

5.1.1. Управление проектом осуществляется в соответствии с настоящим Положением, регламентом управления проектами в органах в системе исполнительной власти Республики Коми, утверждаемым Правительством Республики Коми, а также методическими рекомендациями, утверждаемыми Центральным проектным офисом.

5.1.2. Регламент управления проектами в органах в системе исполнительной власти Республики Коми, устанавливающий требования и последовательность осуществления участниками проектной деятельности действий по управлению проектом в целях успешного его выполнения, определяет сроки разработки, согласования и утверждения проекта, а также требования к оформлению управленческих документов по проекту.

5.1.3. С целью оптимизации управленческих затрат в Республике Коми для каждого проекта определяется управленческий профиль. Профиль проекта задает набор решений по организации управления этим проектом.

5.1.4. В Республике Коми устанавливаются следующие управленческие профили проектов:

управленческий профиль "Приоритетный";

управленческий профиль "Стандартный".

5.1.5. Описание управленческих профилей "Приоритетный" и "Стандартный" приведено в приложении N 2 к настоящему Положению.

5.1.6. Отнесение проекта к управленческому профилю "Стандартный" или управленческому профилю "Приоритетный" осуществляется инициатором проекта в момент формирования проектной инициативы в зависимости от общего количества баллов, присвоенных проекту в соответствии с классификационными признаками, установленными в приложении N 3 к настоящему Положению.

5.1.7. Управленческий профиль проекта подтверждается Центральным проектным офисом на стадии инициации проекта.

5.1.8. Центральный проектный офис вправе передать решение вопроса об отнесении проекта к управленческому профилю "Приоритетный" Проектному комитету вне зависимости от количества суммы баллов, если проект является социально значимым или его реализация имеет ощутимый экономический эффект.

5.1.9. Управление проектом разделяется на следующие стадии жизненного цикла:

стадия инициации;

стадия планирования;

стадия реализации;

стадия закрытия проекта;

стадия постпроектного мониторинга.

Схема последовательности стадий жизненного цикла проекта приведена в приложении N 4 к настоящему Положению.

5.1.10. Стадия инициации.

5.1.10.1. Задачей стадии инициации является принятие решения об утверждении запуска проекта, то есть решения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, назначение куратора и руководителя проекта.

5.1.10.2. Участниками стадии инициации являются:

инициатор проекта;

Центральный проектный офис;

функциональный проектный офис;

Проектный комитет (по проектам, имеющим управленческий профиль "Приоритетный").

5.1.10.3. На стадии инициации разрабатываются, согласуются и утверждаются следующие управленческие документы:

проектная инициатива;

решение о принятии проектной инициативы и утверждении запуска проекта.

5.1.10.4. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется инициатором проекта в виде проектной инициативы.

5.1.10.5. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться нормативные и (или) ненормативные акты, поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий органами в системе исполнительной власти Республики Коми, и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта, социальная значимость, целесообразность, экономическая эффективность проекта.

5.1.10.6. Для принятия решения о реализации комплекса мероприятий как проекта проектная инициатива оценивается Центральным проектным офисом, с привлечением профильных специалистов органов исполнительной власти Республики Коми, на предмет:

1) обязательного наличия следующих факторов:

а) наличие финансовых ресурсов, трудовых и временных ресурсов для реализации комплекса мероприятий;

б) комплекс мероприятий соответствует утвержденным стратегиям развития Республики Коми;

в) у комплекса мероприятий установлена четкая дата их окончания;

2) наличия одного и более из нижеуказанных факторов:

а) комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности органа в системе исполнительной власти Республики Коми, в том числе таких, как изменение организационной структуры, процессов управления в органах в системе исполнительной власти Республики Коми;

б) комплекс мероприятий относится к полномочиям нескольких органов в системе исполнительной власти Республики Коми;

в) комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например, временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью, набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ;

г) комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками.

5.1.10.7. В случае соблюдения требований пункта 5.1.10.6. настоящего Положения и соответствия проектной инициативы Методологии управления проектной деятельностью в Республике Коми, утверждаемой Центральным проектным офисом (далее - методология управления проектной деятельностью в Республике Коми), Центральным проектным офисом или Проектным комитетом в зависимости от профиля проекта, принимается одно из следующих решений:

а) принять проектную инициативу, утвердить запуск проекта;

б) возвратить проектную инициативу инициатору проекта для доработки;

в) отклонить проектную инициативу.

5.1.10.8. Контрольным событием, определяющим завершение стадии инициации проекта, является утверждение решения о принятии проектной инициативы и утверждении запуска проекта. Этим же решением также осуществляется назначение куратора и руководителя проекта.

5.1.11. Стадия планирования.

5.1.11.1. Задачами стадии планирования являются определение целей и задач, результатов, стоимости проекта, оптимальное распределение ресурсов проекта для достижения поставленных целей, установление основных контрольных событий проекта, а также принятие решения о начале выполнения работ по проекту.

5.1.11.2. Участниками стадии планирования являются команда проекта, Центральный проектный офис, функциональный проектный офис, Проектный комитет (по проектам, имеющим управленческий профиль "Приоритетный").

5.1.11.3. На стадии планирования разрабатываются, согласуются и утверждаются следующие управленческие документы: паспорт проекта и календарный план проекта.

5.1.11.4. Утверждение управленческих документов на стадии планирования осуществляется куратором проекта:

для проектов, имеющих управленческий профиль "Приоритетный" - Председателем Правительства Республики Коми, Первым заместителем Председателя Правительства Республики Коми, заместителем Председателя Правительства Республики Коми, курирующими соответствующее направление реализации государственной политики Республики Коми, Руководителем Администрации Главы Республики Коми;

для проектов, имеющих профиль "Стандартный" - руководителем органа исполнительной власти Республики Коми, его заместителем, начальником управления (департамента) органа исполнительной власти Республики Коми.

5.1.11.5. Критериями для согласования Центральным проектным офисом и утверждения куратором проекта паспорта проекта являются соответствие требованиям методологии управления проектной деятельностью в Республике Коми, наличие согласования с заказчиком проекта, наличие информации по ключевым параметрам проекта и основной информации по проекту (наименование проекта, участники проекта, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий проекта).

5.1.11.6. Утвержденный куратором паспорт проекта является основанием для включения государственных гражданских служащих Республики Коми и иных представителей органов в системе исполнительной власти Республики Коми, организаций, в отношении которых органы исполнительной власти Республики Коми осуществляют функции и полномочия учредителей, других хозяйствующих субъектов (по согласованию с ними) в состав команды проекта.

5.1.11.7. На основании Регламента управления проектами в органах в системе исполнительной власти Республики Коми, утвержденного Правительством Республики Коми, и утвержденного паспорта проекта разрабатывается календарный план проекта.

5.1.11.8. Критериями для согласования Центральным проектным офисом и утверждения куратором календарного плана проекта являются соответствие требованиям методологии управления проектной деятельностью Республики Коми, наличие согласования перечня работ, контрольных событий (вех), плановых дат, перечня исполнителей заказчиком проекта.

5.1.11.9. Стадия планирования завершается утверждением паспорта и календарного плана проекта.

5.1.11.10. Утверждение паспорта проекта и календарного плана проекта означает переход к стадии реализации проекта.

5.1.12. Стадия реализации проекта.

5.1.12.1. Задачей стадии реализации проекта является выполнение предусмотренных утвержденным календарным планом работ проекта, контроль соблюдения сроков и качества выполнения работ, принятие результатов этапов проекта.

5.1.12.2. Контрольным событием стадии реализации проекта является принятие командой проекта продукта проекта.

5.1.12.3. Участниками стадии реализации проекта являются команда проекта, Центральный проектный офис, функциональный проектный офис, Проектный комитет по проектам, имеющим профиль "Приоритетный".

5.1.12.4. На стадии реализации проекта разрабатываются, согласуются и утверждаются следующие управленческие документы:

статус-отчет по проекту;

запрос на изменения по проекту;

решение о завершении этапа проекта.

5.1.12.5. Подготовку статус-отчета по проекту осуществляет команда проекта, которая представляет его на утверждение руководителю проекта.

5.1.12.6. Критериями принятия решения об утверждении руководителем проекта статус-отчета по проекту, подготовленного командой проекта, являются наличие достоверных и полных сведений о статусе (ходе) выполнения работ, в том числе информации о степени завершения работ, фактических темпах выполнения, возникших проблемах, рисках, отклонениях от календарного плана.

5.1.12.7. Статус-отчет должен давать возможность руководителю проекта провести анализ хода реализации проекта, определить значимость отклонений фактических показателей от запланированных и в случае необходимости принять решение о методах воздействия на отклонения и риски.

5.1.12.8. В случае превышения отклонения фактических показателей от запланированных уровня, рекомендованного соответствующим регламентом, руководителем проекта принимается решение о внесении изменений в паспорт проекта и (или) календарный план проекта. В этих целях руководителем проекта формируется запрос на изменения по проекту.

5.1.12.9. Критериями принятия решения руководителем проекта об утверждении запроса на изменения по проекту являются соответствие требованиям методологии управления проектной деятельностью в Республике Коми, наличие согласования с заказчиком проекта, наличие необходимых ресурсов.

5.1.12.10. Критериями принятия решения руководителем проекта о завершении этапа проекта являются фактическое завершение отдельного этапа работ по проекту, достижение промежуточных результатов, подписание соответствующих документов участниками проектной деятельности, фиксирующих завершение этапа работ по проекту, соблюдение показателей проекта, утвержденных в паспорте проекта и календарном плане проекта.

5.1.12.11. В случае наличия в согласованном заказчиком проекта и куратором проекта и утвержденном руководителем проекта статус-отчете фактических результатов и показателей проекта, которые приводят к сдвигу контрольных событий (вех), изменению бюджета проекта, ухудшению качества продукта проекта, Центральный проектный офис или Проектный комитет (по проектам, имеющим управленческий профиль "Приоритетный") принимает решение о продолжении или приостановлении работ или досрочном закрытии проекта.

5.1.12.12. В случае выполнения всех работ по проекту и достижения его цели командой проекта принимается решение о переходе к приемке продукта проекта.

5.1.12.13. Для перехода на стадию закрытия проекта командой проекта осуществляется приемка продукта проекта, согласуются и утверждаются документы, сопровождающие процесс приемки, утвержденные Регламентом управления проектами в органах в системе исполнительной власти Республики Коми. При этом участие заказчика и куратора в приемке продукта проекта является обязательным.

5.1.12.14. В случае если было принято решение о приостановлении работ или о досрочном закрытии проекта, командой проекта осуществляется приемка полученных промежуточных результатов.

5.1.13. Стадия закрытия проекта.

5.1.13.1. Задачей стадии закрытия проекта является подведение итогов реализации проекта, официальное закрытие проекта.

5.1.13.2. Участниками стадии закрытия являются команда проекта, Центральный проектный офис, функциональный проектный офис, Проектный комитет (по проектам, имеющим управленческий профиль "Приоритетный").

5.1.13.3. На стадии закрытия проекта разрабатываются, согласуются и утверждаются следующие управленческие документы: итоговый отчет по проекту, план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта (по проектам, имеющим управленческий профиль "Приоритетный").

5.1.13.4. Критериями принятия решения об утверждении итогового отчета по проекту Центральным проектным офисом или Проектным комитетом (по проектам, имеющим управленческий профиль "Приоритетный") являются соответствие требованиям методологии управления проектной деятельностью в Республике Коми, наличие согласования с заказчиком проекта и куратором проекта, успешность реализованного проекта: достижение цели проекта и получение запланированных результатов проекта, принятие командой проекта продукта проекта, соблюдение сроков и бюджета проекта.

5.1.13.5. Критериями принятия решения об утверждении плана постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта, имеющего управленческий профиль "Приоритетный", являются определение перечня необходимых к достижению эффектов от реализации проекта, реализуемость мероприятий, позволяющих оценить необходимые эффекты, реальность сроков и наличие ресурсов для осуществления запланированных мероприятий по мониторингу.

5.1.13.6. На основании утвержденного итогового отчета по проекту дается оценка качества управления проектом и взаимодействия участников команды проекта, принимается решение о закрытии проекта.

5.1.13.7. На основании утвержденного Проектным комитетом плана постпроектного мониторинга назначается лицо, ответственное за осуществление мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта.

5.1.14. Стадия постпроектного мониторинга.

5.1.14.1. Задачей стадии постпроектного мониторинга являются исследование, анализ и оценка общественно значимого эффекта от реализации проекта, на основе утвержденного на стадии закрытия плана постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта.

5.1.14.2. Участниками стадии постпроектного мониторинга являются заказчик проекта, ответственный за мониторинг, Центральный проектный офис, Проектный комитет.

5.1.14.3. На стадии постпроектного мониторинга разрабатывается, согласуется и утверждается отчет по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от реализации проекта.

5.1.14.4. Критериями принятия решения об утверждении отчета по постпроектному мониторингу являются соответствие требованиям методологии управления проектной деятельностью в Республике Коми, выполнение в установленные сроки перечня запланированных мероприятий для определения эффекта от реализации проекта, достижение критериев эффективности проекта.

5.1.14.5. Стадия постпроектного мониторинга завершается утверждением Проектным комитетом отчета по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от реализации проекта.

5.2. Управление портфелями проектов

5.2.1. Управление портфелями проектов осуществляется в соответствии с настоящим Положением, регламентом управления портфелями проектов в органах в системе исполнительной власти Республики Коми, утверждаемым Правительством Республики Коми, который устанавливает требования и последовательность осуществления участниками проектной деятельности действий по управлению портфелями проектов.

5.2.2. Формирование портфелей проектов осуществляется на основе предложений Проектного комитета, Центрального проектного офиса, инициатора проекта.

5.2.3. Процессы управления портфелем проектов предусмотрены в приложении N 5 к настоящему Положению и осуществляются в виде последовательного выполнения следующих стадий:

обеспечение;

формирование;

мониторинг и контроль.

5.2.4. Обеспечение - это стадия сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов, целью которой является обеспечение команды управления портфелем достоверной информацией для определения структуры и состава портфеля проектов, а также определение принципов управления портфелем проектов.

5.2.5. Формирование - стадия управления портфелем проектов, задачей которой является утверждение оптимального, с точки зрения определенных на стадии обеспечения требований и ограничений, состава проектов в портфеле проектов.

5.2.6. Мониторинг и контроль - стадия управления портфелем проектов, задачей которой является регулярный мониторинг и контроль достижения целевых показателей портфеля проектов.

5.3. Управление мотивацией участников проектной деятельности

5.3.1. Целью управления мотивацией участников проектной деятельности является улучшение качества выполнения проектов за счет повышения эффективности работы участников проектов.

5.3.2. В задачи управления мотивацией участников проектной деятельности входит:

формирование мотивации участников проектной деятельности на качественное и своевременное выполнение мероприятий проекта, эффективное взаимодействие различных подразделений, участвующих в проекте, высокий уровень дисциплины;

создание основы для кадровых решений, решений о дополнительном обучении, вознаграждении и дисциплинарных взысканиях;

обеспечение обратной связи от руководителя проекта к Проектному комитету и проектным офисам по вопросу эффективности работы участников команды проекта.

5.3.3. Положение об управлении мотивацией участников проектной деятельности в Республике Коми утверждается Правительством Республики Коми.

5.4. Управление компетенциями участников проектной деятельности

5.4.1. Целью управления компетенциями участников проектной деятельности является формирование необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления у участников проектной деятельности, а также создание культуры проектного управления в органах в системе исполнительной власти Республики Коми.

5.4.2. Основным инструментом управления компетенциями участников проектной деятельности является обучение проектному управлению.

5.4.3. Формирование потребностей в повышении уровня знаний в области проектного управления и определение направлений обучения осуществляются исходя из специфики и задач планируемых и реализуемых проектов, а также текущего уровня знаний должностных лиц органов в системе исполнительной власти Республики Коми, представителей организаций, в отношении которых органы исполнительной власти Республики Коми осуществляют функции и полномочия учредителей, участвующих в проектной деятельности.

5.4.4. Методические рекомендации по управлению компетенциями участников проектной деятельности утверждаются Центральным проектным офисом.