Приказ Министерства образования Республики Коми от 9 сентября 2013 г. N 205 "Об утверждении положения о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми"

В целях совершенствования архивного дела в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях министерства, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов приказываю:

1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми и ее состав (прилагается).

2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми, утвержденное приказом от 18.11.2010 года N 278, считать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела правового обеспечения и кадровой работы (Галль А.В.).

Министр

В.В. Шарков

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми
(утв. Приказом министра образования Республики Коми от 9 сентября 2013 г. N 205)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Министерства образования Республики Коми создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Министерства образования Республики Коми (далее - министерство).

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром. В необходимых случаях (см. п. 3.4. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочно-методической комиссией (далее - ЭПМК) Государственного учреждения Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" (далее - ГУ РК "Национальный архив РК") и экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Архивного агентства Республики Коми (далее - Архивное агентство РК).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области архивного дела, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами министра, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется заместителем министра. Секретарем является лицо, ответственное за архив министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов министерства (в том числе научной и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляется методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам министерства:

- по выявлению владельцев личных архивов в министерстве, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории министерства.

3.4. Рассматривает и принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК" с последующей передачей:

3.4.1. на утверждение ЭПК Архивного агентства РК, а затем на утверждение министра:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

- перечни проектов, проблем (тем), научно-технической документации, по которым подлежит передача на государственное хранение;

3.4.2. на согласование ЭПК Архивного агентства РК, а затем на утверждение министра:

- акты о неисправимых повреждениях дел (документов) постоянного хранения;

- акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны.

3.4.3. на согласование ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК", а затем на утверждение министра:

- инструкцию по делопроизводству;

- проект номенклатуры дел министерства;

- положение об экспертной комиссии и об архиве министерства;

- описи дел по личному составу.

3.4.4. на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК", с последующей передачей на рассмотрение ЭПК Архивного агентства РК:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем;

- об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.4.5. на утверждение министра:

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службой делопроизводства и кадров проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами.

3.6. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям министерства.

4. Права ЭК

4.1. В пределах своей компетенции дает рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и оформления документов.

4.2. Запрашивает от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи и незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу.

4.3. Заслушивает на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашает на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей ГУ РК "Национальный архив РК", сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, не соответствующие нормативно-методическим требованиям.

4.6. Информирует министра по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия министерства работает в тесном контакте ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК", получает от него соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному министром.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и министр (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК").

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

Согласовано:

Протокол ЭПМК ГУ РК

"Национальный архив

Республики Коми"

от 20 июня 2013 г. N 4