Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Государственной жилищной инспекции Республики Коми

Приложение
к приказу Государственной
жилищной инспекции
Республики Коми
от 3 августа 2012 г. N 01-03/53

Административный регламент
предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Государственной жилищной инспекции Республики Коми

С изменениями и дополнениями от:

11 марта 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Государственной жилищной инспекции Республики Коми (далее - Регламент, государственная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий Государственной жилищной инспекции Республики Коми (далее - Инспекция), порядок взаимодействия между ее структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействия Инспекции с гражданами и юридическими лицами при предоставлении государственной услуги.

1.2. Заявителями на предоставление государственной услуги могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, и юридические лица (далее - заявители).

От имени заявителей могут выступать физические лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах и адресе электронной почты Инспекции:

Информация об изменениях:

Приказом Государственной жилищной инспекции Республики Коми от 11 марта 2013 г. N 01-03/20 подпункт 1 изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) место нахождения Инспекции: Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Ленина, д. 73, 2 этаж, офис 221;

2) график работы Инспекции:

понедельник - пятница с 08.45 до 18.00 часов (в пятницу с 08.45 до 17.00 часов); у женщин с 08.45 до 17.15 часов (в пятницу с 08.45 до 15.45 часов);

обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00 часов;

выходные дни: суббота и воскресенье;

3) телефон Инспекции: (8212) 24-27-18, 24-16-29; факс (8212) 20-07-63;

справочный телефон структурного подразделения Инспекции, предоставляющего государственную услугу:

- Отдел организационной, контрольной и кадровой работы, тел. 24-27-18.

4) адрес электронной почты (e-mail) Инспекции: gjirk@zhil.rkomi.ru

1.3.2. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги, может быть получена заявителями:

1) непосредственно в Инспекции (устное информирование работниками отдела организационной, контрольной и кадровой работы, на личном приеме);

2) по почте (по письменным запросам заявителей);

3) с использованием средств телефонной связи, электронной почты.

1.3.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на официальном Интернет-сайте Инспекции www.gjirk.rkomi.ru, Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми pgu.rkomi.ru и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) gosuslugi.ru., на информационном стенде непосредственно в месте предоставления государственной услуги.

1.3.4. На портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми pgu.rkomi.ru и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) gosuslugi.ru размещается:

- информация о государственной услуге;

- сведения о местонахождении, графике работы, контактных телефонах.

- перечень необходимых для предоставления государственной услуги документов;

- перечень нормативных правовых документов, регулирующих предоставление государственной услуги;

- текст настоящего Регламента.

1.3.5. На официальном сайте Инспекции в сети Интернет размещаются следующие информационные материалы:

- полное наименование и полный почтовый адрес Инспекции;

- справочные телефоны, по которым можно получить консультацию;

- адрес электронной почты;

- тексты законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие предоставление государственной услуги;

- текст настоящего Регламента.

1.3.6. На информационном стенде Инспекции непосредственно в месте предоставления государственной услуги размещается информация:

- текст административного регламента;

- перечень необходимых для предоставления государственной услуги документов;

- образец заявления;

- сведения о местонахождении, графике работы, контактных телефонах.

1.3.7. Заявитель вправе получить устную, в том числе по телефону, информацию о регистрации его запроса.

1.3.8. Отдел организационной, контрольной и кадровой работы является ответственным за обеспечение доступа граждан к информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе за размещение информации в информационных системах общего пользования, включая сеть Интернет, а также в доступных для граждан местах на информационных стендах Инспекции.

1.4. В настоящем Регламенте используются следующие основные понятия:

1) запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;

3) архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

4) архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

5) архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги: выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Государственной жилищной инспекции Республики Коми.

2.2. Государственная услуга предоставляется Государственной жилищной инспекцией Республики Коми.

Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации.

2.3. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) выдача заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Инспекции;

2) письменное уведомление заявителя о переадресации запроса в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

В случае отказа в предоставлении государственной услуги по основаниям, указанным в п. 2.9 настоящего Регламента, заявителю направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

2.4. Срок предоставления государственной услуги.

2.4.1. По письменным запросам, в том числе в форме электронного документа, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации запроса в Инспекции.

2.4.2. В случае предоставления заявителем документов, необходимых для исполнения запроса, не в полном объеме и направлении заявителю письменного уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений руководитель (заместитель руководителя) Инспекции вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, в следующем порядке.

Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель отдела организационной, контрольной и кадровой работы не позднее чем за пять рабочих дней до истечения срока предоставления государственной услуги представляет руководителю (первому заместителю руководителя) докладную записку с обоснованием необходимости срока продления.

Уведомление о продлении срока рассмотрения запроса направляется заявителю письменно по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса заявителя) не позднее, чем за два рабочих дня до истечения срока предоставления государственной услуги.

2.4.3. В случае отсутствия в Инспекции необходимых заявителю архивных документов и при наличии в Инспекции информации о местонахождении запрашиваемых сведений заявитель в течение 7 дней со дня регистрации запроса уведомляется о переадресации запроса в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.

2.5. Государственная услуга предоставляется Инспекцией в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);

Закон Республики Коми от 23 декабря 2009 г. N 133-РЗ "О некоторых вопросах в сфере регулирования государственных услуг (функций) в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2009, N 49, ст. 996);

настоящий Регламент.

2.6. Предоставление государственной услуги является бесплатным.

2.7. Для получения государственной услуги заявитель обращается в Инспекцию устно в ходе личного приема, письменно или в форме электронного обращения, направленного на электронный адрес Инспекции.

В письменном запросе (заявлении) или запросе в электронной форме указываются следующие обязательные реквизиты:

1) наименование Государственной жилищной инспекции Республики Коми (или фамилию и инициалы руководителя Инспекции, или должность руководителя Инспекции);

2) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица;

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации запроса;

4) изложение сути запроса;

5) дата написания запроса;

6) подпись заявителя.

Рекомендуемая форма запроса (заявления) приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2.7.1. В запросе, поступившем в Инспекцию по информационным системам общего пользования в форме электронного документа (далее - электронный запрос), заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме).

2.7.2. Заявитель вправе приложить к запросу документы и материалы, связанные с темой запроса, в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

2.7.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя.

2.7.4. Запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми, находятся в распоряжении Инспекции, иных государственных органов, органов местного самоуправления, участвующих в предоставлении государственной услуги и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных услуг.

2.7.5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

2.8. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

2.9. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является необходимость предоставления заявителем дополнительных сведений, уточнений, необходимых для исполнения запроса.

Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

1) отсутствие в Инспекции запрашиваемых архивных документов и информации о местонахождении запрашиваемых сведений;

2) ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

4) несоответствие запроса заявителя требованиям, предусмотренным частями 3), 4) и 6) п. 2.7 настоящего Регламента.

5) непредставление заявителем дополнительных сведений и уточнений, необходимых для исполнения запроса, в соответствии с направленным в адрес заявителя письменным уведомлением в течение срока, указанного в уведомлении.

При предоставлении дополнительных сведений в течение тридцати дней со дня их поступления осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, выписок, копий, которые направляются с сопроводительным письмом заявителю. В случае непоступления дополнительных сведений в срок, указанный в уведомлении, заявителю направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причины отказа.

Заявитель после устранения причин отказа, предусмотренных подпунктами 3, 4, 5 настоящего пункта, вправе повторно обратиться в Инспекцию за предоставлением государственной услуги в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.

2.10. Запрос подлежит обязательной регистрации в отделе организационной, контрольной и кадровой работы. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги составляет не более трех дней с даты поступления запроса в Инспекцию.

2.11. Электронный запрос, поступивший на адрес электронной почты Инспекции, распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом.

Электронная почта проверяется на наличие поступивших запросов о предоставлении государственной услуги ежедневно в соответствии с графиком работы Инспекции.

Ответ на электронный запрос направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном запросе.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги составляет не более 10 минут.

Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 20 минут.

2.13. Требования к местам предоставления государственной услуги.

2.13.1. Вход в здание по месту нахождения Инспекции оборудуется табличкой с названием Инспекции на государственных языках Республики Коми.

2.13.2. Места предоставления государственной услуги должны обеспечивать возможность реализации прав инвалидов на получение государственной услуги.

2.13.3. Рабочие места должностных лиц Инспекции, участвующих в предоставлении государственной услуги, оборудуются персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

2.13.4. Прием заявителей осуществляется в специально отведенных помещениях Инспекции, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов, названий структурных подразделений Инспекции, ответственных за предоставление государственной услуги, оборудуются стульями, столами (стойками). Заявителям по их просьбе предоставляются писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки).

2.13.5. Для ожидания заявителям отводятся места, оборудованные стульями, скамьями или кресельными секциями.

2.13.6. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.

2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения государственной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление государственной услуги в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	0

III. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;

2) исполнение запроса.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.2. Прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение.

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Инспекцию устного обращения, запроса (заявления) в письменной или электронной форме, указанного в п. 2.7 настоящего Регламента.

Направление запроса в Инспекцию осуществляется следующими способами:

- через почтовое отделение;

- лично от заявителя;

- по электронной почте.

3.2.2. Должностное лицо отдела организационной, контрольной и кадровой работы, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует запрос в системе электронного документооборота в течение трех рабочих дней с даты поступления запроса в Инспекцию. В случае поступления запроса в выходной или праздничный день регистрация производится в первый рабочий день после выходного или праздничного дня. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.2.3. При поступлении запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом. Если в таком запросе указан адрес электронной почты, то заявителю в день регистрации запроса направляется уведомление по электронной почте о приеме электронного запроса к рассмотрению с указанием входящего регистрационного номера запроса и указанием должностного лица, принявшего запрос.

3.2.4. При приеме запроса лично от заявителя изготавливается копия запроса, на котором ставится штамп, дата, регистрационный номер, подпись должностного лица, принявшего запрос.

3.2.5. При поступлении запроса заказным письмом через почтовое отделение на бланке почтового уведомления проставляется дата получения и подпись должностного лица отдела организационной, контрольной и кадровой работы, получившего письмо.

3.2.6. Результатом выполнения действий по приему и регистрации запроса является направление запроса на рассмотрение руководителю (первому заместителю руководителя) Инспекции.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.2.8. Основанием для начала процедуры рассмотрения обращения является поступление запроса на рассмотрение руководителю (первому заместителю руководителя).

Руководитель (первый заместитель руководителя) Инспекции рассматривает запрос в день его поступления или не позднее следующего рабочего дня и готовит резолюцию об исполнении. Резолюция руководителя (первого заместителя руководителя) отражается сотрудником отдела организационной, контрольной и кадровой работы в системе электронного документооборота, после чего запрос передается на исполнение ответственному должностному лицу отдела.

3.2.9. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня с даты поступления запроса руководителю.

3.2.10. Результатом административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией руководителя (первого заместителя руководителя) Инспекции на исполнение в Отдел организационной, контрольной и кадровой работы.

3.3. Исполнение запроса.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса должностному лицу отдела организационной, контрольной и кадровой работы, ответственному за исполнение запроса (далее - ответственное должностное лицо).

Ответственное должностное лицо осуществляет анализ тематики запроса для определения:

местонахождения архивных документов или необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса;

степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.3.2. В случае отсутствия в Инспекции указанных в запросе заявителя архивных документов и при наличии в Инспекции информации о местонахождении запрашиваемых сведений ответственное должностное лицо в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляет его в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в запросе вопросов, с письменным уведомлением заявителя о переадресации запроса.

3.3.3. При наличии оснований, указанных в пп. 1-4 п. 2.9 настоящего Регламента, заявителю в течение 7 дней с даты регистрации запроса направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.

3.3.4. В случае неполноты информации (требуются дополнительные сведения и уточнения), содержащейся в запросе, ответственное должностное лицо в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляет заявителю письменное уведомление о необходимости предоставления дополнительных сведений.

При наличии основания, указанного в пп. 5 п. 2.9 настоящего Регламента, заявителю в пределах срока, указанного в п. 2.4 настоящего Регламента, направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причины отказа.

3.3.5. При отсутствии оснований, указанных в п. 2.9 настоящего Регламента, и наличии в Инспекции запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Инспекции.

3.3.6. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архив