Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме (административные процедуры)

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме (административные процедуры)

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1. прием и регистрация обращения организации;

3.1.2. проверка представленных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, с позиции: соответствия перечню документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента; отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных в пункте 2.10.2 настоящего Регламента;

3.1.3. проставление и заполнение оттиска штампа апостиля на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе;

3.1.4. внесение записи о проставлении апостиля в журнал регистрации проставленных апостилей (по форме согласно приложению 3 к настоящему Регламенту);

3.1.5. отправка (выдача) документов для организации.

Блок-схема последовательности действий специалистов Агентства при проставлении апостиля приведена в приложении 2 к настоящему Регламенту.

3.2. Прием и регистрация обращения организации

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры для предоставления государственной услуги является поступление от заявителя документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента.

3.2.2. Прием документов осуществляется следующими способами:

- посредством почтового отправления;

- лично от заявителя;

- посредством факсимильной связи;

- по электронной почте.

3.2.3. Прием и регистрация поступившего обращения о проставлении апостиля производятся специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство.

3.2.4. Срок совершения административной процедуры - в течение одного рабочего дня с момента поступления документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего регламента.

3.2.5. Зарегистрированное обращение о проставлении апостиля передается руководителю (заместителю руководителя) Агентства, который оформляет указание специалисту Агентства по исполнению обращения о проставлении апостиля.

3.2.6. Результат административной процедуры - регистрация обращения о проставлении апостиля в журнале регистрации входящей корреспонденции.

3.3. Проверка представленных документов, необходимых для предоставления государственной услуги

3.3.1. Специалист Агентства, после получения обращения с визой руководителя (заместителя руководителя) Агентства, осуществляет проверку документов на предмет:

соответствия сведений, содержащихся в представленном документе, сведениям, содержащимся в запросе гражданина, на основании которого был подготовлен документ;

соответствия документа, представленного для проставления апостиля, на предназначение для использования за пределами территории Российской Федерации;

соответствия подписи должностного лица и оттиска печати организации на официальном документе имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи представленного на проставление апостиля документа.

наличия реквизитов, которые согласно законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, дата, подпись, печать).

отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений. При наличии в документе, представленном на проставление апостиля, подчисток, приписок, неоговоренных исправлений организации отказывается в проставлении апостиля и документ возвращается обратно для устранения замечаний.

3.3.2. После проведения всех процедур, предусмотренных пунктом 3.3. Регламента, специалист Агентства, по результатам проведенной проверки принимает решение: о проставлении апостиля; об отказе в проставлении апостиля.

Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день проведения проверки.

Общий срок проверки не должен превышать одного рабочего дня.

3.3.3. В случае несоответствия документов, необходимых для предоставления государственной услуги, перечню документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента, специалист Агентства подготавливает уведомление о причинах отказа в проставлении апостиля за подписью руководителя (заместителя руководителя) Агентства.

3.3.4. При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных в пункте 2.10.2 настоящего Регламента, специалист Агентства подготавливает уведомление за подписью руководителя (заместителя руководителя) Агентства о причинах отказа в предоставлении государственной услуги.

3.3.5. В случае соответствия документов, необходимых для предоставления государственной услуги, перечню документов, указанному в пункте 2.6.1 Регламента, а также отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных в пункте 2.10.2 настоящего Регламента, специалист Агентства передает копию документа руководителю (заместителю руководителя) Агентства для принятия решения о проставлении и заполнении оттиска штампа апостиля.

3.3.6. Срок совершения административной процедуры - в течение одного рабочего дня с момента поступления документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего регламента.

3.3.7. Результат административной процедуры - выраженное в письменной форме на копии документа решение руководителя Агентства о проставлении и заполнении оттиска штампа апостиля.

3.4. Проставление и заполнение оттиска штампа апостиля на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе

3.4.1. На основании поступившей копии документа специалист Агентства проставляет и заполняет оттиск штампа апостиля на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе, передает документ на подпись руководителю (заместителю руководителя) Агентства и для проставления гербовой печати Агентства.

Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 9 х 9 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль" способом не допускается. Оттиск штампа "Апостиль" проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

В случае проставления оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа "Апостиль" нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее именуется - гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

3.4.2. Специалист Агентства, уполномоченный на проставление апостиля, заполняет проставленный им оттиск штампа "Апостиль".

В строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается в родительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку и архивную копию, представленных для проставления апостиля.

Если представленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" после слова "подписан" вместо фамилии указывается "должностным лицом", а в строке 3 - должность этого лица.

В строке 3 оттиска штампа "Апостиль" указывается должность лица, подписавшего документ.

В строке 4 оттиска штампа "Апостиль" указывается официальное наименование органа, выдавшего документ.

В строке 5 оттиска штампа "Апостиль" в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 оттиска штампа "Апостиль" цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 оттиска штампа "Апостиль" указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ.

В строке 8 оттиска штампа "Апостиль" указывается номер, соответствующий порядковому номеру в журнале регистрации апостиля (приложение N 3 к Регламенту).

В строке 9 оттиска штампа "Апостиль" проставляется гербовая печать Агентства.

В строке 10 оттиска штампа "Апостиль" ставится подпись лица, проставившего апостиль.

Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа "Апостиль" не допускается.

3.4.3. Подпись руководителя (заместителя руководителя) Агентства проставляется в специально отведенном месте на оттиске штампа апостиля, проставленного на документе.

Гербовая печать Агентства проставляется в специально отведенном месте на оттиске штампа апостиля.

3.4.4. Срок совершения административной процедуры - в течение одного рабочего дня с момента поступления документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего регламента.

3.4.5. Результат административной процедуры - заполнение штампа апостиля, проставление подписи руководителя (заместителя руководителя) Агентства и проставление гербовой печати Агентства в штампе апостиля на документе.

3.5. Внесение записи о проставлении апостиля в журнал регистрации проставленных апостилей (по форме согласно приложению 3 к настоящему Регламенту)

3.5.1. Документ после проставления подписи и гербовой печати Агентства передается специалисту Агентства, ответственному за проставление апостиля.

3.5.2. На основании поступившего документа специалист Агентства вносит в журнал регистрации апостиля запись о проставлении апостиля, в оттиск апостиля на документе - соответствующие номер и дату регистрации.

3.5.3. Срок совершения административной процедуры - в течение одного рабочего дня с момента поступления документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего регламента.

3.5.4. Результат административной процедуры - регистрация проставленного апостиля, проставление соответствующего номера и гербовой печати Агентства в штампе апостиля на документе.

3.6. Отправка (выдача) документов для организации

3.6.1. На основании заполнения штампа апостиля на документе специалист Агентства:

1) подготавливает проект письма в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации за подписью руководителя (заместителя руководителя) Агентства с приложением документа, на котором проставлен апостиль;

2) при наличии соответствующей информации в обращении организации передает документ с проставленным штампом апостиля Агентства, ответственному за делопроизводство, для отправки в организацию.

3.6.2. После подписания письма специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, регистрирует его и направляет в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Если документ предполагается к отправке в организацию, то специалист Агентства направляет его в организацию посредством почтовой связи.

3.6.3. Срок совершения административной процедуры - в течение одного рабочего дня с момента поступления документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего регламента.

3.6.4. Результат административной процедуры - отправка (выдача) документов для организации.