Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;

2) исполнение запроса;

3) выдача результата предоставления государственной услуги.

Государственная услуга в МФЦ не предоставляется.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 3 к настоящему Регламенту.

3.2. Прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Агентство запроса в соответствии с пунктом. 2.6 настоящего Регламента.

3.2.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры является должностное лицо отдела кадров, контроля и организационного обеспечения Агентства.

3.2.3. При приеме запроса лично от заявителя на втором экземпляре принятого запроса делается отметка с указанием даты приема заявления, фамилии и инициалов лица, принявшего заявление, и сообщается контактный телефон Агентства для справок по заявлению.

3.2.4. На запросе в нижнем правом углу проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

3.2.5. Запрос в течение 1 календарного дня со дня его регистрации направляется руководителю (заместителю руководителя) Агентства, который рассматривает запрос в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Запрос в день наложения резолюции руководителем (заместителем руководителя) Агентства передается на исполнение в структурное подразделение, в компетенцию которого входит запрашиваемая информация Агентства в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства.

Критерием принятия решения является соответствие запроса требованиям Регламента.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 календарных дня со дня поступления в Агентство запроса.

3.2.6. Результатом выполнения административной процедуры является зарегистрированный запрос заявителя.

3.3. Исполнение запроса

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства на исполнение в структурное подразделение, в компетенцию которого входит запрашиваемая информация Агентства.

3.3.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры является специалист отдела, указанный в резолюции руководителя (заместителя руководителя) Агентства (далее - ответственное должностное лицо).

3.3.3. Ответственное должностное лицо в течение 4 календарных дней со дня поступления зарегистрированного запроса осуществляет анализ тематики запроса для определения:

местонахождения архивных документов;

степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.3.4. При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.10.2 настоящего Регламента, заявителю в течение 10 календарных дней с даты регистрации запроса направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.

3.3.5. При отсутствии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги и наличии в Агентстве запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо в течение 24 календарных дней со дня поступления к нему для исполнения зарегистрированного запроса осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Агентстве.

3.3.6. В архивной справке ответственным должностным лицом приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.

3.3.7. Архивная справка оформляется ответственным должностным лицом в 2-х экземплярах по установленной форме согласно приложению 4 к настоящему Регламенту на бланке Агентства.

Архивная справка, завизированная ответственным должностным лицом, с приложением подготовленного ответственным должностным лицом сопроводительного письма в 2-х экземплярах в течение 1 календарного дня со дня составления направляется ответственным должностным лицом на подпись руководителю (заместителю руководителя) Агентства.

3.3.8. Руководитель (заместитель руководителя) Агентства в течение 1 календарного дня со дня поступления архивной справки на подпись подписывает экземпляры архивной справки, заверяет их гербовой печатью Агентства, подписывает экземпляры сопроводительного письма.

3.3.9. Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

3.3.10. Архивные копии и архивные выписки готовятся ответственным должностным лицом в течение 24 календарных дней со дня поступления к нему для исполнения зарегистрированного запроса на бланке письма Агентства с обозначением названия документа "Архивная копия" и "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

3.3.11. Архивная копия и архивная выписка оформляются ответственным должностным лицом в 2-х экземплярах.

Архивная копия и архивная выписка с приложением подготовленного ответственным должностным лицом сопроводительного письма в 2-х экземплярах в течение 1 календарного дня со дня оформления направляется ответственным должностным лицом для заверения и подписания руководителю (заместителю руководителя) Агентства.

3.3.12. Руководитель (заместитель руководителя) в течение 1 календарного дня со дня поступления архивной копии или архивной выписки для заверения заверяет экземпляры архивной выписки или архивной справки подписью, а также гербовой печатью Агентства, подписывает экземпляры сопроводительного письма.

3.3.13. Критерием принятия решения является соответствие запроса требованиям Регламента.

3.3.14. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 26 календарных дней со дня поступления зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства на исполнение.

3.3.15. Результатом административной процедуры являются оформленные в установленном порядке письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.

3.4. Выдача результатов предоставления государственной услуги

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры являются оформленные в установленном порядке уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.

3.4.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры является специалист отдела кадров, контроля и организационного обеспечения Агентства (далее - ответственное должностное лицо).

3.4.3. Ответственное должностное лицо в течение 1 календарного дня со дня подписания руководителем (заместителем руководителя) Агентства уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, заверения архивной копии, архивной выписки вводит информацию об оформленных уведомлении, об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справке, архивной копии, архивной выписке в журнале регистрации поступивших запросов в системе электронного документооборота в отделе кадров, контроля и организационного обеспечения Агентства.

3.4.4. Ответственное должностное лицо первый экземпляр уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки в течение 1 календарного дня со дня их подписания, заверения руководителем (заместителем руководителя) Агентства, в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги, указанного в запросе:

1) направляет заявителю уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги, архивную справку, архивную копию, архивную выписку (далее - результат предоставления государственной услуги) с сопроводительным письмом, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Агентства, по адресу, указанному в запросе;

2) сообщает заявителю (представителю заявителя) посредством телефонной связи, а также в письменной форме о готовности результата предоставления государственной услуги, приглашает заявителя (представителя заявителя) для получения результата предоставления государственной услуги и информирует заявителя (представителя заявителя) о дате явки для получения результата предоставления государственной услуги, но не позднее 1 календарного дня со дня регистрации запроса (в пределах срока, установленного пунктом 2.4 настоящего Регламента).

3.4.5. В случае неявки заявителя (представителя заявителя) для получения результата государственной услуги в пределах срока, установленного в соответствии с пунктом 3.4.4 настоящего Регламента, ответственное должностное лицо в день окончания указанного срока направляет заявителю результат предоставления государственной услуги с сопроводительным письмом, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Агентства, по адресу, указанному в запросе.

3.4.6. Второй экземпляр уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки в течение 1 календарного дня со дня подписания, заверения руководителем (заместителем руководителя) Агентства помещается ответственным должностным лицом в дело.

3.4.7. Критерием принятия решения является наличие подписанного руководителем (заместителем руководителя) Агентства уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, заверение архивной копии, архивной выписки.

3.4.8. Максимальный срок выполнения административной процедуры в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги составляет:

1 календарный день со дня подписания руководителем (заместителем руководителя) Агентства результата предоставления государственной услуги - в случае направления посредством почтовой, электронной связи;

1 календарный день со дня подписания руководителем (заместителем руководителя) Агентства результата предоставления государственной услуги - в случае получения лично заявителем (представителем заявителя.)

3.4.9. Результатом административной процедуры является выдача заявителю (представителю заявителя):

1) архивной справки, архивной копии или архивной выписки на основании архивных документов, хранящихся в Агентстве, с сопроводительным письмом;

2) письменного уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.