Приложение. Регламент использования системы видеоконференцсвязи в Республике Коми

Приложение

Регламент
использования системы видеоконференцсвязи в Республике Коми
(утв. постановлением Правительства Республики Коми от 10 ноября 2014 г. N 438)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент использования системы видеоконференцсвязи в Республике Коми (далее - Регламент) определяет порядок применения системы видеоконференцсвязи и предназначен для организации подготовки и проведения совещаний органов исполнительной власти Республики Коми, за исключением Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, а также государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми, органов местного самоуправления в Республике Коми.

1.2. В настоящем Регламенте используются следующие понятия:

администратор системы видеоконференцсвязи в Республике Коми (далее - Администратор) - Комитет информатизации и связи Республики Коми, осуществляющий организационное обеспечение функционирования системы видеоконференцсвязи в Республике Коми (далее - Система ВКС);

оператор Системы ВКС (далее - Оператор) - государственное автономное учреждение Республики Коми "Центр информационных технологий", обеспечивающее функционирование Системы ВКС, управляющее ходом проведения сеанса видеоконференцсвязи в Республике Коми (далее - сеанс ВКС) и отвечающее за работу системы ВКС и каналов связи;

инициатор сеанса ВКС (далее - Инициатор) - Администратор, Оператор, руководители органов исполнительной власти Республики Коми, за исключением Руководителя Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, руководители государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми, руководители органов местного самоуправления в Республике Коми, организующие проведение сеанса ВКС, должностные лица, уполномоченные на взаимодействие с Администратором по вопросам подготовки и проведения совещаний в режиме видеоконференцсвязи;

участники сеанса ВКС (далее - Участник) - лица, приглашенные Инициатором для участия в сеансе ВКС;

узел видеоконференцсвязи - помещение, выделенное для проведения сеанса ВКС, в котором установлено оборудование видеоконференцсвязи или мобильное оборудование видеоконференцсвязи, позволяющее провести сеанс ВКС;

сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме проведения дистанционного совещания Инициатором с Участниками в узлах видеоконференцсвязи;

расписание сеансов ВКС - план-график проведения сеансов ВКС, размещенный на сайте Оператора (cit.rkomi.ru);

технический персонал ВКС - лица, назначенные ответственными за техническое обеспечение эксплуатации узла видеоконференцсвязи и осуществление взаимодействия с Оператором.

Система ВКС состоит из сервера видеоконференцсвязи Оператора и терминалов видеосвязи, расположенных в узлах видеоконференцсвязи.

Система ВКС предназначена для проведения совещаний, презентаций и других мероприятий регионального и местного уровней по вопросам, не содержащим сведений ограниченного доступа, и обеспечивает потоки изображения и звука, возможность демонстрации информационных материалов в виде презентаций.

Для обеспечения видеоконференцсвязи в качестве основных каналов используются цифровые каналы связи информационно-телекоммуникационной сети органов исполнительной власти Республики Коми, государственных органов, образованных Главой Республики Коми.

2. Порядок организации совещаний с использованием Системы ВКС

2.1. Инициатор с целью проведения сеанса ВКС на основании расписания сеансов ВКС и предварительного согласования с Участниками ВКС определяет свободные дату и время проведения сеанса ВКС и представляет Администратору заявку с указанием даты, времени и продолжительности проведения сеанса ВКС по форме согласно приложению к настоящему Регламенту, но не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты проведения.

Для целей настоящего Регламента под представлением заявки понимается получение Администратором письма на бумажном носителе посредством почтовой связи или посредством межведомственной системы электронного документооборота органов государственной власти Республики Коми, получение посредством электронной связи на официальный адрес электронной почты Администратора фотокопии письма Инициатора.

2.2. В случае отсутствия у Инициатора узла видеоконференцсвязи Инициатор ВКС проводит сеанс ВКС в ближайшем узле видеоконференцсвязи при соответствующем согласовании с Оператором.

2.3. Получив заявку от Инициатора, Администратор в течение 2 рабочих дней со дня получения регистрирует ее, согласовывает или не согласовывает по причинам, указанным в пунктах 2.4 и 2.5 настоящего Регламента, дату, время и продолжительность проведения сеанса ВКС и направляет заявку Оператору для уведомления им в течение 1 рабочего дня со дня получения Оператором заявки Инициатора и технического персонала ВКС посредством электронной и телефонной связи о возможности (невозможности) проведения сеанса ВКС, дате, времени и продолжительности его проведения, а также обновления информации в расписании сеансов ВКС.

2.4. В случае поступления Администратору нескольких заявок на проведение сеансов ВКС на одну и ту же дату и время решение о проведении сеанса ВКС принимается для заявки, поступившей первой, за исключением заявок, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента.

2.5. Сеансы ВКС с участием Главы Республики Коми, заместителя Главы Республики Коми, Председателя Правительства Республики Коми, заместителей Председателя Правительства Республики Коми, Председателя Государственного Совета Республики Коми, Руководителя Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми проводятся в любое время в преимущественном порядке. В случае наличия согласованных заявок на сеансы ВКС на указанные дату и время Оператор в течение одного рабочего дня со дня, когда Оператору стало известно о сеансах ВКС с участием лиц, указанных в настоящем пункте, извещает Инициатора и технический персонал ВКС согласованной заявки об отмене запланированного сеанса и согласовывает новые дату и время проведения отмененного сеанса ВКС.

2.6. Организация проведения совещания с использованием Системы ВКС, в том числе информирование Участников ВКС о дате, времени и продолжительности проведения сеанса ВКС, подготовка материалов, презентаций, выступлений, взаимодействие с техническим персоналом ВКС осуществляются назначенными Инициатором должностными лицами, уполномоченными на взаимодействие с Администратором по вопросам подготовки и проведения совещаний в режиме видеоконференцсвязи.

2.7. Оператор и технический персонал ВКС при получении заявки на сеанс ВКС осуществляют подготовку и техническое сопровождение проведения сеанса ВКС в порядке, установленном Администратором.

3. Проведение периодических проверок готовности Системы ВКС

3.1. В целях обеспечения готовности и использования Системы ВКС проводятся ежеквартальные комплексные проверки готовности технических средств видеоконференцсвязи, в случае если данные проверки не были проведены непосредственно перед проведением сеанса ВКС.

3.2. Ежеквартальные комплексные проверки готовности Системы ВКС организуются Оператором.

В ходе комплексной проверки подлежат проверке:

а) качество изображения, качество звука;

б) навыки и умения технического персонала;

в) резервирование каналов и линий связи, а также технических средств видеоконференцсвязи.

3.3. Внеплановые комплексные проверки готовности Системы ВКС организуются и проводятся по решению Администратора.