Приложение. Положение о межведомственной системе электронного документооборота

Приложение

Положение
о межведомственной системе электронного документооборота
(утв. постановлением Правительства Республики Коми от 20 сентября 2011 г. N 396)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в целях определения правил взаимодействия сторон, участвующих в межведомственной системе электронного документооборота (далее - МСЭД), правил организации работы с документами участниками МСЭД, порядка разрешения конфликтных ситуаций и обеспечения информационной безопасности МСЭД.

1.2. В настоящем Положении используются следующие основные термины и определения:

1) делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

2) подлинник документа - первый или единичный экземпляр документа;

3) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

4) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

5) входящий документ - документ, поступивший в государственный орган Республики Коми;

6) исходящий документ - документ, отправляемый из государственного органа Республики Коми;

7) внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившего его государственного органа;

8) система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;

9) вид документа - принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

10) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора документа;

11) унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

12) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

13) автор документа - сотрудник государственного органа, создавший документ;

14) гриф ограничения доступа к документу - реквизит документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;

15) резолюция документа - реквизит документа, представляющий собой надпись на документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение, указание;

16) документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

17) регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

18) контроль исполнения документа - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа;

19) срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

20) дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку;

21) система электронного документооборота (СЭД) - программно-аппаратный комплекс для технического обеспечения процессов документирования и организации работы с документами;

22) пользователь СЭД - сотрудник государственного органа, получивший право использования СЭД в установленном порядке;

23) автор УФД - пользователь, с учетными данными которого в СЭД была создана (заполнена) соответствующая унифицированная форма документа;

24) справочник - совокупность записей, содержащих краткие сведения по какому-либо вопросу, объекту, области знаний. Запись справочника соответствует общей структуре справочника и имеет фиксированный набор реквизитов;

25) личная папка - папка пользователя или подразделения, сформированная в СЭД и предназначенная для хранения документов, в том числе:

документов, созданных данным пользователем;

документов, по которым данному пользователю направлено поручение;

документов, доступ к которым предоставлен пользователю от других пользователей;

26) маршрут документооборота - последовательность этапов обработки документа с указанием участников, контрольных сроков, условий перехода от этапа к этапу;

27) межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) - совокупность программно-аппаратных средств, организационных мероприятий, участников системы и отношений между участниками, возникающих при обеспечении процессов документирования и организации работы с документами;

28) оператор МСЭД - уполномоченная организация, осуществляющая деятельность по эксплуатации МСЭД, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;

29) оператор безопасности МСЭД - уполномоченная организация, обеспечивающая информационную безопасность в МСЭД при использовании электронной подписи;

30) стороны МСЭД - оператор МСЭД, оператор безопасности МСЭД, участники МСЭД, являющиеся пользователями программного продукта, участники МСЭД, не являющиеся пользователями программного продукта;

31) участники МСЭД - государственные органы Республики Коми, органы местного самоуправления, а также территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и иные организации, заключившие с оператором МСЭД и оператором безопасности МСЭД Соглашение о присоединении к межведомственной системе электронного документооборота (далее - Соглашение);

32) пользователи СЭД - все сотрудники участника МСЭД, получившие доступ к СЭД в порядке, установленном настоящим Положением.

1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и устанавливает порядок обработки документов, не содержащих конфиденциальной информации, а также порядок обмена документами, в том числе защищенными средствами электронной подписи, в межведомственной системе электронного документооборота.

1.4. Положение является обязательным для всех участников и операторов МСЭД.

2. Основные функции сторон МСЭД

2.1. Функции участника МСЭД:

1) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, являющихся пользователями программного продукта СЭД, закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД, предоставление перечня оператору МСЭД;

2) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, имеющих право использования электронной подписи (далее - ЭП), закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД, предоставление перечня оператору безопасности МСЭД;

3) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, имеющих право заверять бумажные копии электронных документов, закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД;

4) формирование и актуализация нормативно-справочной информации, необходимой для организации делопроизводства, предоставление этой информации оператору МСЭД;

5) организация работы с документами в соответствии с настоящим Положением, внутренним регламентом делопроизводства участника МСЭД и иными нормативными документами.

2.2. Функции оператора МСЭД:

1) организационное и методическое обеспечение МСЭД;

2) организация и обеспечение поддержки пользователей программного продукта СЭД;

3) формирование и актуализация нормативно-справочной информации программного продукта СЭД;

4) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МСЭД;

5) обеспечение работоспособности, ремонт или замена вышедших из строя программно-технических средств, составляющих технико-технологическую инфраструктуру МСЭД;

6) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

7) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

8) обеспечение резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных МСЭД;

9) обеспечение комплекса мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД.

2.3. Оператор безопасности МСЭД осуществляет следующие функции удостоверяющего центра:

1) регистрация и изготовление сертификатов ЭП по заявлениям участников МСЭД;

2) обеспечение уникальности сертификатов ЭП и достоверности указанных сведений;

3) ведение и хранение реестра сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД в течение установленного срока;

4) аннулирование, приостановление и возобновление действия сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД;

5) подтверждение ЭП в электронных документах;

6) выдача сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД;

а также иные функции:

1) разработка методических рекомендаций, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД, для оператора МСЭД;

2) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

3) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

4) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены аппаратно-программные средства МСЭД;

5) обеспечение комплекса мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД.

2.4. Условия использования МСЭД определяются Соглашением, разрабатываемым администратором МСЭД.

2.5. Разграничение доступа к электронным документам в МСЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями СЭД.

2.6. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи СЭД. Для обеспечения информационной безопасности МСЭД оператор МСЭД не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролей пользователей СЭД.

2.7. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей СЭД осуществляется оператором МСЭД на основании обращений участников МСЭД с указанием реквизитов соответствующих внутренних приказов участника МСЭД.

3. Порядок обработки документов участниками МСЭД

3.1. Документ независимо от носителя оформляется, как правило, на бланке установленного образца.

3.2. При документировании информации с использованием СЭД необходимо:

1) определить тип документа;

2) определить вид документа;

3) заполнить выбранную УФД;

4) заполнить раздел УФД "Маршрут документа";

5) сохранить результаты ввода информации;

6) отправить документ по выбранному маршруту.

3.3. Некоторые реквизиты требуют обязательного ввода значений и помечены специальным образом в соответствии с действующей технической документацией по программному продукту. Обязательные реквизиты используются для отображения документов в СЭД и содержат основные данные, по которым осуществляется поиск и фильтрация документов. К обязательным реквизитам относятся:

1) тема документа. Текст этого реквизита используется для краткого отображения документов в СЭД;

2) автор;

3) файлы документа - вложенные электронные документы;

4) регистрационные данные:

а) дело по номенклатуре;

б) регистрационный номер;

в) дата регистрации;

г) место регистрации.

3.4. Дополнительные реквизиты не требуют обязательного заполнения. К дополнительным реквизитам относятся:

1) краткое содержание - описание документа, в общих чертах отражающее содержание документа;

2) общие реквизиты:

а) гриф доступа - гриф доступа к данному документу;

б) приоритет - реквизит, указывающий, с каким приоритетом следует обрабатывать этот документ;

в) дата создания (только для внутренних и исходящих документов) дата создания документа;

г) состав документа - описание состава документа (например, количество листов и томов);

д) примечание - текстовый комментарий к документу;

3) контроль исполнения - информация о контроле исполнения документа:

а) статус контроля - указывает состояние признака контроля для данного документа;

б) срок исполнения - дата, к которой данный документ должен быть исполнен;

в) контролер - лицо, выполняющее контроль за исполнением документа;

г) папка контроля - специальная папка, куда попадают контролируемые документы;

д) личный контроль - признак контроля, позволяющий автору наблюдать за исполнением данного документа через быстрый фильтр "На личном контроле";

4) дополнительные сведения - информация о связанных документах и участниках. Связанные документы - перечень документов, на основании которых был создан данный документ.

3.5. При оформлении, хранении и совместной работе над документами с использованием средств вычислительной техники необходимо соблюдать следующие дополнительные требования:

1) для работы с текстовыми документами - использовать файлы формата "Документ Microsoft Word" с расширением файла DOC файлы формата "Расширенный текстовый формат" с расширением файла RTF;

2) для работы с электронными таблицами - использовать файлы формата "Таблица Microsoft Excel" с расширением файла XLS;

3) для хранения копий документов без возможности редактирования - использовать файлы формата "Портативный формат документов" с расширением файла PDF либо файлы формата "Изображение" с расширением файла JPEG, JPG, TIFF;

4) для хранения комплектов документов большого объема использовать файлы формата "Сжатый файл" с расширением файла ZIP;

5) допускается использование формата документов Open Document для офисных приложений в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 "Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v l.0";

6) при формировании имен файлов следует использовать буквы русского и латинского алфавита и арабские цифры. В качестве разделителей в наименовании файла следует использовать символы "пробел", "точка", "дефис". Имена файлов должны соответствовать шаблону:

а) вид документа;

б) тема документа и (или) номер документа, и (или) дата документа;

в) ключевое слово ("Проект", "Версия").

3.6. Допускается оформление электронного документа без вложенных файлов. В этом случае содержательная часть документа отражается в реквизите "Краткое содержание".

3.7. Необходимость подписания документов и (или) поручений при помощи ЭП определяется внутренними локальными правовыми актами участников МСЭД и соответствующими настройками СЭД. Порядок подписи электронных документов определяется инструкцией пользователя СЭД.

3.8. Для подписания документа и (или) поручения пользователь СЭД должен выполнить следующие действия:

1) получить приглашение в пользовательском интерфейсе СЭД о необходимости поставить свою ЭП;

2) вставить персональный носитель закрытого ключа подписи в USB-порт компьютера;

3) выполнить функцию подписания в пользовательском интерфейсе СЭД;

4) извлечь персональный носитель закрытого ключа подписи из USB-порта компьютера.

4. Обеспечение информационной безопасности МСЭД

4.1. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:

1) оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;

2) оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;

3) оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;

4) оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;

5) оспаривание целостности электронного документа;

6) оспаривание факта назначения исполнителя или указанного срока исполнения поручения;

7) недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

8) недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;

9) недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

10) недоверие к уполномоченным сотрудникам удостоверяющего центра;

11) иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.

4.2. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) сторонами МСЭД в рабочем порядке и (или) комиссией по разрешению конфликтной ситуации.

4.3. В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и (или) комиссией конфликтные ситуации разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одного из пользователей СЭД (далее - инициатор), о наличии конфликтной ситуации, данный пользователь СЭД в течение одного часа с момента возникновения обстоятельства уведомляет руководителя участника МСЭД. Руководитель участника МСЭД в течение часа с момента его уведомления извещает оператора безопасности МСЭД и других заинтересованных участников МСЭД о наличии конфликтной ситуации, причинах и обстоятельствах, свидетельствующих о ее наличии.

4.5. Участники МСЭД, которым были направлены извещения о конфликтной ситуации и которые участвуют в ее разрешении (далее - ответчики), обязаны в течение следующего рабочего дня после дня получения извещения или в срок, определенный инициатором, проверить наличие указанных в извещении обстоятельств и принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.

4.6. Ответчики в срок, указанный в пункте 4.5, извещают инициатора о результатах проверки и о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации, в случае если они предпринимались.

4.7. Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке, в случае если инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с возникшей конфликтной ситуацией.

4.8. В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор обязан в течение трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направить уведомление о конфликтной ситуации (далее - уведомление) и предложение о создании комиссии оператору МСЭД и оператору безопасности МСЭД.

4.9. Уведомление и предложение о создании комиссии подписываются сотрудниками инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются оператору МСЭД и оператору безопасности МСЭД в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.

4.10. В уведомлении указываются следующие сведения:

а) информация о предмете конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения;

б) информация о должностных лицах инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации, с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации.

4.11. В предложении о создании комиссии указывается:

а) информация о предлагаемом месте, дате и времени заседания комиссии;

б) список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей инициатора с указанием их фамилий, имен, отчеств, должностей, их контактных данных (телефоны, факсы, адреса электронной почты).

Оператор безопасности МСЭД не позднее 1 рабочего дня с даты получения от инициатора уведомления и предложения о создании комиссии формирует комиссию.

Заседание комиссии проводится не позднее трех рабочих дней со дня отправления предложения о создании комиссии.

4.12. Состав и порядок работы комиссии определяются оператором безопасности МСЭД.

4.13. ЭП предназначена для подтверждения целостности документа и факта подписания (согласования) документа и (или) выдачи резолюции по нему.

4.14. Персональный идентификатор, содержащий закрытый ключ ЭП, и сертификат открытого ключа ЭП в электронном (на специальном носителе) и бумажном виде выдает оператор безопасности МСЭД на основании:

1) приказа руководителя организации о назначении пользователю СЭД ЭП;

2) результатов подготовки рабочего места пользователя СЭД к эксплуатации со средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) в соответствии с требованиями, определяемыми Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. N 152;

3) акта о готовности к обмену электронными документами, подписанными ЭП;

4) результатов тестирования на получение допуска к самостоятельной работе с СКЗИ пользователя СЭД;

5) заключения о допуске пользователя СЭД к работе с ЭП, выданного оператором безопасности МСЭД.

4.15. Условия использования ЭП в государственных органах Республики Коми, обязательства оператора безопасности МСЭД, выполняющего функции удостоверяющего центра, и уполномоченных сотрудников, в том числе при выдаче сертификатов ЭП, определяются Федеральным законом "Об электронной подписи".

4.16. Сертификат ЭП выдается оператором безопасности МСЭД сотруднику, уполномоченному участником МСЭД для работы с ЭП (далее уполномоченный сотрудник), при плановой и внеплановой смене ключа ЭП, а также при изготовлении нового сертификата ЭП уполномоченного сотрудника.

4.17. Выдача сертификата ЭП осуществляется на основании заявления и распорядительного документа участника МСЭД о назначении лиц, уполномоченных для работы с ЭП.

4.18. При плановой или внеплановой смене ключа ЭП удостоверяющий центр направляет участникам МСЭД уведомление о проведении плановой или внеплановой смены ключа ЭП, в котором указывается срок для направления в удостоверяющий центр заявлений о выдаче сертификатов ЭП.

4.19. Изготовление сертификатов ЭП осуществляется удостоверяющим центром в течение одного рабочего дня с даты получения заявления в электронном виде, а также на бумажном носителе в двух экземплярах в течение тридцати пяти календарных дней с даты получения заявления в порядке, установленном Федеральным законом "Об электронной подписи", на основании исполнения условий пункта 4.14 настоящего Положения.

4.20. Сертификат ЭП в электронной форме пересылается в течение пяти минут с момента создания сертификата по электронной почте на адрес уполномоченного сотрудника участника МСЭД, указанный в обращении участника МСЭД на получение сертификата ключа проверки ЭП.

4.21. Сертификат ЭП на бумажном носителе в двух экземплярах отправляется в течение тридцати пяти календарных дней с даты получения заявления в запечатанном конверте через отделение почтовой связи в адрес участника МСЭД, обратившегося за получением сертификата ЭП. При получении обоих экземпляров сертификата ЭП сотрудник участника МСЭД собственноручно подписывается на них. Один экземпляр сертификата ЭП высылается в течение четырнадцати календарных дней с даты его получения в адрес удостоверяющего центра и хранится в удостоверяющем центре, а второй экземпляр хранится у участника МСЭД.

4.22. В удостоверяющем центре все операции, связанные с обращением с ключами ЭП и сертификатами ЭП, осуществляются в соответствии с регламентом удостоверяющего центра.

4.23. Срок действия ключей ЭП и сертификатов ЭП уполномоченных сотрудников составляет один год со дня его выдачи. Замена ключей ЭП и сертификатов ключей подписей с истекшим сроком действия производится в установленном порядке. Порядок их замены определяется удостоверяющим центром.