Приказ Минобразования Республики Коми от 18 ноября 2010 г. N 278 "Об утверждении положений об архиве и экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми"

ГАРАНТ:

См. также приказ Минобразования Республики Коми от 13 июня 2012 г. N 189 "Об утверждении административного регламента Министерства образования Республики Коми предоставления государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Министерства образования Республики Коми"

В целях совершенствования архивного дела в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях министерства, хранения, комплектовании#, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов приказываю:

1. Утвердить положение об архиве Министерства образования Республики Коми (прилагается).

2. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми и ее состав (прилагается).

3. Приказ Министерства образования Республики Коми от 24.09.2007 года N 202 считать утратившим силу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела организационной, кадровой и аналитической работы (Бригада О.Ю.).

Министр

Н.Л. Струтинская

Положение
об архиве Министерства образования Республики Коми
(утв. приказом министра образования Республики Коми от 18 ноября 2010 г. N 278)

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства образования Республики Коми, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, подлежат хранению в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми". До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных государственной архивной службой Российской Федерации хранятся в ведомственном архиве министерства.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности, а также в соответствии с правилами, устанавливаемыми государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет министерства. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В своей работе архив министерства руководствуется ФЗ "Об архивном деле в РФ" (М., 2004), Законом РК "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории РК" (Сыктывкар, 2005), правилами и другими нормативно-методическими документами ФАА, Архивного агентства Республики Коми, Государственного учреждения РК "Национальный архив РК", а также приказами и распоряжениями министра, решениями экспертной комиссии министерства и настоящим положением.

1.4. Положение об архиве министерства разработано на основании Примерного положения и утверждено министром по согласованию с экспертно-проверочно-методической комиссией ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" (ЭПМК ГУ РК "НА РК").

1.5. Архив министерства работает по плану, утвержденному начальником отдела, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.6. Контроль над деятельностью архива министерства осуществляет начальник отдела.

1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет ГУ РК "Национальный архив Республики Коми".

2. Документы архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством министерства документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности специалистов министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу, сформированные в дела и внесенные в опись;

2.2. документы ликвидированных подведомственных учреждений;

2.3. личные фонды ведущих работников министерства, деятелей образования, выдающихся новаторов педагогического труда, поступившие в архив;

2.4. служебные и ведомственные издания;

2.5. научно-справочный аппарат к документам архива (историческая справка, номенклатура дел, описи с титульными листами и предисловиями).

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых государственное# архивной службой РФ;

3.1.4. осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы специалистов министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" графики предоставления описей на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "НА РК" и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составляет и предоставляет не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии министерства и ЭПМК ГУ РК "НА РК";

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГУ РК "Национальный архив Республики Коми";

3.2.6. Организует использование документов:

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организации и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии министерства;

3.2.8. вносит изменения по составу документов в номенклатуру дел министерства, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив министерства;

3.2.9. ежегодно представляет в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.10. готовит и в установленном порядке передает на хранение в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами специалистами министерства;

4.1.2. запрашивать от специалистов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

4.1.3. вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения министерства, работы архива.

5. Ответственность за ведение архива

5.1.1. Ответственный за ведение архива несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Согласовано

протоколом ЭПМК ГУ РК "НА РК"

от 9 ноября 2010 г. N 5

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми
(утв. приказом министра образования Республики Коми от 18 ноября 2010 г. N 278)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) Министерства образования Республики Коми создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научную, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром. В необходимых случаях (см. п. 3.4. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с ГУ РК "Национальный архив Республики Коми".

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется первым заместителем министра. Секретарем является лицо, ответственное за архив министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых организаций.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научной, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научной и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляется методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам министерства:

- по выявлению владельцев личных архивов в министерстве, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории министерства.

3.4. Рассматривает и принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. на утверждение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", а затем на утверждение министра

- описи дел постоянного хранения;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно;

3.4.2. на согласование ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", а затем на утверждение министра:

- сводную номенклатуру дел министерства,

- описи дел по личному составу,

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

3.4.3. на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми":

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем;

- об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.4.4. на утверждение министра:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1.),

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службой делопроизводства и кадров проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами.

3.6. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям министерства.

4. Права ЭК

4.1. В пределах своей компетенции дает рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и оформления документов.

4.2. Запрашивает от начальника отдела письменные объяснения о причинах утраты, порчи и незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу.

4.3. Заслушивает на своих заседаниях начальников отделов о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашает на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информирует министра по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия министерства работает в тесном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", получает от него соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному министром.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну, решение принимает председатель ЭК и руководство министерства (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми").

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

Согласовано:

Протокол ЭПМК ГУ РК

"Национальный архив

Республики Коми"

от 9 ноября 2010 г. N 5

Состав
постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе научной и практической (справочной) ценности документов в Министерстве образования Республики Коми
(утв. приказом министра образования Республики Коми от 18 ноября 2010 г. N 278)

Зуев Н.Б.	председатель
Кичигина Г.В.	секретарь
Члены комиссии:
Горячевская Н.А.
Бебякина О.В.
Карабань Е.И.
Панюкова Г.И.
Шанина А.Н.