Приложение 1. Положение об архивном отделе администрации Оренбургской области

Приложение 1
к распоряжению Главы
администрации Оренбургской области
от 23 августа 2000 г. N 954-р

Положение
об архивном отделе администрации Оренбургской области

С изменениями и дополнениями от:

28 мая 2001 г.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Оренбургской области в соответствии с законодательством Российской Федерации и статьей 2 Закона Оренбургской области "Об Архивном фонде и архивах Оренбургской области" образуется распоряжением главы администрации области в целях руководства архивным делом и входит вместе с подведомственными архивными учреждениями в систему Федеральной Архивной службы России, являясь структурным подразделением администрации области.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Законом Оренбургской области "Об Архивном фонде и архивах Оренбургской области" и иными правовыми актами органов представительной и исполнительной власти области, приказами, указаниями Федеральной архивной службы России непосредственно и через подведомственные ему Государственный архив Оренбургской области и его филиалы, центр документации новейшей истории (далее именуются - государственные архивы), архивы органов местного самоуправления. Несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области. Архивный отдел сотрудничает с республиканским отделением Российского общества историков-архивистов, профессиональными союзами и другими общественными организациями.

ГАРАНТ:

См. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использование документов архивного фонда Оренбургской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области, управление государственными архивами, обеспечение их функционирования.

2.3. Координация деятельности органов государственной власти и управления, государственных учреждений, организаций и предприятий области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.4. Ведение государственного учета документов архивного фонда области, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области об архивном фонде и архивах.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов архивного фонда области, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах и представляет в установленном порядке сведения о них в Федеральную архивную службу России.

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.

3.5. Обеспечивает подготовку проектов законодательных и иных нормативных актов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложений по развитию архивной службы на рассмотрение представительных и исполнительных органов власти области.

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.

3.7. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами области в установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других областей.

3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу архивного фонда области.

3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивного фонда области.

3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных и муниципальных архивов, участвует в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений Урала, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.

3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, Закона Оренбургской области "Об Архивном фонде и архивах Оренбургской области" и иных правовых актов Оренбургской области по архивному делу, обеспечению сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.14. Содействует совершенствованию организаций документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части архивного фонда области.

3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории области, выдаваемых Федеральной архивной службой России по заключению архивного отдела, и осуществляет контроль за их соблюдением.

3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части архивного фонда области за пределы области.

3.19. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.20. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование.

3.21. Контролирует деятельность архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных услуг и работ.

3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.23. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность в подведомственных архивных учреждениях; организует контрольно-ревизионную работу во взаимодействии с местными финансовыми органами в соответствии с действующим законодательством.

3.24. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.

3.25. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.26. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений.

3.27. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов, созывает научно-технические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.28. Организует повышение квалификации работников подведомственных архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений учреждений.

3.29. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.

3.30. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, тников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.

3.31. Осуществляет по поручению администрации Оренбургской области другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Архивный отдел имеет право:

4.1. Получать от государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации работы документов в делопроизводстве.

4.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения, заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.

4.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации делопроизводства.

Должностные лица архивного отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

4.4. Делегировать свои полномочия:

4.4.1. В части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений - непосредственно подчиненным государственным архивам.

4.4.2. В части осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Закона Оренбургской области "Об Архивном фонде и архивах Оренбургской области" и иных правовых актов области в области архивного дела - районным, городским (органам управления архивным делом в районе, городе).

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации и области ответственности за нарушение законодательства об архивном фонде и архивах.

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.8. Объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

4.9. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов.

5.2. Архивный отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности распоряжением главы администрации области.

5.3. Начальник архивного отдела:

5.3.1. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение.

5.3.2. В необходимых случаях издает совместно с руководителем других органов государственной власти приказы и инструкции.

5.3.3. Распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований.

5.3.4. Определяет структуру и утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание аппарата архивного отдела, а также смету расходов на его содержание в пределах, утвержденных на соответствующий период ассигнований.

5.3.5. Назначает и освобождает от должности работников аппарата архивного отдела и руководящих работников, непосредственно подчиненных архивных учреждений, в соответствии с установленной номенклатурой должностей.

5.3.6. Утверждает положения о непосредственно подчиненных ему архивных учреждениях и их филиалах, а также положения и составы их научных советов.

5.4. В архивном отделе образуется коллегия в составе руководителя - председателя коллегии, его заместителя - по должности и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается распоряжением главы администрации области.

Коллегия архивного отдела, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.

5.5. Начальник архивного отдела имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации области.

5.6. При архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов архивного фонда области, отбором их на хранение в государственные архивы области и экспертизой ценности документов.

Положение об указанной комиссии и ее состав утверждается начальником архивного отдела.

5.7. Архивный отдел финансируется за счет бюджета области.

5.8. Архивный отдел обладает правом юридического лица, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием.

5.9. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется распоряжением главы администрации области в соответствии с законодательством Российской Федерации.