Приложение. Положение об отделе документационного обеспечения администрации области

Приложение
к Указу Главы администрации
Оренбургской области
от 1 августа 2001 г. N 21-ук

Положение
об отделе документационного обеспечения администрации области

I. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения администрации области (далее именуется - отдел) является структурным подразделением аппарата главы администрации области.

Структура и штатная численность отдела утверждаются руководителем аппарата главы администрации области.

1.2. Свою работу отдел осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями администрации области, указами и распоряжениями главы администрации области, приказами и поручениями руководителя аппарата главы администрации области и настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

организация и обеспечение функционирования в подразделениях администрации области единой системы документационного обеспечения;

совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной компьютерной, копировально-множительной, машинописной и оргтехники;

обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений руководителю аппарата главы администрации по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в администрации области;

организационно-методическое руководство службами документационного обеспечения в администрации области;

разработка сводной номенклатуры дел администрации области;

оформление и выпуск указов, распоряжений главы администрации области, постановлений администрации области, постановлений правительства области;

документационное обеспечение подразделений администрации области;

документационное обеспечение и техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых главой администрации области и руководителем аппарата главы администрации, заседаний правительства;

прием, учет, направление и доставка поступающей служебной корреспонденции;

отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;

справочная работа по входящим и исходящим документам;

техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительных работ;

отбор, учет, хранение документов, подлежащих сдаче в архив, организация справочно-информационной работы по ним;

совершенствование документационного обеспечения в администрации области на основании применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов;

обеспечение изготовления печатей, штампов, печатно-бланочной продукции, используемых в администрации области.

2.2. При осуществлении своих функций отдел:

взаимодействует со структурными подразделениями администрации области по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения;

совместно с отделом учета и подготовки кадров управления государственной службы и по работе с территориями администрации области организует учебу по вопросам документационного обеспечения;

взаимодействует с аппаратом Законодательного Собрания области, аппаратами департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации области в целях создания Единой системы документационного обеспечения и делопроизводства органов государственной власти и выполняет указания руководства аппарата главы администрации по вопросам подготовки и проведения совещаний и других мероприятий;

подготавливает с участием других подразделений администрации области инструкции и методические материалы, направленные на организацию работы в рамках единой системы документационного обеспечения;

изучает опыт работы других регионов в области документоведения;

участвует в формировании заказов на приобретение копировально-множительной, машинописной, звукозаписывающей и другой оргтехники, канцелярских принадлежностей;

имеет печать со своим наименованием для оформления копий нормативных правовых и правовых документов и ведения делопроизводства;

разрабатывает и реализует технологии внутреннего безбумажного оборота;

внедряет электронные методы хранения и подготовки бланочной продукции;

выполняет оперативные работы и поручения, связанные с изготовлением полиграфической продукции на основе автоматизированных принт-офисных технологий;

ведет переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

2.3. Отдел имеет право:

запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата главы администрации области, департаментов, управлений, комитетов и отделов материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел, требовать своевременное представление всех необходимых материалов к заседаниям, совещаниям и другим мероприятиям, проводимым главой администрации и руководителем аппарата главы администраций области;

осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области;

возвращать исполнителям в структурные подразделения главы администрации области, департаменты, отделы, комитеты, управления и органы исполнительной власти на местах для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

привлекать по согласованию с руководителем аппарата специалистов научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.

2.4. Требования отдела по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении проектов указов, распоряжений и постановлений, материалов и служебной корреспонденции, поступающих в адрес руководителей администрации области, являются обязательными для структурных подразделений администрации области, делопроизводственных подразделений департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации области.

III. Организация деятельности отдела

3.1. Отдел документационного обеспечения администрации области возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации области по представлению руководителя аппарата главы администрации области.

Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителю аппарата главы администрации области.

Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем аппарата главы администрации области по представлению начальника отдела.

3.2. Начальник отдела:

руководит деятельностью отдела, в состав которого входят структурные подразделения, выполняющие функции документационного обеспечения, специалисты приемных главы и заместителей главы администрации области;

принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела;

подготавливает предложения, визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью отдела;

согласовывает подготавливаемые структурными подразделениями администрации области документы и материалы, которыми предусматривается внесение дополнений и изменений в единую систему документационного обеспечения;

вносит предложения по должностной инструкции работников отдела, по улучшению условий оплаты труда работников, их поощрению и наложению на них взысканий;

несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением.

3.3. Должностная инструкция работников отдела утверждается приказом руководителя аппарата главы администрации области.

IV. Прекращение деятельности отдела

Деятельность отдела документационного обеспечения прекращается указом главы администрации области в соответствии с действующим законодательством.