Приложение. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Илекского района Оренбургской области

Приложение
к постановлению главы администрации
МО Илекский район Оренбургской области
от 25 марта 2008 г. N 176-п

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации
Илекского района Оренбургской области

I. Общие положения

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Илекского района Оренбургской области (далее - административный регламент) устанавливает основные требования к организации работы администрации Илекского района с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2. В администрации Илекского района рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении администрации района в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом района и нормами действующего законодательства.

3. Ведущий специалист по делопроизводству организационного отдела обеспечивает своевременное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, адресованных главе администрации района. Осуществляет контроль за соблюдением сроков поступивших обращений. Ведет информационно-аналитическую работу по количеству и характеру вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

4. Объективное, всестороннее рассмотрение обращений граждан и своевременное принятие мер по ним являются служебной обязанностью должностных лиц администрации Илекского района Оренбургской области, структурных подразделений администрации района, которые несут персональную ответственность за организацию данной работы.

5. Все сотрудники, кому поручено работать с обращениями граждан, несут личную ответственность за сроки исполнения и сохранность документов, связанных с рассмотрением письменных и устных обращений граждан.

Сведения, содержащиеся в письмах, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с обращением.

6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, назначается служебное разбирательство, о результатах которого информируется заместитель главы администрации района - руководитель аппарата. Лица, по результатам разбирательства признанные виновными в утрате письменных обращений граждан и документов, привлекаются кдисциплинарной ответственности.

7. Уходя в отпуск, исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан и документы временно замещающему его работнику.

В связи с переводом на другую работу или освобождением от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан и документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

8. Ведущий специалист по делопроизводству организационного отдела регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан; организует и проводит учебу работников администрации, ответственных за работу с обращениями граждан; ведет учет и осуществляет контроль за своевременностью составления и отправки ответов на поступившие и рассмотренные обращения граждан.

II. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

9. Все поступившие по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются и направляются на доклад главе администрации района.

10. Прием письменных обращений непосредственно от граждан осуществляется ведущим специалистом по делопроизводству. Не принимаются документы, на которых отсутствуют фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, подпись гражданина и дата.

По просьбе гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращении не делается.

11. Обращения с пометкой "Лично", поступившие на имя главы администрации района, регистрируются (не вскрывая конверта) и передаются лично главе администрации района.

12. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, по факсу, принимаются и регистрируются специалистом по делопроизводству в установленном порядке.

III. Порядок регистрации и рассмотрения обращении граждан

13. Все письменные обращения регистрируются ведущим специалистом по делопроизводству организационного отдела, своевременно изучается содержание, осуществляется подборка всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям заявителя.

14. Каждому обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из первой буквы фамилии автора письма и порядкового номера обращения (А-1, Д-24 и т.д.). Штамп с регистрационным номером и датой проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

15. В день поступления зарегистрированное письменное обращение направляется на доклад главе администрации района.

16. Заявления граждан с резолюцией главы администрации района возвращаются специалисту по делопроизводству.

17. В соответствии с резолюцией специалист направляет материалы исполнителю.

18. Дата ответа и результат рассмотрения заносятся в регистрационный журнал.

19. Отметка о снятии с контроля ставится после принятия главой администрации решения о приобщении обращения в дело

20. В случае, если письмо подписано двумя и более авторами или поступило от трудового коллектива, общественной организации, то в журнал регистрации вносятся первые две фамилии. Такое обращение считается коллективным (Кл-00). Ответ на коллективное обращение дается одному из авторов обращения.

21. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. В журнале делается отметка "Анонимное".

22. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования.

23. Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Должностное лицо вправе обратиться в правоохранительные органы для защиты чести и достоинства, привлечения гражданина к уголовной или административной ответственности.

24. При невозможности прочтения письменного обращения ответ не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

25. В случае, если поступило несколько писем одного содержания от автора, то об этом делается отметка "В дополнение к имеющейся переписке", а срок контроля указывается с первоначального обращения. Если автор прислал несколько писем по разным вопросам, то каждый документ регистрируется отдельно.

26. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо администрации района вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении письменно уведомляется гражданин, направивший обращение.

27. Письменные обращения с вопросами, решение которых не входит в компетенцию органов местного самоуправления, в течение семи дней со дня регистрации пересылаются по принадлежности в орган, компетентный их решать, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в пункте 21 настоящего административного регламента. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

28. В случае, если поручение главой администрации района дается нескольким исполнителям, то работа по сбору информации и подготовке окончательного ответа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. Все необходимые материалы представляются исполнителю, который указан в резолюции первым, не позднее семи дней до истечения срока исполнения.

29. Запрещается передавать обращения граждан из одного структурного подразделения в другое без согласования с ведущим специалистом по делопроизводству организационного отдела.

30. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение в органы местного самоуправления или должностному лицу решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

IV. Требования к оформлению ответа

31. Ответы на обращения граждан подписываются главой администрации района. В его отсутствии первым заместителем главы администрации района.

32. Содержание ответа должно быть кратким и исчерпывающим. При подтверждении фактов, изложенных в письменном обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по данному обращению.

33. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

34. Ответы в Правительство Оренбургской области и заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

35. Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату".

36. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

37. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник и все материалы передаются в организационной отдел специалисту по делопроизводству. Ответы, не соответствующие требованиям настоящего административного регламента, возвращаются исполнителю для доработки.

38. В журнале регистрации обращений граждан указывается результат рассмотрения "Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано" и дата поступления ответа.

39. Ответ и документы, связанные с рассмотрением обращений, направляются на хранение в дело.

V. Организация работы по приему граждан

40. Организацию личного приема граждан в администрации Илекского района осуществляет старший инспектор (секретарь), регистрацию, контроль осуществляет ведущий специалист по делопроизводству организационного отдела. Устно консультируют заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса.

41. Прием граждан по личным вопросам ведут глава администрации района и его заместители по согласованному с ними графику, который доводится до сведения населения через средства массовой информации. В карточку учета приема посетителей заносятся сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес местожительства, социальное положение), краткое содержание обращения, результат приема.

42. Во время приема сотрудник вправе направить заявителя на беседу в соответствующие структурные подразделения администрации Илекского района.

43. Обращение проверяется на повторность. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям заявителя.

44. Запись на повторный прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее письменное или устное обращение.

45. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

46. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

47. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению или разъясняет, в чьей компетенции находится рассмотрение его вопроса.

48. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает должностное лицо, ведущее прием.

49. После завершения личного приема должностными лицами и согласно поручениям специалист по делопроизводству оформляет рассылку документов.

50. При поступлении ответа на обращение по личному приему на карточке проставляется результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано") и дата.

51. Карточки учета приема посетителей с резолюцией руководителя, проводившего прием, и относящиеся к ним материалы возвращаются специалисту по делопроизводству.

52. Контроль за своевременным исполнением поручений должностных лиц администрации района по приему граждан осуществляет ведущий специалист по делопроизводству с последующим информированием руководителя о принятых мерах.

53. Глава администрации района и его заместители принимают решение о снятии документа с контроля или о продлении срока контроля. В случае продления срока контроля подлинник резолюции с указанием срока контроля направляется исполнителю.

54. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

VI. Сроки рассмотрения обращении граждан

55. Все поступающие на имя главы администрации района обращения регистрируются в день поступления.

56. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района, направляется в течение трех дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина за подписью главы администрации района.

57. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию администрации района, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

58. Срок рассмотрения обращений с сопроводительным письмом от руководителей общественных приемных губернатора-председателя Правительства Оренбургской области устанавливается 15 дней со дня регистрации в администрации района.

59. В целях ускорения работы с обращениями граждан, требующими неотложного исполнения, могут использоваться пометки "Срочно" и "Весьма срочно".

VII. Контроль за рассмотрением обращений граждан

60. На письменном обращении, взятом на контроль, проставляются штампы "Контроль" и "Подлежит возврату".

61. Контроль за исполнением поручений осуществляется ведущим специалистом по делопроизводству организационного отдела.

62. В исключительных случаях исполнитель обращается с мотивированной просьбой о продлении срока рассмотрения обращения на имя руководителя, подписавшего поручение.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя должностными лицами, давшими поручение. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен областным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

63. Письменные обращения, копии документов, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

VIII. Ответственность должностных лиц за нарушение правил
по рассмотрению обращений граждан

64. Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений, принятие заведомо необоснованного решения, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни граждан, носящих конфиденциальный характер, без их согласия, утрата письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, влекут за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц в соответствии с действующим законодательством.