Приложение. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Орска

Приложение
к распоряжению Главы г. Орска
Оренбургской области
от 28 апреля 2008 г. N 1711-р

Административный регламент рассмотрения обращений граждан
в администрации города Орска

I. Общие положения

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Орска (далее административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан в администрации города Орска (далее муниципальная функция) и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации города Орска (далее администрация города).

2. Исполнение муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан в администрации города осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законами Оренбургской области;

- Уставом города Орска.

3. Муниципальная функция по рассмотрению обращений граждан осуществляется главой администрации города, первым заместителем главы администрации города и заместителями главы администрации города и руководителями структурных подразделений администрации города, которым данные обращения были адресованы.

4. В администрации города рассматриваются обращения граждан (далее обращения) по вопросам, находящимся в ведении администрации города в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, законами Оренбургской области и Уставом города Орска.

5. Муниципальная функция по рассмотрению обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и личный прием граждан (приложение N 1).

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

Порядок информирования об исполнении муниципальной функции:

6. Информация о порядке исполнения муниципальной функции предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях администрации города;

- с использованием средств электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

7. Сведения о местонахождении администрации города, полный почтовый адрес администрации города, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:

- на Интернет-сайте администрации города;

- в местных средствах массовой информации (СМИ).

8. Информация о местонахождении приемной администрации города, об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактные телефоны, телефоны для справок (приложение N 2) сообщается по телефонам для справок и размещается:

- на Интернет-сайте администрации города;

- на информационном стенде на 1 этаже в здании администрации города;

- публикуется в СМИ.

9. При информировании о порядке осуществления муниципальной функции, ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Срок исполнения муниципальной функции:

10. Исполнение муниципальной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения обращения.

В исключительных случаях срок исполнения муниципальной функции может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением продлении срока рассмотрения обращения гражданина, направившего обращение.

11. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

12. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

13. Глава города, первый заместитель главы администрации города, заместители главы администрации города вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

Требования к письменному обращению граждан:

14. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать либо наименование муниципального органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

15. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование муниципального органа или должностного лица, которым оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (Е-mail), контактный телефон, дату.

Условия и сроки личного приема граждан:

16. Прием граждан в администрации города ведут глава города, первый заместитель и заместители главы администрации города, а так же руководители структурных подразделений администрации города (далее - руководители).

17. Непосредственную организацию личного приема граждан в администрации города осуществляют специалисты общего отдела администрации города в каб. N 101 на 1 этаже.

18. Глава города, его заместители ведут прием граждан в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным главой города.

19. График приема граждан главой города и его заместителями составляется руководителем общего отдела администрации города, подписывается заместителем главы администрации города - руководителем аппарата и утверждается главой города. Замены руководителей, заявленных в графике, проводятся по согласованию с главой города.

20. Предварительная запись на прием граждан к руководителям администрации города проводится специалистами общего отдела. Запись осуществляется по личному указанию главы города и заместителей главы администрации города.

21. Личный прием граждан руководителем производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.

22. Специалисты общего отдела помимо организации приема руководителями оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

23. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

24. Специалисты общего отдела, осуществляющие исполнение муниципальной функции, обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности, крепящимися с помощью зажимов к одежде, либо настольными табличками аналогичного содержания.

25. В приемной обращений граждан администрации города могут не рассматриваться обращения гражданина по основаниям, указанным в пункте 33 административного регламента.

Требования к местам, предназначенным для осуществления муниципальной функции:

26. Рабочие места специалистов, осуществляющих муниципальную функцию, оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого специалиста), и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение муниципальной функции.

Структурным подразделениям, ответственным за исполнение муниципальной функции, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (Е-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для исполнения муниципальной функции.

27. На входе в здание, где размещается приемная обращений граждан администрации города, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы приемной.

28. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны.

29. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

30. Помещения, выделенные для осуществления муниципальной функции, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

Результат исполнения муниципальной функции:

31. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

Процедура исполнения муниципальной функции завершается путем получения заявителем:

- письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения;

- сообщения об отказе в рассмотрении заявления.

32. Обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям в течение 30 дней со дня регистрации обращения даны письменные ответы.

Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции:

33. Муниципальная функция не исполняется, если:

- в обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося или почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

34. Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается обратившемуся гражданину.

35. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

36. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

Ответственность специалистов при исполнении муниципальной функции:

37. Руководители структурных подразделений администрации города несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность закрепляется в их должностных инструкциях.

38. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

39. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава города.

40. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации города исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения специалисту, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

III. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур):

41. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации города;

- рассмотрение обращений, поступивших на Интернет-сайт в адрес главы города;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан:

42. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является письменное обращение гражданина в администрацию города или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

43. Обращение может поступить по почте, доставлено непосредственно гражданином, передаваться по факсу, по электронной почте, по Интернету.

44. Обращения, присланные по почте (в том числе телеграммы), по факсу, по электронной почте, по Интернету и непосредственно доставленное гражданином, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную обращений граждан общего отдела администрации города.

45. Специалист приемной обращений граждан общего отдела ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;

- подкалывает впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму);

- в случае отсутствия самого текста письма составляют справку с текстом: "Письма в адрес администрации города нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- составляет акт в двух экземплярах по форме, утвержденной начальником общего отдела администрации города, на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты передаются начальнику общего отдела администрации города: один экземпляр хранится в приемной обращений граждан общего отдела, второй приобщается к поступившему обращению (приложение N 3).

46. Специалисты общего отдела администрации города, ответственные за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом начальнику общего отдела администрации города, который действует в соответствии с установленными правилами о мерах безопасности.

47. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистами приемной обращений граждан общего отдела администрации города. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина или почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение N 4) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

48. Обращения, поступившие по факсу администрации города Орска, передаются в приемную обращений граждан общего отдела администрации города, где они регистрируются.

49. Обращения, поступившие по форме электронного обращения на официальный сайт администрации города по сети Интернет, принимаются специалистами управления по информационным технологиям, общественным связям и национальной политике администрации города, распечатываются и учитываются в журнале, передаются в приемную обращений граждан для регистрации.

50. Обращения с пометкой "Лично", поступившие на имя главы города и заместителей главы администрации города, передаются адресату невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "Лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в приемную обращений граждан общего отдела.

51. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Оренбургской области и депутатов Орского городского Совета депутатов, адресованные главе города или заместителям главы администрации города, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, регистрируются в приемной обращений граждан общего отдела администрации города и в тот же день передаются на рассмотрение адресатам.

Регистрация поступивших обращений:

52. Поступившая корреспонденция в приемную обращений граждан общего отдела администрации города регистрируются в течение 2-х дней с момента поступления.

53. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация города Орска Оренбургской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает тип доставки и вид обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, правительства Оренбургской области и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя;

- проверяют обращение на повторность, при необходимости поднимают из архива предыдущую переписку. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- проставляет индекс темы согласно утвержденному заместителем главы администрации города - руководителем аппарата тематическому классификатору обращений граждан. Если в обращении ставится несколько вопросов, то индекс присваивается каждому из них;

- осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют и вводят исполнителя рассмотрения обращения.

54. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в информационной системе и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Направление обращения на рассмотрение:

55. После регистрации из приемной обращений граждан общего отдела администрации города корреспонденция направляется по назначению:

- корреспонденция на имя заместителя главы администрации города направляется заместителю главы администрации города, на имя которого она поступила;

- корреспонденция в адрес главы города, заместителей главы администрации города передается им для рассмотрения, исходя из содержания обращения и в соответствии с распределенными обязанностями между главой города и заместителями главы администрации города. После рассмотрения руководителями администрации корреспонденция возвращается в приемную обращений граждан общего отдела для направления руководителям структурных подразделений и в иные органы для дальнейшей работы с обращением граждан в соответствии с визой руководителя;

- письма и поручения Губернатора Оренбургской области, заместителей Председателя Правительства Оренбургской области, Уполномоченного по правам человека в Оренбургской области направляются специалистами Приемной обращений непосредственно главе города;

- корреспонденция, связанная с осуществлением представления интересов муниципального образования "Городской округ город Орск Оренбургской области", главы города в судах (судебные повестки, копии исковых заявлений, копии кассационных и надзорных жалоб, ответы структурных подразделений и организаций на запросы юридического отдела и др.) из общего отдела направляется в юридическое управление администрации города;

- письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения;

- письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам специалистами общего отдела направляются сообщения о графике приема должностными лицами, а заявления оформляются "В дело" как исполненные;

- в случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции органов местного самоуправления или должностного лица, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Обращения, присланные не по принадлежности из других организаций, возвращаются в направившую организацию.

56. Письма, направляемые в муниципальные и другие организации по дополнительному контролю, подписываются начальником общего отдела администрации города на специальных бланках (приложение N 5).

Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений в федеральные органы подписываются начальником общего отдела администрации города.

57. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем адресату.

Рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации города Орска:

58. Поступившие в структурные подразделения администрации города Орска (далее подразделения) письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной обращений граждан общего отдела администрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

59. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному органу, подразделению или конкретному должностному лицу.

60. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

61. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание при главе города.

62. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

63. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в приемную обращений граждан общего отдела администрации города, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

64. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

65. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц не рассматриваются. В необходимых случаях по согласованию с главой города, заместителем главы администрации города - руководителем аппарата, общий отдел администрации города направляет такие письма в правоохранительные органы.

66. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело работниками соответствующих структурных подразделений. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками общего отдела администрации города. Письма без подписи, в которых содержится информация совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.

67. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствует основание для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться в администрацию города с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, начальник общего отдела по согласованию с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

68. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

69. В случае если по вопросу, содержащему в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

70. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях администрации города является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

Личный прием граждан:

71. Организацию личного приема граждан в администрации города осуществляют специалисты приемной обращений граждан общего отдела администрации г. Орска.

72. Прием граждан ведут глава города и заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации города с участием работников общего отдела администрации города Орска.

Глава города и заместители главы администрации города ведут прием в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным распоряжением главы города, специалисты общего отдела администрации города - ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).

73. График приема граждан главой города и заместителями главы администрации города (далее график) составляется начальником общего отдела администрации города, подписывается заместителем главы администрации города - руководителем аппарата и утверждается главой города. Замены заместителей, заявленных в графике, проводятся по согласованию с главой города.

График вывешивается на информационном стенде на 1 этаже здания администрации.

74. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

75. Прибывших на беседу в приемную обращений граждан, специалист общего отдела - консультирует, разъясняя порядок разрешения его вопроса.

76. Во время приема работник вправе по согласованию направить заявителя на беседу в соответствующие подразделения администрации города.

77. По просьбе заявителя он может быть записан к главе или заместителям главы администрации города в дни, установленные для них графиком приема граждан. С графиком приема граждане могут ознакомиться на информационном стенде или по телефону общего отдела.

78. Предварительную запись на личный прием к руководителям администрации города осуществляют специалисты приемной обращений граждан общего отдела. Запись на прием осуществляется по личному указанию главы города согласно графику, утвержденному главой города.

79. В случае повторного обращения - осуществляется подборка всех имеющихся в общем отделе материалов, касающихся этого заявителя. Подобранные материалы представляются главе или заместителям главы администрации города, ведущим личный прием.

80. Запись на повторный прием к главе города и заместителям главы администрации города осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения). Необходимость в записи на повторный прием определяется специалистом общего отдела администрации города, исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

81. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно, либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается (приложение N 4).

82. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

83. В приемной обращений граждан общего отдела администрации города могут не рассматриваться:

- обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;

- обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке;

- обращения, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения;

- обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законную силу, признаны недееспособными;

- обращения, поданные в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц);

- обращения, в которых содержатся материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

84. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает глава города, заместители главы администрации города, ведущие прием.

85. После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям общий отдел администрации города оформляет рассылку документов. Сопроводительные письма к поручениям оформляются на специальных бланках.

86. Сопроводительные письма по обращениям, взятым на дополнительный контроль, подписывается начальником общего отдела администрации города (приложение N 5).

87. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренными руководителями во время личного приема, направляется специалистами приемной обращений граждан общего отдела администрации города руководителю, осуществлявшему прием.

Руководитель на ответе исполнителя указывает результат рассмотрения поручения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано", "Поставить на дополнительный контроль"), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и расписывается.

88. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

89. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в структурное подразделение.

Постановка обращений граждан на контроль:

90. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которым автор обращается неоднократно.

91. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Законодательного Собрания Оренбургской области, Губернатора Оренбургской области, Председателя Правительства Оренбургской области и его заместителей о рассмотрении обращений граждан.

92. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней. Продление этого срока производится главой города.

93. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять глава города и заместители главы администрации города. На обращениях, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль".

94. В случае если в ответе, полученном от организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

95. Обращение может быть возвращено в организацию для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении.

96. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют специалисты приемной обращений граждан общего отдела администрации города.

97. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.

Продление срока рассмотрения обращений граждан:

98. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

99. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителями структурных подразделений. Уведомление о продления срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен областным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

Оформление ответа на обращение граждан:

100. Ответы на обращения граждан в адрес администрации города или на имя главы города подписываются главой города или заместителем главы администрации города, которому обращение было направлено помощником главы города. Ответы на поручения Губернатора Оренбургской области, заместителей Председателя Правительства Оренбургской области, Уполномоченного по правам человека в Оренбургской области подписывает глава города. В случае, если обращение было адресовано конкретному должностному лицу администрации города, ответ подписывается этим должностным лицом.

101. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

102. В ответе в областные органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме.

В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

103. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

104. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание при главе города в порядке, установленном регламентом.

105. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

106. Ответы заявителям и в вышестоящие органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с правилами оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск". В левом нижнем углу ответа, как правило, указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

107. Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

108. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

109. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, остаются в приемной обращений граждан общего отдела, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.

110. После регистрации ответ отправляется заявителю специалистами приемной обращений граждан общего отдела администрации города. Отправление ответов без регистрации не допускается.

111. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

112. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Правил оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск".

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения:

113. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

114. Справочную работу по исполнению муниципальной функции ведет приемная обращений граждан общего отдела администрации города Орска.

115. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

116. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении муниципальной функции принимаются ежедневно с 9.00 час. до 18.00 час., кроме выходных и праздничных дней.

117. При получении запроса по телефону специалист приемной обращений граждан общего отдела:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку специалист подготавливает запрашиваемую информацию.

118. Во время разговора специалисты должны произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

119. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции:

120. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

121. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений специалистами осуществляется начальником общего отдела администрации города.

122. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальной функции, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Оренбургской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником общего отдела администрации города.

Порядок обжалования действий по исполнению муниципальной функции и решения, принятого по обращению:

123. Гражданин вправе обжаловать действия по исполнению муниципальной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.