Приложение. Положение о порядке формирования муниципального архива документов по личному составу работодателей - физических лиц

Приложение

Положение
"О порядке формирования муниципального архива документов
по личному составу работодателей - физических лиц"

1. Общие положения

1.1. Внесение в муниципальный архив документов по личному составу работодателей - физических лиц, на территории г.Оренбурга осуществляется уполномоченным структурным подразделением администрации г.Оренбурга - регистрационным отделом Комитета экономики и перспективного развития администрации г.Оренбурга (далее - Уполномоченный орган).

1.2. Внесению в муниципальный архив подлежат:

- трудовой договор, дополнительное соглашение, расторжение трудового договора, заключенного работником с работодателем - физическим лицом, зарегистрированным по месту жительства на территории г.Оренбурга;

- трудовой договор, дополнительное соглашение, расторжение трудового договора, заключенного работником с работодателем - физическим лицом, поставленным в установленном законом порядке на налоговый учет в г.Оренбурге;

- трудовой договор, дополнительное соглашение, расторжение трудового договора, заключенного работодателем - физическим лицом с работником, зарегистрированным по месту жительства на территории г.Оренбурга (в том числе с иностранным гражданином).

2. Источники формирования муниципального архива

Источниками формирования муниципального архива документов по личному составу работодателей - физических лиц являются:

2.1. трудовые договоры, дополнительные соглашения, расторжения трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами (в том числе, частными нотариусами, адвокатами), не являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками и зарегистрированные в установленном порядке;

2.2. трудовые договоры, дополнительные соглашения, расторжения трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками и зарегистрированные в установленном порядке до 06.10.2006;

2.3. обязательные экземпляры трудовых договоров, дополнительных соглашений, уведомлений о расторжении трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками и представленные в регистрационный отдел Комитета экономики и перспективного развития администрации города Оренбурга в порядке, определяемым настоящим положением.

3. Порядок формирования муниципального архива

3.1. Документы, указанные в пункте 2.1. и 2.2. настоящего положения подаются в Уполномоченный орган в порядке, предусмотренном Постановлением Оренбургского городского Совета от 29.10.2002 N 215.

3.2. Документы, указанные в пункте 2.3. настоящего положения, предоставляются в Уполномоченный орган для включения в муниципальный архив не позднее тридцати дней с момента заключения трудового договора, дополнительного соглашения, расторжения трудового договора.

3.3. При заключении трудового договора в Уполномоченный орган предоставляется:

- заявление о внесении в муниципальный архив трудового договора;

- 3 экземпляра трудового договора;

- паспорт работника и работодателя (его представителя).

3.4. При заключении дополнительного соглашения к трудовому договору предоставляется:

- заявление о внесении в муниципальный архив изменений (дополнений) к трудовому договору;

- паспорт работодателя (или его представителя);

- паспорт работника, если изменения касаются его паспортных данных.

3.5. При расторжении трудового договора предоставляется:

- уведомление о расторжении трудового договора, подписанное работодателем и работником;

В случаях расторжения трудового договора по основаниям пунктов 1, 3, 5 статьи  77 Трудового Кодекса РФ вместо подписи работника на уведомлении допустимо приложение копии заявления работника об увольнении (переводе).

В случаях увольнения работника по иным основаниям, подпись работника на уведомлении о расторжении не обязательна.

3.6. Вместо паспорта работника и работодателя может быть представлена копия паспорта, заверенная печатью и подписью работодателя, либо уполномоченного им лица в соответствии с доверенностью либо трудовым договором представителя.

3.7. Один экземпляр трудового договора, (дополнительного соглашения, уведомления о расторжении), сдается на хранение в муниципальный архив. Два других экземпляра трудового договора (дополнительного соглашения, уведомления о расторжении) возвращаются работодателю (его представителю) в срок до 15 рабочих дней с проставленным штампом "Внесено в муниципальный архив", датой, архивным номером и подписью уполномоченного лица.

3.8. Вместо трех экземпляров трудового договора (дополнительного соглашения) могут быть представлены два экземпляра. В таком случае Уполномоченный орган самостоятельно делает копию для муниципального архива за плату, обеспечивающую себестоимость копии.

3.9. Трудовые договоры (дополнительные соглашения, уведомления о расторжении трудового договора) для внесения в муниципальный архив могут быть направлены по почте в Уполномоченный орган (за исключением трудового договора с первым работником). При этом все экземпляры трудового договора (дополнительного соглашения) и копии паспорта работника и работодателя (его представителя) должны быть заверены должным образом подписью и печатью работодателя, либо нотариально.

3.10. Трудовые договоры (дополнительные соглашения, уведомления о расторжении трудового договора) для внесения в муниципальный архив может представить сам работник, если работодатель (его представитель) не исполняет обязанностей, возложенных на него настоящим постановлением. В этом случае работник в своем заявлении указывает причины, по которым документы не представлены непосредственно работодателем (его представителем) в муниципальный архив. Документы представленные работником принимаются на рассмотрение. Уполномоченный орган вправе направить запрос работодателю или в контролирующие органы в целях уточнения представленных сведений о трудовых отношениях. После этого представленные документы включаются в муниципальный архив с особой отметкой.

3.11. С работодателями, имеющими численность работников более 35 человек и имеющих в штате ответственное лицо за кадровую работу и сохранность документов по личному составу (в соответствии с условиями трудового договора) возможно заключение индивидуального договора на представление документов по личному составу для включения в муниципальный архив. Данный договор должен определять способ, сроки и периодичность предоставления документов, ответственное лицо и прочие необходимые условия.

3.12. При заключении трудового договора с первым работником работодатель заполняет анкету - заявление установленной формы с указанием ФИО и ИНН работодателя и собственноручно подписывает ее, прилагая оттиск печати (если таковая имеется). При приеме на работу второго и последующих работников работодатель заполняет заявление в упрощенной форме.

3.13. Документом, подтверждающим внесение в муниципальный архив трудового договора, дополнительного соглашения, расторжения, представленного для внесения в муниципальный архив в соответствии с п.п. 3.8 и 3.9. Настоящего положения, является справка установленного Уполномоченным органом образца с указанием даты внесения в муниципальный архив и архивного номера. Данная справка выдается в срок до 15 дней с момента подачи вышеуказанных документов в Уполномоченный орган работодателю (его представителю) бесплатно.

3.14. Уполномоченный орган вправе давать работодателю устные и письменные рекомендации по оформлению и содержанию трудового договора, дополнительного соглашения, расторжения трудового договора.

4. Ответственность работодателя
(лица, ответственного за работу с кадрами)

4.1. За нарушение законодательства об архивном деле и настоящего положения работодатель, а так же лицо, ответственное за работу с кадрами в соответствии с трудовым договором, несут административную ответственность в соответствии со статьей 54 Закона Оренбургской области "Об административных правонарушениях в Оренбургской области" от 01.10.2003 N 489/55-III-ОЗ.