Приложение 1. Положение об управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга

Приложение 1
к решению Совета
от 25 апреля 2011 г. N 128

Положение
об управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга

1. Общие положения

1.1. Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга (далее - управление) является отраслевым (функциональным) органом администрации города Оренбурга и находится в непосредственном подчинении заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Оренбурга.

1.2. Управление руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законами и правовыми актами Оренбургской области, Уставом города Оренбурга и иными муниципальными правовыми актами города Оренбурга, а также настоящим Положением.

2. Полномочия (функции) управления

Управление обеспечивает формирование единой политики и механизмов эффективной работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией, организационное взаимодействие органов администрации (в том числе, с администрациями иных муниципальных образований), организацию предоставления муниципальных услуг жителям города по принципу "одного окна", а также в электронной форме, контроль качества предоставления муниципальных услуг и обладает следующими полномочиями (функциями):

2.1. Формирует годовой, квартальные, месячные и еженедельные планы работы администрации города Оренбурга, планы мероприятий администрации города Оренбурга в рамках соглашений о сотрудничестве.

2.2. Организует подготовку и проведение аппаратных совещаний администрации города Оренбурга и мероприятий, проводимых администрацией города Оренбурга.

2.3. Организует дежурство заместителей главы администрации города Оренбурга, глав округов города Оренбурга, их заместителей в выходные и праздничные дни.

2.4. Организует мероприятия по содействию избирательным комиссиям в реализации их полномочий по подготовке и проведению выборов и референдумов на территории муниципального образования "город Оренбург".

2.5. Вносит предложения об образовании избирательных участков на территории муниципального образования "город Оренбург" по согласованию с избирательной комиссией, о выделении специальных мест для размещения печатных агитационных материалов на территории каждого избирательного участка в агитационный период, по предложению избирательной комиссии.

2.6. Организует публикацию списка избирательных участков с указанием их границ и номеров, мест нахождения участковых избирательных комиссий и помещений для голосования.

2.7. Готовит аналитические записки об итогах проведения референдумов и выборов в органы государственной власти и органы местного самоуправления на территории муниципального образования "город Оренбург".

2.8. Формирует в установленном законом порядке общий и запасной списки кандидатов в присяжные заседатели.

2.9. Организует публикацию общего и запасного списков кандидатов в присяжные заседатели.

2.10. Вносит предложения по формированию городских комиссий по подготовке и проведению переписей населения, сельскохозяйственных переписей.

2.11. Организует мероприятия по содействию органам государственного статистического учета в подготовке и проведении переписей населения, сельскохозяйственных переписей.

2.12. Осуществляет учет памятных и юбилейных дат руководителей органов государственной власти и местного самоуправления, организаций города Оренбурга, работников органов местного самоуправления города Оренбурга (в том числе уволенных), Почетных граждан города Оренбурга, лиц, награжденных государственными и муниципальными наградами.

2.13. Обеспечивает изготовление и рассылку официальных поздравлений с государственными праздниками, памятными и юбилейными датами от имени Главы города Оренбурга и главы администрации города Оренбурга.

2.14. Разрабатывает порядок вручения муниципальных наград, награждение которыми осуществляется на основании постановления администрации города Оренбурга, и поощрения главой администрации города Оренбурга.

2.15. Организует изготовление и вручение муниципальных наград города Оренбурга и поощрений главы администрации города Оренбурга.

2.16. Организует в пределах своей компетенции и во взаимодействии с аппаратом Главы города Оренбурга и Оренбургского городского Совета проведение мероприятий в рамках межмуниципальных, межрегиональных и международных связей и контактов администрации города Оренбурга (протокольные мероприятия, приемы официальных делегаций, рабочие встречи, конгрессы, конференции и т.д.).

2.17. Осуществляет анализ материалов (предложений) по вопросам межмуниципального, межрегионального и международного сотрудничества, поступающих в администрацию города.

2.18. Обеспечивает международную переписку администрации города.

2.19. Направляет проекты нормативных правовых актов администрации города в прокуратуру города Оренбурга для проведения антикоррупционной экспертизы.

2.20. Выдает заверенные выписки и копии ранее принятых правовых актов администрации города Оренбурга (за исключением распоряжений по личному составу и кадровым вопросам).

2.21. Регистрирует обращения граждан, служебную корреспонденцию, поступающую в централизованную канцелярию администрации города Оренбурга, правовые акты администрации города (за исключением распоряжений по личному составу и кадровым вопросам), протокольные поручения главы администрации города Оренбурга и его заместителей, заявки на получение муниципальных услуг.

2.22. Осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, за исполнением в установленные сроки служебной корреспонденции, правовых актов администрации города Оренбурга, протокольных поручений главы администрации города Оренбурга и его заместителей, заявок на получение муниципальных услуг, планов работы администрации города Оренбурга.

2.23. Формирует сводную номенклатуру дел отраслевых (функциональных) органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица.

2.24. Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в администрации города Оренбурга, индексы (цифровые обозначения) для обеспечения единого документооборота; правила подготовки, оформления, издания и опубликования правовых актов администрации города Оренбурга.

2.25. Осуществляет анализ документооборота и контроль за организацией делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Оренбурга, администрациях сельских населенных пунктов, входящих в состав города Оренбурга.

2.26. Проводит экспертизу ценности документов отраслевых (функциональных) органов администрации города Оренбурга, их отбор на архивное хранение или уничтожение.

2.27. Организует уничтожение документов и дел отраслевых (функциональных) органов администрации города Оренбурга, не подлежащих хранению.

2.28. Организует хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов в соответствии с действующим законодательством.

2.29. Осуществляет контроль за хранением, комплектованием (формированием), учетом и использование архивных документов отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга.

2.30. Ведет журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора), в органах администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица.

2.31. Организует работу по переводу муниципальных услуг в электронную форму предоставления.

2.32. Проводит экспертизу сведений о муниципальных услугах, размещаемых в специализированных информационных системах, порталах государственных (муниципальных) услуг.

2.33. Организует предоставление муниципальных услуг в режиме "одного окна" в соответствии с утвержденным перечнем муниципальных услуг.

2.34. Осуществляет отправку заказных почтовых отправлений отраслевых (функциональных) органов администрации, не обладающих правами юридического лица.

2.35. Выполняет машинописные, оформительские и копировально-множительные работы.

2.36. Изготавливает справочники служебных телефонов администрации города Оренбурга и иных органов власти и организаций (по согласованию).

2.37. Обеспечивает своевременное обновление справочной информации об администрации города Оренбурга в автоматизированных информаторах и информационных системах, на официальном сайте администрации города Оренбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

2.38. Организует подписку на периодические печатные издания (газеты и журналы) отраслевых (функциональных) органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица.

2.39. Разрабатывает бланки организационно-распорядительных документов администрации города Оренбурга.

2.40. Организует прием посетителей, проведение телефонных переговоров, встреч, совещаний главы администрации города Оренбурга и его заместителей.

2.41. Осуществляет ведение протоколов аппаратных совещаний администрации города Оренбурга, оперативных совещаний главы администрации города Оренбурга, совещаний, проводимых у главы администрации Оренбурга и его заместителей.

2.42. Организует во взаимодействии с аппаратом Главы города Оренбурга и Оренбургского городского Совета личный прием граждан Главой города Оренбурга и его заместителями; организует личный прием граждан главой администрации города Оренбурга и его заместителями в соответствии с утвержденными графиками приема.

2.43. Организует рассмотрение письменных и устных обращений граждан в порядке, установленном действующим законодательством.

2.44. Направляет гражданам ответы на обращения, уведомления о переадресации обращения, о продлении срока рассмотрения обращения и в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

2.45. Организует во взаимодействии с аппаратом Главы города Оренбурга и Оренбургского городского Совета работу "горячей линии" с участием Главы города Оренбурга и его заместителей; организует работу "горячей линии" с участием главы администрации Оренбурга и его заместителей, а также руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, в соответствии с утвержденными графиками.

2.46. Организует работу круглосуточного автоматизированного "телефона доверия" для приема устных обращений граждан.

2.47. Информирует население о порядке предоставления муниципальных услуг в режиме "одного окна", рассмотрения обращений граждан, о графиках проведения "горячей линии", личных приемов граждан Главой города Оренбурга и его заместителями, главой администрации Оренбурга и его заместителями.

2.48. Обеспечивает работу пункта подключения к сети Интернет, свободного доступа к официальному Интернет-порталу города Оренбурга и информационной системе, содержащей правовые акты администрации города Оренбурга.

2.49. Разрабатывает проекты правовых актов администрации города Оренбурга, Оренбургского городского Совета и документов по вопросам своей компетенции.

2.50. Осуществляет взаимодействие в установленном действующим законодательством порядке с органами государственной власти, органами местного самоуправления и иными организациями всех форм собственности по вопросам своей компетенции.

2.51. Обеспечивает в соответствии с действующим законодательством в пределах своей компетенции защиту персональных данных.

2.52. Подготавливает отчеты о деятельности администрации города в сфере деятельности управления.

2.53. Предоставляет информацию в пределах компетенции управления для размещения на официальном сайте администрации города Оренбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с порядком, установленным правовым актом администрации города Оренбурга.

2.54. Осуществляет мониторинг законодательства о местном самоуправлении в пределах своей компетенции в порядке, установленном муниципальным правовым актом.

2.55. Проводит антикоррупционную экспертизу нормативных правовых актов администрации города Оренбурга, проектов нормативны правовых актов администрации города Оренбурга, подготовленных управлением в установленном порядке и в соответствии с действующим законодательством.

2.56. Исполняет иные полномочия (функции), установленные муниципальными правовыми актами города Оренбурга.

3. Организация работы управления

3.1. Управление возглавляет начальник.

3.2. Начальник управления назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города по представлению заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Оренбурга.

3.3. Начальник управления вправе:

3.3.1. представлять интересы администрации города Оренбурга во всех учреждениях и организациях в пределах компетенции управления;

3.3.2. издавать в рамках компетенции управления приказы и распоряжения;

3.3.3. вносить предложения заместителю главы администрации - руководителю аппарата администрации города Оренбурга о назначении и освобождении от должности работников управления, о применении к ним мер поощрения и взыскания в соответствии с действующим законодательством;

3.3.4. определять должностные обязанности работников управления.

3.4. Начальник управления несет обязанность по обеспечению режима использования материалов и информации, являющихся ограниченными в доступе.

3.5. Начальник управления осуществляет иные полномочия, установленные муниципальными правовыми актами города Оренбурга, и по поручению главы администрации города Оренбурга и заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Оренбурга.

3.6. На время отсутствия начальника его обязанности возлагаются на заместителя начальника управления на основании правового акта администрации города Оренбурга.

3.7. Начальник управления несет ответственность за деятельность управления в целом.