Приложение. Административный регламент администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов администрации города Орска"

Приложение
к постановлению
администрации города Орска
от 25 марта 2011 г. N 2107-п

Административный регламент
администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов администрации города Орска"

С изменениями и дополнениями от:

3, 16 августа 2011 г., 26 октября 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Область применения.

Административный регламент администрации г. Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов администрации города Орска" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, определения сроков, состава и последовательности выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов администрации города Орска" (далее - муниципальная услуга).

1.2. Термины и определения.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Ведомственный архив - архив, хранящий документы только данной организации и её предшественников.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку содержания и целевого назначения.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти.

Резолюция документа - реквизит документа, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

1.3. Заявители муниципальной услуги.

Заявителями муниципальной услуги являются физические лица, юридические лица (организации) независимо от их организационно - правовой формы, а также отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города.

1.4. Порядок информирования о муниципальной услуге.

1.4.1. Информация о предоставлении муниципальной услуги является открытой и общедоступной.

Заинтересованные лица могут получить информацию о предоставлении муниципальной услуги посредством личного обращения в управление делами администрации города (далее - управление делами), с помощью использования телефонной связи, электронной почты, сети Интернет.

1.4.2. Основными требованиями к информированию граждан являются:

- достоверность предоставляемой информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- четкость в изложении информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- полнота информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- наглядность форм предоставляемой информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- удобство и доступность в получении информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- оперативность предоставления информации о процедуре предоставления муниципальной услуги.

1.4.3. Для получения информации заинтересованные лица вправе обратиться в управление делами:

- по адресу: 462419, Оренбургская обл., г. Орск, пр. Ленина, 29;

- по телефону: 8 (3537) 25-38-96, 25-00-54, 21-26-98;

- по электронному адресу: uprava@orsk-adm.ru;

- на сайт администрации www.orsk-adm.ru;

- на портал государственных услуг.

1.4.4. График работы управления делами:

понедельник - четверг с 08.00 до 17.00;

пятница - с 08.00 до 16.00;

обеденный перерыв с 13.00 до 13.48;

выходные дни - суббота, воскресенье.

1.5. Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной услуги.

1.5.1. Консультации о предоставлении муниципальной услуги осуществляются специалистом отдела документационного обеспечения управления делами, ответственным за ведение ведомственного архива.

1.5.2. Консультирование должно содержать следующую информацию:

- о правовых основаниях для предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта) - п. 2.5. административного регламента;

- о режиме работы управления делами - пп. 1.4.3. п. 1.4 административного регламента;

- о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги - п. 2.6.1. п. 2.6. административного регламента;

- о сроках предоставления муниципальной услуги - п. 2.4. административного регламента;

- о размещении на официальном сайте администрации города справочных материалов - пп. 1.4.3. п. 1.4. административного регламента;

- о принятом решении по поступившему заявлению о выдаче архивной справки - п. 3.4. административного регламента;

- об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги - п. 2.8. административного регламента;

- об основаниях отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги - п. 2.7. административного регламента.

1.5.3. Время консультирования составляет 10 - 15 минут.

1.5.4. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста отдела документационного обеспечения управления делами, ответственного за ведение ведомственного архива, принявшего звонок.

При невозможности специалиста отдела документационного обеспечения управления делами, ответственного за ведение ведомственного архива, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переведен на другое должностное лицо или обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

2.1.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов администрации города Орска".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

2.2.1. Осуществляется администрацией города Орска в лице уполномоченного органа - управления делами.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Результатом рассмотрения заявления о предоставлении муниципальной услуги является:

- выдача архивной справки, заверенных копий документов;

- отказ в выдаче архивной справки, заверенной копии документа.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать двух рабочих дней со дня регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Законом Оренбургской области от 29.08.2005 г. N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";

- Федеральным законом от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных муниципальных услуг";

- Уставом города Орска;

- постановлением администрации города Орска от 17.02.2010 г. N 1064-п "Об утверждении административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации г. Орска";

- постановлением администрации города Орска от 23.09.2010 г. N 7478-п "О внедрении системы административных регламентов в г. Орске";

- Положением об управлении делами администрации города Орска, утвержденным Орским городским Советом депутатов от 25.08.2010 г.;

- инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования "Город Орск", утвержденной постановлением главы города Орска от 24.08.2009 г. N 3939-п;

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- иными нормативными правовыми актами.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет (направляет) в администрацию города заявление о выдаче архивной справки.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.7.1. В приеме документов может быть отказано:

2.7.1.1. В случае, если заявление о выдаче архивной справки, заверенной копии документа не соответствует следующим требованиям, установленным законодательством Российской Федерации:

- текст заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа должен быть написан разборчиво, наименование юридических лиц без сокращений, с указанием их места нахождения, фамилии, имени, отчества физических лиц, адреса их места жительства;

- в заявлении о выдаче архивной справки, заверенной копии документа не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных, неоговоренных исправлений;

- заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа не допустимо исполнять карандашом;

- заявление о выдаче архивной справки, заверенной копии документа не имеет серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковывать их содержание.

2.7.1.2. В случае, если заявитель не указал дату и номер правового акта администрации города Орска, копию которого ему необходимо получить.

2.7.1.3. В случае, если запрашиваемый документ не затрагивает реализацию прав и законных интересов заявителя.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.8.1. В выдаче архивной справки, заверенной копии документа может быть отказано по причине отсутствия в ведомственном архиве администрации города Орска запрашиваемой информации. Ведомственный архив осуществляет хранение информации с 1998 года по настоящее время.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания.

2.9.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

2.10.1. Под запросом в настоящем административном регламенте понимается заявление о выдаче ведомственным архивом архивной справки, заверенной копии документа.

2.10.2. Сроки ожидания в очереди при подаче заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа:

- максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа должно составлять 10 - 15 минут;

- максимальное время ожидания в очереди при получении архивной справки, заверенной копии документа должно составлять 10 - 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

2.11.1. Регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день его поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.

2.12.1. Прием заявителей муниципальной услуги осуществляется специалистом отдела документационного обеспечения управления делами, ответственным за ведение ведомственного архива.

2.12.2. По размерам и состоянию помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых муниципальных услуг (повышенная температура воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязнения, шум, вибрации и т. д.).

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Орска Оренбургской области от 16 августа 2011 г. N 5649-п подпункт 2.12.3 пункта 2.12 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.12.3. В местах предоставления муниципальной услуги должно быть предусмотрено оборудование доступных мест общего пользования (санитарно-бытовых) и мест хранения верхней одежды посетителей.

2.12.4. Места ожидания в очереди должны быть оборудованы стульями.

2.12.5. Информация о предоставлении муниципальной услуги должна быть размещена на информационном стенде (каб. 102).

2.12.6. На информационном стенде должна быть размещена следующая информация:

- наименование муниципальной услуги;

- график работы отдела документационного обеспечения управления делами;

- нормативные правовые документы, регулирующие предоставление муниципальной услуги;

- образец заявления на выдачу архивной справки, заверенной копии документа;

- об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатель доступности и качества муниципальной услуги	Ед. измер.	Показатель
1. Число выданных ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов	%	100
2. Число зафиксированных случаев нарушения установленных сроков предоставления архивных справок, заверенных копий документов	%	0
3. Число жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги	шт.	0
4. Число зафиксированных нарушений требований стандарта предоставления муниципальной услуги	%	0
5. Число жалоб на несоблюдение стандарта (несоответствие стандарту) предоставления муниципальной услуги	%	0

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обращение заявителя;

- прием заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа;

- подготовка запрашиваемой информации из ведомственного архива;

- выдача архивной справки, заверенной копии документа.

3.1.2. Последовательность административных процедур представлена в блок-схеме (Приложение).

3.2. Обращение заявителя.

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение заявителя в отдел документационного обеспечения управления делами с целью получения консультации о порядке предоставления муниципальной услуги, а также обращение заявителя с заявлением о выдаче архивной справки, заверенной копии документа.

3.2.2. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, обязан разъяснить заявителю порядок и сроки предоставления муниципальной услуги, сообщить перечень необходимых документов и основания отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Время консультирования заявителя на личном приеме у специалиста отдела документационного обеспечения управления делами, ответственного за ведение ведомственного архива, составляет 10 - 15 минут.

3.2.3. В случае обращения заявителя в отдел документационного обеспечения управления делами с заявлением о выдаче архивной справки, заверенной копии документа специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, ответственный за прием документов, принимает заявление, регистрирует его в журнале регистрации заявлений в течение дня его поступления.

3.3. Приём заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа.

3.3.1. Основанием для приема заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа является представление заявителем заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа. Начальник управления делами принимает решения по существу поступившего заявления путем проставления соответствующей резолюции и передает заявление о выдаче архивной справки, заверенной копии документа специалисту отдела документационного обеспечения управления делами, ответственному за ведение ведомственного архива.

3.3.2. В приеме заявления может быть отказано по основаниям, предусмотренным в пункте 2.7. настоящего административного регламента.

3.3.3. В случае, если запрашиваемая заявителем информация отсутствует в архиве, специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, уведомляет заявителя об отказе в выдаче архивной справки, заверенной копии документа и разъясняет куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.3.4. Срок исполнения административной процедуры составляет 2 дня.

3.4. Подготовка запрашиваемой информации из ведомственного архива.

3.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является решение начальника управления делами, оформленное в виде резолюции на заявлении.

3.4.2. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, осуществляет подготовку запрашиваемой заявителем информации из ведомственного архива путем поиска соответствующей информации в ведомственном архиве, подготовки архивной справки, заверенной копии документа.

3.4.3. Копия запрашиваемого документа заверяется начальником отдела документационного обеспечения управления делами в установленном порядке, после чего специалист отдела документационного управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, выдает архивную справку, заверенную копию документа заявителю.

3.4.4. Срок исполнения административной процедуры составляет 1 день.

3.5. Выдача архивной справки, заверенной копии документа.

3.5.1. Выдача архивной справки, заверенной копии документа заявителю осуществляется специалистом отдела документационного обеспечения управления делами, ответственным за ведение ведомственного архива.

3.5.2. Срок исполнения административной процедуры составляет 2 дня.

4. Форма контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за исполнением административного регламента осуществляет начальник управления делами. Текущий контроль осуществляется на постоянной основе в процессе предоставления муниципальной услуги начальником отдела документационного обеспечения управления делами.

4.2. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, несет персональную ответственность за соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

4.3. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение ведомственного архива, допустивший нарушения настоящего административного регламента, несет ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Орска Оренбургской области от 26 октября 2012 г. N 6875-п раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц управления делами администрации города, ответственных за предоставление муниципальной услуги. В части досудебного обжалования заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушения срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

3) требования у заявителя документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом, для предоставления муниципальной услуги;

4) отказа в приеме документов по основаниям, не предусмотренным п. 2.7. настоящего административного регламента;

5) отказа в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, не предусмотренным п.п. 2.8.1. п. 2.8. настоящего административного регламента;

6) затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы;

7) отказа должностных лиц управления делами администрации города в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушения срока таких исправлений.

5.2. Жалоба в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме подается:

1) начальнику отдела документационного обеспечения управления делами администрации города Орска;

2) начальнику управления делами администрации города Орска;

3) заместителю главы администрации города - руководителю аппарата;

4) главе города Орска.

5.3. Жалоба направляется по почте, с помощью использования информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также принимается при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба содержит:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - отдел документационного обеспечения управления делами администрации города Орска;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя, а также номер контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым направляется ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностных лиц отдела документационного обеспечения управления делами администрации города Орска;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц отдела документационного обеспечения управления делами, предоставляющих муниципальную услугу. Заявителем представляются документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Поступившая жалоба подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа должностного лица отдела документационного обеспечения управления делами в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения сроков таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы отдел документационного обеспечения управления делами принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных должностным лицом отдела документационного обеспечения управления делами опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

5.7. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.6. настоящего административного регламента.