Приложение N 5. Порядок разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при электронном документообороте органов исполнительной власти Оренбургской области

Приложение N 5
к постановлению Правительства области
от 4 июля 2011 г. N 550-п

Порядок
разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при электронном документообороте органов исполнительной власти Оренбургской области

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при электронном документообороте органов исполнительной власти Оренбургской области (далее - Порядок), регламентирует разрешение споров и разногласий (конфликтных ситуаций) организаций, возникающих в ходе обмена электронными документами.

2. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:

оспаривание факта отправления и/или получения электронного документа;

оспаривание времени отправления и/или получения электронного документа;

оспаривание содержания отправленного/полученного электронного документа;

оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и/или подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;

оспаривание целостности электронного документа;

оспаривание идентификации лица, заверившего электронный документ электронной подписью;

оспаривание полномочий лица, заверившего электронный документ электронной подписью;

оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения электронного документа;

недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;

недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

недоверие к уполномоченным лицам удостоверяющего центра;

иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.

3. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) организациями в рабочем порядке и/или комиссией по разрешению конфликтной ситуации (далее - комиссия).

4. В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и/или комиссией организации разрешают конфликтную ситуацию в претензионном и/или судебном порядке в соответствии с законодательством.

II. Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке

5. В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одной из организаций, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, данная организация (далее - инициатор) незамедлительно извещает другие заинтересованные организации о возможном возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также о ее предполагаемых причинах.

6. Организации, которым были направлены извещения о конфликтной ситуации и которые участвуют в ее разрешении (далее - ответчики), обязаны не позднее чем в течение следующего рабочего дня или в иной, более короткий срок, определенный организацией, проверить наличие указанных в извещении обстоятельств и при необходимости принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.

7. В тот же срок ответчики извещают доступными способами инициатора о результатах проверки и при необходимости о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации.

8. Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае, если инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с конфликтной ситуацией.

III. Предложение о создании комиссии

9. В случае# если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор должен не позднее чем в течение трех рабочих дней или в иной, более короткий срок, определенный соглашением об организации электронного документооборота с использованием электронной подписи, после возникновения конфликтной ситуации, направить уведомление о конфликтной ситуации (далее - уведомление) и предложение о создании комиссии (далее - предложение) ответчикам.

10. Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения.

11. Уведомление должно содержать информацию с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации должностных лиц инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации.

12. Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора комиссии, который должен состояться не позднее трех рабочих дней со дня отправления предложения, список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей инициатора с указанием их фамилий, имен, отчеств, должностей, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролей (операторы, уполномоченные лица и т.п.), их контактных данных (телефоны, факсы, электронная почта).

13. Уведомление и предложение составляются в форме документов на бумажном носителе, подписываются должностными лицами инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются ответчикам в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.

14. Уведомление и предложение могут быть составлены и направлены в форме ЭД. При этом они должны соответствовать требованиям к ЭД, определенным правилами организации электронного документооборота органов исполнительной власти Оренбургской области с использованием электронной подписи и настоящим Порядком, а факт их доставки должен быть подтвержден.

IV. Формирование комиссии

15. Не позднее чем на третий рабочий день после получения предложения организациями, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, должна быть сформирована комиссия.

16. Комиссия формируется на основании совместного приказа участвующих в разрешении конфликтной ситуации организаций.

Приказ определяет состав комиссии, время и место ее работы.

17. Срок работы комиссии - не более пяти дней. В исключительных случаях срок работы комиссии может быть продлен, но не более чем на тридцать дней.

18. Если организации не договорятся об ином, в состав комиссии входит равное количество лиц организаций, участвующих в разрешении конфликтной ситуации.

19. В состав комиссии включаются представители организующих и обеспечивающих функционирование системы обмена ЭД и защиту информации при обмене ЭД, а также представители подразделений - исполнителей ЭД.

20. Независимо от соглашения организаций в состав комиссии должен входить уполномоченный представитель удостоверяющего центра.

21. По инициативе любой из организаций, участвующих в разрешении конфликтной ситуации, к работе комиссии для проведения технической экспертизы могут привлекаться независимые эксперты, в том числе представители поставщиков средств защиты информации. При этом организация, привлекающая независимых экспертов, самостоятельно решает вопрос об оплате экспертных услуг.

22. Лица, входящие в состав комиссии, должны обладать необходимыми знаниями и опытом работы в области подготовки и исполнения ЭД, построения и функционирования системы обмена ЭД, организации и обеспечения информационной безопасности при обмене ЭД, иметь соответствующий допуск к необходимым для работы комиссии документальным материалам и программно-техническим средствам.

23. При участии в комиссии представителей иных органов и организаций их право представлять соответствующие органы и организации должно подтверждаться официальным документом (доверенностью, предписанием, копией приказа или распоряжения).

V. Задачи, права и полномочия комиссии

24. Задача комиссии - установить на организационно-техническом уровне наличие или отсутствие фактических обстоятельств, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, ее причинах и последствиях.

25. Комиссия имеет право:

получать доступ к необходимым для ее работы документальным материалам организаций, в том числе документам, непосредственно обрабатываемым при обмене ЭД, архивам ЭД, документам учета ЭД и отчетности по обмену ЭД и т.д.;

на ознакомление с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета ЭД организаций;

на ознакомление с условиями и порядком эксплуатации программно-технических средств обмена ЭД организаций;

на ознакомление с условиями и порядком изготовления, использования и хранения организациями ключевой информации, иной конфиденциальной информации, а также носителей ключевой информации, необходимых для работы средств обмена ЭД;

получать объяснения от должностных лиц организаций, обеспечивающих обмен ЭД;

получать от организаций любую иную информацию, относящуюся, по ее мнению, к разрешаемой конфликтной ситуации.

26. Для проведения необходимых проверок и документирования данных комиссией могут применяться специальные программно-технические средства.

27. Комиссия не вправе давать правовую или какую-либо иную оценку установленных ею фактов, кроме организационно-технической.

VI. Протокол работы комиссии

28. Все действия, предпринимаемые комиссией для выяснения фактических обстоятельств, а также выводы, сделанные комиссией, заносятся в протокол работы комиссии (далее - протокол).

29. Протокол должен содержать следующие данные:

состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств, мест работы, занимаемых должностей, допуска к необходимым работам, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролей, контактной информации и квалификации членов комиссии;

краткое изложение обстоятельств, свидетельствующих, по мнению инициатора, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации;

установленные комиссией фактические обстоятельства;

мероприятия, проводимые комиссией для установления наличия, причин возникновения и последствий возникшей конфликтной ситуации, с указанием даты, времени и места их проведения;

выводы, к которым пришла комиссия в результате проведенных мероприятий;

подписи всех членов комиссии.

30. В случае# если мнение члена или членов комиссии относительно порядка, методики, целей проводимых мероприятий не совпадает с мнением большинства членов комиссии, в протокол заносится соответствующая запись, которая подписывается членом или членами комиссии.

31. Протокол составляется в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждой организации, участвующей в разрешении конфликтной ситуации, а также удостоверяющему центру. По обращению любого из членов комиссии организация, к которой было направлено обращение, должна выдать заверенную копию протокола.

VII. Акт комиссии

32. По итогам работы комиссии составляется акт, который должен содержать следующую информацию:

состав комиссии;

дата и место составления акта;

дата и время начала и окончания работы комиссии;

фактические обстоятельства, установленные комиссией;

краткий перечень мероприятий, проведенных комиссией;

выводы, к которым пришла комиссия в результате проведенных мероприятий;

подписи членов комиссии.

33. К акту может прилагаться особое мнение члена или членов комиссии, не согласных с выводами комиссии, указанными в акте. Особое мнение составляется в произвольной форме, подписывается членом или членами комиссии, чье мнение оно отражает. Особое мнение является неотъемлемым приложением к акту.

34. Акт составляется в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждой организации, участвующей в разрешении конфликтной ситуации, и удостоверяющему центру. По обращению любого из членов комиссии организация, к которой было направлено обращение, должна выдать заверенную копию акта.

VIII. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы комиссии

35. Акт комиссии является основанием для принятия организациями, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, решения по урегулированию конфликтной ситуации.

36. В срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы комиссии организации, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, на основании выводов комиссии принимают меры по разрешению конфликтной ситуации.

37. Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы комиссии, если организации, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, удовлетворены выводами, полученными комиссией, и не имеют взаимных претензий в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией.

38. В случае# если конфликтная ситуация признается разрешенной, организации, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, не позднее пяти рабочих дней со дня окончания работы комиссии оформляют решение об урегулировании конфликтной ситуации (далее - решение).

39. Решение составляется организациями, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждой организации. Решение подписывается уполномоченными в разрешении конфликтной ситуации лицами организации и утверждается руководителями организаций либо их заместителями.

IX. Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации

40. В случае# если конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы комиссии из-за прямого или косвенного отказа одной из организаций от участия в работе комиссии или если одной из организаций, участвующих в разрешении конфликтной ситуации, создавались препятствия работе комиссии, а также в случае если одна из организаций считает, что ее права в связи с обменом ЭД были нарушены, она обязана направить организации, по ее мнению, нарушившей ее права, претензию.

41. Претензия должна содержать:

изложение существа требований инициатора;

при возможности денежную оценку претензии - ее сумму и расчет;

изложение фактических обстоятельств, на которых основываются требования инициатора, и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на соответствующие нормы законодательства и нормативные акты;

сведения о работе комиссии и в случае, если комиссия работала в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией, копии материалов работы комиссии независимо от выводов комиссии, согласия или несогласия с этими выводами инициатора;

иные документы, имеющие значение по мнению инициатора;

перечень прилагаемых к претензии документов и других доказательств, а также иные сведения, необходимые для урегулирования разногласий по претензии.

42. Претензия составляется в форме документа на бумажном носителе, подписывается руководителем инициатора либо его заместителем, заверяется печатью инициатора. Претензия и прилагаемые к ней документы направляются в адрес ответчика в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.

43. Организация, в адрес которой направлена претензия, обязана в срок не позднее трех рабочих дней удовлетворить требования претензии или представить мотивированный отказ в их удовлетворении. Непредставление ответа на претензию в течение указанного срока является нарушением установленного настоящим разделом претензионного порядка и может рассматриваться в качестве отказа в удовлетворении требований претензии.

X. Разрешение конфликтной ситуации судебными органами

44. В случае невозможности разрешения споров и разногласий по конфликтной ситуации в рабочем порядке, по итогам работы комиссии или в претензионном порядке организации передают их на рассмотрение суда в соответствии с законодательством Российской Федерации.