Приложение N 5. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Приложение N 5

Описание последовательности действий
при предоставлении муниципальной услуги

1. Прием заявлений (запросов)

1.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя в отдел с заявлением (запросом).

1.2. Заявление (запрос) может быть доставлено непосредственно заявителем или его представителем, поступить по почте, по информационным системам общего пользования (электронная почта, сайт в Интернете).

1.3.Специалист, ответственный за прием документов:

- принимает заявление (запрос), проверяет правильность его составления (заполнения);

2. Анализ тематики поступивших заявлений (запросов)

2.1. Специалисты отдела осуществляют анализ тематики поступивших заявлений (запросов) граждан с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в заявлении (запросе), необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение или дать рекомендацию заявителю, куда следует обратиться.

3. Регистрация заявлений (запросов)

3.1. Поступившие в отдел заявления (запросы) регистрируются специалистом в течение 3 дней с момента поступления запроса. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер.

3.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

3.3. Регистрация запросов ведется в специальных журналах:

- журнал регистрации запросов учреждений и заявлений граждан о выдаче справок социально-правового характера;

- журнал регистрации тематических запросов юридических и физических лиц, исполняемых по документам архива.

В журналы заносится следующая информация:

- порядковый номер и дата приема;

- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ;

- цель обращения;

- результат рассмотрения обращения.

4. Направление непрофильных запросов
на исполнение в организации по принадлежности

4.1. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 5 дней со дня регистрации отдел направляет непрофильные запросы со своим письмом по принадлежности:

- в государственные или муниципальные архивы;

- в другие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

4.2. Одновременно с направлением непрофильных запросов на исполнение в другой архив либо организацию отдел письменно уведомляет об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация о том, куда следует обратиться с заявлением (запросом).

5. Сбор, подготовка, требования
к оформлению и направление ответов заявителям

5.1. Специалист отдела, ответственный за производство по заявлению, осуществляет сбор информации по документам, находящимся на архивном хранении, в течение 18 дней.

После сбора информации специалист в течение 7 дней подготавливает проект ответа заявителю (архивные справки, архивные выписки, архивные копии, мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги) в соответствии с требованиями к оформлению архивных справок, архивных выписо