Приложение 16. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Приложение 16
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 10 октября 2011 г. N 72-р

Порядок
составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив.

Описи дел, подготовленные органами, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации города Оренбурга, которую готовит управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и по которой оно сдает дела на хранение в соответствующий архив.

Описи дел представляются в муниципальный архив не позднее чем через три года после завершения дел в организации работы с документами.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- крайние даты дела (тома, части);

- количество дел (томов, частей);

- срок хранения дела (томов, частей) и N статей по перечню;

- примечание.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам (организациям) со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел подписывается работником, ответственным за делопроизводство, и утверждается должностным лицом.

Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЦЭК (ЭК).

Опись дел составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в муниципальный архив, второй - передается в ЦЭК (ЭК), а третий - остается в качестве контрольного экземпляра в органе.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Оренбурга

С.Г. Калмыков