Приложение 6. Порядок работы в электронных базах данных "Поступающая документация" и "Отправляемая документация" АИС "ЕД"

Приложение 6
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 10 октября 2011 г. N 72-р

Порядок
работы в электронных базах данных "Поступающая документация" и "Отправляемая документация" АИС "ЕД"

1. Внесение сведений о поступившем документе в РКК

При поступлении документа в регистрационно-контрольную карточку (РКК) вносятся следующие сведения:

а) в автоматическом режиме:

- индекс (цифровое обозначение) должностного лица или органа, в адрес которого поступил документ;

- регистрационный номер поступившего документа;

- дата регистрации документа;

- автоматизированное рабочее место работника, принявшего документ;

б) вручную:

- исходящий номер и дата поступившего документа;

- наименование юридического лица, направившего документ;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ (в обязательном порядке заполняется из справочника АИС "ЕД", в случае отсутствия данных - вручную);

- тема поступившего документа (в обязательном порядке заполняется из справочника АИС "ЕД");

- вид документа (в обязательном порядке заполняется из справочника АИС "ЕД");

- содержание документа - основная тема документа, которая формулируется с помощью предлога "О...(о чем документ)" и не должна превышать трех строк.

2. Внесение сведений о движении документа

При внесении сведений о движении документа:

- текст резолюции вносится в раздел "Содержание" полностью в дательном падеже с указанием Ф. И. О. всех исполнителей;

- в раздел "Куда отправлен" фамилия, имя, отчество исполнителя вносятся из справочника АИС "ЕД". В случае, если исполнителей несколько, информация об исполнителях вносится в раздел "Исполнение" относительно каждого из исполнителей с дублированием плановых сроков, указанных в разделе первого исполнителя;

- в раздел "Передача - возврат" вносится дата получения или возврата исполнителем документа;

- в случае, когда одним из исполнителей на документ наложена вторая резолюция, ее содержание вносится в раздел "Резолюция 2";

- в случае переноса планового срока руководителем, в адрес которого поступил документ, в разделы "Плановый срок" и "Перенос планового срока" вносятся соответствующие изменения.

3. Внесение сведений об исполнении документа

При внесении сведений об исполнении документа:

- в раздел "Содержание исполнения" в обязательном порядке вносятся дата и номер отправляемого документа (ответ на поступивший документ), адресат (например, от 12.03.2010 N 1-28/356 на имя Иванова П.С.);

- раздел "Характер исполнения" заполняется в автоматическом режиме из справочника АИС "ЕД";

- разделы "Характер исполнения", "Дата исполнения", "Дата в дело" заполняются в обязательном порядке;

- в случае, когда ответ направляется в электронном виде, в панели управления РКК выбирается закладка "Ответы" и заполняются разделы "Кому" с вложением ответной информации (файла).

4. Прием и регистрация поступившего документа в органах администрации города Оренбурга

Документы, поступившие в орган администрации города Оренбурга с резолюцией главы администрации города Оренбурга или его заместителей, принимаются в электронной базе данных "Поступающая документация" через закладку "Принять".

На панели управления выбирается соответствующая запись: "Поступающая документация", "Письма граждан" или "Личный прием" - с указанием номера регистрации в электронной базе данных АИС "ЕД".

Для регистрации документов в АИС "ЕД" используются справочники:

- должностные лица и корреспонденты (Правительство Оренбургской области, должностные лица администрации города Оренбурга, депутаты, руководители организаций, административные органы);

- отраслевые (функциональные) и территориальные органы;

- темы содержания документов (вопросы деятельности);

- виды документов;

- результаты исполнения документов.

5. Внесение сведений об отправляемом документе

5.1. При регистрации отправляемого документа в РКК вносятся следующие сведения:

а) в автоматическом режиме:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

б) вручную:

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы лица и номер телефона исполнителя документа;

- должность, фамилия, инициалы лица, в адрес которого отправляется документ (возможно заполнение из справочника АИС "ЕД", в случае отсутствия данных - вручную);

- содержание документа - основная тема документа, которая формулируется с помощью предлога "О...(о чем документ)" и не должна превышать двух строк;

- тема поступившего документа (в обязательном порядке заполняется из справочника АИС "ЕД").

При наличии технических средств, возможно сканирование документа и вложение текстового файла в РКК.

5.2. При получении ответа на отправленный документ в ранее созданную РКК вносятся следующие сведения:

- должность, фамилия, инициалы лица, от имени которого получен документ;

- исходящий номер полученного ответа;

- дата полученного ответа;

- номер дела по номенклатуре;

- характер ответа (информация, справка, служебная записка);

- установление связи с электронной базой данных "Поступающая документация" через кнопку "Создать входящее".

В раздел "Примечание" вносится информация о том, кому передан ответный документ, содержание резолюции должностного лица, иные сведения.

5.3. Регистрация документа-ответа на документ-запрос производится из РКК электронной базы данных "Поступающая документация" через кнопку "Связь с исходящей".

5.4. В целях организации контроля по своевременному получению ответа на отправленный документ, при регистрации документа в РКК вносится ожидаемая дата ответа в раздел "Дата (план) ответа".

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Оренбурга

С.Г. Калмыков