Приложение. Административный регламент внутренней организации деятельности отдела записи актов гражданского состояния администрации города Орска

Приложение
к постановлению
администрации города Орска
от 21 декабря 2011 г. N 8679-п

Административный регламент
внутренней организации деятельности отдела записи актов гражданского состояния администрации города Орска

I. Общие положения

1.1. Административный регламент внутренней организации деятельности отдела записи актов гражданского состояния администрации города Орска (далее - административный регламент) устанавливает общие правила внутренней организации деятельности отдела записи актов гражданского состояния администрации города Орска (далее - отдел) как отраслевого (функционального) органа администрации города Орска.

Административный регламент разработан в соответствии с Уставом города Орска, Положением об отделе записи актов гражданского состояния администрации города Орска, утверждённым решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 31 марта 2010 года N 62-1110 "Об утверждении положения об отделе записи актов гражданского состояния администрации города Орска".

ГАРАНТ:

Об учреждении Отдела записи актов гражданского состояния администрации города Орска см. решение Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 12 декабря 2013 г. N 42-700

В своей деятельности отдел руководствуется следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации, принятой 12 декабря 1993 года;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Семейным кодексом Российской Федерации;

- Налоговым кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния";

- законодательством Российской Федерации и Оренбургской области о муниципальной службе;

- Законом Оренбургской области от 28 ноября 2003 г. N 667/71-III-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния";

- Уставом города Орска Оренбургской области;

- решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 31 марта 2010 года N 62-1110 "Об утверждении положения об отделе записи актов гражданского состояния администрации города Орска";

- СМК-СТА-02-2009 "Правила оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск", утверждённым постановлением главы города Орска от 03 июля 2009 года N 2710-п;

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Оренбургской области, города Орска.

1.2. Отдел является отраслевым (функциональным) органом администрации города без образования юридического лица, деятельность которого направлена на осуществление полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории города.

Адрес отдела: 462429, Российская Федерация, Оренбургская область, город Орск, проспект Ленина, 90.

1.3. Начальник отдела организует работу отдела в соответствии с полномочиями и функциями, находящимися в компетенции отдела, несет персональную ответственность за результаты работы отдела.

При отсутствии начальника отдела его обязанности исполняет заместитель начальника отдела, который несет персональную ответственность за положение дел в отделе в период отсутствия начальника отдела.

II. Организация работы руководства отдела

2.1. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность главой города по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата.

Начальник отдела осуществляет общее руководство и координацию деятельности отдела.

Полномочия начальника отдела:

- осуществляет общее руководство и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел обязанностей;

- организует исполнение правовых актов вышестоящих органов;

- лично ведёт приём граждан, рассматривает заявления граждан и принимает по ним меры;

- определяет круг должностных обязанностей работников отдела;

- вносит главе города Орска предложения о назначении и освобождении от должности сотрудников отдела;

- в установленном порядке вносит заместителю главы администрации города - руководителю аппарата предложения о поощрении работников отдела, либо применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

- представляет заместителю главы администрации города - руководителю аппарата для согласования и последующего утверждения главой города структуру и штатное расписание отдела;

- представляет главе города смету расходов об обосновании финансовых затрат на осуществление полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;

- подписывает и визирует в пределах своей компетенции служебную документацию;

- принимает меры по обеспечению сохранности материальных ценностей отдела, а также надлежащего хранения и учета книг регистрации актов гражданского состояния, хранения и расходования бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния;

- обеспечивает правильность взимания государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия;

- принимает решение об изменении срока регистрации заключения брака при наличии уважительных причин в соответствии с законодательством;

- осуществляет контроль за правильностью составления записей актов гражданского состояния;

- разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению организации деятельности отдела, повышению квалификации работников.

III. Организация работы отдела

3.1. Организация работы отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Оренбургской области, муниципальными правовыми актами, на основании Устава города Орска, Положения об отделе и должностных инструкций, утвержденных главой города.

3.2. Положение об отделе, утверждённое решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 31 марта 2010 года N 62-1110 "Об утверждении положения об отделе записи актов гражданского состояния администрации города Орска", определяет основные задачи, функции и полномочия отдела.

3.3. Структуру и штатную численность отдела утверждает глава города Орска по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата.

Штатная численность сотрудников отдела определяется согласно штатному расписанию.

Порядок отбора, расстановки кадров, продвижения по службе, профессиональной подготовки специалистов отдела определяется в соответствии с законом Оренбургской области от 10 октября 2007 года N 1611/339-IV-ОЗ "О муниципальной службе в Оренбургской области" и решением Орского городского Совета депутатов от 29 июня 2007 года N 26-407/405 "Об утверждении порядка проведения открытого конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в городе Орске".

Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями, которые согласуются и вводятся в действие в порядке, установленном стандартом администрации "Порядок разработки и утверждения должностной инструкции муниципального служащего администрации муниципального образования "Город Орск", введенным в действие постановлением главы города Орска от 14 августа 2009 года N 3703-п.

3.4. В состав отдела входят:

- начальник отдела,

- заместитель начальника отдела,

- специалисты отдела,

- делопроизводитель,

- архивариус.

3.5. Основные функции отдела:

- проведение регистрации рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления, установления отцовства, перемены имени, смерти с соблюдением действующего законодательства;

- внесение исправлений, изменений в записи актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством, исполнение решений судов по восстановлению и аннулированию записей актов гражданского состояния;

- формирование архива книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), архивного фонда записей актов гражданского состояния;

- обеспечение учета, обработки, систематизации и хранения книг регистрации актов гражданского состояния и другой документации в течение установленных сроков хранения. Организация и передача в государственный архив города книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и метрических книг, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;

- формирование и актуализация электронной базы записей актов гражданского состояния города;

- внедрение и совершенствование работы в единой автоматизированной информационно-поисковой системе по регистрации актов гражданского состояния и создание базы данных в электронном виде;

- обеспечение сохранности сведений с использованием указанной системы, предоставление отделом достоверных сведений для создания баз данных комитету по вопросам ЗАГС Оренбургской области, избирательной комиссии города, государственной инспекции по налогам и сборам и другим, предусмотренным законодательством заинтересованным в этой информации службам;

- оказание правовой помощи гражданам по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния, составленных компетентными органами иностранных государств;

- выдача повторных свидетельств, справок и иных документов о регистрации актов гражданского состояния;

- исполнение законодательных и иных нормативно-правовых актов государственной власти Российской Федерации, Оренбургской области, распоряжений администрации города Орска, постановлений администрации города;

- организация работы по регистрации актов гражданского состояния в сельских населенных пунктах: с. Ударник, с. Крыловка, с. Тукай, п. Мирный;

- обеспечение надлежащего учета, хранения, выдачи и использования гербовых бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния;

- своевременное и качественное предоставление статистической отчетности о регистрации актов гражданского состояния и бланков строгой отчётности в комитет по вопросам ЗАГС Оренбургской области в установленном порядке;

- ежеквартальное представление отчета о расходовании субвенций, представленных из федерального бюджета на выполнение полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния;

- своевременное предоставление сведений главе города об изменениях, связанных с регистрацией актов гражданского состояния;

- своевременное предоставление сведений о государственной регистрации смерти в орган социальной защиты населения, инспекцию Министерства по налогам и сборам для ведения единого государственного реестра налогоплательщиков, в орган Пенсионного фонда Российской федерации и орган Фонда социального страхования Российской Федерации, в Управление Федеральной миграционной службы;

- сообщение конфиденциальных сведений и переписка со специальными органами и службами в соответствии с законодательством;

- совершенствование организации процессов предоставления услуг, культуры обслуживания населения города;

- обеспечение торжественной обстановки регистрации браков и рождений детей, внедрение новых обрядов и ритуалов. Проведение мероприятий, направленных на реализацию государственной и региональной семейной политики в городе;

- взаимодействие со средствами массовой информации по вопросам регистрации актов гражданского состояния;

- участие в реализации программ по укреплению семьи, материнства и детства.

IV. Порядок планирования работы и формирования показателей деятельности отдела

4.1. Отдел применяет перспективное и текущее планирование деятельности в соответствии со стандартом администрации "Порядок планирования деятельности органов администрации города Орска", утвержденным постановлением администрации города Орска от 21 сентября 2010 года N 7382-п. Планы работы отдела призваны обеспечивать выполнение им в полном объёме функций, определённых Положением об отделе.

4.2. Перспективное планирование работы отдела осуществляется на календарный год. Перспективный (годовой) план работы отдела составляется в соответствии с планом основных мероприятий муниципального образования "Город Орск".

Проект перспективного плана работы формируется начальником отдела и в срок не позднее 10 декабря текущего года представляется в сектор организационной работы управления делами администрации города.

4.3. Отчёт по выполнению еженедельных, ежеквартальных, перспективных (годовых) планов составляет начальник отдела. Контроль за исполнением плановых мероприятий ведёт начальник отдела. Информация по исполнению плановых мероприятий заслушивается на аппаратных совещаниях у заместителя главы администрации города - руководителя аппарата, ежемесячно на расширенных аппаратных совещаниях главы города Орска и ежеквартально направляется в управление делами администрации города Орска.

4.4. При формировании целей планирования деятельности отдела на год учитываются стратегические цели, функции, обеспечивающие выполнение цели, определяются критерии оценки (показатели) работы, сроки выполнения и ответственные исполнители.

Оценочные показатели отдела формируются в соответствии с постановлением главы города Орска от 01 сентября 2009 года N 4178-п "Об утверждении оценочных показателей работы органов администрации города Орска".

Оценочные показатели работы отдела представляются в управление делами администрации города Орска ежеквартально нарастающим итогом (за 3 месяца, за 6 месяцев, за 9 месяцев) не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;

- за отчетный год ежегодно не позднее 01 апреля текущего года.

V. Порядок подготовки и оформления документов в отделе

5.1. Порядок подготовки и оформления документов в отделе осуществляется в соответствии с постановлением главы города от 03 июля 2009 года N 2710-п "Об утверждении стандарта администрации "Правила оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск".

Все документы, поступающие в отдел, регистрируются делопроизводителем в день их поступления в журнале регистрации входящей документации.

Личные обращения граждан регистрируются делопроизводителем в журнале регистрации обращений граждан.

После регистрации обращение передается начальнику отдела.

5.2. После наложения резолюции начальником отдела документы поступают заместителю начальника отдела и специалистам отдела для исполнения.

5.3. Исходящие документы отдела регистрируются делопроизводителем в журнале регистрации отправляемых документов и отправляются адресату на бумажном носителе и (или) в электронном документообороте.

5.4. Организация ведения архивного дела осуществляется в порядке, определенном соответствующими нормативными правовыми актами и специальными инструкциями.

VI. Порядок исполнения поручений, распоряжений и иных актов в отделе

6.1. Поручения, распоряжения и иные акты (далее - документы) передаются начальнику отдела в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем поступления. Документы, содержащие срочные и оперативные поручения, регистрируются делопроизводителем и передаются начальнику отдела незамедлительно.

6.2. Указания начальника отдела по исполнению документа фиксируются в форме резолюции на документе, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения с учетом срока исполнения, определенного в документе. В случаях, когда поручение дается двум равным по должности специалистам отдела, основным исполнителем является специалист отдела, указанный в поручении первым. Он координирует деятельность по исполнению документа и несет ответственность за организацию исполнения документа.

6.3. В зависимости от характера поручения после его исполнения ответственный исполнитель отдела готовит проект документа на подпись начальнику отдела или сообщает ему о выполненном поручении в устной форме.

6.4. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания лицом, давшим поручение. Если срок исполнения в документе не указан, поручение подлежит исполнению в течение 30 календарных дней (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца).

6.5. В случае, если отдел определен соисполнителем поручения, срок подготовки и представления предложений основному исполнителю, как правило, не должен превышать половины срока, отведенного на исполнение поручения, если иное не предусматривается основным исполнителем поручения.

6.6. В случае, если для рассмотрения поручения необходимо направление запросов, специалисты отдела вправе продлить срок рассмотрения поручения, но не более чем на 30 календарных дней.

Сроки исполнения срочных поручений продлению не подлежат.

6.7. Ответственный исполнитель представляет начальнику отдела проект документа для утверждения не позднее чем за один календарный день до истечения установленного в поручении срока.

6.8. По поручениям, не исполненным в установленный срок, специалисты отдела, ответственные за исполнение поручения, в течение 5-ти календарных дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют начальнику отдела письменное объяснение о причинах его неисполнения, на основании которого определяются меры ответственности в отношении виновных в этом специалистов отдела.

Данный порядок распространяется на исполнение постановлений, распоряжений, поручений и иных актов.

VII. Порядок участия в подготовке, разработке и рассмотрении проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления города Орска

7.1. Отдел при осуществлении закрепленных за ним функций разрабатывает проекты постановлений администрации города и проекты решений Орского городского Совета депутатов.

7.2. Разработка проектов нормативных правовых актов осуществляется начальником отдела. Сроки разработки проекта устанавливаются начальником отдела согласно СМК-СТА-02-2009 "Правила оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск", утверждённому постановлением главы города Орска от 03 июля 2009 года N 2710-п.

7.3. Проект муниципального нормативного правового акта отдела проходит процедуру согласования, установленную СМК-СТА-02-2009 "Правила оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск", утверждённым постановлением главы города Орска от 03 июля 2009 года N 2710-п.

VIII. Порядок рассмотрения обращений в отделе

Под отдельными обращениями подразумеваются обращения граждан в отдел по предоставлению информации, касающейся деятельности отдела.

8.1. Работа с обращениями граждан, поступающими в отдел по предоставлению информации, касающейся деятельности отдела, проводится в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации".

При поступлении обращения начальник отдела назначает специалиста отдела, ответственного за подготовку ответа на обращение, определяет сроки его исполнения, если они не указаны в обращении. Аналитический материал по поступившим обращениям готовит начальник отдела.

8.2. При поступлении обращения из средств массовой информации ответ на обращение готовит начальник отдела либо проект ответа подготавливается одним из специалистов отдела и подписывается начальником отдела.

8.3. При поступлении обращения из органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания Оренбургской области, Орского городского Совета депутатов, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Орска ответ на обращение готовит начальник отдела либо проект ответа подготавливается одним из специалистов отдела и подписывается начальником отдела.

8.4. Начальник отдела несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащую подготовку ответа на поступившее обращение.

IX. Порядок работы отдела с обращениями граждан, организация личного приема граждан

9.1. Все письма, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан), поступающие в отдел, регистрируются делопроизводителем и ставятся на контроль. После регистрации они передаются начальнику отдела.

9.2. Начальник отдела с учетом поставленных в письменных обращениях граждан проблем определяет исполнителя из числа специалистов отдела.

Письменные обращения граждан, не требующие специального рассмотрения или проверки, а также подлежащие решению на уровне отдела, передаются на исполнение специалистам отдела.

9.3. Обращения граждан, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им на исполнение одновременно. Оригинал передается тому, кто указан в поручении первым, соисполнителям - копии. Контроль над соблюдением сроков исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет соисполнитель, указанный в поручении первым.

9.4. Письменное обращение гражданина, поступившее в отдел в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, если не установлен более короткий срок рассмотрения обращения гражданина.

Сроки рассмотрения обращений граждан определяются Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Контроль над соблюдением сроков обращений исполнения осуществляет начальник отдела.

В случаях если для рассмотрения обращения необходимо направление запросов, начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 календарных дней, письменно уведомив гражданина направившего обращение о продлении срока его рассмотрения.

В случае поступления обращения гражданина в отдел через сектор по работе с обращениями граждан управления делами администрации города Орска, начальник отдела готовит служебную записку о продлении срока с обязательным указанием причины продления срока рассмотрения обращения гражданина, а также предполагаемого срока для подготовки ответа на обращение гражданина, согласовывает ее с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата и направляет в управление делами администрации города.

9.5. По поступившим обращениям граждан специалисты отдела:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения гражданина;

- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов;

- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу в соответствии с его компетенцией.

9.6. Начальник отдела в течение одного дня проверяет аргументированность ответов на обращения граждан, подготовленных специалистом отдела, и в случае обнаружения фактов поверхностного, формального подхода к рассмотрению обращения гражданина и некорректного его оформления, возвращает его исполнителям на доработку.

9.7. Ответ на обращение заявителя согласовывает начальник отдела, подписывает заместитель главы администрации города - руководитель аппарата или глава города. Подписанные ответы или письма передаются ответственному специалисту отдела для регистрации.

Ответственный специалист отправляет ответ заявителю почтой либо сообщает заявителю по телефону о том, что ответ подготовлен и заявитель может его получить.

Копия ответа с оригиналом обращения гражданина подшивается в папку обращений граждан. После отметки в журнале обращений граждан даты исполнения документа специалистом отдела документ снимается с контроля.

9.8. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, начальник отдела вправе оставить обращение гражданина без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления им своим правом.

9.9. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела за подписью главы города Орска или заместителя главы администрации города - руководителя аппарата может принять решение о безосновательности очередного обращения гражданина и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении гражданин, направивший обращение, уведомляется письменно.

9.10. Личный прием граждан проводится начальником отдела в соответствии с графиком приёма по личным вопросам, утвержденным начальником отдела на текущий год и размещенным на соответствующих информационных стендах общего пользования.

Если в обращении гражданина содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию отдела, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

X. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности отдела

10.1. Деятельность отдела базируется на принципах открытости и гласности.

Доступ граждан и организаций к информации о деятельности отдела обеспечивается путем формирования соответствующих информационных ресурсов и размещения этих ресурсов в информационных системах общего пользования, в том числе на официальном сайте администрации города Орска www.orsk-adm.ru.

Сведения о деятельности отдела по поручению начальника отдела готовят ответственные специалисты отдела. Информация утверждается начальником отдела и передаётся в управление по информационным технологиям, общественным связям и национальной политике администрации города для размещения на сайте администрации города Орска и в средствах массовой информации.

10.2. Отдел предоставляет по запросам информацию о деятельности отдела, за исключением информации ограниченного доступа.

10.3. Специалисты отдела имеют право предоставления информации о деятельности отдела только после получения соответствующего указания от начальника отдела.