Приложение. Административный регламент внутренней организации деятельности хозяйственного отдела администрации города Орска

Приложение
к постановлению администрации г. Орска
от 25 ноября 2011 г. N 7948-п

Административный регламент
внутренней организации деятельности хозяйственного отдела администрации города Орска

I. Общие положения

1.1. Административный регламент внутренней организации деятельности хозяйственного отдела администрации города Орска (далее - административный регламент) устанавливает общие правила внутренней организации деятельности хозяйственного отдела администрации города Орска (далее - отдел) как отраслевого (функционального) органа администрации города Орска.

Административный регламент разработан в соответствии с Уставом города Орска, Положением о хозяйственном отделе администрации города Орска, утверждённым решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 06 сентября 2010 г. N 68-1214 "Об утверждении Положения "О хозяйственном отделе администрации города Орска", с учётом требований Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

В своей деятельности отдел руководствуется следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации, принятой 12 декабря 1993 г.;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Уставом города Орска;

- законодательством Оренбургской области;

- решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 06.09.2010 г. N 68-1214 "Об утверждении Положения "О хозяйственном отделе администрации города Орска";

- иными нормативными правовыми актами.

1.2 Отдел является отраслевым (функциональным) органом администрации города Орска, входящим в ее структуру.

Юридический адрес отдела: 462419, г. Орск, проспект Ленина, д. 29.

1.3 Начальник отдела организует работу отдела в соответствии с полномочиями и функциями, установленными Положением об отделе, утвержденным решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 06 сентября 2010 г. N 68-1214, несет персональную ответственность за результаты работы отдела.

В отсутствие начальника отдела его обязанности исполняет уполномоченное лицо, назначаемое правовым актом администрации города, которое несет персональную ответственность за положение дел в отделе в период отсутствия его начальника.

II. Организация работы руководства отдела

2.1. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность главой города по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата.

Начальник отдела осуществляет общее руководство и координацию деятельности отдела.

Полномочия начальника отдела:

- по поручению руководства администрации представляет администрацию города Орска по вопросам деятельности отдела;

- определяет круг должностных обязанностей сотрудников отдела, составляет их должностные инструкции и контролирует их исполнение;

- вносит заместителю главы администрации города - руководителю аппарата предложения о назначении и об освобождении от должности сотрудников отдела;

- в установленном порядке вносит заместителю главы администрации города - руководителю аппарата предложения о поощрении сотрудников отдела либо применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

- представляет заместителю главы администрации города - руководителю аппарата для согласования и последующего утверждения главой города структуру отдела и штатное расписание отдела, а также предложения о выделении отделу финансовых средств на оплату договоров на услуги;

- подписывает и визирует в пределах своей компетенции служебную документацию;

- разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению организации деятельности отдела, повышению квалификации его сотрудников;

- создает необходимые условия для организации труда, обеспечения техники безопасности и соблюдения в отделе правил трудового распорядка;

- выполняет поручения главы города Орска.

III. Организация работы отдела

3.1. Организация работы отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Оренбургской области, муниципальными правовыми актами, на основании Устава г. Орска, Положения об отделе, должностных инструкций, утвержденных главой города.

3.2. Положение об отделе, утверждённое решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 06 сентября 2010 г. N 68-1214 "Об утверждении Положения "О хозяйственном отделе администрации города", определяет основные задачи, функции и полномочия отдела.

3.3. Структуру и штатную численность отдела утверждает глава города Орска по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата и по согласованию с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата.

Штатная численность отдела утверждается в пределах фонда оплаты труда с учетом реестра муниципальных должностей и должностей муниципальной службы.

Порядок отбора, расстановки кадров, продвижения по службе, профессиональной подготовки специалистов отдела определяется в соответствии с законом Оренбургской области от 10 октября 2007 г. N 1611/339-IV-ОЗ "О муниципальной службе в Оренбургской области" и решением Орского городского Совета депутатов от 29 июня 2007 г. N 26-407/405 "Об утверждении порядка проведения открытого конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в городе Орске".

Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда и распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Обязанности и права каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, которая согласуется и вводится в действие в порядке, установленном стандартом администрации "Порядок разработки и утверждения должностной инструкции муниципального служащего администрации муниципального образования "Город Орск", утвержденным постановлением главы города Орска от 14 августа 2009 г. N 3703-п.

3.4. В состав отдела входят:

- начальник отдела,

- специалист 1 категории отдела,

- технический персонал отдела.

3.5. Основные функции отдела:

3.5.1. Организация работы по вопросам пропускного, внутриобъектового режима в здании администрации города;

- планирование и организация ремонта помещений в здании администрации города;

- поддержание помещений в здании администрации города в надлежащем санитарном состоянии;

- осуществление мероприятий, направленных на поддержание состояния систем отопления, вентиляции, связи, охранной и пожарной сигнализации, лифтов в здании администрации города в соответствии с установленными нормами;

- участие в разработке и реализации планов по гражданской обороне, ликвидации последствий аварий, чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий;

- осуществление контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей и проведение своевременного ремонта мебели, находящейся на балансе администрации города и незакрепленной на праве оперативного управления хозяйственного ведения за муниципальными учреждениями, муниципальными унитарными предприятиями;

- организация и техническое обслуживание совещаний, конференций, проводимых в конференц-зале и зале заседаний администрации города;

- обеспечение отраслевых (функциональных) органов, не наделенных правами юридического лица, хозяйственным инвентарем, канцелярскими товарами, мебелью, организация учета и отчетности по их использованию.

IV. Порядок планирования работы и формирования показателей деятельности отдела

4.1. Отдел применяет перспективное и текущее планирование деятельности отдела в соответствии со стандартом администрации "Порядок планирования деятельности органов администрации города Орска", утвержденным постановлением администрации города Орска от 21 сентября 2010 г. N 7382-п "Об утверждении Стандарта администрации города Орска "Порядок организации планирования деятельности администрации города Орска". Планы работы отдела призваны обеспечивать выполнение им в полном объёме функций, определённых Положением об отделе.

4.2. Планирование работы отдела осуществляется на календарный год.

Исходя из перспективного плана составляется текущий план работы на квартал, в котором предусмотренные перспективным планом мероприятия и сроки их реализации конкретизируются, уточняются, при необходимости дополняются.

4.3. Отчёт по выполнению еженедельных, ежеквартальных, перспективных (годовых), наиболее значимых планов составляет начальник отдела. Контроль за исполнением плановых мероприятий ведёт заместитель главы администрации города - руководитель аппарата.

4.4. При формировании целей планирования деятельности отдела на год учитываются стратегические цели, функции, обеспечивающие выполнение целей, определяются критерии оценки (показатели) работы, сроки выполнения и ответственные исполнители.

Оценочные показатели отдела формируются в соответствии с постановлением главы города Орска от 01 сентября 2009 года N 4178-п "Об утверждении оценочных показателей работы органов администрации города Орска".

Оценочные показатели работы отдела представляются специалистом отдела на бумажном и электронном носителях в управление экономики администрации города Орска:

- ежеквартально нарастающим итогом (за 3 месяца, за 6 месяцев, за 9 месяцев) не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;

- за отчетный год ежегодно не позднее 01 апреля текущего года.

V. Порядок подготовки и оформления документов в отделе

5.1. Порядок подготовки и оформления документов в отделе осуществляется в соответствии с постановлением главы города от 03 июля 2009 г. N 2710-п "Об утверждении стандарта администрации "Правила оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск".

Все документы, поступающие в отдел, регистрируются в день их поступления в журнале регистрации входящей документации.

После регистрации документы передаются начальнику отдела.

5.2. После наложения резолюции начальником отдела документы поступают специалистам отдела для исполнения.

5.3. Исходящие документы отдела регистрируются в журнале регистрации исходящей документации и отправляются адресату на бумажном носителе.

5.4. Организация ведения архивного дела осуществляется в порядке, определенном соответствующими нормативными правовыми актами и специальными инструкциями.

VI. Порядок исполнения поручений, распоряжений и иных актов в отделе

6.1. Поручения, распоряжения и иные акты (далее - документы) передаются начальнику отдела в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем поступления. Документы, содержащие срочные и оперативные поручения, регистрируются и передаются начальнику отдела незамедлительно.

6.2. Указания начальника отдела по исполнению документа фиксируются в форме резолюции на документе, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения с учетом срока исполнения, определенного в документе.

6.3. В зависимости от характера поручения после его исполнения ответственный исполнитель отдела готовит проект документа на подпись начальнику отдела или сообщает ему о выполненном поручении в устной форме.

6.4. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания лицом, давшим поручение. Если срок исполнения в документе не указан, поручение подлежит исполнению в течение месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца).

6.5. В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения имеется указание "Срочно", поручение подлежит исполнению в 3-х дневный срок.

6.6. В случае если исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель специалист отдела готовит письмо с предложением на имя начальника отдела о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Сроки исполнения срочных поручений продлению не подлежат.

6.7. Ответственный исполнитель отдела представляет начальнику отдела проект документа для утверждения за 2 рабочих дня до истечения установленного в поручении срока.

6.8. По поручениям, не исполненным в установленный срок, специалисты отдела, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х рабочих дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют начальнику отдела письменное объяснение о причинах его неисполнения, на основании которого определяются меры ответственности в отношении виновных в этом специалистов отдела.

Данный порядок распространяется на исполнение постановлений администрации города Орска, распоряжений администрации города Орска, поручений и иных актов.

VII. Порядок участия в подготовке, разработке и рассмотрении проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления города Орска

7.1. Отдел при осуществлении функций разрабатывает проекты постановлений администрации города и проекты решений Орского городского Совета депутатов.

7.2. Разработка проектов нормативных правовых актов возлагается на специалистов отдела. Сроки разработки проекта устанавливаются начальником отдела.

7.3. Для подготовки проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления допускается создание рабочих групп. Решение о создании рабочей группы принимается начальником отдела.

7.4. В состав рабочей группы по разработке проекта нормативного правового акта привлекаются специалисты отдела, представители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города (по согласованию) и заинтересованные организации (ведомства) (по согласованию).

7.5. Проект муниципального нормативного правового акта проходит процедуру согласования, установленную СМК-СТА-02-2009 "Правила оформления документации в администрации муниципального образования "Город Орск", утвержденным постановлением главы города от 03 августа 2009 г. N 2710-п.

7.6. отдел принимает участие в согласовании различных проектов актов, документов, поступивших из других отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Орска. Начальник отдела определяет ответственного исполнителя из числа специалистов отдела, исходя из их должностных обязанностей, и срок исполнения поручения. Лист согласования проекта документа подписывает начальник отдела.

VIII. Порядок рассмотрения отдельных обращений в отделе

Под отдельными обращениями подразумеваются обращения граждан в отдел по предоставлению информации, касающейся деятельности отдела.

8.1. Работа с обращениями граждан, поступающими в отдел по предоставлению информации, касающейся деятельности отдела, проводится в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации".

При поступлении обращения гражданина начальник отдела назначает специалиста отдела, ответственного за подготовку ответа на обращение гражданина, определяет сроки его исполнения, если они не указаны в обращении гражданина. Аналитический материал по поступившим обращениям гражданина готовит начальник отдела.

8.2. При поступлении обращения из органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания Оренбургской области, Орского городского Совета депутатов, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации г. Орска проект ответа подготавливается одним из специалистов отдела, назначенным начальником отдела, согласовывается с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата и подписывается главой города.

IX. Порядок работы отдела с обращениями граждан, организаций, личного приема граждан

9.1. Все письма, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан), поступающие в отдел, регистрируются и ставятся на контроль. После регистрации они передаются начальнику отдела.

9.2. Начальник отдела с учетом поставленных в письменных обращениях граждан проблем определяет исполнителя из числа специалистов отдела.

Письменные обращения граждан, не требующие специального рассмотрения или проверки, а также подлежащие решению на уровне отдела, передаются на исполнение специалистам отдела. Не допускается направление писем на рассмотрение специалистам отдела, действия которых обжалуются.

9.3. На обращениях граждан, поставленных на особый контроль, в верхнем правом углу первой страницы проставляется штамп "Контроль". Ответ на контрольные письма и заявления граждан должен быть дан в сроки, установленные органом, поручившим рассмотрение обращения гражданина.

Обращения граждан, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям отдела, передаются им на исполнение в копиях одновременно. Контроль за соблюдением сроков исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет соисполнитель, указанный в поручении первым.

9.4. Письменное обращение гражданина, поступившее в отдел в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, если не установлен более короткий срок рассмотрения обращения гражданина.

Сроки рассмотрения обращений граждан определяются Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и административным регламентом рассмотрения обращений граждан в администрации города Орска, утвержденным постановлением администрации города Орска от 17 февраля 2010 г. N 1064-п "Об утверждении административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации города Орска".

Контроль за соблюдением сроков исполнения обращения граждан осуществляет начальник отдела.

В случае поступления обращения гражданина в отдел через сектор по работе с обращениями граждан управления делами администрации города Орска, начальник отдела готовит служебную записку о продлении срока с обязательным указанием причины продления сроков рассмотрения обращения гражданина, а также предполагаемого срока для подготовки ответа на обращение гражданина, согласовывает ее с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата и направляет в сектор по работе с обращениями граждан управления делами администрации города Орска.

9.5. По поступившим обращениям граждан специалисты отдела:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения гражданина, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение гражданина;

- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов;

- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

9.6. Начальник отдела в течение двух рабочих дней проверяет аргументированность ответов на обращение граждан, подготовленных исполнителем, и в случае обнаружения фактов поверхностного, формального подхода к рассмотрению обращений граждан и неграмотного их оформления возвращают их исполнителям на доработку.

9.7. Ответ на обращение гражданина подписывает начальник отдела. Подписанные ответы или письма передаются ответственному специалисту отдела для регистрации в журнале регистрации исходящих документов.

Ответственный специалист отдела отправляет ответ заявителю почтой, либо сообщает заявителю по телефону о том, что ответ подготовлен и его можно получить в отделе.

Копия ответа с оригиналом обращения граждан подшивается в журнале исходящих документов. После отметки в журнале обращений граждан даты исполнения документа он снимается с контроля.

9.8. Обращение гражданина, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

9.9. При получении письменного обращения гражданина, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, начальник отдела вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления им своим правом.

9.10. В случае, если текст письменного обращения гражданина не поддается прочтению, ответ на обращение гражданина не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу в соответствии с его компетенцией. При этом гражданин, направивший обращение, письменно уведомляется об этом если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

9.11. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения гражданина и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении гражданин, направивший обращение, уведомляется письменно в течении 10 календарных дней.

9.12. Личный прием граждан проводит начальник отдела ежедневно в рабочее время.

В случае если изложенные в устном обращении гражданина факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов.

Письменное обращение гражданина, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

В случае, если в обращении гражданина содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию отдела, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

X. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности отдела

10.1. Деятельность отдела базируется на принципах открытости и гласности.

Доступ граждан и организаций к информации о деятельности отдела обеспечивается путем формирования соответствующих информационных ресурсов и размещения этих ресурсов в информационных системах общего пользования, в том числе на официальном сайте администрации г. Орска.

Сведения о деятельности отдела по поручению начальника отдела готовят ответственные специалисты отдела. Информация утверждается начальником отдела и передаётся в управление по информационным технологиям, общественным связям и национальной политике администрации города для размещения на сайте администрации города Орска и в средствах массовой информации.

10.2. Отдел предоставляет по запросам граждан информацию о деятельности отдела, за исключением информации ограниченного доступа.

10.3. Специалисты отдела имеют право предоставления информации о деятельности отдела только после получения соответствующего указания начальника отдела.

10.4. Специалисты отдела несут ответственность за непредоставление или ненадлежащее предоставление информации о деятельности отдела, в том числе в случаях, когда представление информации обязательно.