Приложение. Положение о муниципальном архиве Адамовского района

Приложение
к постановлению главы
муниципального образования
Адамовский район
от 25 июня 2012 г. N 1050-п

Положение
о муниципальном архиве Адамовского района

1. Общие положения

1.1. Муниципальный архив Адамовского района (далее - Архив) является структурным подразделением местной администрации муниципального образования Адамовский район (далее - Администрация).

1.2. В составе Архива действует хранилище документов по личному составу.

1.3. Архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.4. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Оренбургской области от 29.08.2005 N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области", иными законодательными актами, а также настоящим Положением.

1.5. Архив не обладает правом юридического лица, имеет служебные бланки; может пользоваться печатью Администрации в установленном порядке.

1.6. В своей деятельности Архив взаимодействует с представительными и исполнительными органами власти муниципальных образований, находящихся на территории Адамовского района Оренбургской области.

1.7. Положение об Архиве утверждается постановлением главы муниципального образования Адамовский район. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Архива, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за их состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.8. Работа Архива организуется на основании годовых планов (основных направлениях развития Архивного дела в муниципальном образовании), утвержденных главой муниципального образования.

1.9. Штатная численность работников Архива утверждается главой администрации муниципального образования.

1.10. Финансирование и материально-техническое обеспечение Архива осуществляется за счет средств муниципального бюджета.

1.11. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из областного бюджета на осуществление переданных администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из федерального бюджета или областного бюджета, направленные для реализации федеральных, областных или муниципальных программ по архивному делу; спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.12. Администрация обеспечивает архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, а также создание необходимых условий труда работников и условий пользователям для работы с архивными документами.

1.13. При передаче здания (помещения), в котором размещен Архив другим организациям, Администрация принимает решение о предварительном рассмотрении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

2. Основные задачи

Основными задачами Архива являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Оренбургской области, являющихся составной частью архивного фонда Российской Федерации, подлежащих постоянному и длительному хранению.

2.2. Осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным Законом российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 года N 2551 "Об архивном деле в Оренбургской области".

2.3. Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения района и Оренбургской области в целом.

2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Оренбургской области, другие архивные документы.

2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

3. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Оренбургской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории Адамовского района на всем протяжении его истории, образовавшихся в деятельности организаций, отнесенных к федеральной собственности (по соглашению), в том числе архивных документов органов и организаций, хранящихся в архиве; а также документов, созданных до 1 января 2005 года в процессе деятельности Администрации, Совета депутатов района и их структурных подразделений, переданных из государственной собственности Оренбургской области в муниципальную собственность района;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных и религиозных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Архив на договорной основе;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архива;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Архива.

3.2. Осуществляет учет документов, принятых в Архив; представляет в установленном порядке сведение комитету по делам архивов Оренбургской области, осуществляющему государственное управление архивным делом.

3.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению уровня безопасности хранящихся в Архиве документов, вносит их в установленном порядке на рассмотрение главе Администрации и реализует принятые решения.

3.5. Составляет списки организаций - источников комплектования архива и представляет их в установленном порядке на согласование в комитет по делам архивов Оренбургской области, осуществляющий государственное управление архивным делом.

3.6. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.

3.7. Организует в соответствии с установленными архивным законодательством сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием.

3.8. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию Архива документами по истории района, документами "устной истории", в том числе записями воспоминаний, материалами кино и видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов, организаций.

3.9. Осуществляет обследование состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях -источниках комплектования Архива.

3.10. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Архива и других организациях, находящихся на территории района.

3.11. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование локальных нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации:

- положений об архивах, экспертных комиссиях,

- номенклатур дел,

- инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования,

- рассматривает и представляет на ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области, поступившие от организаций описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, научно-технической и аудиовизуальной документации, личного происхождения.

3.12. Представляет на рассмотрение и согласование на ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архив.

3.13. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования архива.

3.14. Оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования Архива, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации работы и методики работы с документами, организует смотры состояния сохранности архивных документов.

3.15. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях района, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб, вносит предложения в установленном порядке на рассмотрение главе Администрации и реализацию принятых решений.

3.16. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов Архива по актуальной тематике.

3.17. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовка заверенных копий архивных документов, выписок из них.

3.18. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в архиве, изготавливает копии документов по их запросам.

3.19. Подготавливает документальные выставки, материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, ведет публикаторскую деятельность.

3.20. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, на основе принятых в архив документов; выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.

3.21. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует по вопросам розыска архивных документов.

3.22. Создает и совершенствует научно-справочный аппарата, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных к документам Архива, архивные справочники о составе и содержании документов архива.

3.23. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы Архива.

4. Права

Архиву для выполнения возложенных на него функций представляется право:

4.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и комитета по делам архивов Оренбургской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы архивов организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций -источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности необходимые сведения об организации хранения и состояния сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использования в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.4. Заключать соглашения (договора) с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, федеральными организациями, иными государственными органами и организациями, расположенными на территории Оренбургской области, негосударственными организациями по вопросам архивного дела.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, рекомендации по вопросам организации хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.

4.6. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования архива.

4.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мониторингах и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями.

4.8. Представлять Администрацию муниципального образования Адамовский район на конкурсах, смотрах и других мероприятиях в области архивного дела.

4.9. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов ликвидируемых организаций.

4.10. Ставить перед администрацией и комитетом по делам архивов Оренбургской области вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

4.11. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, комитетом по делам архивов Оренбургской области, областными государственными архивными учреждениями, общественными организациями, создавать на общественных началах Совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

5. Организация работы

5.1. Архив возглавляет главный специалист. Главный специалист Архива является муниципальным служащим и входит в реестр муниципальных должностей.

Главный специалист муниципального архива назначается и освобождается от замещаемой должности распоряжением главы администрации района по согласованию с заместителем главы администрации - руководителем аппарата.

При смене главного специалиста архива прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей комитета по делам архивов Оренбургской области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в комитет по делам архивов Оренбургской области.

5.2. Главный специалист муниципального архива:

5.2.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и функций;

5.2.2. Отчитывается о деятельности Архива и состоянии архивного дела перед Администрацией и в установленном порядке - перед комитетом по делам архивов Оренбургской области.

5.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу архива в условиях чрезвычайных ситуациях, определяет потребность архива в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ и другом.

5.3. Деятельность Архива организуется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации, федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, на основе федеральных, областных и муниципальных программ, планов работы, утверждаемых главой Администрации, с учетом рекомендаций комитета по делам архивов Оренбургской области.

6. Реорганизация и ликвидация Архива

6.1. Реорганизация или ликвидация Архива осуществляется главой муниципального образования по согласованию с комитетом по делам архивов Оренбургской области, в соответствии с действующим законодательством.

Архивные фонды и архивные документы при организации архива передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствию правопреемника документы передаются на постоянное хранение в одно из государственных или муниципальных архивных учреждений Оренбургской области.