Приложение N 8. Постановка документа, резолюции, поручения на контроль

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Оренбургской области от 6 июля 2017 г. N 508-п настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 8
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Постановка документа, резолюции, поручения на контроль

С изменениями и дополнениями от:

6 июля 2017 г.

Документ, резолюцию, поручение можно поставить на контроль.

Контроль исполнения документа в целом

При постановке на контроль входящего, внутреннего, ОРД или обращения гражданина в целом указываются срок исполнения, новые сроки исполнения (в случае переноса срока). Впоследствии делопроизводителем ставятся отметка об исполнении и дата исполнения. Документ может быть снят с контроля и без отметки об его исполнении.

Для исходящих документов постановка на контроль осуществляется для каждой организации-адресата отдельно. Указываются срок исполнения, организация-адресат, лицо, ответственное за контроль, и дата постановки на контроль. Организация-адресат может быть снята с контроля, при этом указывается дата снятия с контроля.

Чтобы поставить на контроль исходящий документ:

1. На закладке "Контроль" необходимо задать срок исполнения по документу в целом, для этого нужно нажать на кнопку "Выбрать", выбрать дату в календаре и нажать на кнопку "ОК".

2. Нажмите на кнопку "На контроль" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, являющихся адресатами документа).

3. Выберите организацию, которую предполагается поставить на контроль, и нажмите на кнопку "OK". Откроется календарь.

4. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "OK". Выберите срок исполнения выбранной организацией документа и снова нажмите на кнопку "ОК". Откроется окно "Контролер".

5. Выберите в алфавитном списке сотрудников текущей организации ответственного за контроль и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "На контроле" будет добавлена запись о постановке на контроль выбранной организации.

6. При необходимости повторите шаги 2-5 для нескольких организации. В случае если необходимо удалить запись, нажмите на кнопку "Удалить", в открывшемся окне выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК" (если запись одна, она будет удалена сразу после нажатия кнопки "Удалить").

Чтобы снять организацию с контроля:

1. Нажмите на кнопку "Снять с контроля" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, поставленных на контроль).

2. Выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь.

3. Выберите дату снятия документа с контроля и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "Снято с контроля" будет добавлена запись о снятии с контроля выбранной организации. Из таблицы "На контроле" будет удалена запись о постановке на контроль этой организации.

Документ, поставленный на контроль, помечается в журнале регистрации специальной пиктограммой*. В шапке документа появляется пометка о постановке на контроль.

Документ, поставленный на контроль, отображается в списке документов в представлении "Контрольные документы" (раздел "Не исполнены").

Снятие с контроля осуществляется на закладке "Контроль". Процедура снятия с контроля в различных базах данных различается.

Контроль исполнения резолюций и поручений

Каждый исполнитель резолюции (поручения) может быть поставлен на контроль отдельно, при этом указывается своя дата постановки на контроль. Аналогичным образом при снятии с контроля для каждого исполнителя указывается дата снятия с контроля.

Для каждого из поставленного на контроль исполнителя формируется ККЗ, доступная в базе данных "Контроль заданий". После снятия с контроля и отметки о полном исполнении резолюции эти данные отражаются в ККЗ, в ней же записывается информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.

Постановка исполнителя на контроль

1. Нажмите на кнопку "Выбрать" (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей по данной резолюции).

2. Выберите исполнителя и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь, выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будет добавлена запись о постановке на контроль выбранного исполнителя.

Постановка на контроль всех ответственных исполнителей

1. Нажмите на кнопку "отв.".

2. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех ответственных исполнителей.

Постановка всех исполнителей на контроль

1. Нажмите на кнопку "Всех".

2. Откроется календарь. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех исполнителей.

Исправление даты для того или иного исполнителя

1. Нажмите на кнопку "Дата". Откроется окно выбора исполнителя. В нем отображается список исполнителей, поставленных на контроль.

2. Выберите исполнителя, для которого