Приложение N 12. Добавление (отнесение) документа в дело и его хранение в архиве

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Оренбургской области от 6 июля 2017 г. N 508-п настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 12
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Добавление (отнесение) документа в дело и его хранение в архиве

С изменениями и дополнениями от:

6 июля 2017 г.

Любой документ может быть добавлен (отнесен) в открытое дело (информация об этом вносится в КД, там же отображается информация о делах, в которые отнесены ответные документы: резолюции, исполнение и другие).

Чтобы добавить любой документ в открытое дело:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "добавить", в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела из списка дел, относящихся к данному подразделению и нажмите на кнопку "ОК".

Чтобы просмотреть дело:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме чтения.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "открыть".

3. В выводимом диалоговом окне выберите номер дела и откройте его.

Впоследствии документ, добавленный (отнесенный) к делу, может быть изъят из дела (возвращен).

Чтобы изъять (возвратить) документ из дела:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "изъять", в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела и нажмите на кнопку "ОК".

Чтобы удалить документ из дела:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "удалить", в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела и нажмите на кнопку "ОК".

Документ также может быть сдан в архив (место хранения указывается в карточке документа).

Для указания места хранения документа при сдаче его в архив:

1. Выберите необходимый документ и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Хранение в архиве" заполните поля:

"Дело N" - информация о номере папки дела наследуется из одноименного поля закладки "Отношение к делу";

"Том N" - указывается номер тома дела;

"Листы" - указывается, какие листы в томе занимает данный документ;

"Акт (опись) N" - при сдаче в архив указывается номер акта (описи), по которому была произведена сдача;

"Год" - указывается дата сдачи документа в архив.