Приложение N 1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Оренбургской области от 6 июля 2017 г. N 508-п настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к постановлению Правительства области
от 5 марта 2013 г. N 174-п

Регламент
по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

С изменениями и дополнениями от:

6 июля 2017 г.

Список сокращений, используемых в настоящем Регламенте

БД "ВнД" - база данных "Внутренние документы";

БД "ВхД" - база данных "Входящие документы";

БД "ИсхД" - база данных "Исходящие документы";

БД "ОГ" - база данных "Обращения граждан";

БД "ОРД" - база данных "Организационно-распорядительные документы";

БД "СпО" - база данных "Справочник организаций";

БД "СМ-Факс" - база данных "СМ-Факс";

КД - карточка документа;

КИ - карточка исполнения;

ККЗ - контрольная карточка задания;

КП - карточка поручения;

КР - карточка резолюции;

ЛС - лист согласования;

ЛО - лист ознакомления;

органы исполнительной власти - органы исполнительной власти Оренбургской области;

ОРД - организационно-распорядительные документы;

ПО - программное обеспечение, совокупность программ, выполняемых компьютерной системой;

РКК - регистрационно-контрольная карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

системная организация - организация, в которой установлена СЭД с использованием шлюза для обмена документами в электронном виде;

служба ДО - служба документационного обеспечения;

CЭД - автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области;

ЭП - электронная подпись.

I. Общие положения

1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти СЭД и устанавливает общие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в органах исполнительной власти.

II. Типы и виды регистрируемых документов

2. Тип документа - документы, используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.

Вид документа - классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и другое).

Типы документов, подлежащих регистрации:

входящие (поступающие) документы - официальные документы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;

исходящие (отправляемые) документы - официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционировании органа управления;

внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы;

организационно-распорядительные документы - документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти, регламентирующие задачи и функции, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность сотрудников органов исполнительной власти.

3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации ("входящие документы");

устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");

письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан ("исходящие документы");

письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации ("внутренние документы");

указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти ("организационно-распорядительные документы").

III. Участники документооборота

4. Участники СЭД - органы исполнительной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственные организации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, заключившие с государственным казенным учреждением Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" по согласованию с департаментом информационных технологий Оренбургской области соглашение о взаимодействии сторон при организации СЭД с применением ЭП на безвозмездной основе.

Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

Основные группы участников документооборота

Основные группы сотрудников	Основные функции в СЭД
1	2
Делопроизводитель канцелярии или службы документационного обеспечения органа исполнительной власти	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов органа исполнительной власти
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрений обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	рассылка и контроль прохождения документов структурного подразделения
Секретариат Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководитель структурного подразделения (министерства, департамента, комитета)	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Экспедитор	функции осуществляются помимо СЭД
Факс-оператор	прием, перенаправление и регистрация входящих факсов, отправка исходящих факсов

IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;

формирование отчетов об исполнении заданий и документов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив;

получение документов по факсу;

отправка документов по факсу.

6. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

КД - для всех документов;

КР - для входящих, внутренних документов и обращений граждан;

КП - для организационно-распорядительных документов;

ККЗ - для всех поставленных на контроль заданий по документу;

КИ - для всех исполненных заданий по документу;

ЛС - для всех документов, направляемых на согласование;

ЛО - для всех документов, направляемых на ознакомление.

7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы (форма документа, форма резолюции, форма поручения и другое).

Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители, зарегистрировавшие документ;

руководители, к которым поступил документ, и лица их замещающие в СЭД;

исполнители, которым отписан документ;

дополнительные читатели, указанные в КД.

V. Основные операции документооборота

8. Составные части документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов документов различаются.

Таблица 2

Составные части и операции документооборота

9. Согласование документов - коллективная подготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц, проведение электронного согласования проектов документов.

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены. Согласующие лица получают оперативный доступ к документу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям. Использование электронного согласования снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений.

Ознакомление с документом - формирование списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Электронное ознакомление с документами позволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.

VI. Направление документов

10. При направлении документов между органами исполнительной власти должен использоваться тип документа "Внутренние документы", регистрация документов должна производиться в БД "ВнД".

VII. Работа с входящими документами

11. Для работы с входящими документами в СЭД используется БД "ВхД".

При работе с входящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения, которому адресован документ.

Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.

При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД и заполняет следующие поля:

"N документа" - исходящий номер документа;

"Вид документа";

"Дата документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Корреспондент" - организация, направившая документ;

"Автор" - фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

"Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников);

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и экземпляров.

На закладке "Отношение к делу" делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к настоящему Регламенту).

В случае если документ поступил от системной организации, делопроизводитель открывает его из вида "На предв. обработке/по месту регистрации",

в режиме редактирования, снимает документ с предварительной обработки и регистрирует (приложение N 5 к регламенту).

После регистрации в системную организацию автоматически направляется информация о номере и дате входящего документа.

12. В случае если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо ОРД, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа (приложение N 15 к настоящему Регламенту).

13. В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

При необходимости зафиксировать вид доставки документа делопроизводитель заполняет поле "Вид доставки" (закладка "Доставка").

14. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль" (приложение N 8 к настоящему Регламенту).

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма (в КД входящего документа на закладке "Сопроводительное письмо").

15. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием ЭП (приложение N 11 к настоящему Регламенту). Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" в разделе "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

16. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

17. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации входящий документ может быть направлен на ознакомление (приложение N 6 к настоящему Регламенту). В ЛО необходимо заполнить следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

18. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В этом случае поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

19. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другое) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

VIII. Контроль исполнения входящих документов

20. При организации исполнения входящих документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР (приложение N 7 к регламенту).

В КР заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата постановки";

"Исполнители";

"Текст";

"Срок исполнения".

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

После создания резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор резолюции, исполнитель и текст.

21. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП (приложение N 11 к регламенту). В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

22. Сотрудники, получившие уведомления о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение N 9 к настоящему Регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению резолюции;

"Тип исполнения".

После создания КИ резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор исполнения, дата исполнения и текст.

23. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП (приложение N 11 к регламенту). В случае сохранения отчета об исполнении поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" из раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы ДО и канцелярии органа исполнительной власти (приложение N 10 к регламенту).

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку "Полностью исполнено".

В случае принятия решения о снятии документа с контроля, контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

В случае если бумажный оригинал или копия (если исполнителей документа было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к регламенту).

IX. Работа с ОРД

26. Для работы с ОРД в СЭД используется БД "ОРД".

При работе с ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку, согласование, исполнение ОРД или поручения по ОРД;

участник согласования - руководитель, согласующий ОРД.

При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель заполняет следующие поля КД (приложение N 1 к настоящему Регламенту):

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл ОРД.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

27. В случае если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа.

28. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель направляет проект ОРД на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта ОРД.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

29. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ нажатием кнопки "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

30. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД ОРД в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования, другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в ЛС.

После окончания процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал ОРД со всеми согласующими подписями (приложение N 4 к настоящему Регламенту).

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку "Подписать" и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата и время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

31. Подписанный оригинал ОРД передается в службу ДО или канцелярию органа исполнительной власти. Делопроизводитель службы ДО или канцелярии регистрирует карточку подписанного документа ОРД (приложение N 5 к настоящему Регламенту).

При необходимости устанавливается отметка "Публиковать в разделе подразделения на Портале" и заполняется поле "Сведения о публикации". На закладке "Контроль" устанавливается отметка "Контроль в целом" и заполняются поля "Срок исполнения" и "Контроль возложен на". На закладке "Рассылка" заполняется поле "Список рассылки".

После официального опубликования ОРД в средствах массовой информации заполняются поля "Дата опубликования" и "Газета".

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображается дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

32. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму*.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

33. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

Если в списке рассылки указаны системные организации, то после регистрации ОРД им автоматически направляется информация о документе и исполнитель документа может посмотреть результат получения на закладке "Доставка - Получение".

При необходимости после регистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участник";

"Хранение листа ознакомления".

"Комментарии инициатора".

34. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

35. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления, другого) автор ЛО прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

X. Контроль исполнения ОРД

36. При организации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем поручения по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

Для направления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КП (приложение N 7 к настоящему Регламенту).

В КП заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата создания";

"Исполнители";

"Текст" - содержание поручения;

"Срок исполнения";

"Дата постановки".

Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль.

37. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КП поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КП появляется пиктограмма*.

После создания поручения системной организацией автоматически направляется информация автору поручения, где указываются автор исполнения, исполнитель и текст.

38. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно поручению, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения поручения.

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению поручения;

"Тип исполнения".

39. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или поручения исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

40. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующее поручение для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для поручения в целом.

42. Снять поручение с контроля в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, делопроизводители службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти (приложение N 10 к настоящему Регламенту).

При условии, что поручение полностью исполнено (поставленные в поручении и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КП ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к настоящему Регламенту).

XI. Работа с исходящими документами

43. Для работы с исходящими документами в СЭД используется БД "ИсхД".

При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель - секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

44. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данным документам (приложение N 15 к настоящему Регламенту).

После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование.

При создании ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

45. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение") поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

46. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД исходящего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в ЛС.

После заполнения всех обязательных полей КД и завершения всех процессов согласования исполнитель направляет в СЭД проект исходящего документа на подпись руководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата, время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

47. Делопроизводитель регистрирует исходящий документ в СЭД, распечатывает содержание документа на бумажном носителе, заверяет текст проставлением штампа с указанием реквизитов владельца ЭП и собственноручной подписью, вписывает регистрационный номер, дату и организует отправку документа (приложение N 5 к настоящему Регламенту).

При направлении исходящего документа участникам СЭД документ на бумажном носителе не направляется.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного исходящего документа с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверено", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

48. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму*.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

49. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости исходящий документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

50. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

51. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с исходящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнем углу появляется пиктограмма*.

В случае если в списке адресатов указаны системные организации, после регистрации им автоматически направляется информация об исходящем документе. После регистрации полученного документа в СЭД системной организации, автору исходящего письма автоматически доставляется информация о номере и дате входящего документа, а после создания карточек резолюций и исполнения - информация об авторе, исполнителе и текст.

XII. Работа с внутренними документами

52. Для работы с внутренними документами в СЭД используется БД "ВнД".

При работе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает внутренний документ;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

53. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данным документом.

54. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект внутреннего документа на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом внутреннего документа и создает ответ нажатием кнопки "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

56. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД внутреннего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другого) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛС.

После завершения процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект внутреннего документа на подпись руководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В КД отражаются дата, время подписания и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

После подписания делопроизводитель регистрирует внутренний документ в СЭД и документ направляется участникам СЭД без бумажной копии.

57. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

При необходимости внутренний документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

Исполнитель внутреннего документа может посмотреть результат получения на закладке "Доставка-Получение".

58. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

59. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с внутренним документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнем углу появляется пиктограмма*.

XIII. Контроль исполнения внутренних документов

60. При организации исполнения внутренних документов, сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР.

В КР заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата создания";

"Исполнители";

"Текст" - содержание резолюции;

"Срок исполнения".

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

61. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

62. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению резолюции.

63. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

64. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

65. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник или делопроизводитель структурного подразделения.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XIV. Работа с обращениями граждан

66. Для работы с обращениями граждан (далее - обращения) в СЭД используется БД "ОГ".

При работе с обращениями в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан или структурных подразделений;

адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.

Обращения, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан или структурном подразделении органа исполнительной власти.

При регистрации обращения делопроизводитель создает КД обращения и заполняет следующие поля:

1) на закладке "Реквизиты":

"Вид обращения";

"Вид типа обращения";

"Тип обращения";

"Корреспондент" - фамилия, имя, отчество обратившегося;

"Регион", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Адрес";

"Тип автора";

"Адресат";

"Заявитель";

"Первичное обращение" - если регистрируемое обращение гражданина является повторным;

2) на закладке "Обращение":

"Код", "Раздел", "Тема", "Тематика", "Вопрос", "Подвопрос";

"Предмет ведения";

"Краткое содержание" - отражает краткое содержание документа;

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и количество экземпляров;

3) на закладке "Направление":

"Адресаты" - фамилия, имя, отчество руководителя (фамилии, имена, отчества руководителей).

На закладке "Отношение к делу" делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

67. В случае если регистрируемое обращение является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа.

В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ.

После регистрации обращения в СЭД, оно направляется исполнителю без бумажной копии.

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения обращения в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

68. При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель указывает источник, откуда поступил документ (закладка "Источник поступления").

69. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание обращения с использованием ЭП. Для заверения содержания обращения делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". Поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

70. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

71. Информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации обращение может быть направлено на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

72. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

73. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с обращением, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнем углу появляется пиктограмма*.

XV. Контроль исполнения обращений граждан

74. При организации исполнения документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции документа;

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР.

В КР заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата создания";

"Исполнители";

"Текст" - содержание резолюции;

"Срок исполнения".

Исполнение резолюции может быть поставлено на контроль.

75. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение N 9 к регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Результаты рассмотрения".

76. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

77. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

78. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД обращения на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XVI. Работа с факсимильными документами

79. Для автоматической обработки в СЭД поступивших и направленных в другие организации факсов используется БД "СМ-Факс".

При работе с факсами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

факс-оператор - сотрудник, которому направляются на рассмотрение "Нерасписанные" и "Неопознанные" факсы, поступающие на закрепленный за ним факс-номер, а также направляются уведомления при отправке исходящих факсов сотрудниками, не имеющими на это право;

получатель - сотрудник, который рассматривает полученные факсы и направляет их на регистрацию;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

отправитель факсов - делопроизводитель, который направляет в БД "СМ-Факс" документы, зарегистрированные в БД "ИсхД".

80. При поступлении факса выполняется автоматическое распознавание его содержания и в полученном тексте производится обнаружение названия организации-отправителя с фамилиями сотрудников, ответственных за отправку факса. После распознавания входящий документ автоматически помещается в БД "СМ-Факс" в вид "Входящие факсы" и получает статус "Новый".

В случае если организация-отправитель факса определена, но не обнаружена фамилия сотрудника, ответственного за отправку факса в БД "СМ-Факс", входящему документу будет присвоен статус "Нерасписанный". В случае если организация-отправитель отсутствует в БД "СпО" (приложение N 16 к настоящему Регламенту), в БД "СМ-Факс" входящему документу будет присвоен статус "Неопознанный".

81. Факс-оператор, получив уведомления, открывает "Нерасписанные" и "Неопознанные" факсы, изучает текст и из распознанного текста восстанавливает фамилии получателей, если они были искажены в процессе распознания, и присваивает факсу статус "Новый" или перенаправляет факсы тем сотрудникам, к которым они могут иметь отношение.

Для выбора сотрудников, которым направляются входящие факсы на рассмотрение, факс-оператору необходимо открыть в БД "СМ-Факс" документ в режиме редактирования и указать сотрудников - получателей данного факса, воспользовавшись кнопкой "", расположенной в документе рядом с полем "Получатели", при этом активизируется диалоговое окно выбора сотрудников из базы данных "Структура организации".

При направлении документа для регистрации делопроизводителю структурного подразделения или канцелярии в документе, открытом в режиме редактирования, указываются "Место регистрации" и в поле "Кому" - фамилия сотрудника, в адрес которого должен регистрироваться документ, заполняются поля секции "Регистрация", и после нажатия кнопки "На регистрацию" статус документа изменяется - "На регистрации", а соответствующим делопроизводителям добавляется доступ и формируются уведомления.

82. Делопроизводитель, в документе, открытом в режиме редактирования, при нажатие кнопки "Зарегистрировать" вызывает действие, по которому автоматически создается новая входящая РКК в БД "ВхД". После заполнения полей РКК и регистрации, осуществляется возврат в документ "Входящий факс" БД "СМ-Факс", который получает статус "Зарегистрирован" и содержит ссылку на РКК в БД "ВхД".

В случае если делопроизводитель, рассмотрев факс, принял решение, что необходимости регистрировать содержащийся в нем документ нет, он имеет возможность пометить факс как "Нерегистрируемый", и при этом документ возвращается факс-оператору с уведомлением, содержащим информацию о том, кто и когда присвоил такой статус.

83. Получатели факсов имеют возможность вносить коррективы в поля, содержащие атрибуты организации-отправителя факса.

Для выбора организации-отправителя факса получателю необходимо открыть в БД "СМ-Факс" документ в режиме редактирования и указать организацию из уже зарегистрированных в БД "СпО", воспользовавшись кнопками "+"/"-", расположенными в документе рядом с полем "Организация", при этом активизируется диалоговое окно выбора организаций из БД "СпО".

Для внесения изменений в описание организации-отправителя факса получателю факса необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку "Ред.", расположенную рядом с полем "Организация", и внести изменения.

Для создания заявки на новое описание организации-отправителя факса получателю необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку "Нов.", расположенную рядом с полем "Организация", при этом активизируется диалоговое окно для задания параметров описания новой организации.

84. Для того чтобы подготовить зарегистрированный исходящий документ в БД "ИсхД" на отправку в другую организацию, необходимо открыть РКК исходящего документа в режиме редактирования и нажать кнопку "На отправку", при этом делопроизводителю подразделения-отправителя становится доступна кнопка "Отправка", то есть он получает право на фиксацию отправки документа.

Делопроизводитель подразделения-отправителя дает команду "Отправить", нажав на кнопку "Отправка", указывает способ отправки "факс-сервер" и нажимает на кнопку "Факс-сервер".

В БД "СМ-Факс" формируется документ "Исходящий факс". Предварительно осуществляется проверка наличия номера факса в документе описания организации-получателя в БД "СпО". Документу присваивается статус "На отправку".

В случае если документ описания организации-получателя в БД "СпО" не содержит номера для отправки факса, необходимо внести коррективы в описание данной организации, либо исключить ее из списка рассылки в РКК БД "ИсхД".

В названии файла, который предполагается отправлять по факсу, необходимо использовать только английские буквы.

Для документа в БД "СМ-Факс" проверяется, имеет ли сотрудник право отправлять факсы. Если право отсутствует, то факс-оператору направляется уведомление со ссылкой на исходящий документ в "СМ-Факс". Факс-оператор может отказать в отправке, при этом документу присваивается статус "Запрещен к отправке" и формируется уведомление сотруднику, инициировавшему отправку факса.

В случае если инициировавший отправку факса сотрудник имеет на это право или факс-оператор разрешает отправку, документу устанавливается статус "В процессе" и осуществляется его направление на факс-сервер.

По окончании отправки всех факсов просматриваются уведомления от факс-сервера о результатах отправки. В случае если результат просмотра уведомления отрицательный, документу устанавливается статус "Сбой отправки" и для факс-оператора, контролирующего использованный для отправки номер факса, формируется уведомление со ссылкой на документ из БД "СМ-Факс". Факс-оператор, открыв документ БД "СМ-Факс", может дать команду повторной отправки факса, при этом у него есть возможность указать по какому номеру факса, если их несколько, начинать отправлять факс.

После успешной передачи факса в документе БД "СМ-Факс" устанавливается статус "Отправлен" с датой и временем отправки, очищается секция "Содержание", а в РКК исходящего документа в секции "Отправка" записываются дата и время отправки.

При изменении статуса документа соответствующие уведомления направляются сотрудникам, отправившим факс, и ответственному факс-оператору.

ГАРАНТ:

Для удобства отображения текста значок пиктограммы приводится ниже