Приложение N 1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Оренбургской области от 6 июля 2017 г. N 508-п настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к постановлению Правительства области
от 5 марта 2013 г. N 174-п

Регламент
по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

С изменениями и дополнениями от:

6 июля 2017 г.

Список сокращений, используемых в настоящем Регламенте

БД "ВнД" - база данных "Внутренние документы";

БД "ВхД" - база данных "Входящие документы";

БД "ИсхД" - база данных "Исходящие документы";

БД "ОГ" - база данных "Обращения граждан";

БД "ОРД" - база данных "Организационно-распорядительные документы";

БД "СпО" - база данных "Справочник организаций";

БД "СМ-Факс" - база данных "СМ-Факс";

КД - карточка документа;

КИ - карточка исполнения;

ККЗ - контрольная карточка задания;

КП - карточка поручения;

КР - карточка резолюции;

ЛС - лист согласования;

ЛО - лист ознакомления;

органы исполнительной власти - органы исполнительной власти Оренбургской области;

ОРД - организационно-распорядительные документы;

ПО - программное обеспечение, совокупность программ, выполняемых компьютерной системой;

РКК - регистрационно-контрольная карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

системная организация - организация, в которой установлена СЭД с использованием шлюза для обмена документами в электронном виде;

служба ДО - служба документационного обеспечения;

CЭД - автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области;

ЭП - электронная подпись.

I. Общие положения

1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти СЭД и устанавливает общие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в органах исполнительной власти.

II. Типы и виды регистрируемых документов

2. Тип документа - документы, используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.

Вид документа - классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и другое).

Типы документов, подлежащих регистрации:

входящие (поступающие) документы - официальные документы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;

исходящие (отправляемые) документы - официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционировании органа управления;

внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы;

организационно-распорядительные документы - документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти, регламентирующие задачи и функции, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность сотрудников органов исполнительной власти.

3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации ("входящие документы");

устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");

письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан ("исходящие документы");

письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации ("внутренние документы");

указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти ("организационно-распорядительные документы").

III. Участники документооборота

4. Участники СЭД - органы исполнительной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственные организации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, заключившие с государственным казенным учреждением Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" по согласованию с департаментом информационных технологий Оренбургской области соглашение о взаимодействии сторон при организации СЭД с применением ЭП на безвозмездной основе.

Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

Основные группы участников документооборота

Основные группы сотрудников	Основные функции в СЭД
1	2
Делопроизводитель канцелярии или службы документационного обеспечения органа исполнительной власти	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов органа исполнительной власти
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрений обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	рассылка и контроль прохождения документов структурного подразделения
Секретариат Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководитель структурного подразделения (министерства, департамента, комитета)	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Экспедитор	функции осуществляются помимо СЭД
Факс-оператор	прием, перенаправление и регистрация входящих факсов, отправка исходящих факсов

IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;

формирование отчетов об исполнении заданий и документов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив;

получение документов по факсу;

отправка документов по факсу.

6. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

КД - для всех документов;

КР - для входящих, внутренних документов и обращений граждан;

КП - для организационно-распорядительных документов;

ККЗ - для всех поставленных на контроль заданий по документу;

КИ - для всех исполненных заданий по документу;

ЛС - для всех документов, направляемых на согласование;

ЛО - для всех документов, направляемых на ознакомление.

7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы (форма документа, форма резолюции, форма поручения и другое).

Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители, зарегистрировавшие документ;

руководители, к которым поступил документ, и лица их замещающие в СЭД;

исполнители, которым отписан документ;

дополнительные читатели, указанные в КД.

V. Основные операции документооборота

8. Составные части документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов документов различаются.

Таблица 2

Составные части и операции документооборота

9. Согласование документов - коллективная подготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц, проведение электронного согласования проектов документов.

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены. Согласующие лица получают оперативный доступ к документу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям. Использование электронного согласования снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений.

Ознакомление с документом - формирование списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Электронное ознакомление с документами позволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.

VI. Направление документов

10. При направлении документов между органами исполнительной власти должен использоваться тип документа "Внутренние документы", регистрация документов должна производиться в БД "ВнД".

VII. Работа с входящими документами

11. Для работы с входящими документами в СЭД используется БД "ВхД".

При работе с входящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения, которому адресован документ.

Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.

При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД и заполняет следующие поля:

"N документа" - исходящий номер документа;

"Вид документа";

"Дата документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Корреспондент" - организация, направившая документ;

"Автор" - фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

"Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников);

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и экземпляров.

На закладке "Отношение к делу" делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к настоящему Регламенту).

В случае если документ поступил от системной организации, делопроизводитель открывает его из вида "На предв. обработке/по месту регистрации",

в режиме редактирования, снимает документ с предварительной обработки и регистрирует (приложение N 5 к регламенту).

После регистрации в системную организацию автоматически направляется информация о номере и дате входящего документа.

12. В случае если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо ОРД, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа (приложение N 15 к настоящему Регламенту).

13. В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

При необходимости зафиксировать вид доставки документа делопроизводитель заполняет поле "Вид доставки" (закладка "Доставка").

14. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль" (приложение N 8 к настоящему Регламенту).

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма (в КД входящего документа на закладке "Сопроводительное письмо").

15. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием ЭП (приложение N 11 к настоящему Регламенту). Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" в разделе "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

16. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

17. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации входящий документ может быть направлен на ознакомление (приложение N 6 к настоящему Регламенту). В ЛО необходимо заполнить следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

18. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В этом случае поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

19. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другое) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

VIII. Контроль исполнения входящих документов

20. При организации исполнения входящих документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР (приложение N 7 к регламенту).

В КР заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата постановки";

"Исполнители";

"Текст";

"Срок исполнения".

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

После создания резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор резолюции, исполнитель и текст.

21. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП (приложение N 11 к регламенту). В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

22. Сотрудники, получившие уведомления о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение N 9 к настоящему Регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению резолюции;

"Тип исполнения".

После создания КИ резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор исполнения, дата исполнения и текст.

23. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП (приложение N 11 к регламенту). В случае сохранения отчета об исполнении поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" из раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы ДО и канцелярии органа исполнительной власти (приложение N 10 к регламенту).

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку "Полностью исполнено".

В случае принятия решения о снятии документа с контроля, контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

В случае если бумажный оригинал или копия (если исполнителей документа было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к регламенту).

IX. Работа с ОРД

26. Для работы с ОРД в СЭД используется БД "ОРД".

При работе с ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку, согласование, исполнение ОРД или поручения по ОРД;

участник согласования - руководитель, согласующий ОРД.

При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель заполняет следующие поля КД (приложение N 1 к настоящему Регламенту):

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл ОРД.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

27. В случае если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа.

28. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель направляет проект ОРД на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта ОРД.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

29. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ нажатием кнопки "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

30. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД ОРД в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования, другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в ЛС.

После окончания процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал ОРД со всеми согласующими подписями (приложение N 4 к настоящему Регламенту).

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку "Подписать" и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата и время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

31. Подписанный оригинал ОРД передается в службу ДО или канцелярию органа исполнительной власти. Делопроизводитель службы ДО или канцелярии регистрирует карточку подписанного документа ОРД (приложение N 5 к настоящему Регламенту).

При необходимости устанавливается отметка "Публиковать в разделе подразделения на Портале" и заполняется поле "Сведения о публикации". На закладке "Контроль" устанавливается отметка "Контроль в целом" и заполняются поля "Срок исполнения" и "Контроль возложен на". На закладке "Рассылка" заполняется поле "Список рассылки".

После официального опубликования ОРД в средствах массовой информации заполняются поля "Дата опубликования" и "Газета".

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображается дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

32. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму*.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

33. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

Если в списке рассылки указаны системные организации, то после регистрации ОРД им автоматически направляется информация о документе и исполнитель документа может посмотреть результат получения на закладке "Доставка - Получение".

При необходимости после регистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участник";

"Хранение листа ознакомления".

"Комментарии инициатора".

34. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

35. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления, другого) автор ЛО прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

X. Контроль исполнения ОРД

36. При организации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем поручения по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

Для направления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КП (приложение N 7 к настоящему Регламенту).

В КП заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата создания";

"Исполнители";

"Текст" - содержание поручения;

"Срок исполнения";

"Дата постановки".

Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль.

37. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КП поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КП появляется пиктограмма*.

После создания поручения системной организацией автоматически направляется информация автору поручения, где указываются автор исполнения, исполнитель и текст.

38. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно поручению, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения поручения.

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению поручения;

"Тип исполнения".

39. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или поручения исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

40. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующее поручение для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для поручения в целом.

42. Снять поручение с контроля в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, делопроизводители службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти (приложение N 10 к настоящему Регламенту).

При условии, что поручение полностью исполнено (поставленные в поручении и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КП ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к настоящему Регламенту).

XI. Работа с исходящими документами

43. Для работы с исходящими документами в СЭД используется БД "ИсхД".

При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель - секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

44. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данным документам (приложение N 15 к настоящему Регламенту).

После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование.

При создании ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

45. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение") поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

46. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД исходящего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в ЛС.

После заполнения всех обязательных полей КД и завершения всех процессов согласования исполнитель направляет в СЭД проект исходящего документа на подпись руководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата, время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

47. Делопроизводитель регистрирует исходящий документ в СЭД, распечатывает содержание документа на бумажном носителе, заверяет текст проставлением штампа с указанием реквизитов владельца ЭП и собственноручной подписью, вписывает регистрационный номер, дату и организует отправку документа (приложение N 5 к настоящему Регламенту).

При направлении исходящего документа участникам СЭД документ на бумажном носителе не направляется.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного исходящего документа с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверено", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

48. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму*.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

49. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости исходящий документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

50. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

51. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с исходящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнем углу появляется пиктограмма*.

В случае если в списке адресатов указаны системные организации, после регистрации им автоматически направляется информация об исходящем документе. После регистрации полученного документа в СЭД системной организации, автору исходящего письма автоматически доставляется информация о номере и дате входящего документа, а после создания карточек резолюций и исполнения - информация об авторе, исполнителе и текст.

XII. Работа с внутренними документами

52. Для работы с внутренними документами в СЭД используется БД "ВнД".

При работе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает внутренний документ;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

53. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данным документом.

54. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект внутреннего документа на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом внутреннего документа и создает ответ нажатием кнопки "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

56. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД внутреннего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другого) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛС.

После завершения процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект внутреннего документа на подпись руководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В КД отражаются дата, время подписания и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

После подписания делопроизводитель регистрирует внутренний документ в СЭД и документ направляется участникам СЭД без бумажной копии.

57. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

При необходимости внутренний документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

Исполнитель внутреннего документа может посмотреть результат получения на закладке "Доставка-Получение".

58. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

59. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с внутренним документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела