Приложение N 14. Поиск документов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Оренбургской области от 6 июля 2017 г. N 508-п настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 14
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Поиск документов

С изменениями и дополнениями от:

6 июля 2017 г.

Поиск по спискам документов

Представления баз данных или списки документов отбирают по различным параметрам. В списки "Журналы регистрации" отбираются только зарегистрированные документы, в списки "Проекты" - только проекты документов.

Поиск по сортированной колонке

Каждый список содержит первую сортированную колонку, соответствующую названию списка. Например, "Журнал регистрации/по дате" сортирует документы по дате регистрации - чем более старая дата, тем ниже документ в списке.

Некоторые списки группируют документы по одинаковому значению сортированной колонки. Это дает удобство свернуть все группы (категории) и развернуть одну из интересующих, чтобы в раскрытой группе найти нужный документ.

Некоторые списки содержат кроме первой сортированной колонки дополнительную колонку с функцией пересортировки, которая отображается символом стрелки. Если мышкой кликнуть по заголовку этой колонки, то список будет пересортирован по этой колонке.

Для поиска документа по значению в сортированной колонке (в том числе после пересортировки) необходимо установить курсор на любую строку списка и набрать на клавиатуре первые символы искомого реквизита документа, проконтролировать введенные значения в появившемся окне и нажать клавишу "Найти внутри категории" или "Найти все".

В случае если в списке есть хотя бы один документ, у которого в сортированной колонке такое начало строки, курсор установится на первом найденном документе, а в строке состояния клиента Lotus Notes (нижняя строка окна) отобразится "Найден" с повтором набранных на клавиатуре символов.

В случае если по запросу ничего не найдено, в строке состояния клиента Lotus Notes отобразится "Не найден" с повтором набранных символов.

В случае если по запросу ничего не найдено, но есть уверенность в том, что такой документ существует, причиной отрицательного результата поиска могут быть:

искомый реквизит не является содержанием текущей сортированной колонки открытого списка;

пользователь не имеет доступа к документу;

набор символов был сделан с ошибкой, например, вводится фамилия с лишними символами ("Петрову" вместо "Петров");

список не обновлен - нажмите на клавиатуре кнопку F9 или на перекрестие списка документов.

Поиск по образцу

Для поиска документа в списке по любому реквизиту в клиенте Lotus Notes есть окно поиска по образцу.

В этом способе поиска можно искать по полному слову или по его началу. Для поиска по началу слова нужно в конце добавить символ *. Если набрано слово, равное полному слову, но еще добавлен символ *, то искаться будут документы, у которых есть окончание, например "Петров*" найдет документы со словом "Петрова", а документы со словом "Петров" уже не найдет.

Поиск по форме

В базах данных есть возможность искать документы по набору реквизитов, для чего нужно использовать кнопку "Поиск по форме".

Поиск по форме позволяет искать