Приложение. Административный регламент внутренней организации деятельности управления делами администрации города Орска

Приложение
к постановлению
администрации города Орска
от 29 сентября 2014 г. N 5970-п

Административный регламент
внутренней организации деятельности управления делами администрации города Орска

I. Общие положения

1.1. Административный регламент внутренней организации деятельности управления делами администрации города Орска (далее - административный регламент) устанавливает общие правила внутренней организации деятельности управления делами администрации города Орска (далее - Управление) как отраслевого (функционального) органа администрации города Орска.

Административный регламент разработан в соответствии с Уставом города Орска, решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 26 декабря 2013 г. N 43-722 "Об утверждении Положения об управлении делами администрации города Орска".

В своей деятельности Управление руководствуется следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации, принятой 12 декабря 1993 г.;

- Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- законодательством Российской Федерации и Оренбургской области о муниципальной службе;

- Уставом города Орска Оренбургской области;

- решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 26 декабря 2013 г. N 43-722 "Об утверждении Положения об управлении делами администрации города Орска";

- СМК-И-02-2014 "Правила подготовки и оформления документации в администрации муниципального образования "Город Орск", утвержденной постановлением администрации города Орска от 04 апреля 2014 г. N 1844-п;

- СМК-СТА-06-2010 "Порядок планирования деятельности органов администрации города Орска", утвержденным постановлением администрации города Орска от 21 сентября 2010 г. N 7382-п;

- СМК-И-01-2014 "Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования "Город Орск", утвержденной постановлением администрации города Орска от 06 мая 2014 г. N 2492-п;

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Оренбургской области, города Орска.

1.2 Управление является отраслевым (функциональным) органом администрации города Орска.

Юридический адрес Управления: 462419, г. Орск, пр. Ленина, 29, каб. N 717.

1.3 Начальник Управления организует работу Управления в соответствии с полномочиями и функциями, находящимися в компетенции Управления, несет персональную ответственность за результаты работы Управления.

При отсутствии начальника Управления его обязанности исполняет уполномоченное лицо, назначаемое главой города по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата, которое несет персональную ответственность за положение дел в Управлении в период отсутствия его начальника.

II. Организация работы руководства Управления

2.1. Непосредственное руководство Управлением осуществляет начальник Управления, назначаемый на должность главой города по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата.

Начальник Управления осуществляет общее руководство и координацию деятельности Управления.

Полномочия начальника Управления:

- по поручению руководства администрации города представляет администрацию города Орска по вопросам компетенции Управления;

- определяет круг должностных обязанностей работников Управления;

- вносит главе города Орска предложения о назначении на должность и об освобождении от должности сотрудников Управления;

- в установленном порядке вносит заместителю главы администрации города - руководителю аппарата предложения о поощрении сотрудников Управления либо применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

- подписывает и визирует в пределах своей компетенции служебную документацию;

- разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению организации деятельности Управления, повышению квалификации работников Управления.

III. Организация работы Управления

3.1. Организация работы Управления осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Оренбургской области, муниципальными правовыми актами, на основании Устава города Орска, Положения об Управлении, должностных инструкций, утвержденных главой города.

3.2. Положение об Управлении, утвержденное решением Орского городского Совета депутатов Оренбургской области от 26 декабря 2013 г. N 43-722 "Об утверждении Положения об управлении делами администрации города", определяет основные задачи, функции и полномочия Управления.

3.3. Структуру и штатную численность Управления утверждает глава города Орска по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата. Штатная численность сотрудников Управления определяется согласно штатному расписанию.

Порядок отбора, расстановки кадров, продвижения по службе, профессиональной подготовки специалистов Управления определяется в соответствии с Законом Оренбургской области от 10 октября 2007 г. N 1611/339-IV-ОЗ "О муниципальной службе в Оренбургской области" и решением Орского городского Совета депутатов от 29 июня 2007 г. N 26-407/405 "Об утверждении порядка проведения открытого конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в городе Орске".

Деятельность работников Управления регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда и распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Обязанности и права каждого работника Управления определяются соответствующей должностной инструкцией, которая согласуется и вводится в действие в порядке, установленном стандартом администрации "Порядок разработки и утверждения должностной инструкции муниципального служащего администрации муниципального образования "Город Орск", введенным в действие постановлением администрации города Орска от 03 октября 2013 г. N 7147-п.

3.4. В состав Управления входят:

- начальник Управления;

- отдел документационного обеспечения;

- сектор кадровой работы;

- сектор по работе с обращениями граждан;

- сектор организационной работы.

3.5. Основные функции Управления:

- организация и осуществление проверок: делопроизводства в администрации города, ведения архивного дела, работы с письмами и обращениями граждан, обследований и иных контрольных мероприятий в пределах компетенции Управления, проводимых в соответствии с утвержденным планом или по поручению главы города, заместителей главы администрации города;

- осуществление контроля за сроками исполнения правовых актов Правительства Оренбургской области, касающихся деятельности администрации города, правовых актов администрации города;

- организация личного приема главы города и заместителей главы администрации города;

- подготовка проектов планов работы администрации города и контроль за их исполнением;

- оказание методической и консультативной помощи руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Орска по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

- осуществление взаимодействия с предприятиями всех форм собственности, отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Орска в соответствии с возложенными на Управление полномочиями;

- организационное обеспечение собраний, совещаний и других мероприятий, проводимых с участием главы города;

- контроль за выполнением поручений главы города, разработка и представление главе города предложений о дополнительных мерах по выполнению этих поручений;

- оказание содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период подготовки и проведения выборов и референдумов;

- организация архивного дела в администрации города Орска;

- организация мероприятий по представлению к наградам, подготовка проектов постановлений администрации города Орска о награждении и представлении к наградам жителей города, организация вручения наград, оформление документов о вручении наград;

- организация работ по обеспечению проведения лингвистической экспертизы правовых актов администрации города на соответствие нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов, а также по соответствию оформления правовых актов стандарту "Правила подготовки и оформления документации в администрации муниципального образования "Город Орск";

- обеспечение приема, регистрации, первичной обработки, подготовки для рассмотрения главой города Орска, заместителями главы администрации города и доведение до руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города входящей и исходящей документации;

- обеспечение своевременной регистрации и рассылки принятых постановлений и распоряжений администрации города;

- организация машинописного изготовления и ксерокопирования документов;

- организация работы с обращениями граждан, осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан и в связи с этим обеспечение выполнения поручений, данных на личном приеме у главы города и заместителей главы администрации города, отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города;

- формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка и организация повышения квалификации муниципальных служащих и работников администрации города;

- ведение кадрового делопроизводства по муниципальным служащим и работникам отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города, не наделенным правами юридического лица;

- обеспечение единой системы документационного делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города и единого порядка документирования управленческой деятельности;

- осуществление контроля исполнения документов администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов в части исполнения сроков;

- ежемесячное предоставление отчетов по итогам работы;

- обеспечение осуществления зарубежных связей в интересах населения муниципального образования "Город Орск" в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

- обеспечение функционирования приемных: главы города Орска и заместителей главы администрации города;

- работа в единой системе электронного документооборота администрации города.

IV. Порядок планирования работы и формирование оценочных показателей деятельности Управления

4.1. Деятельность Управления осуществляется в соответствии с утвержденными планами работы администрации города на год, квартал, месяц.

4.2. Организация планирования работы основывается на реализации концепции и стратегии развития города Орска, федеральных, областных и городских целевых программ, календарных планов по принятым программам, основных мероприятий администрации города на год, календарных планов мероприятий к памятным и знаменательным событиям, указаний главы города в соответствии со стандартом администрации "Порядок организации планирования деятельности администрации города Орска", утвержденным постановлением администрации города Орска от 21 сентября 2010 года N 7382-п.

4.3. Планирование работы Управления строится на основе перспективных планов (на год), квартальных планов (на текущий квартал), планов наиболее значимых мероприятий на месяц.

4.4. Общее руководство по составлению перспективного (годового) плана, квартального плана и плана наиболее значимых мероприятий на месяц осуществляет начальник Управления.

4.5. Перспективный (годовой) план работы Управления составляется по установленной форме с утвержденными главными целями и направляется в сектор организационной работы Управления не позднее 10 декабря текущего года, квартальный план - не позднее 15 числа последнего месяца текущего квартала, и план наиболее значимых мероприятий на месяц - не позднее 15 числа текущего месяца для формирования перспективного (годового), квартального плана и плана наиболее значимых мероприятий на месяц администрации города Орска.

4.6. Начальник Управления несет ответственность за исполнение требований при организации работы по планированию деятельности Управления и предоставлению отчетности по выполнению планов.

4.7. Информация по исполнению плановых мероприятий заслушивается ежедневно на аппаратных совещаниях у заместителя главы администрации города - руководителя аппарата, ежемесячно - на расширенных аппаратных совещаниях главы города Орска. По завершении квартала, до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, под руководством начальника Управления готовится отчет о выполнении квартальных планов (на текущий квартал) работы.

4.8. При формировании целей планирования деятельности Управления на год учитываются стратегические цели, функции, обеспечивающие выполнение целей, определяются критерии оценки (показатели) работы, сроки выполнения и ответственные исполнители.

V. Порядок подготовки и оформления документов в Управлении

5.1. Порядок подготовки и оформления документов в Управлении осуществляется в соответствии с постановлением администрации города от 04 апреля 2014 г. N 1844-п "Об утверждении стандарта администрации "Правила подготовки и оформления документации в администрации муниципального образования "Город Орск", постановлением администрации города Орска от 23 декабря 2010 г. N 10440-п "Об утверждении административного регламента администрации города Орска по исполнению муниципальной функции "Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации города", постановлением администрации города Орска от 06 мая 2014 г. N 2492-п "Об утверждении стандарта администрации "Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования "Город Орск".

5.2. Организация ведения архивного дела осуществляется главным специалистом отдела документационного обеспечения Управления в порядке, определенном соответствующими нормативными правовыми актами и специальными инструкциями, а также в соответствии с постановлением администрации города Орска от 23 января 2013 г. N 343-п "Об утверждении административного регламента администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов".

5.3. Подготовка и оформление документов по предоставлению муниципальных наград осуществляется сектором организационной работы Управления в соответствии с постановлением администрации города Орска от 10 октября 2011 г. N 6827-п "Об утверждении административного регламента администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Организация работы по награждению муниципальными наградами города Орска".

5.4. Подготовка и оформление кадровых документов ведется специалистами сектора кадровой работы Управления в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами Оренбургской области и администрации города Орска.

Подготовка и оформление документов по проведению конкурсов осуществляется в соответствии с решением Орского городского Совета депутатов от 29 июня 2007 г. N 26-407/405 "Об утверждении порядка проведения открытого конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в городе Орске".

5.5. Подготовка и оформление документов по обращениям и запросам граждан осуществляется сектором по работе с обращениями граждан Управления в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

VI. Порядок исполнения поручений, постановлений администрации города Орска, распоряжений администрации Орска в Управлении

6.1. Поручения, постановления администрации города Орска, распоряжения администрации города Орска (далее - документы) регистрируются, передаются начальнику Управления в течение рабочего времени в день их поступления. Документы, содержащие срочные и оперативные поручения, регистрируются и передаются начальнику Управления незамедлительно.

6.2. Указания начальника Управления по исполнению документа фиксируются в форме резолюции на документе, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения с учетом срока исполнения, определенного в документе. В случаях, когда поручение дается двум равным по должности специалистам Управления, основным исполнителем является специалист Управления, указанный в поручении первым. Он координирует деятельность по исполнению документа и несет ответственность за организацию исполнения документа.

6.3. В зависимости от характера поручения после его исполнения ответственный исполнитель Управления готовит проект документа на подпись начальнику Управления или сообщает ему о выполненном поручении в устной форме.

6.4. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания лицом, давшим поручение. Если срок исполнения в документе не указан, поручение подлежит исполнению в течение 30 календарных дней (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца).

6.5. В случае если Управление определено соисполнителем поручения, срок подготовки и представления предложений основному исполнителю, как правило, не должен превышать половины срока, отведенного на исполнение поручения, если иное не предусматривается основным исполнителем поручения.

6.6. В случае если для рассмотрения поручения необходимо направление запросов, начальник Управления при обращении специалиста Управления, который является исполнителем поручения, вправе продлить срок рассмотрения поручения, но не более чем на 30 календарных дней.

Сроки исполнения срочных поручений продлению не подлежат.

6.7. Ответственный исполнитель представляет начальнику Управления проект документа для утверждения за 3 календарных дня до истечения установленного в поручении срока.

6.8. По поручениям, не исполненным в установленный срок, специалисты Управления, ответственные за исполнение поручения, в течение 3 календарных дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют начальнику Управления письменное объяснение о причинах его неисполнения, на основании которого определяются меры ответственности в отношении виновных в этом специалистов Управления.

VII. Порядок участия в подготовке, разработке и рассмотрении проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления города Орска

7.1. Управление при осуществлении своих функций разрабатывает проекты постановлений, распоряжений администрации города и проекты решений Орского городского Совета депутатов.

7.2. Разработка проектов нормативных правовых актов возлагается на специалистов Управления. Сроки разработки проектов устанавливаются начальником Управления.

7.3. Для подготовки проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления допускается создание рабочих групп. Решение о создании рабочей группы принимается начальником Управления.

7.4. В состав рабочей группы по разработке проекта нормативного правового акта привлекаются специалисты Управления, представители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города (по согласованию) и заинтересованные организации (ведомства) (по согласованию).

7.5. Проект муниципального нормативного правового акта Управления проходит процедуру согласования, установленную СМК-И-02-2014 "Правила подготовки и оформления документации в администрации муниципального образования "Город Орск", утвержденной постановлением администрации города Орска от 04 апреля 2014 г. N 1844-п.

7.6. Управление принимает участие в согласовании проектов постановлений и распоряжений администрации города Орска. Лист согласования проекта документа, касающегося компетенции Управления, подписывает начальник Управления. Лист согласования всех проектов постановлений и распоряжений администрации города Орска подписывает начальник отдела документационного обеспечения Управления.

VIII. Порядок рассмотрения обращений в Управлении

Под обращениями подразумеваются обращения организаций, учреждений, а также граждан в Управление по предоставлению информации, касающейся деятельности Управления.

8.1. При поступлении обращения из органов государственной власти Российской Федерации, Оренбургской области, Законодательного Собрания Оренбургской области, Орского городского Совета депутатов, прокуратуры, УМВД России по городу Орску, отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Орска проект ответа подготавливается одним из специалистов Управления, назначенным начальником Управления в качестве исполнителя, подписывается начальником Управления, регистрируется и направляется заявителю.

8.2. При обращении граждан в Управление с целью получения консультаций, а также при устном или письменном обращении Управление осуществляет работу в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

При поступлении обращения начальник Управления назначает специалиста Управления, ответственного за подготовку ответа на обращение, определяет сроки его исполнения, если они не указаны в обращении.

8.3. В случае если в обращении в Управление содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

8.4. Начальник Управления несет ответственность за неисполнение или ненадлежащую подготовку ответа на поступившее обращение.

IX. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Управления

9.1. Деятельность Управления базируется на принципах открытости и гласности.

Доступ граждан и организаций к информации о деятельности Управления обеспечивается путем формирования соответствующих информационных ресурсов и размещения этих ресурсов в информационных системах общего пользования, в том числе на официальном сайте администрации города Орска.

Сведения о деятельности Управления по поручению начальника Управления готовят ответственные специалисты Управления. Информация утверждается начальником Управления и передается в управление по информационным технологиям, общественным связям и национальной политике администрации города для размещения на сайте администрации города Орска и в средствах массовой информации.

9.2. Управление предоставляет по запросам информацию о деятельности Управления, за исключением информации ограниченного доступа.

9.3. Специалисты Управления имеют право предоставления информации о деятельности Управления только после получения соответствующего указания начальника Управления.

9.4. Специалисты Управления несут ответственность за непредоставление или ненадлежащее предоставление информации о деятельности Управления, в том числе в случае, когда представление информации обязательно.