Приложение. Административный регламент администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов"

Приложение
к постановлению администрации города Орска
от 23 января 2013 г. N 343-п

Административный регламент
администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов"

1. Общие положения.

1.1. Область применения.

Административный регламент администрации г. Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, определения сроков, состава и последовательности выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов" (далее - муниципальная услуга).

1.2. Термины и определения.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Ведомственный архив - архив, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку содержания и целевого назначения.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти.

Резолюция документа - реквизит документа, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

1.3. Заявители муниципальной услуги.

Заявителями муниципальной услуги являются физические лица, юридические лица (организации) независимо от их организационно-правовой формы, а также отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города.

1.4. Порядок информирования о муниципальной услуге.

1.4.1. Информация о предоставлении муниципальной услуги является открытой и общедоступной.

Заинтересованные лица могут получить информацию о предоставлении муниципальной услуги посредством личного обращения в управление делами администрации города (далее - управление делами), с помощью использования телефонной связи, электронной почты, сети Интернет.

1.4.2. Основными требованиями к информированию граждан являются:

- достоверность предоставляемой информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- четкость в изложении информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- полнота информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- наглядность форм предоставляемой информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- удобство и доступность в получении информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- оперативность предоставления информации о процедуре предоставления муниципальной услуги.

1.4.3. Для получения информации заинтересованные лица вправе обратиться в управление делами:

- по адресу: 462419, Оренбургская обл., г. Орск, пр. Ленина, 29;

- по телефону: 8(3537)25-38-96, 25-00-54, 21-26-98;

- по электронному адресу: uprava@orsk-adm.ru;

- на сайт администрации www.orsk-adm.ru;

- на портал государственных услуг Оренбургской области.

1.4.4. График работы управления делами:

понедельник - четверг с 08.00 до 17.00;

пятница - с 08.00 до 16.00;

обеденный перерыв с 13.00 до 13.48;

выходные дни - суббота, воскресенье.

1.5. Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной услуги.

1.5.1. Консультации о предоставлении муниципальной услуги осуществляются специалистом отдела документационного обеспечения управления делами, ответственным за ведение ведомственного архива.

1.5.2. Консультирование содержит следующую информацию:

- о правовых основаниях для предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта) - п. 2.5. административного регламента;

- о режиме работы управления делами - п. 1.4.4. п. 1.4. административного регламента;

- о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги - п. 2.6. административного регламента;

- о сроках предоставления муниципальной услуги - п. 2.4. административного регламента;

- о размещении на официальном сайте администрации города справочных материалов - п. 1.4.3. п. 1.4. административного регламента;

- о принятом решении по поступившему заявлению о выдаче архивной справки - п. 3.3. административного регламента;

- об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги - п. 2.8. административного регламента;

1.5.3. Время консультирования составляет 10 - 15 минут.

1.5.4. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение архивного дела, подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам.

Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста отдела документационного обеспечения управления делами, ответственного за ведение архивного дела, принявшего звонок.

При невозможности специалиста отдела документационного обеспечения управления делами, ответственного за ведение архивного дела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок переводится на другое должностное лицо или обратившемуся гражданину сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги.

2.1. Наименование муниципальной услуги.

2.1.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

2.2.1. Осуществляется администрацией города Орска в лице уполномоченного органа - управления делами.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Результатом рассмотрения заявления о предоставлении муниципальной услуги является выдача архивной справки, заверенной копии документов.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги не превышает двух рабочих дней со дня регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом от 27 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 г. N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";

- Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 29 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Уставом города Орска от 04 июня 2012 г.;

- постановлением администрации города Орска от 21 октября 2011 г. N 7163-п "Об утверждении административного регламента администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Рассмотрение обращений граждан и организация личного приема в администрации города Орска";

- постановлением администрации города Орска от 23 сентября 2010 г. N 7478-п "О внедрении системы административных регламентов в г. Орске";

- решением Орского городского Совета депутатов от 06 сентября 2010 г. N 68-1215 "Об утверждении "Положения об управлении делами администрации города Орска";

- постановлением главы города Орска от 24 августа 2009 г. N 3936-п "Об утверждении стандарта администрации "Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования "Город Орск";

- ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет (направляет) в администрацию города:

2.6.1.1 Заявление о выдаче архивной справки, заверенной копии документа.

2.6.1.2. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя или представителя юридического лица.

2.6.1.3. Документ, удостоверяющий личность, и (или) доверенность, заверенную в установленном законодательством порядке, на лицо, уполномоченное на представление интересов заявителя (в случае, когда обратившийся действует в интересах третьих лиц)

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.7.1. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не имеется.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.8.1. В предоставлении муниципальной услуги отказывается в случае:

2.8.1.1. Отсутствия в заявлении о выдаче архивной справки, заверенной копии документа фамилии, имени, отчества заявителя (физического лица), полного наименования организации (юридического лица), почтового адреса, контактного телефона заявителя.

2.8.1.2. Если в заявлении о выдаче архивной справки, заверенной копии документа имеются подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные, неоговоренные исправления, а также, если заявление имеет серьезные повреждения, наличие которых не позволяет однозначно истолковать его содержание.

2.8.1.3. Отсутствия в запросе необходимых сведений для его исполнения (не указаны номер или дата запрашиваемого документа).

2.8.1.4. Если запрашиваемая информация содержит сведения, составляющие государственную, служебную и иную охраняемую действующим законодательством Российской Федерации тайну.

2.8.1.5. Отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

2.8.1.6. Отсутствия у заявителя сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, и документов, подтверждающих на это его полномочия

2.8.1.7. Если запрашиваемый документ был опубликован в средстве массовой информации или размещен в сети Интернет. При этом заявитель должен быть уведомлен, где и когда был опубликован документ.

2.8.1.8. Отсутствия в ведомственном архиве администрации города Орска запрашиваемой информации. Ведомственный архив осуществляет хранение информации с 1998 года по настоящее время.

2.8.1.9. Содержания в заявлении нецензурных, либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания.

2.9.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

2.10.1. Под запросом в настоящем административном регламенте понимается заявление о выдаче ведомственным архивом архивной справки, заверенной копии документа.

2.10.2. Сроки ожидания в очереди при подаче заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа:

- максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа составляет 10 - 15 минут;

- максимальное время ожидания в очереди при получении архивной справки, заверенной копии документа составляет 10 - 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

2.11.1. Регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день его поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.

2.12.1. Прием заявителей муниципальной услуги осуществляется специалистом отдела документационного обеспечения управления делами, ответственным за ведение архивного дела.

2.12.2. По размерам и состоянию помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, отвечают требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых муниципальных услуг (повышенная температура воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязнения, шум, вибрации и т. д.).

2.12.3. В местах предоставления муниципальной услуги предусмотрено оборудование доступных мест общего пользования (санитарно-бытовых помещений) и мест хранения верхней одежды посетителей.

2.12.4. Места ожидания в очереди оборудованы стульями.

2.12.5. Информация о предоставлении муниципальной услуги размещается на информационном стенде (каб. 102).

2.12.6. На информационном стенде размещается следующая информация:

- наименование муниципальной услуги;

- график работы отдела документационного обеспечения управления делами;

- нормативные правовые документы, регулирующие предоставление муниципальной услуги;

- образец заявления на выдачу архивной справки, заверенной копии документа;

- об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатель доступности и качества муниципальной услуги	Ед. измер.	Показатель
1. Доля выданных ведомственным архивом архивных справок, заверенных копий документов от количества поданных заявлений	%	100
2. Доля оказанных консультаций по вопросу предоставления муниципальной услуги от общего количества обращений с целью получения консультаций	%	100
3. Доля случаев предоставления муниципальной услуги в установленные сроки от общего количества случаев предоставления муниципальной услуги	%	100

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения.

3.1. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) обращение заявителя;

2) прием заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа;

3) подготовка запрашиваемой информации из ведомственного архива;

4) выдача архивной справки, заверенной копии документа.

3.1.2. Последовательность административных процедур представлена в блок-схеме (Приложение).

3.2. Обращение заявителя.

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение заявителя в отдел документационного обеспечения управления делами с целью получения консультации о порядке предоставления муниципальной услуги, а также обращение заявителя с заявлением о выдаче архивной справки, заверенной копии документа.

3.2.2. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение архивного дела, обязан разъяснить заявителю порядок и сроки предоставления муниципальной услуги, сообщить перечень необходимых документов и основания отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Время консультирования заявителя на личном приеме у специалиста отдела документационного обеспечения управления делами, ответственного за ведение архивного дела, составляет 10 - 15 минут.

3.2.3. В случае обращения заявителя в отдел документационного обеспечения управления делами с заявлением о выдаче архивной справки, заверенной копии документа специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение архивного дела, ответственный за прием документов, принимает заявление и регистрирует его в день поступления.

3.3. Прием заявления о выдаче архивной справки, заверенной копии документа.

3.3.1. Начальник управления делами принимает решение по существу поступившего заявления путем проставления соответствующей резолюции и передает заявление о выдаче архивной справки, заверенной копии документа специалисту отдела документационного обеспечения управления делами, ответственному за ведение архивного дела.

3.3.2. В предоставлении муниципальной услуги отказывается по основаниям, предусмотренным в пункте 2.8. настоящего административного регламента. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение архивного дела, уведомляет заявителя об основаниях отказа в выдаче архивной справки, заверенной копии документа и разъясняет, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.3.3. Срок исполнения административной процедуры составляет 10 - 15 минут.

3.4. Подготовка запрашиваемой информации из ведомственного архива.

3.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является решение начальника управления делами, оформленное в виде резолюции на заявлении.

3.4.2. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение архивного дела, осуществляет подготовку запрашиваемой заявителем информации из ведомственного архива путем поиска соответствующей информации в ведомственном архиве, подготовки архивной справки, заверенной копии документа.

3.4.3. Копия запрашиваемого документа заверяется начальником отдела документационного обеспечения управления делами в установленном порядке, после чего специалист отдела документационного управления делами, ответственный за ведение архивного дела, выдает архивную справку, заверенную копию документа заявителю.

3.4.4. Срок исполнения административной процедуры составляет 1 день.

3.5. Выдача архивной справки, заверенной копии документа.

3.5.1. Выдача архивной справки, заверенной копии документа заявителю осуществляется специалистом отдела документационного обеспечения управления делами, ответственным за ведение архивного дела.

3.5.2. Срок исполнения административной процедуры составляет 1 день.

4. Форма контроля за исполнением административного регламента.

4.1. Контроль за исполнением административного регламента осуществляет начальник управления делами. Текущий контроль осуществляется на постоянной основе в процессе предоставления муниципальной услуги начальником отдела документационного обеспечения управления делами.

4.2. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение архивного дела, несет персональную ответственность за соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

4.3. Специалист отдела документационного обеспечения управления делами, ответственный за ведение архивного дела, допустивший нарушения настоящего административного регламента, несет ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц.

5.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействия) и решения должностных лиц управления делами администрации города, ответственных за предоставление муниципальной услуги. В части досудебного обжалования заявитель обращается с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушения срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

3) требования у заявителя документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом, для предоставления муниципальной услуги;

4) отказа в приеме документов;

5) отказа в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, не предусмотренным п.п. 2.8.1. п. 2.8. настоящего административного регламента;

6) затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы;

7) отказа должностных лиц управления делами администрации города в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушения срока таких исправлений.

5.2. Жалоба в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме подается:

1) начальнику отдела документационного обеспечения управления делами администрации города Орска;

2) начальнику управления делами администрации города Орска;

3) заместителю главы администрации города - руководителю аппарата;

4) главе города Орска.

5.3. Жалоба направляется по почте, с помощью использования информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также принимается при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба содержит:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - отдел документационного обеспечения управления делами администрации города Орска;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя, а также номер контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым направляется ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностных лиц отдела документационного обеспечения управления делами администрации города Орска;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц отдела документационного обеспечения управления делами, предоставляющих муниципальную услугу. Заявителем представляются документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Поступившая жалоба подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа должностного лица отдела документационного обеспечения управления делами в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения сроков таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы отдел документационного обеспечения управления делами принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных должностным лицом отдела документационного обеспечения управления делами опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

5.7. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.6. настоящего административного регламента.