Приложение N 1. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления органа исполнительной власти Оренбургской области

Приложение N 1
к п. 1.5

Гриф утверждения

Примерное положение
о службе документационного обеспечения управления органа исполнительной власти Оренбургской области

I. Общие положения

1. Служба документационного обеспечения управления органа исполнительной власти Оренбургской области (далее - служба ДОУ) действует на правах структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю органа исполнительной власти области (далее - орган исполнительной власти).

2. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение органа исполнительной власти и в своей деятельности руководствуется федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательством Оренбургской области, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов, положением об органе исполнительной власти, приказами и распоряжениями руководителя органа исполнительной власти, инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области.

3. В состав службы ДОУ входят: секретариат (секретари руководителя органа исполнительной власти и его заместителей), канцелярия, копировально-множительное бюро, группа обслуживания автоматизированной системы делопроизводства, архивохранилище.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях органа исполнительной власти.

4. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями (регламентами), которые разрабатываются службой ДОУ, согласовываются с правовой и кадровой службами и утверждаются руководителем органа исполнительной власти.

При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции (регламенты) пересматриваются.

5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности руководителем органа исполнительной власти. Квалификационными требованиями для замещения должности руководителя службы ДОУ являются наличие высшего профессионального образования и стаж государственной гражданской службы на должностях категории "специалисты" не менее четырех трех лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.

II. Основная задача и функции

6. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка работы с документами в органе исполнительной власти в соответствии с инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти, другими нормативно-методическими документами в сфере делопроизводства.

7. Служба ДОУ в соответствии с основной задачей и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

а) формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности органа исполнительной власти;

б) разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников органа исполнительной власти по документационному обеспечению управления;

в) упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов;

г) определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота;

д) разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации);

е) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов;

ж) организует работу с архивными делами и документами органа исполнительной власти в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России и комитетом по делам архивов Оренбургской области;

з) осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений органа исполнительной власти работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по документационному обеспечению управления;

к) изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.

III. Обязанности

8. Служба ДОУ для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:

а) разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений органа исполнительной власти;

б) разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю органа исполнительной власти;

в) осуществляет прием, учет, регистрацию, оформление документов, их экспедиционную обработку, хранение, а также информационно-справочную работу по документам;

г) организует своевременное рассмотрение и подготовку доклада руководству о поступающих документах, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

д) обеспечивает контроль за прохождением и исполнением документов в структурных подразделениях органа исполнительной власти (и подведомственной сети). Контролирует исполнение документов в установленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам;

е) организует работы по составлению графика документооборота и представляет его на утверждение руководителю органа исполнительной власти. Контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота в целом;

ж) организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск;

з) создает и поддерживает в качественном состоянии справочно-информационный аппарат к документообороту органа исполнительной власти;

и) организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, разрабатывает и проектирует бланки документов;

к) разрабатывает сводную номенклатуру дел органа исполнительной власти, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразделениями, обеспечивает хранение дел, а также оперативное использование документной информации. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архивохранилище органа исполнительной власти;

л) обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти (и подведомственной сети), для передачи на государственное хранение;

м) организует работы по исполнению обращений граждан;

н) разрабатывает совместно со структурными подразделениями органа исполнительной власти мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

о) осуществляет работу по формированию, ведению, пополнению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроля исполнения документов и поручений;

п) администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации и документации, санкционирует допуск к информации;

р) корректирует по согласованию со структурными подразделениями органа исполнительной власти соответствующие части табеля форм документов, альбома форм документации;

с) разрабатывает нормативную базу по организации работ с информационным фондом органа исполнительной власти;

т) осуществляет планирование работ подразделений службы ДОУ, подготовку и представление отчетов о проделанной работе.

IV. Права

9. Служба ДОУ имеет право:

а) в соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников;

б) запрашивать и получать от всех структурных подразделений органа исполнительной власти информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;

в) принимать участие в созываемых руководством органа исполнительной власти совещаниях представителей структурных подразделений, а также других учреждений и организаций для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций;

г) участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности службы;

д) вносить предложения по совершенствованию работы органа исполнительной власти и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности;

е) привлекать с согласия руководства органа исполнительной власти сотрудников других структурных подразделений для выполнения работ, связанных с решением задач службы;

ж) пользоваться относящимися к компетенции службы информационными фондами органа исполнительной власти в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации;

з) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий;

и) проводить проверки состояния документационного обеспечения в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

к) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

V. Ответственность

10. Руководитель службы ДОУ несет ответственность за:

а) несоблюдение трудовой дисциплины в службе;

б) необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов органа исполнительной власти в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации;

в) несвоевременное и некачественное выполнение функций службы ДОУ, изложенных в настоящем Положении;

г) нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ;

д) необеспечение условий труда работников службы ДОУ в соответствии с санитарными нормами;

е) невыполнение положений инструкции по делопроизводству, утвержденной в органе исполнительной власти.

VI. Взаимоотношения и связи

11. В процессе осуществления своих функций служба ДОУ взаимодействует со следующими структурными подразделениями органа исполнительной власти:

а) со структурными подразделениями - по вопросам:

документационного обеспечения их деятельности; соблюдения норм, правил, сроков и технологии информационно-документационного обеспечения;

исполнения поручений руководства органа исполнительной власти, решений коллегиального органа;

корректировки табеля форм документов органа исполнительной власти;

обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;

организации доступа к информационному фонду органа исполнительной власти;

получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции;

б) с правовой службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов, еженедельной и ежемесячной отчетности;

в) с хозяйственной службой - по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней, необходимыми для функционирования службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания работников;

г) с кадровой службой - по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров;

д) с финансово-бухгалтерской службой - по финансовым вопросам, касающимся деятельности службы ДОУ.

Руководитель службы ДОУ

(подпись)

(инициалы, фамилия)