Приложение. Положение о работе с электронной почтой в администрации муниципального образования "Город Орск"

Приложение
к постановлению администрации
города Орска
от 24 июня 2015 г. N 3606-п

Положение
о работе с электронной почтой в администрации муниципального образования "Город Орск"
(далее - положение)

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано с целью внедрения и применения официальной электронной почты администрации муниципального образования "Город Орск" (далее - администрация города) для официальной переписки с органами государственной власти, муниципальными учреждениями, общественными организациями, юридическими и физическими лицами с учетом требований Федерального закона от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2. Положение определяет основные принципы организации работы с электронной почтой, порядок подготовки, учета и обращения документов, передаваемых по электронной почте в администрации города.

1.3. Положение предназначено для сотрудников администрации города, связанных с получением и отправкой корреспонденции в электронном виде по роду своей деятельности.

2. Цель и назначение электронной почты

2.1. Целью применения электронной почты для обмена корреспонденцией является повышение оперативности межведомственного информационного взаимодействия администрации города за счет сокращения времени доставки корреспонденции и уменьшения затрат времени при подготовке и обработке информации.

2.2. Отправка и прием электронной корреспонденции производится в виде электронных писем с вложением файлов текстовых, отсканированных документов и графических изображений.

3. Порядок обработки, передачи и приёма документов по электронной почте

3.1. Организационное обеспечение работы электронной почты в системе электронного документооборота администрации города осуществляет главный специалист сектора по информационно-аналитической работе управления по информационным технологиям, общественным связям и национальной политике администрации города.

3.2. Администрация города организует электронный адрес uprava@orsk-adm.ru для приема официальной корреспонденции и использует адрес orsk@mail.orb.ru, созданный на сервере электронной почты правительства Оренбургской области. Кроме этого, администрация города может организовать необходимое количество электронных адресов структурных подразделений и сотрудников администрации города.

3.3. Оперативную работу по приему официальной корреспонденции выполняет главный специалист сектора по информационно-аналитической работе управления по информационным технологиям, общественным связям и национальной политике администрации города.

3.4. Сообщения по электронной почте поступают на официальный электронный адрес администрации города, регистрируются в журнале поступающих документов по электронной почте.

3.5. В документе, поступившем на официальную электронную почту администрации города, указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа или уточнения содержания документа, а также фамилия, имя и отчество гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, подпись и дата. Анонимные письма (запросы, обращения) не рассматриваются.

3.6. Ответственный за получение электронной почты должен проверять корреспонденцию не реже 2 раз в рабочее время - не позднее 9.00, 15.30 часов и по мере необходимости.

3.7. Отправка и прием писем также осуществляется сотрудниками администрации города со своих электронных почтовых ящиков.

3.8. Документ, планируемый к отправке по электронной почте, должен быть подписан руководителем отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города, что гарантирует отсутствие в нем сведений, которые не могут передаваться в открытом виде по каналам связи.

3.9. Документы, отправляемые по электронной почте, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению официальных документов, согласно стандарту администрации СМК-И-02-2014 "Правила подготовки и оформления документов в администрации муниципального образования "Город Орск".

3.10. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь исходящий регистрационный номер и отправляться на официальный электронный почтовый ящик учреждения.

3.11. Ответственный за электронную почту обязан своевременно сообщить адресатам из адресной книги об изменении адреса своего электронного почтового ящика.

4. Ответственность

4.1. Управление по информационным технологиям, общественным связям и национальной политике администрации города несет ответственность за:

- прием в установленное время официальной корреспонденции с электронной почты;

- выполнение требований п. 3.5. раздела 3 настоящего положения;

- передачу в отдел документационного обеспечения управления делами администрации города официальной корреспонденции;

- уведомление отправителя о невозможности прочтения электронного сообщения;

- контроль доставки корреспонденции с использованием механизма уведомлений почтовых клиентских программ (или по другим доступным каналам связи) и предоставление исполнителю документа необходимой информации о доставке корреспонденции;

- сохранение на жестком диске компьютера в соответствующих архивных папках принятых и отправленных электронных сообщений.

4.2. Запрещается использовать официальный электронный адрес администрации города для рассылки рекламных сообщений (спама), сообщений противозаконного или неэтичного содержания.