Раздел I

Раздел I

1. Содержание, проблемы и обоснование ее необходимости
решения программными методами

Проводимые в стране экономические реформы требуют все большей информированности руководителей органов государственной власти. Четкая и своевременная информация является основой для принятия ими эффективных управленческих решений.

С 1993 года в администрации города функционирует электронная система документооборота: в канцелярии общего отдела администрации города - автоматизированная система "Делопроизводство", в приемной граждан - автоматизированная система контроля обращений граждан (АСКОГ), в общем отделе - автоматизированная система контроля исполнительской дисциплины по распоряжениям Главы города (АСКИД), в Оренбургском городском Совете автоматизированная система "Постановления Совета".

Подобные системы эксплуатируются и во многих структурных подразделениях администрации города и округов, имеющих собственный документооборот с большим объемом входящей и исходящей корреспонденции.

Внедрение и эксплуатация вышеуказанных автоматизированных систем производится на основании нормативных правовых актов Оренбургского городского Совета, распоряжений Главы города, регламента работы администрации города и инструкции по делопроизводству, разработанной в соответствии с ЕСГДОУ.

В июне 2002 года Главой города была поставлена задача о разработке и внедрении в г. Оренбурге системы "Единого электронного документооборота", позволяющей секретариату администрации города получать оперативную сводную информацию об исполнении контрольных и иных документов на основе обобщения баз данных Оренбургского городского Совета, общего отдела, приемной граждан, приемных заместителей Главы города, округов и других структурных подразделений администрации города, с последующим проведением аналитических работ по данной тематике.

Чтобы приступить к созданию системы "Единого электронного документооборота", необходимо:

- изменить существующую технологию обработки информации по документообороту, принятую в администрации города в части перехода на единую идентификацию документа и единую нормативно-справочную информацию и др.

- изменить регламент работы администрации города и инструкции по делопроизводству, в части порядка ввода информации и закрытия выполненных документов, сверки полученных отчетов со службами, непосредственно ведущими соответствующие БД и т.д.

- принять нормативные документы, определяющие единые стандарты в системе документооборота, согласованные со стандартами, которые будут определяться при создании ЕГСУПД в рамках ФЦП "Электронная Россия".

- выполнить требования по информационной безопасности, т.к. при внедрении единой системы документооборота на порядок увеличивается количество пользователей, имеющих доступ к данной информации.

2. Цели, задачи и этапы реализации Программы

Основными целями Программы являются создание условий для внедрения в органах местного самоуправления г. Оренбурга единой системы электронного документооборота, позволяющей обеспечить свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации по любому документу в любом структурном подразделении (за исключением информации ограниченного доступа), дальнейшей подготовки специалистов по ИКТ и квалифицированных пользователей системы.

Реализация Программы позволит:

1. Депутатам Оренбургского городского Совета:

- оперативно получать в электронном виде проекты Постановлений Оренбургского городского Совета для рассмотрения и согласования, т.е. произвести переход на безбумажную технологию.

- Обеспечить удаленный доступ к базам данных Совета и администрации города.

2. Секретариату администрации города:

- получать сводную информацию об исполнении контрольных и иных документов из БД Оренбургского городского Совета (по исполнителям администрации города и округов), из БД структурных подразделений администрации города, с последующим представлением сводной информации Председателю Оренбургского городского Совета, Главе города

- получать сводную информацию об исполнении поручений Главы города из БД секретариата

- формировать план работы Главы города по предложениям, полученным от заместителей Главы города и руководителей подразделений

- формировать планы работы заместителей Главы города

3. Управлению по организационной работе и международным связям:

- формировать планы работы администрации города (месячные, квартальные, годовые)

- формировать план работы депутата Законодательного собрания по 28 избирательному округу

- формировать план работы Коллегии администрации города и осуществлять рассылку материалов для рассмотрения на заседании Коллегии в электронном виде.

4. Общему отделу администрации города:

- оперативно получать в электронном виде проекты распоряжений Главы города для согласования и осуществить переход на безбумажную технологию при согласовании проектов распоряжений Главы города

- обеспечить удаленный доступ к базам данных АСКИД и Делопроизводство

5. Структурным подразделениям администрации города

- формировать планы работы руководителей структурных подразделений

- обеспечить доступ территориально-удаленных подразделений к БД администрации города

Внедрение данной системы позволит решить следующие задачи:

- качественно улучшить исполнительскую дисциплину за счет организации индивидуальной и совместной подготовки документов;

- обеспечить руководство актуальной информацией о подготовке и исполнении документов и поручений;

- осуществлять контроль центрального аппарата за исполнительской дисциплиной по документам, поступающим непосредственно в территориально удаленные подразделения;

- существенно сократить время на регистрацию документов и поручений, поступающих из центрального аппарата в подразделения за счет передачи их в электронном виде, с последующей автоматической регистрацией;

сократить время на фиксацию и согласование ответов, поступающих в электронном виде;

- проводить центральное администрирование системы, использование единых справочников, классификаторов и форм отчетности, что существенно изменит процесс работы с документами всех сотрудников;

проводить мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа;

- обеспечить доступ территориально удаленным пользователям к правовым БД федерального, регионального и местного значения, к сети "Интернет" и электронной почте; организовать вхождение администрации г.Оренбурга в ЕГС УПД

Для ввода системы в эксплуатацию необходимо разработать Регламент, который определяет следующие правила:

- создание единой системы документационного обеспечения управления;

- единого порядка работы с документами в центральном аппарате и подразделениях;

- порядок ввода и закрытия выполненных документов, сверки полученных отчетов со службами, ведущими соответствующие БД с их функциональными обязанностями;

- единых унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов;

- единой системы регистрации и учета документов, документирования информации;

- совмещенного - бумажного и безбумажного документооборота (электронный вид должен быть признан официальным);

- централизованной работы с документами центрального аппарата и децентрализованной работы с документами подразделений, исключает повторные ввод и регистрацию документов и поручений;

- единой системы контроля исполнения - доведения конкретных поручений в электронном виде до организации - исполнителя, оперативный доступ руководителей всех уровней к информации о ходе исполнения документов и поручений;

- электронного хранения и обмена регистрационными данными о документах и электронными текстами документов;

- проведения аналитических работ по исполнению документов и поручений.

Для достижения целей Программы необходимо сформировать эффективную нормативную правовую Базу, сформировать единую информационную и телекоммуникационную инфраструктуру, необходимую для совершенствования работы органов местного самоуправления г. Оренбурга, предприятий и других организаций, провести подготовку кадров по использованию ИКТ и обеспечить вхождение г. Оренбурга в ЕГС УПД по ФЦП "Электронная Россия".

Цели и задачи программы определены с учетом социально-экономического развития города и финансовых средств, предусмотренных в смете расходов комитета по информатике на 2002 г. по статье "Приобретение оборудования", Постановления Оренбургского городского Совета от 24.12.98 г. N 234 "Об утверждении Положения "О муниципальных информационных ресурсах г.Оренбурга" и Порядка использования муниципальных информационных ресурсов г.Оренбурга"

Преобразование системы делопроизводства в полноценную систему единого документооборота планируется осуществить в три этапа:

Первый этап: создание технической части системы, позволяющей обеспечить доступ пользователей к единой БД документооборота, требует приобретения дополнительного оборудования, а именно новой серверной части, модернизации сетевого оборудования, обновления системного программного обеспечения LOTUS.

Первый этап реализации Программы (2003 год)

В связи с большим объемом работ по доработке существующего ПО и адаптации его к работе в единой системе, переход на новую технологию возможен лишь с 01.01.03 г., т.к. в противном случае, появляются сложности по математической обработке и сохранности информации текущего и предыдущего годов. Переход на единую систему документооборота должен быть закреплен принятием ряда нормативно-правовых документов по информационному взаимодействию, регулирующих взаимоотношений всех участников, в соответствии с их функциональными обязанностями. Поэтому на первом этапе, формируются предпосылки для реализации Программы и создается техническая часть системы, что предполагает:

1. Проведение анализа нормативных документов по делопроизводству, с целью внесения в них соответствующих изменений и дополнений.

2. Проведение обследования по обеспечению структурных подразделений вычислительной техникой и средствами связи.

3. Проектирование схемы подключения территориально удаленных пользователей к существующей в администрации города информационной сети.

4. Приобретение, монтаж технической части оборудования и УПАТС.

5. Составление технического задания для разработки программного обеспечения.

6. Обучение пользователей.

Второй этап реализации Программы (2004 год)

На основе проведенных исследований, сформированной нормативно-правовой и технической базы будет проводиться подключение удаленных пользователей к системе электронного документооборота, обеспечение хозяйствующих субъектов, находящихся на территории города, услугами сети Интернет и электронной почты.

1. Проектные работы и поэтапное создание системы коммуникаций по ЕГС УПД в рамках ФЦП "Электронная Россия"

2. Обучение удаленных пользователей.

3. Проведение опытной эксплуатации системы единого электронного документооборота.

4. Внедрение технической части системы информационной безопасности

5. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Третий этап реализации Программы (2005 год)

1. Реализация мероприятий по проекту ЕГС УПД ФЦП "Электронная Россия" в г.Оренбурге.

2. Расширение системы единого электронного документооборота, подключение предприятий, учреждений и организаций, находящихся на территории г. Оренбурга.