Приложение 1. Положение об управлении делами администрации города Оренбурга

Информация об изменениях:

Решением Оренбургского городского Совета от 22 августа 2006 г. N 73 в настоящее положение внесены изменения

См. текст положения в предыдущей редакции

Приложение 1
к постановлению Оренбургского
городского Совета
от 27 апреля 2006 г. N 67

Положение
об управлении делами администрации города Оренбурга

С изменениями и дополнениями от:

22 августа 2006 г.

I. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Оренбурга (далее именуется - управление) является отраслевым (функциональным) органом администрации г.Оренбурга.

1.2. Управление по всем вопросам своей деятельности подчиняется Главе города и непосредственно курирующему заместителю Главы города.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Оренбургской области, Уставом г.Оренбурга, решениями Оренбургского городского Совета, правовыми актами Главы города и настоящим Положением.

1.4. Финансирование деятельности управления осуществляется в установленном порядке за счет средств бюджета г.Оренбурга.

1.5. Положение об управлении утверждается Оренбургским городским Советом по представлению Главы города.

1.6. Управление имеет печать, штампы, бланки установленного образца.

II. Основные задачи управления

Основными задачами управления являются:

2.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному делопроизводству деятельности администрации города, администраций округов, администраций сельских населенных пунктов, входящих в состав города.

2.2. Осуществление контроля за исполнением документов в отраслевых (функциональных) органах администрации города.

2.3. Организация работы централизованной канцелярии администрации города.

2.4. Организация прохождения документов в соответствии с Регламентом работы администрации города в режиме "одного окна" и Регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи документов администрации города, утвержденными правовыми актами Главы г.Оренбурга.

2.5. Организация работы по приему запросов, подготовке документов в режиме "одного окна".

2.6. Обеспечение выдачи запрашиваемых заявителями документов, утвержденных правовым актом Главы города.

2.7. Координация работы отраслевых (функциональных) органов администрации города по направлениям их деятельности по практической реализации принципа (режима) "одного окна".

2.8. Обеспечение взаимодействия с законодательными и исполнительными органами и городскими организациями независимо от форм собственности в пределах полномочий службы "одного окна".

2.9. Хозяйственное обслуживание зданий и помещений, находящихся в ведении администрации г.Оренбурга и прилегающей территории.

2.10. Хозяйственное обеспечение деятельности отраслевых (функциональных) органов администрации города.

III. Основные функции управления

3.1. Осуществление контроля за исполнением документов, поставленных на контроль Главой города, первым заместителем Главы города, заместителями Главы города.

3.2. Организационное и методическое руководство делопроизводством в отраслевых (функциональных) органах администрации города, администрациях округов и администрациях сельских населенных пунктов.

3.3. Разработка предложений по совершенствованию схем документационного обеспечения.

3.4. Контроль за сроками рассмотрения комитетами, управлениями и отделами администрации города писем организаций, поступающих в управление делами администрации города.

3.5. Регистрация, оформление и размножение в необходимых количествах и своевременная рассылка нормативно-правовых актов.

3.6. Организация приема, регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции.

3.7. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования отраслевыми (функциональными) органами администрации города дел и оперативного использования документов.

3.8. Обеспечение работы приемных Главы города, первого заместителя Главы города, заместителей Главы города.

3.9. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, оформление поздравительных адресов.

3.10. Изготовление и печатание муниципальных наград и наград Главы города.

3.11. Обеспечение администрации города периодическими изданиями (газетами и журналами).

3.12. Повышение квалификации специалистов управления, а также служащих, ответственных за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах администрации, проведение совещаний, семинаров и консультирования по вопросам, относящимся к компетенции управления по функциям документационного обеспечения.

3.13. Организация хозяйственного обеспечения и обслуживания в соответствии с нормами производственной санитарии, пожарной и электробезопасности зданий, помещений администрации и прилегающей территории.

3.14. Организация обеспечения отраслевых (функциональных) органов администрации г.Оренбурга необходимыми средствами механизации, оборудованием, инвентарем, канцелярскими принадлежностями, материалами, транспортом и связью.

3.15. Участие в разработке планов текущего и капитального ремонта основных фондов администрации.

3.16. Руководство работами по благоустройству и уборке помещений администрации и прилегающей территории.

3.17. Обеспечение технико-хозяйственной подготовки проведения городских мероприятий, аппаратных совещаний, семинаров.

3.18. Организация проведения ремонта помещений администрации города, осуществление приемки выполненных ремонтно-строительных работ.

3.19. Обеспечение исправности систем коммунально-хозяйственного обеспечения (лифт, освещение, отопление, водоснабжение и т.д.), их ремонт и техническое обслуживание.

3.20. Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря в администрации города.

3.21. Осуществление контроля за сохранностью мебели, оборудования, инвентаря в отраслевых (функциональных) органах и требование от руководителей соответствующих отраслевых (функциональных) органов создания условий для их сохранности.

3.22. В целях устранения или предотвращения аварийных ситуаций взаимодействует с руководителями предприятий-поставщиками коммунальных услуг.

3.23. Обеспечение охраны зданий, сооружений и сохранность материальных ценностей администрации города.

3.24. Осуществление в установленном порядке взаимодействия с Аппаратом Оренбургского городского Совета.

В области практической реализации принципа (режима) "одного окна" управление выполняет следующие функции:

3.25. Принимает заявления физических и юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица о выдаче документов, предусмотренных правовым актом Главы города.

3.26. Проверяет наличие, состав (комплектность), легитимность и подлинность исходных документов, представляемых заявителем, и необходимых для исполнения данного запроса. В случае обнаружения несоответствий, либо отсутствия необходимых документов отказывает в приеме запроса.

3.27. Регистрирует принятые материалы в журнале регистрации и вносит их в электронную базу данных входящей и исходящей корреспонденции по заявлениям физических и юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица (далее - заявители) о выдаче документов, предусмотренных реестром документов, в рамках автоматизированной системы документооборота администрации города.

3.28. Передает специалистам, работающим по выполнению запросов, скомплектованную входящую документацию под роспись, изготавливает необходимое количество копий полученных материалов.

3.29. Формирует окончательный комплект выдаваемой документации. При наличии законных оснований оформляет мотивированный отказ в выдаче запрашиваемых заявителем документов.

3.30. Выдает заявителям готовые документы или мотивированный отказ.

3.31. Осуществляет оперативный контроль соблюдения сроков выполнения запросов (сроки выполнения запросов определяются Регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи документов в режиме "одного окна" в администрации города).

3.32. Обеспечивает обработку и выполнение соответствующих запросов.

3.33. Ведет электронную базу данных по обращениям заявителей.

3.34. Уведомляет отраслевые (функциональные) органы администрации города о сроках напоминания об истечении сроков исполнения направленных управлением запросов.

3.35. Ежемесячно представляет курирующему заместителю Главы города для доклада Главе города отчет о количестве обработанных заявок, не выданных в установленный срок документов с указанием причин задержки и мерах по их устранению.

3.36. Ежеквартально представляет курирующему заместителю Главы города развернутый отчет о деятельности управления в режиме "одного окна" с указанием выявленных нарушений и принятых мер по их устранению.

3.37. Выявляет и анализирует причины и условия, способствующие нарушению сроков выдачи запрашиваемых заявителями документов, предусмотренных правовыми актами Главы города (либо отказа).

IV. Обеспечение деятельности управления

4.1. Управление имеет право:

4.1.1. запрашивать у руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, администраций округов и сельских населенных пунктов, входящих в состав города, необходимые информационные материалы по вопросам деятельности управления;

4.1.2. привлекать в порядке консультаций специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города для осуществления приема комплекта документов, предусмотренного Регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи, утвержденных правовыми актами Главы города документов для физических и юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица;

4.1.3. вносить курирующему заместителю Главы города предложения по совершенствованию работы управления;

4.1.4. участвовать в совещаниях, рабочих группах, комиссиях администрации города по вопросам, относящимся к компетенции управления;

4.1.5. вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления;

4.1.6. давать обязательные для выполнения рекомендации руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации города по вопросам обеспечения сроков выдачи запрашиваемых физическими и юридическими лицами документов, утвержденных правовым актом Главы города.

4.2. Информационное, материально-техническое и транспортное обслуживание деятельности управления, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляется соответствующими отраслевыми (функциональными) органами администрации города Оренбурга.

V. Руководство управления

5.1. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность Главой города по представлению курирующего заместителя Главы города.

5.2. Начальник управления имеет двух заместителей: по документационному обеспечению и по хозяйственному обеспечению.

5.3. На время отсутствия начальника управления его права и обязанности переходят к одному из заместителей по представлению начальника, согласованному с курирующим заместителем Главы города, на основании правового акта Главы города.

5.4. Начальник управления:

- руководит деятельностью управления, обеспечивает решение возложенных на управление задач;

- представляет Главе города на утверждение штатную численность управления, согласованную с курирующим заместителем Главы города;

- организует работу управления и разрабатывает должностные инструкции его работников;

- представляет курирующему заместителю Главы города на согласование кандидатуры для назначения на должность работников управления и вносит предложения о поощрении работников управления и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- осуществляет иные полномочия, относящиеся к компетенции управления по поручению Главы города и курирующего заместителя Главы города;

- несет всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на управление задач и функций.

5.5. Степень ответственности других работников управления устанавливается должностными инструкциями, утвержденными Главой города.